Antécédents de la plainte

1. La plaignante, une fondation active dans le domaine de l’assistance électorale, a présenté une demande dans le cadre d’un appel à propositions pour un financement par l’UE d’un projet visant à soutenir les capacités électorales panafricaines [1]. L’appel était géré par la délégation de l’Union européenne auprès de l’Union africaine sous la responsabilité de la Commission européenne, en tant que «pouvoir adjudicateur». L'appel à propositions a été divisé en deux lots. Le plaignant a présenté une demande pour le lot 1.

2. Dans le cadre de la procédure de demande, le plaignant a présenté une note conceptuelle dans laquelle il demandait un financement de l’UE s’élevant à 90 % des coûts éligibles [2]. La demande du plaignant a été présélectionnée et il a été invité à soumettre une demande complète. Dans sa demande complète, le plaignant a demandé un financement de l’UE s’élevant à 95 % des coûts éligibles.

3. La Commission a rejeté la demande du plaignant parce qu’elle ne remplissait plus tous les critères de l’appel à propositions, notamment parce que le pourcentage du financement de l’UE demandé était supérieur au seuil de 90 %. 

4. Le 29 juillet 2023, le plaignant a demandé à la délégation de réexaminer cette décision. Elle a fait valoir qu’il s’agissait d’une erreur typographique, qui était due à la préparation de plusieurs demandes de financement de l’UE en même temps. Elle a estimé que la délégation aurait dû demander des éclaircissements au lieu de rejeter sa demande. Le plaignant a également fait part à la délégation de ses préoccupations quant à un conflit d’intérêts potentiel en ce qui concerne le lot 2 de l’appel. Elle a fait valoir qu’un expert qui avait participé à l’élaboration du projet financé dans le cadre du présent appel travaille pour une entité qui a présenté une demande pour le lot 2.

5. Le 2 août 2023, la délégation a répondu. Elle a maintenu sa position sur le rejet de la demande du plaignant. Elle a indiqué que le plaignant aurait dû recevoir un message d’avertissement sur le système de candidature en ligne lorsqu’il a fourni des informations qui n’étaient pas conformes aux lignes directrices de l’appel. En ce qui concerne les allégations du plaignant relatives à un conflit d’intérêts potentiel concernant le lot 2, la délégation explique que l’appel a été préparé en interne par les gestionnaires de projet de la délégation et qu’il n’a révélé aucun conflit d’intérêts.

6. Insatisfait de la réponse de la délégation, le plaignant s’est adressé au Médiateur en septembre 2023.

L'enquête

7. La Médiatrice a ouvert une enquête sur la décision de la délégation de rejeter la demande du plaignant et sur la manière dont elle a traité les préoccupations du plaignant concernant un conflit d’intérêts potentiel en ce qui concerne le lot 2.

8. Au cours de l'enquête, le Médiateur a examiné le dossier de l'affaire. La délégation a également fourni des éclaircissements en réponse aux questions posées par le Médiateur. La réponse a été communiquée au plaignant, qui a formulé des observations.

9. L’équipe d’enquête de la Médiatrice a ensuite rencontré les représentants de la Commission et de la délégation afin d’obtenir des éclaircissements supplémentaires sur les deux aspects de la plainte. L'Ombudsman a partagé le rapport de la réunion avec le plaignant et celui-ci a formulé des commentaires sur le rapport.

Le rejet de la demande de la plaignante

Arguments présentés au Médiateur

Par la Commission

10. La Commission a clarifié les motifs de rejet de la demande. Elle a expliqué que les lignes directrices à l’intention des demandeurs de subventions, qui font partie des documents de l’appel, indiquaient que les demandeurs pouvaient demander une subvention de l’UE pour un maximum de 90 % des coûts éligibles.[3] Les documents de l’appel comprenaient une «liste de contrôle pour l’auto-orientation», annexée aux lignes directrices, qui invitait les demandeurs à vérifier s’ils satisfaisaient à tous les critères de l’appel avant de soumettre leur demande, y compris en veillant à ce que le pourcentage de la contribution de l’UE demandée ne dépasse pas le seuil maximal.[4] L’appel indiquait qu’«une erreur relative aux points énumérés dans la liste de contrôle [...] ou toute incohérence majeure dans la demande complète (par exemple, si les montants figurant dans les feuilles de calcul budgétaires sont incohérents) pouvait entraîner le rejet de la demande».

