Strasbourg, le 20 janvier 2005

Monsieur,

Le 25 octobre 2003, vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen contre la Commission européenne, concernant la décision d'une délégation de la Commission de ne pas recommander votre nom pour un poste consultatif auprès du vice-doyen de l'université Y, dans le cadre d'un programme financé par l'UE.

Le 15 décembre 2003, j'ai transmis votre plainte au président de la Commission. J'ai reçu l'avis de la Commission le 11 mars 2004 et je vous l'ai transmis avec une invitation à formuler des observations. Le 17 mai 2004, vous m'avez transmis vos observations sur l'avis de la Commission. Le 22 octobre 2004, vous avez demandé des informations sur l'état d'avancement de la plainte.

À votre demande, votre plainte a été traitée de manière confidentielle.

Je vous écris maintenant pour vous informer des résultats des enquêtes qui ont été faites. Je m'excuse pour le temps qu'il a fallu pour traiter votre plainte.

LA PLAINTE

Les faits de l'affaire selon le plaignant sont, en résumé, les suivants:

Le plaignant travaille comme consultant indépendant en éducation. Après avoir mis son CV en ligne auprès d'une agence de recrutement, il a reçu une invitation du cabinet de conseil Z, à Bruxelles, à postuler pour un poste de conseiller auprès du vice-doyen d'une université de joint-venture (université Y). Le projet de l'université Y a été financé par l'UE. Z avait signé un contrat avec la Commission pour le développement de cette initiative et a donc agi en tant que contractant du projet. L'une des principales mesures à prendre dans le cadre du projet Y a été l'élaboration d'un programme Executive MBA qui devait être lancé en janvier 2004. Cette initiative risquait d'être retardée parce qu'un certain nombre de tâches essentielles n'avaient pas été accomplies, en particulier la mise en place d'une base de ressources et des domaines d'appui nécessaires.

Le plaignant a eu un premier entretien qui a été réalisé sur la base des informations fournies dans son CV. Le personnel de Z lui a indiqué que la décision finale sur la nomination devait être prise par la délégation de l’UE responsable, conjointement avec la direction locale du projet Y. Afin de parvenir au résultat final dans les meilleurs délais, Z a décidé de n’envoyer que les CV de deux candidats potentiels pour approbation par la délégation de l’UE.

De l'avis du plaignant, Z était certain de son aptitude à occuper le poste. Il a même signé une déclaration avec Z acceptant d'être disponible pour la période allant du 1er octobre 2003 au 30 septembre 2007.

Compte tenu de la courte période précédant la date de début prévue, le plaignant a commencé à se préparer immédiatement pour le poste. Il souligne qu’il a proposé son programme en ligne actuel et ses bases de données de didacticiels à la direction du Y sans aucun coût, afin que les modifications nécessaires puissent être effectuées rapidement. Le travail comprenait un plan d'action élaboré après l'entretien.

La réunion avec la délégation de l'UE et le doyen de Y était prévue pour le 25 septembre 2003 et consistait en un entretien de quinze minutes. Par la suite, Z l'a informé le 20 octobre 2003 que sa demande n'avait pas été retenue et a expliqué que le comité était préoccupé par son manque d'expérience dans le travail et la résidence à l'étranger. Le plaignant a fait remarquer que ce critère ne figurait pas parmi les qualités énoncées dans le mandat du projet.

De l'avis du plaignant, si le comité avait examiné son CV, il aurait noté que la majeure partie de sa vie professionnelle avait été passée à l'étranger, souvent loin de chez lui, dans des endroits comme l'Inde ou la Malaisie. Le plaignant a été informé de manière informelle que la délégation de l’UE avait l’intention de procéder à un nouvel entretien avec un candidat précédemment rejeté qui ne semblait pas satisfaire aux critères de sélection pour le poste.

Le plaignant a avancé un certain nombre de considérations concernant les critères qui faisaient défaut au candidat qui devait être sélectionné. Il exprime son désaccord avec le point de vue de la délégation de l'UE.

