Strasbourg, le 20 octobre 2004

Monsieur,

Le 27 janvier 2004, vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen contre la Commission européenne concernant une proposition de recherche (FP6-502870) présentée par votre société Arno Nordic AB.

Le 16 février 2004, j'ai transmis la plainte au président de la Commission européenne. La Commission a envoyé son avis le 6 mai 2004 et je vous l'ai transmis avec une invitation à formuler des observations, si vous le souhaitez. Aucune observation ne semble avoir été reçue de votre part.

Je vous écris maintenant pour vous informer des résultats des enquêtes qui ont été faites.

LA PLAINTE

En février 2004, une plainte a été déposée auprès du Médiateur contre la Commission européenne concernant une proposition de recherche (FP6-502870) présentée par la société suédoise Arno Nordic AB.

Selon le plaignant, les faits pertinents sont, en résumé, les suivants:

Le 18 mars 2003, la société du plaignant, Arno Nordic AB (ci-après «Arno Nordic»), a soumis une proposition de recherche à la DG Recherche de la Commission. Peu de temps après avoir soumis la proposition, la personne de contact mentionnée dans la proposition, M. B, a quitté son poste au sein de l’entreprise. Le 8 avril 2003, le plaignant a donc informé la Commission, par lettre recommandée, que M. B avait quitté son poste et que les tâches de M. B avaient été reprises par le plaignant lui-même. Ces informations ont également été envoyées à la Commission par courrier électronique.

Néanmoins, en mai 2003, les services compétents de la Commission ont contacté M. B au sujet de la proposition de recherche et ont, semble-t-il, discuté des modifications à y apporter ou éventuellement d'un retrait. Le plaignant a contacté la Commission, a souligné que la Commission avait commis une erreur et a demandé une explication écrite. Lorsqu'il n'a pas reçu d'explication écrite, le plaignant a envoyé un courriel à la Commission, réitérant sa demande. Il demande également des informations sur le moment où la Commission a effectivement changé le nom de la personne de contact sur la proposition de M. B pour le sien. Le plaignant a reçu une réponse par courrier électronique de la Commission indiquant que le départ de M. B de l'entreprise n'avait aucune incidence sur l'évaluation de la proposition.

En juin 2003, le plaignant a envoyé à la Commission un courriel contenant plusieurs questions relatives au changement de personne de contact. Il a notamment demandé si les informations qu'il avait fournies dans sa lettre du 8 avril 2003 concernant le changement de personne de contact étaient suffisamment claires et pourquoi la Commission n'avait pas répondu à cette lettre. Un fonctionnaire de la Commission a répondu, par courrier électronique, en indiquant que les informations étaient suffisamment claires, mais qu’il n’avait jamais reçu la lettre du plaignant du 8 avril 2003 et qu’il n’était donc pas au courant du changement de personne de contact lorsqu’il a contacté M. B en mai. Le fonctionnaire a ajouté qu'une proposition ne pouvait pas être modifiée, mais qu'il savait maintenant que le plaignant était la personne de contact, ce qui était suffisant.

Le 3 juillet 2003, la Commission a adressé au plaignant une lettre concernant la proposition. La lettre a été adressée au plaignant (c'est-à-dire avec le nom du plaignant), mais a été envoyée à l'adresse de M. B. Le plaignant a informé la Commission de son erreur dans un courriel.

Le 8 décembre 2003, la Commission a adressé à M. B. une lettre concernant l'évaluation de la proposition. Le plaignant a de nouveau envoyé un courriel à la Commission pour l'informer de ses erreurs répétées.

En outre, le plaignant indique qu'un accusé de réception de la proposition était daté du 18 novembre 2003. Toutefois, il n’a reçu la lettre que le 19 janvier 2004. Le cachet de la poste faisant foi était le 18 janvier 2004. Le plaignant estime que ce retard dans l'envoi de la lettre est déraisonnable.

Le plaignant affirme que la Commission:

i) a fait preuve de négligence dans son traitement de l'information selon laquelle il y avait eu un changement de personne de contact en ce qui concerne la proposition de recherche; et

ii) L'envoi de l'accusé de réception de la proposition de recherche a été retardé de façon déraisonnable.

Le plaignant affirme que la Commission devrait expliquer et corriger son comportement.

L'ENQUÊTE

L'avis de la Commission

Dans son avis, la Commission formule les observations suivantes:

Le 18 mars 2003, la société Arno Nordic a soumis une proposition de recherche pour un projet intégré dans le cadre du premier appel à propositions au titre de la priorité thématique 1 FP6-2002-LifeSciHealth. La proposition a été reçue par le prestataire de services extérieur du 6e PC le 20 mars 2003 et a été enregistrée sous le numéro FP6-502870. La proposition précise que M. B est la personne de contact pour Arno Nordic.

Le ou vers le 28 mars 2003, la Commission a adressé un accusé de réception de la proposition à M. B, en mentionnant le numéro d'enregistrement attribué à la proposition d'Arno Nordic.