11. En l’espèce, la délégation a rejeté la demande du plaignant parce qu’elle ne respectait pas l’un des points énumérés dans la liste de contrôle, à savoir qu’elle demandait un montant de financement de l’UE supérieur au pourcentage maximal autorisé dans le cadre de l’appel.

12. La Commission a fait observer qu’elle avait la possibilité, dans le cadre de l’appel, de demander des éclaircissements «lorsque les informations fournies ne sont pas claires». Cela est conforme au règlement financier [5], qui permet de corriger des erreurs matérielles manifestes dans les documents de candidature afin d’éviter le rejet de demandes de bonne qualité pour des motifs purement formels [6]. Bien que le règlement financier ne définisse pas ce qui constitue une erreur matérielle manifeste, selon les lignes directrices internes de la Commission, ces erreurs comprennent des erreurs de calcul dans le budget ou une mauvaise compréhension manifeste du formulaire de candidature. Il appartient à la Commission de déterminer, au cas par cas, quelles circonstances peuvent constituer une erreur matérielle manifeste. La Commission dispose ensuite d’un pouvoir d’appréciation pour décider s’il est justifié, sur la base de la situation spécifique, de corriger l’erreur, ce qui est une possibilité et non une obligation en vertu du règlement financier.

13. En l’espèce, la Commission a estimé qu’il n’était pas justifié de demander des éclaircissements au plaignant ou de corriger l’erreur, car l’erreur du plaignant n’était pas une erreur matérielle manifeste. La Commission a considéré que le plaignant avait «consciemment et systématiquement» utilisé le chiffre de 95 % (et non de 90 %) comme pourcentage du financement de l’UE dans le budget annexé à la demande complète. Elle a noté que proposer une co-contribution de 5 % semblait être la politique habituelle du plaignant, comme indiqué dans la lettre à la délégation du 29 juillet 2023, et constituait donc un choix conscient du plaignant.

14. En outre, la Commission a fait valoir que l’erreur n’était pas une erreur simple et facilement reconnaissable, avec un chiffre mal utilisé, une erreur de calcul, une incohérence dans la fiche budgétaire ou une erreur indiquant que le plaignant avait mal compris les conditions de l’appel. Au contraire, le plaignant a calculé l’ensemble de la fiche budgétaire en multipliant les coûts éligibles estimés par le pourcentage souhaité du financement de l’UE. La Commission a donc affirmé que, étant donné que l’erreur du plaignant n’était «pas une irrégularité formelle, mais un écart substantiel par rapport aux conditions de l’appel», sa correction aurait conduit à une violation de l’égalité de traitement entre les requérantes.

15. La Commission a également fait valoir que, conformément à la jurisprudence de l’Union [7], une erreur matérielle manifeste ne saurait concerner les informations requises pour que la demande ne soit pas rejetée, comme cela s’est produit en l’espèce. En particulier, la Commission a noté qu’il ressortait clairement des documents de l’appel que les propositions comprenant des demandes visant à obtenir un pourcentage de financement de l’UE supérieur au maximum autorisé constituaient un motif de rejet de la demande.

16. En outre, la Commission a noté qu’avant de présenter sa demande, le plaignant aurait dû recevoir un message d’avertissement concernant l’erreur sur le système de demande en ligne. Sur la base d’une simulation ultérieure utilisant le système de candidature en ligne, la Commission a déclaré que le message suivant apparaissait: «Informations importantes (non bloquantes) Contribution de l’UE demandée en % du total des coûts éligibles, veuillez vous référer à la section 1.3 des lignes directrices pour le ou les pourcentages autorisés dans le cadre de l’appel (ou du lot)».

Par le plaignant

17. Le plaignant a fait valoir que la position de la Commission était manifestement déraisonnable. Elle a fait valoir que l’erreur commise était une erreur matérielle manifeste et que la Commission aurait dû lui demander des éclaircissements et ne pas rejeter la demande.

18. Le plaignant a fait valoir qu'il n'avait pas délibérément commis cette erreur puisqu'il avait présenté la demande complète dans le but d'être sélectionné. Elle avait demandé le pourcentage correct de financement de l’UE dans la note succincte de présentation. Dans une lettre adressée à la délégation, elle a en effet précisé comment elle avait commis l'erreur. Cela s’explique par le fait que l’UE a modifié le pourcentage standard de financement de l’UE, qui est passé de 95 % à 90 %. Le plaignant a fait valoir que la lettre à la délégation expliquant l'erreur ne peut raisonnablement constituer la preuve qu'elle a modifié intentionnellement le pourcentage dans sa demande.