Le plaignant a déclaré qu'il était tout à fait prêt à accepter une décision raisonnable, si l'institution pouvait la justifier. Il a souligné qu'aucune réponse à ses demandes de renseignements n'avait été reçue.

Compte tenu des informations fournies par le plaignant, le Médiateur a demandé à la Commission de présenter un avis sur les allégations suivantes:

1. la justification de la recommandation adoptée par la délégation de la Commission de ne pas recruter le plaignant, à savoir son prétendu manque d'expérience professionnelle à l'étranger, n'était pas envisagée dans le cahier des charges du projet; et,

2. la Commission n'a pas répondu aux lettres que le plaignant avait adressées à sa délégation pour demander des éclaircissements supplémentaires.

L'ENQUÊTE

L'avis de la Commission

Dans son avis, la Commission a d’abord décrit le contexte factuel de l’affaire. Elle a expliqué que la plainte adressée au Médiateur concernait le rejet de la candidature du plaignant à un poste dans le cadre d'un programme financé par l'UE. Ce programme visait à soutenir les réformes économiques entreprises par un pays en développement en créant des centres nationaux et régionaux d'éducation à la gestion. L'une des initiatives à développer dans le cadre du programme a été la mise en place d'un système national capable de fournir des services de gestion et de conseil aux entreprises. Au cours d'une période de cinq ans allant jusqu'en novembre 2007, la Commission a accepté d'apporter un soutien financier au projet d'un montant de 14 millions d'euros.

Dans le cadre du programme Y, la Commission européenne a signé un contrat avec un consortium dirigé par la société de conseil Z, qui prévoyait le recrutement et la mise à disposition de quatre experts clés et de personnel de soutien à long terme.

Dans le cadre du programme, une équipe de quatre experts recrutés par Z est arrivée dans le pays bénéficiaire le 20 novembre 2002. La Commission a souligné que leurs contrats avaient été signés avec Z et qu’ils n’avaient donc aucun lien contractuel avec la Commission.

Le contrat avec le chef d'équipe adjoint et conseiller du vice-doyen a pris fin le 15 juin 2003. Afin de trouver un remplaçant pour ce poste, Z a eu des entretiens avec deux candidats le 6 juillet 2003, dont M. XX. La Commission a expliqué que, selon le contrat de services, Z était responsable du recrutement d’experts de longue et de courte durée dans le cadre du programme Y et que, en cette qualité, toutes les informations relatives au processus étaient sous son contrôle. Comme aucun des deux candidats ne semblait satisfaire aux exigences du mandat du projet, ils n'ont pas été retenus.

En raison des changements fréquents au sein de l’équipe d’experts, la délégation de l’UE a décidé de participer à la sélection d’experts à long terme, afin qu’un contrôle de qualité ex ante puisse être effectué.

Le 25 septembre 2003, Z a eu des entretiens supplémentaires avec le requérant. Toutefois, les candidats ne semblaient pas satisfaire aux exigences énoncées dans le cadre de référence. Étant donné que le projet nécessitait d'urgence un conseiller du vice-doyen, l'équipe d'évaluation a décidé de convoquer M. XX, l'un des deux premiers candidats exclus de l'entretien du 6 juillet 2003, compte tenu du fait qu'il était titulaire d'un doctorat et qu'il possédait une expérience pertinente dans un projet similaire. Après l'avoir interrogé à nouveau le 2 octobre 2003, l'équipe Y et la délégation de la CE ont décidé conjointement de lui proposer un contrat d'expert à court terme pour pourvoir le poste de chef d'équipe adjoint et de conseiller du vice-doyen. La Commission a souligné qu'il semblait être le candidat le plus approprié. On a néanmoins demandé à Z de poursuivre sa recherche d'un candidat qui pourrait combler le poste à long terme.