Le 15 mai 2003, le plaignant a envoyé à la Commission un courrier électronique indiquant qu'il avait envoyé une lettre recommandée informant la Commission qu'il avait pris la relève en tant que personne de contact pour la proposition au nom d'Arno Nordic. Il s'est demandé pourquoi cette lettre n'avait pas été reconnue et n'avait pas été suivie d'effet. Toutefois, jusqu’au 15 mai 2003, la Commission ignorait l’existence de la lettre recommandée. Des enquêtes récentes auprès du prestataire de services externe ont indiqué que la lettre du plaignant était arrivée le 14 avril 2003, c'est-à-dire après la date limite de soumission des propositions, et qu'elle avait été déposée. On ne sait pas si et quand la lettre a été transmise à la Commission.

Lors d'appels téléphoniques et de courriels ultérieurs, la Commission a assuré au plaignant que le contenu de son courriel du 15 mai 2003 avait été dûment pris en compte. Le plaignant a été informé que si les règles d'évaluation des propositions excluaient toute modification de la proposition, le changement de personne de contact pour Arno Nordic avait été noté. Il a été souligné que le changement de personne de contact n'aurait aucune incidence négative sur l'évaluation de la proposition.

La procédure d'évaluation s'est achevée le 6 juin 2003. À la fin du mois de juin 2003, la Commission avait compris que toute question concernant la proposition avait été résolue à la satisfaction du plaignant.

Toutefois, deux erreurs ont été commises par la suite en ce qui concerne la création de listes de diffusion locales fondées sur les renseignements fournis dans la proposition initiale. Le 3 juillet 2003 ou vers cette date, la Commission a envoyé au plaignant une lettre concernant les résultats de l'évaluation de la proposition. La lettre a été envoyée à l'adresse de M. B. En outre, en décembre 2003, la Commission a contacté par erreur M. B dans le cadre d’un exercice d’enquête. Le plaignant a informé la Commission de ces erreurs. La Commission regrette tout inconvénient causé par ces erreurs. Il convient toutefois de noter que ces erreurs n'ont eu aucune incidence sur l'évaluation de la proposition d'Arno Nordic. Au moment des erreurs, la procédure d'évaluation était déjà terminée.

En ce qui concerne l'envoi prétendument tardif d'une lettre datée du 18 novembre 2003, la Commission ne sait pas clairement à quelle lettre le plaignant fait référence. Il se peut que la lettre en question se rapporte à une autre proposition (FP6-005226) soumise par le plaignant dans le cadre d’un appel à propositions ultérieur. La lettre à laquelle il est fait référence pourrait être l'accusé de réception, daté du 19 novembre 2003, de cette nouvelle proposition. Cependant, toute la correspondance que le plaignant a jointe à sa plainte au Médiateur se rapporte à la première proposition (FP6-502870). Compte tenu de l'incertitude concernant la lettre en question, la Commission n'est pas en mesure de répondre correctement à l'allégation du plaignant à cet égard.

Le Médiateur a invité le plaignant à présenter ses observations sur l'avis. Aucune observation ne semble avoir été présentée par le plaignant.

LA DÉCISION

1 Le traitement prétendument négligent des informations

1.1 La plainte, qui est dirigée contre la Commission européenne, concerne une proposition de recherche (FP6-502870) présentée par la société suédoise Arno Nordic AB (ci-après «Arno Nordic») le 18 mars 2003, mentionnant M. B comme personne de contact. Selon le plaignant, peu après avoir soumis la proposition, M. B a quitté son poste chez Arno Nordic et le plaignant a donc informé la Commission, par lettre recommandée du 8 avril 2003, qu'il avait repris le poste de personne de contact. Néanmoins, et bien que la Commission ait finalement pris note du changement de personne de contact, la Commission a contacté M. B au sujet de la proposition de recherche en mai, juillet et décembre 2003. Le plaignant a informé la Commission de ses erreurs à chaque fois. Le plaignant allègue que la Commission a fait preuve de négligence dans le traitement des informations selon lesquelles il y avait eu un changement de personne de contact en ce qui concerne la proposition de recherche.

1.2 La Commission fait valoir que, jusqu'au 15 mai 2003, date à laquelle le plaignant a envoyé un courriel à ce sujet, elle ignorait l'existence de la lettre recommandée dans laquelle le plaignant expliquait qu'il avait pris la relève en tant que personne de contact pour la proposition de recherche. Des enquêtes récentes auprès du fournisseur de services externe ont indiqué que la lettre du plaignant était arrivée le 14 avril 2003 et qu'elle avait été déposée. On ne sait pas si et quand la lettre a été transmise à la Commission. Toutefois, lors d'appels téléphoniques et de courriels ultérieurs, la Commission a assuré au plaignant que le changement de personne de contact avait été dûment noté et qu'un tel changement n'aurait aucune incidence négative sur l'évaluation de la proposition. Néanmoins, M. B. a été contacté par erreur à la place du plaignant en juillet 2003 au sujet des résultats de la proposition de projet et en décembre 2003 dans le cadre d'un exercice d'enquête. La Commission regrette tout inconvénient causé par ces erreurs, mais affirme que ces erreurs n'ont eu aucune incidence sur l'évaluation de la proposition, qui avait déjà été achevée le 6 juin 2003.