19. En outre, le plaignant a déclaré que la notion d’erreur matérielle manifeste ne se limite pas aux «erreurs excusables», qui concernent des situations découlant d’ambiguïtés ou d’instructions peu claires dans la documentation de l’appel. Il couvre également les erreurs matérielles, telles que les cas où il existe une incohérence claire et manifeste entre le pourcentage indiqué à deux étapes distinctes de la procédure de sélection, comme en l’espèce. 

20. Le plaignant a donc considéré que la décision de la Commission de l’exclure de la procédure était disproportionnée et contraire au principe de bonne gestion financière. Le plaignant a fait valoir que la Commission aurait dû demander des éclaircissements, ce qui n’aurait pas modifié sa demande et ne lui aurait pas conféré d’avantage, étant donné que le montant maximal du financement de l’Union s’appliquait de la même manière à tous les demandeurs.

21. En ce qui concerne le message d’avertissement, le plaignant a fait valoir que la Commission n’avait fourni aucune preuve qu’un tel message était apparu au moment où elle a présenté sa demande. La Commission s’est simplement fondée sur une simulation ultérieure, plutôt que sur des éléments de preuve concrets datant de l’époque où elle avait utilisé le formulaire de demande. En outre, même si un tel message apparaissait, la Commission n’aurait pas expliqué pourquoi elle n’avait pas mis en place de garanties plus efficaces et immédiates, telles que la notification instantanée à la requérante de l’irrecevabilité du mémoire ou l’empêchement catégorique de celui-ci.

Évaluation du Médiateur

22. Le règlement financier autorise la correction des «erreurs matérielles manifestes» afin d’éviter le rejet de demandes de bonne qualité pour des motifs purement formels [8]. Bien qu’il n’existe pas de définition précise de ce qui constitue une erreur matérielle manifeste, dans les lignes directrices internes de la Commission [9], ces erreurs sont définies comme des informations/données manquantes, des erreurs textuelles facilement reconnaissables (erreur/omission) et des informations contradictoires. Il peut s’agir, par exemple, du nouveau calcul des coûts initialement mal calculés, d’un demandeur qui n’a pas compris correctement où présenter la contribution de l’UE dans le budget ou d’un demandeur qui a demandé une subvention supérieure au maximum autorisé par l’appel. Il peut également inclure un montant de subvention demandé non renseigné, ou le mauvais choix du type d’action ou le mauvais choix du numéro PIC.

23. En outre, pour être considérée comme une erreur matérielle manifeste, une telle erreur ne devrait pas nécessiter une correction qui entraînerait une modification substantielle de la demande ou modifierait les termes de l’appel, car cela remettrait en question les résultats de l’évaluation et affecterait l’égalité de traitement entre les demandeurs. À cet égard, si un demandeur commet une erreur en ce qui concerne l’un des critères de recevabilité ou d’éligibilité, une telle erreur ne saurait être considérée comme une erreur matérielle manifeste, car le non-respect de ces critères constitue, en soi, un motif de rejet d’une demande.

24. La Commission a fait valoir que l’erreur du plaignant était un choix conscient et ne pouvait être considérée comme une erreur matérielle manifeste. Bien que le Médiateur reconnaisse que le plaignant aurait pu agir avec plus de diligence lorsqu’il a présenté sa demande, il n’est pas convaincu par l’explication fournie par la Commission pour les raisons suivantes.

25. En ce qui concerne l’intention du plaignant, la Médiatrice estime que la position de la Commission n’est pas convaincante. Le plaignant n’avait aucun intérêt à présenter une demande avec un pourcentage de financement de l’UE supérieur au maximum autorisé dans le cadre de l’appel. En outre, elle avait initialement utilisé le pourcentage correct dans la note succincte de présentation. La lettre du plaignant du 29 juillet 2023 à la délégation ne démontre pas que l’erreur était intentionnelle. Au contraire, dans cette lettre, le plaignant explique pourquoi il a commis l’erreur dans la demande complète, à savoir qu’il a automatiquement utilisé le même pourcentage qu’il avait utilisé lors des appels précédents (cocontribution de 5 %), qui était le pourcentage standard du financement de l’UE fourni par la Commission lors des appels précédents. Le fait que le plaignant ait également exprimé des préoccupations dans cette lettre concernant la diminution du pourcentage de financement de l’UE ne prouve en aucune manière que l’erreur était intentionnelle ou que proposer une co-contribution de 5 % était la «politique standard» du plaignant.