La Commission a expliqué que les qualifications du plaignant ne répondaient pas aux critères énoncés dans le cahier des charges du programme. L'institution a noté que ses qualifications n'incluaient pas, entre autres: (i) le diplôme de doctorat nécessaire; ii) 10 ans d ' expérience dans le domaine du développement des ressources humaines; iii) un minimum de cinq ans d'expérience dans la mise en œuvre de projets internationaux similaires de l'UE ou d'autres coopérations bilatérales et/ou multilatérales au développement, de préférence dans des pays méditerranéens; iv) l'expérience internationale ou les compétences en communication interculturelle nécessaires, v) les compétences liées aux procédures de "gestion du cycle de projet" (GCP) de la CE; et vi) capacité avérée à travailler au sein d’une équipe multiculturelle. L'institution a joint à son avis une grille d'évaluation évaluant les qualifications de chacun des candidats.

La Commission a également fait référence à un certain nombre d'observations formulées par le plaignant dans sa plainte. Elle a noté que ses services n'avaient jamais formulé d'observations concernant l'aptitude du plaignant à occuper le poste et qu'ils ne pouvaient être tenus responsables des prétendues déclarations faites à cet égard par Z.

En ce qui concerne l'entretien du plaignant, l'institution a expliqué qu'il a eu lieu le 25 septembre 2003 et qu'il a duré de 14h15 à 14h40. Ce laps de temps a permis au panel de poser toutes les questions nécessaires, après quoi la discussion a naturellement pris fin. Même si l'autre candidat au poste à l'époque a été interviewé pendant dix minutes de plus que le plaignant, les deux candidats ont été rejetés à l'unanimité par le jury.

En réponse à l'allégation du plaignant selon laquelle il n'avait reçu aucune réponse à ses questions, la Commission a noté qu'il n'avait envoyé qu'un seul courriel à sa délégation le 20 octobre 2003 auquel il n'avait malheureusement reçu aucune réponse. L'institution s'est excusée de ne pas avoir répondu à la correspondance du plaignant, tout en soulignant que toutes les demandes liées à l'entretien auraient dû être adressées à Z, en tant qu'organe responsable du recrutement dans le cadre du contrat de service.

La Commission a souligné que l'évaluation du plaignant et des candidats restants avait été effectuée conformément au mandat du projet. Elle a donc estimé que ses services avaient agi correctement, respecté les règles et principes qui l’imposaient et qu’aucun cas de mauvaise administration ne s’était donc produit.

Observations du plaignant

Dans ses observations sur l’avis de la Commission, le plaignant a réitéré les allégations formulées dans sa plainte. Il a estimé que la Commission n'avait pas fourni de réponses pertinentes ou satisfaisantes à sa plainte, mais que son avis soulevait plutôt d'autres préoccupations sérieuses quant à l'équité des politiques de sélection du personnel de l'institution et à la façon dont elles étaient appliquées à son cas particulier.

Le plaignant a répété que son entrevue pour le poste était trop brève et qu'elle n'était en grande partie pas pertinente pour lui permettre de clarifier toute incertitude concernant ses qualités.

Il a noté que même s'il ne possédait pas de doctorat, son diplôme de troisième cycle de maîtrise en éducation était plus pertinent pour le poste à pourvoir, car il ne peut être conféré que dans des domaines liés à l'éducation, prend généralement au moins un an de plus à obtenir et nécessite des qualifications académiques pour la gestion institutionnelle. Le plaignant a également formulé un certain nombre d'observations concernant le doctorat de M. XX.

Le plaignant a contesté l'affirmation de la Commission selon laquelle il manquait d'expérience internationale. Il a souligné qu'en plus de son expérience de plus de 10 ans dans la gestion de sa propre entreprise en tant que consultant indépendant en gestion, il avait une expérience industrielle au niveau du conseil d'administration qui comprenait une expérience en gestion des ressources humaines et du personnel. Il a décrit plus en détail son expérience en affaires au cours des dernières années.