1.3 Le Médiateur rappelle que les principes de bonne administration imposent aux institutions communautaires d'agir avec diligence et de faire preuve d'un esprit de service (1). En outre, le Médiateur estime que la Commission reste pleinement responsable de la qualité de l'administration effectuée par un prestataire de services extérieur en son nom (2). En l'espèce, le Médiateur note que le plaignant a pris des mesures pour informer la Commission du changement de personne de contact, mais que le prestataire de services externe de la Commission a déposé la lettre et qu'il n'est pas clair si et quand elle a été transmise à la Commission. Le Médiateur note en outre qu'après avoir assuré au plaignant qu'il avait dûment pris note du changement de personne de contact, la Commission a contacté à deux reprises la mauvaise personne au sujet de questions relatives à la proposition de projet.

1.4 Sur la base de ce qui précède, le Médiateur estime que la Commission, en ne veillant pas à ce que les informations relatives au changement de personne de contact soient traitées correctement, n'a pas agi avec diligence et n'a pas fait preuve d'un esprit de service. Cela constitue un cas de mauvaise administration et une remarque critique sera faite à cet égard.

2 Le retard prétendument déraisonnable

2.1 Le requérant indique que le 19 janvier 2004, il a reçu un accusé de réception de la proposition. L'accusé de réception était daté du 18 novembre 2003, mais le cachet de la poste faisant foi était le 18 janvier 2004. Le plaignant allègue que la Commission a indûment retardé l'envoi de l'accusé de réception de la proposition de recherche.

2.2 La Commission fait valoir qu'il n'est pas clair à quelle lettre le plaignant fait référence. La lettre en question pourrait concerner une autre proposition (FP6-005226) soumise par le plaignant dans le cadre d’un appel à propositions ultérieur. Compte tenu de l'incertitude concernant la lettre en question, la Commission n'est pas en mesure de répondre correctement à l'allégation du plaignant à cet égard.

2.3 Le Médiateur prend note de l'explication donnée par la Commission dans son avis selon laquelle elle n'est pas en mesure de répondre correctement à l'allégation du plaignant parce qu'il n'est pas clair à quelle lettre le plaignant fait référence. L'avis de la Commission, avec l'explication des raisons pour lesquelles elle ne peut pas répondre à l'allégation en question, a été transmis au plaignant en l'invitant à formuler des observations. Le plaignant n'a pas formulé d'observations ni fourni d'éclaircissements à ce sujet. En l’absence d’éclaircissements de la part du plaignant, le Médiateur estime qu’aucune enquête supplémentaire sur cet aspect de la plainte n’est justifiée.

2.4 Le Médiateur souligne que le plaignant a la possibilité de déposer une nouvelle plainte concernant le retard allégué s'il le juge utile et s'il peut fournir des informations plus détaillées.

3 Réclamation du plaignant

3.1 Le plaignant demande à la Commission d'expliquer et de corriger son comportement.

3.2 Le Médiateur note que la Commission a reconnu et expliqué ses erreurs en ce qui concerne la personne de contact et qu'elle s'est excusée pour les inconvénients causés par ces erreurs. Étant donné que les erreurs en question concernent des événements spécifiques du passé qui ne semblent pas avoir eu d'incidence sur le résultat de l'évaluation de la proposition de recherche, le Médiateur estime qu'aucune mesure corrective n'est possible. Le Médiateur estime donc que la Commission a satisfait à la demande du plaignant.

4 Conclusion

Sur la base de l'enquête menée par le Médiateur sur cette plainte, il est nécessaire de formuler la remarque critique suivante en ce qui concerne l'allégation de négligence du plaignant dans le traitement des informations:

Les principes de bonne administration imposent aux institutions communautaires d'agir avec diligence et de faire preuve de service (3). En l’espèce, le Médiateur estime que la Commission, en ne veillant pas à ce que les informations relatives au changement de personne de contact soient traitées correctement, n’a pas agi avec diligence et n’a pas fait preuve d’un esprit de service. Cela constitue un cas de mauvaise administration.

Étant donné que cet aspect de l’affaire concerne des procédures relatives à des événements spécifiques survenus dans le passé, il n’est pas approprié de rechercher un règlement amiable de l’affaire.

En ce qui concerne l'allégation de retard déraisonnable formulée par le plaignant, le Médiateur estime, pour les raisons exposées au point 2.3 ci-dessus, qu'aucune enquête supplémentaire n'est justifiée.

Sur la base de ce qui précède, le Médiateur clôt l’affaire.

Le président de la Commission sera également informé de cette décision.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Article 12 du code européen de bonne conduite administrative, disponible sur le site internet du Médiateur: http://www.ombudsman.europa.eu

(2) Voir l'affaire 630/96, rapportée à la page 226 du rapport annuel du Médiateur européen pour 1997, disponible à l'adresse suivante: http://www.ombudsman.europa.eu/report/en/default.htm

(3) Article 12 du code européen de bonne conduite administrative, disponible sur le site internet du Médiateur: http://www.ombudsman.europa.eu