26. La Médiatrice estime que, sur la base des propres lignes directrices internes de la Commission, l’erreur du plaignant aurait dû être considérée comme une erreur matérielle manifeste. Il s’agissait d’une erreur facilement reconnaissable, car il n’était pas possible pour une entité de recevoir un financement de l’UE d’un montant supérieur à 90 %, et elle contredisait les informations précédemment fournies par le plaignant dans la note succincte de présentation. En outre, contrairement à ce qu’affirme la Commission, l’erreur n’a pas affecté l’ensemble du budget. Dans le formulaire de demande de subvention, le plaignant a calculé tous les coûts indépendamment du montant du financement de l’UE reçu. L’erreur ne concernait qu’une seule formule sur une feuille budgétaire [10].

27. En tout état de cause, les erreurs matérielles manifestes ne sont pas limitées en nombre ou en ampleur, pas plus qu'elles ne sont limitées aux cas où un demandeur méconnaît les règles. Dans ses lignes directrices internes, la Commission mentionne, à titre d’exemples d’erreurs matérielles manifestes, le fait qu’un demandeur a demandé une subvention supérieure au maximum autorisé par l’appel ou n’a pas complètement rempli le montant de la subvention. Ces situations sont semblables à celle en cause en l'espèce.

28. Bien que le pourcentage maximal de financement de l’UE soit une exigence formelle dans le cadre de l’appel, il ne s’agit pas d’un critère d’admissibilité ou d’éligibilité. Ainsi, le fait qu’une demande comporte un chiffre qui ne respecte pas cette exigence ne devrait pas, en soi, constituer un motif de rejet de la demande. La correction d’une proposition visant à garantir que le pourcentage de financement de l’UE respecte le seuil ne modifierait pas substantiellement la demande, mais constitue plutôt une formalité. Il s’agit d’un contrôle administratif qui n’aurait aucune incidence sur l’évaluation de la demande. La correction d’une telle erreur aurait simplement entraîné une réduction du montant de la subvention demandée. Bien que le pourcentage du financement de l’UE ait été inclus dans la «liste de contrôle pour l’auto-orientation» de l’appel, qui indique que «toute erreur liée aux points énumérés dans la liste de contrôle [...] peut entraîner le rejet de la demande», la Commission doit appliquer cette liste de contrôle conformément au règlement financier, qui impose à l’ordonnateur compétent l’obligation de corriger ou de demander des éclaircissements sur les erreurs matérielles manifestes.

29. En ce qui concerne l’allégation de la Commission selon laquelle il n’y a pas d’obligation de demander des éclaircissements ou de corriger des erreurs matérielles manifestes, la Médiatrice fait observer que, si le règlement financier prévoit que le pouvoir adjudicateur « peut » corriger des erreurs matérielles manifestes, la même disposition dispose qu’il doit demander des éclaircissements, sauf dans des cas dûment justifiés [11]. En outre, les propres lignes directrices internes de la Commission prévoient explicitement que, conformément au principe de bonne administration, l’ordonnateur compétent doit demander aux demandeurs des informations manquantes ou clarifier les documents justificatifs qu’ils n’ont pas fournis en raison d’une erreur matérielle manifeste.

30. En ce qui concerne le message d’avertissement sur le système de demande en ligne, la Médiatrice note que la Commission n’a pas été en mesure de confirmer avec certitude le contenu du message contextuel que le plaignant aurait dû recevoir lorsqu’il a présenté sa demande. En tout état de cause, sur la base de la simulation fournie par la Commission, le Médiateur note que le message d’avertissement est plutôt général et n’indique pas clairement qu’il y a une erreur dans la demande. En outre, même si le message d’avertissement avait été plus explicite et que le plaignant aurait dû faire preuve de plus de diligence lors du dépôt de sa demande, cela ne change rien au fait que la Commission aurait dû demander des éclaircissements ou corriger des erreurs matérielles manifestes.