Il n'est pas non plus d'accord avec l'évaluation de ses qualifications par la Commission, en particulier en ce qui concerne l'ouverture aux nouveaux défis et l'expérience pratique en matière de négociation et de communication interculturelles, les compétences en communication interculturelle et la compréhension des questions de genre. Le plaignant a indiqué que ses qualifications et son expérience étaient illustrées par les résultats et les échantillons de travail réels affichés sur ses sites Web.

Le plaignant a estimé que Z n’avait joué aucun rôle dans la décision de recrutement du poste vacant, mais que la Commission était seule responsable du résultat de la procédure de sélection.

LA DÉCISION

1 Motivation de la recommandation de la Commission concernant le recrutement du plaignant

1.1 Le plaignant a posé sa candidature à un poste de conseiller auprès du vice-doyen de l'université Y dans un pays en développement. Le plaignant allègue que la justification de la recommandation adoptée par la délégation de la Commission dans ce pays de ne pas recruter le plaignant, à savoir son prétendu manque d'expérience professionnelle à l'étranger, n'était pas envisagée dans le cadre du projet.

1.2 La Commission explique que, dans le cadre du programme Y, ses services ont signé un contrat avec un consortium dirigé par la société de conseil Z, qui comprenait le recrutement et la mise à disposition de quatre experts clés à long terme. L’institution fait valoir que, selon le contrat de services, Z était responsable du recrutement d’experts de longue et de courte durée.

L'institution explique également que les qualifications du plaignant ne répondaient pas aux critères énoncés dans le cahier des charges du programme et souligne que ses qualifications ne comprenaient pas, entre autres: (i) le diplôme de doctorat nécessaire; ii) 10 ans d ' expérience dans le domaine du développement des ressources humaines; iii) un minimum de cinq ans d'expérience dans la mise en œuvre de projets internationaux similaires de l'UE ou d'autres coopérations bilatérales et/ou multilatérales au développement, de préférence dans des pays méditerranéens; iv) l'expérience internationale ou les compétences en communication interculturelle nécessaires, v) les compétences liées aux procédures de "gestion du cycle de projet" (GCP) de la CE; et vi) capacité avérée à travailler au sein d’une équipe multiculturelle.

1.3 Dans le cadre des éléments de preuve fournis au cours de son enquête, le Médiateur a soigneusement examiné la base juridique de l'action de la Commission en l'espèce, à savoir le contrat signé entre la Commission [le pouvoir adjudicateur] et l'entreprise Z [le consultant], en particulier son annexe I comprenant les conditions générales des marchés de services financés par la Communauté européenne, et son annexe II contenant les termes de référence.

Le Médiateur note que l'objet du marché, tel que défini à l'article 1er, était de fournir une assistance technique au projet. Comme indiqué à l’article 15 de l’annexe I, lorsque le contrat comporte une assistance technique, il incombe au consultant de fournir les experts nécessaires. Toutefois, l’article 16, paragraphe 1, de l’annexe I dispose ce qui suit:

"Le personnel utilisé par le consultant pour l'exécution du marché est approuvé par le pouvoir adjudicateur. Le cahier des charges précise le niveau minimal de formation et d'expérience du personnel du consultant et, le cas échéant, la spécialisation requise".

Le Médiateur note également que les qualifications techniques spécifiques pour le poste de conseiller du vice-doyen sont précisées au point 3.2.B de l’annexe II. Les critères visés comprennent, entre autres, une expérience postuniversitaire en administration des affaires, un enseignement réussi, une expérience dans le développement des ressources humaines, une expérience internationale reconnue, des compétences en communication et en analyse, une culture informatique et une compréhension des procédures de «gestion du cycle de projet»(1).

Il apparaît donc que la Commission avait le pouvoir juridique d’examiner les propositions faites par le consultant pour le recrutement de nouveau personnel afin de s’assurer que les candidats satisfaisaient aux critères énoncés à l’annexe II du contrat.