31. À la lumière de ce qui précède, la Médiatrice considère que le fait que la Commission n’ait pas demandé d’éclaircissements au plaignant et/ou n’ait pas corrigé l’erreur matérielle manifeste du plaignant constitue un cas de mauvaise administration. Toutefois, le Médiateur estime qu'il n'y a pas de recommandation appropriée à formuler en ce qui concerne cet aspect de la plainte, car la Commission ne peut rien faire, à ce stade, pour remédier à ce manquement. En particulier, la subvention a été octroyée à une autre entité qui a acquis des droits en vertu de la convention de subvention [12]. Néanmoins, le Médiateur note que le fait de ne pas corriger ou de ne pas demander de clarification pour des erreurs matérielles manifestes peut entraîner le rejet de demandes de bonne qualité pour des motifs purement formels, ce qui n’est pas dans l’intérêt financier de l’UE. Le Médiateur fera donc une suggestion d'amélioration en vue d'éviter qu'une situation similaire ne se reproduise à l'avenir. La Médiatrice formulera également une suggestion d’amélioration sur la question identifiée dans la présente enquête en ce qui concerne le message d’avertissement envoyé aux demandeurs sur le système de demande en ligne. 

Comment la délégation a traité le prétendu conflit d’intérêts

Arguments présentés au Médiateur

Par la Commission

32. La Commission a fait valoir qu’il n’y avait pas de conflit d’intérêts en l’espèce étant donné qu’elle n’avait pas de relation contractuelle directe avec l’expert en question et que celui-ci n’exerçait aucune activité directement liée à l’appel et n’était pas impliqué dans sa préparation.

33. La Commission a expliqué que l’expert avait été engagé par une organisation partenaire en tant qu’expert en stratégie à court terme dans le cadre d’un autre projet financé par l’UE visant à améliorer la gouvernance dans les États membres de l’Union africaine. Le projet a été mis en œuvre par l’organisation partenaire dans le cadre d’une «convention de contribution» avec la Commission.

34. Dans ce contexte, entre décembre 2021 et mars 2022, l’expert a travaillé sur une «mission d’assistance technique» afin d’élaborer et de concevoir un projet à financer par l’UE pour renforcer les processus électoraux en Afrique. L’expert a rédigé deux documents, une «fiche d’action annuelle» et un «cadre logique», qui ont été soumis par l’organisation partenaire à la Commission. La Commission a ensuite procédé à une révision approfondie des documents, qui ont servi de base à l’élaboration du document d’action intitulé «Soutien à l’harmonisation des capacités électorales panafricaines». Ce document a été publié en annexe de la décision d’exécution de la Commission de décembre 2022, sur laquelle elle a fondé sa décision de lancer l’appel à propositions en question.

35. La Commission a souligné que le document d’action final différait sensiblement des documents produits par l’expert dans le cadre de la convention de contribution, notamment en termes de contenu, de longueur, de structure et de modalités de mise en œuvre. En outre, la Commission a fait valoir qu’un long laps de temps s’était écoulé entre la fin des travaux de l’expert en mars 2022 et le lancement de l’appel à propositions en janvier 2023.

36. En outre, la Commission a noté que, au cours du processus de consultation pour la rédaction du document d’action, tous les demandeurs, y compris le plaignant, avaient été invités à partager leurs points de vue afin de garantir l’égalité de traitement entre les demandeurs.

37. La Commission a expliqué que, lorsque la décision d’octroi de la subvention a été prise, elle n’avait pas connaissance de la prétendue implication de l’expert auprès de la requérante retenue. En particulier, la requérante n’a pas identifié l’expert dans sa candidature, ni déclaré sa participation à sa déclaration sur l’honneur, ni notifié à la Commission un conflit d’intérêts potentiel. La Commission a déclaré qu’une fois que le plaignant a soulevé la question auprès de la délégation, elle a mené une enquête approfondie sur la question et a constaté qu’il n’y avait pas de conflit d’intérêts. Elle n’a pas contacté la requérante retenue pour obtenir des éclaircissements, estimant que les tâches de l’expert ne soulevaient pas de préoccupations quant à un conflit d’intérêts. Les conclusions de la délégation ont été directement incluses dans la réponse écrite reçue par le plaignant le 2 août 2023. La Commission a également confirmé que l’entité en question s’était vu attribuer la subvention pour le lot 2 de l’appel [13].

Par le plaignant

38. Le plaignant a fait valoir que la Commission ne pouvait raisonnablement soutenir qu'elle ne savait pas que l'expert était impliqué avec le candidat retenu, étant donné qu'il s'agit d'une information publique. Elle a en outre fait valoir que la Commission aurait dû examiner la question de manière approfondie avant d’octroyer la subvention. Elle a relevé que, d’après la réponse de la Commission, rien n’indiquait que tel était le cas.  

39. Le plaignant a fait valoir que ses allégations soulevaient des préoccupations quant à un conflit d’intérêts potentiel, que la délégation aurait dû examiner de manière approfondie et éventuellement adopter des mesures pour atténuer tout risque. En particulier, le plaignant a fait valoir que la délégation aurait dû enquêter sur la relation entre l’expert et le candidat retenu et évaluer si le travail de l’expert sur les documents préparatoires de l’appel lui conférait un avantage potentiel, y compris un accès privilégié à des informations qui ne sont pas également accessibles aux autres candidats.

40. En outre, le plaignant a fait valoir que la Commission ne pouvait raisonnablement considérer que le processus de consultation remédiait suffisamment à la situation et garantissait l’égalité de traitement entre les demandeurs.

Évaluation du Médiateur

41. Selon le règlement financier [14], un demandeur de subvention doit être rejeté d’une procédure d’attribution s’il a « précédemment participé à la préparation de documents utilisés dans le cadre de la procédure d’attribution lorsque cela entraîne une violation du principe d’égalité de traitement, y compris une distorsion de concurrence, à laquelle il ne peut être remédié autrement». [15] Il appartient au demandeur de la subvention de déclarer au pouvoir adjudicateur s'il se trouve dans la situation susmentionnée [16].

42. Comme l’a expliqué la Commission, et comme le confirment les documents examinés par l’équipe d’enquête de la Médiatrice, la requérante retenue n’avait déclaré aucun conflit d’intérêts potentiel en ce qui concerne le lot 2 de l’appel et n’avait pas inclus le nom de l’expert dans sa demande de subvention. Ce n’est que lorsque le plaignant a soulevé la question auprès de la délégation, par lettre du 29 juillet 2023, que la délégation a pris connaissance de la question.

43. La Médiatrice note que l’évaluation de la délégation, en réponse au plaignant, se limitait à expliquer que l’appel à propositions «a été préparé en interne par les gestionnaires de projet de la délégation européenne auprès de l’UA» et que, par conséquent, elle «n’a pas constaté l’existence d’un conflit d’intérêts en l’espèce»[17]. Ce n’est que dans le cadre de l’enquête de la Médiatrice que la Commission a fourni des explications supplémentaires. En particulier, il a noté que l’expert n’avait pas de relation contractuelle directe avec la Commission et n’exerçait pas d’activités directement liées à l’appel. Au contraire, l’expert a rédigé deux documents, qui avaient été largement révisés par la Commission et utilisés comme base pour rédiger le document d’action intitulé « Soutien à l’harmonisation des capacités électorales panafricaines», sur la base duquel l’appel à propositions en cause en l’espèce avait été lancé.

44. Toutefois, la Médiatrice estime que le fait que l’expert n’avait pas de relation contractuelle directe avec la Commission n’aurait pas dû l’empêcher d’apprécier si la participation de l’expert avait donné lieu à un conflit d’intérêts potentiel du demandeur de subvention, conformément au règlement financier.

45. En ce qui concerne la participation de l’expert à la rédaction des documents utilisés dans la procédure d’attribution, la Médiatrice note qu’il n’existe pas d’orientations claires sur ce qui constitue des «documents utilisés dans la procédure d’attribution». La Médiatrice estime qu’une lecture restrictive de l’article 141, paragraphe 1, point c), du règlement financier serait contraire à l’objectif de cette disposition, qui vise à prévenir les distorsions de concurrence en cas de participation d’un expert à la phase préparatoire d’un appel. L’évaluation de base ne devrait donc pas porter sur l’existence d’un lien direct ou indirect entre les tâches de l’expert et les documents d’attribution, mais sur la question de savoir si les informations obtenues par l’expert lors de l’exécution de ces tâches sont susceptibles de fausser la concurrence et, dans l’affirmative, quelles mesures correctives pourraient être mises en place.

46. Après avoir examiné les documents en cause, et sur la base de l’explication de la Commission, le Médiateur constate que, si les documents préparés par l’expert ne font pas directement partie des documents de l’appel, il existe un lien clair entre eux. En particulier, les documents préparés par l’expert sont les premiers projets de documents qui ont été utilisés par la Commission pour élaborer un document d’action, sur la base duquel elle a lancé l’appel à propositions. L’inspection des documents a montré que le document d’action de la Commission constitue un développement supplémentaire du travail de l’expert.

47. Sur cette base, le Médiateur est d’avis que, étant donné que les documents rédigés par l’expert présentaient un lien clair avec l’appel en question, cela aurait au moins dû susciter des inquiétudes quant à un conflit d’intérêts potentiel. Le Médiateur estime donc que la manière dont la délégation a évalué l’existence d’un conflit d’intérêts potentiel, telle qu’exposée dans la réponse au plaignant, n’est pas satisfaisante. La délégation n’a pas examiné le lien entre le travail de l’expert et l’appel, ni évalué si la participation préalable de l’expert a conféré un avantage concurrentiel au demandeur de subvention et/ou a faussé la concurrence.

48. Dans sa réponse au Médiateur, la Commission a fait valoir qu’il n’y avait pas de distorsion de concurrence ou d’avantage indu parce que le document d’action différait sensiblement des documents produits par l’expert et qu’un long laps de temps s’était écoulé entre les travaux de l’expert et le lancement de l’appel à propositions.

49. Le Médiateur n’est pas convaincu par la réponse de la Commission. La période entre les travaux de l’expert sur le projet et la publication de l’appel (neuf mois) n’a pas été particulièrement longue. En outre, rien n’indique que cette période de neuf mois ait diminué la pertinence du travail de l’expert.

50. La Commission n’a pas apprécié si les travaux de l’expert sur les documents liés à l’appel ont conféré à la requérante retenue un avantage concurrentiel et/ou ont faussé la concurrence. Le fait que la Commission ait développé et substantiellement modifié les projets initiaux de l’expert n’exclut pas le fait que l’entité adjudicatrice puisse avoir accès à des informations privilégiées, ce qui lui a conféré un avantage lors de la formulation de sa demande. Par exemple, étant donné que l’expert a travaillé pour le candidat retenu, il se peut qu’il ait eu accès à des informations ou à une expérience supplémentaires résultant de l’exécution de telles tâches qui ne seraient pas disponibles pour d’autres candidats à la subvention.

51. En ce qui concerne le processus de consultation mentionné par la Commission, le Médiateur estime qu’il s’agit d’une procédure distincte et que cela ne démontre pas que les informations obtenues par l’expert dans le cadre de ses travaux sur les documents liés à l’appel étaient également accessibles à tous les participants.

52. Toutefois, bien que l’appréciation par la délégation du conflit d’intérêts potentiel ait été déficiente, le Médiateur n’est pas en mesure de déterminer s’il y a effectivement eu violation du principe d’égalité de traitement et/ou distorsion de concurrence en l’espèce. Étant donné que la délégation et la Commission n’ont pas examiné la question, il n’y a donc pas suffisamment d’informations disponibles, par exemple sur les tâches et la position de l’expert pour le demandeur retenu. Outre la réponse de la délégation au plaignant et les arguments supplémentaires avancés par la Commission dans le cadre de l’enquête de la Médiatrice, aucun document du dossier examiné ne prouve que la Commission a procédé à une évaluation approfondie de la question.

53. À la lumière de ce qui précède, la Médiatrice estime que le fait que la Commission n’ait pas évalué de manière adéquate les allégations du plaignant concernant un conflit d’intérêts potentiel constitue un cas de mauvaise administration. Toutefois, le Médiateur estime qu’il n’existe pas de recommandation appropriée à formuler sur cet aspect de la plainte, étant donné que la subvention a déjà été octroyée et est mise en œuvre par le demandeur retenu, qui a acquis des droits en vertu de la convention de subvention. Le Médiateur fera une suggestion en vue d'éviter qu'une situation similaire ne se reproduise à l'avenir. 

Conclusions

Sur la base de l’enquête, la Médiatrice clôt cette affaire avec les conclusions suivantes:

La Commission a commis un cas de mauvaise administration en ne demandant pas d’éclaircissements et en ne corrigeant pas l’erreur matérielle manifeste du plaignant.

L’absence d’évaluation adéquate par la Commission des allégations du plaignant relatives à un conflit d’intérêts potentiel constitue un cas de mauvaise administration.

Le plaignant et la Commission seront informés de cette décision.

Suggestions d'amélioration

Si la Commission constate une erreur matérielle manifeste dans une demande présentée dans le cadre d’un appel à propositions, elle devrait se conformer à ses propres lignes directrices et demander des éclaircissements et/ou rectifier l’erreur, afin d’éviter le rejet d’une demande de bonne qualité pour des motifs purement formels.

La Commission devrait rendre les messages d’avertissement sur le système de demande en ligne plus explicites, afin de permettre aux demandeurs d’identifier clairement les problèmes liés à leur demande avant de la soumettre.

Conformément au règlement financier, la Commission devrait veiller à ce que, si elle a connaissance d’un conflit d’intérêts potentiel dans le cadre d’un appel à propositions, elle enquête de manière adéquate sur les allégations à cet égard. Il s’agit notamment d’évaluer si le travail d’un expert, qui est lié directement ou indirectement à un appel, a conféré un avantage à un demandeur de subvention ou a faussé la concurrence.

Teresa Anjinho Médiateur
européen

Strasbourg, le 07/11/2025

 

[1] EuropeAid/176172/DD/ACT/Multi «Soutenir l’harmonisation des capacités électorales panafricaines» : https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/opportunities/prospect-details/176172PROSPECTSEN?keywords=EuropeAid%2F176172%2FDD%2FACT%2FMulti

[2] Conformément à l’appel à propositions pour un financement de l’UE, la contribution de l’UE demandée devrait être exprimée en pourcentage du total des coûts éligibles et ne peut dépasser le pourcentage maximal autorisé.

[3] La section 1.3 des lignes directrices disposait que «[t]oute subvention demandée dans le cadre du présent appel à propositions ne doit pas dépasser le pourcentage maximal ci-dessous du total des coûts éligibles de l’action: Pourcentage maximal de 90 % du total des coûts éligibles de l’action (voir également la section 2.1.4).»

[4] La liste de contrôle fournissait «13. La contribution de l’UE demandée (montant) est égale ou inférieure au maximum autorisé à la section 1.3 des lignes directrices.»

[5] Applicable à l'époque: Règlement (UE, Euratom) 2018/1046 du Parlement européen et du Conseil du 18 juillet 2018 relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1046/oj/eng; Une refonte de ce règlement est désormais disponible: Règlement (UE, Euratom) 2024/2509 du Parlement européen et du Conseil du 23 septembre 2024 relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1046/oj/eng.

[6] Article 151 du règlement 2018/1046.

[7] Les représentants de la Commission ont renvoyé à l’arrêt de la Cour du 10 octobre 2013 dans l’affaire C-336/12, Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser/Manova A/S, point 40: https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?num=C-336/12&language=EN

[8] L’article 151 du règlement 2018/1046 dispose : «L’ordonnateur compétent peut corriger des erreurs matérielles manifestes dans les documents de candidature après confirmation de la correction envisagée par le participant. Lorsqu’un participant ne présente pas de preuves ou ne fait pas de déclarations, le comité d’évaluation ou, le cas échéant, l’ordonnateur compétent, sauf dans des cas dûment justifiés, demande au participant de fournir les informations manquantes ou de clarifier les pièces justificatives. Ces informations, clarifications ou confirmations ne modifient pas substantiellement les documents de demande.»

[9] Y compris les marchés publics et les subventions pour les actions extérieures de l'Union européenne - Guide pratique (PRAG)

Section 6.5.8.2.2: https://wikis.ec.europa.eu/spaces/ExactExternalWiki/pages/152798604/ePRAG et autres documents d’orientation internes de la Commission.  

[10] Dans la fiche « Sources de financement attendues ».

[11] Article 151 du règlement 2018/1046.

[12] Décision d’octroi de subvention publiée le 12 janvier 2024.

[13] Décision d’octroi de subvention publiée le 12 janvier 2024.

[14] Article 141, paragraphe 1, point c), du règlement 2018/1046.

[15] Cela est également reflété au point 2.6.10.1.2 du PRAG.

[16] Article 137 du règlement 2018/1046.

[17] Voir paragraphe 5 de la décision concernant la réponse de la délégation du 2 août 2023.