1.4 En ce qui concerne l'évaluation de l'expérience du plaignant effectuée par la Commission, le Médiateur est conscient du fait que cette institution a été en mesure de produire une grille d'évaluation dans laquelle les qualifications de tous les candidats ont été évaluées sur la base de chacun des critères énoncés dans les termes de référence du projet, y compris l'expérience internationale. Même si le plaignant n’est pas d’accord avec de nombreux aspects de cette évaluation, aucune information n’a été communiquée au cours de l’enquête qui pourrait amener le Médiateur à croire que cette évaluation était entachée d’une erreur manifeste ou d’un détournement de pouvoir.

Le Médiateur note que le plaignant a également fait référence, dans sa plainte, au fait que la Commission avait choisi de pourvoir le poste vacant par un candidat qui avait été initialement rejeté après la première série d'entretiens. De l'avis du Médiateur, cependant, la Commission a expliqué en détail les raisons pour lesquelles, à la lumière de l'expérience professionnelle de ce candidat, elle est parvenue à la conclusion qu'il était le candidat le plus approprié.

Sur la base des informations fournies par le plaignant et la Commission au cours de l'enquête, le Médiateur a conclu que l'enquête n'avait pas révélé de cas de mauvaise administration en ce qui concerne cet aspect de l'affaire.

2 Sur la prétendue absence de réponse de la Commission aux lettres du plaignant

2.1 Le plaignant affirme que la Commission n'a pas répondu aux lettres qu'il a adressées à sa délégation pour demander des éclaircissements supplémentaires.

2.2 La Commission s'est excusée de ne pas avoir répondu à la correspondance du plaignant, tout en soulignant que toutes les demandes liées à l'entretien auraient dû être adressées à Transtec, en tant qu'organisme responsable du recrutement dans le cadre du contrat de service.

2.3 Conformément au code de bonne conduite administrative de la Commission (2), une réponse à une lettre adressée à la Commission est envoyée dans un délai de quinze jours ouvrables à compter de la date de réception de la lettre du service compétent de la Commission. En l’espèce, la Commission n’a pas agi conformément à ses propres règles. Le Médiateur note toutefois que l'institution a adressé les questions du plaignant dans son avis au Médiateur et qu'elle s'est également excusée de ne pas avoir répondu auparavant.

2.4 Dans ces circonstances, le Médiateur estime qu'il n'est pas nécessaire d'examiner plus avant cet aspect de l'affaire.

3 Conclusion

Sur la base des enquêtes menées par le Médiateur sur cette plainte, il ne semble pas y avoir eu de mauvaise administration de la part de la Commission européenne. Le Médiateur clôt donc l’affaire.

Le président de la Commission sera également informé de cette décision.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) La liste des critères énumérés au point 3.2.B de l’annexe II était la suivante:

«• La qualification de troisième cycle en administration des affaires ou dans d’autres domaines connexes et le doctorat constituent un atout.
• 10 ans d’expérience dans le développement des ressources humaines, dont au moins 5 ans dans des activités de conseil, de gestion d’une école de commerce ou d’un programme de formation à la gestion.
• L'enseignement récent et réussi dans les programmes d'études supérieures et postuniversitaires.
• Une expérience internationale reconnue, une ouverture aux nouveaux défis et des expériences pratiques dans les négociations et la communication interculturelles, la connaissance du pays W est un atout.
• Une expérience réussie (minimum 5 ans) dans la mise en œuvre de projets internationaux similaires de l'UE ou d'autres coopérations bilatérales et/ou multilatérales au développement, de préférence dans les pays méditerranéens.
• Expérience en développement des ressources humaines pour les entreprises du secteur privé dans le domaine de l'administration des entreprises.
• Excellentes aptitudes à la communication et à l’analyse, compétences interpersonnelles et compétences en matière de gestion.
• Compétences de communication orale et écrite très développées en anglais [...].
• La maîtrise de l'informatique et une bonne connaissance des logiciels de gestion de projet, des bases de données et des logiciels informatiques constituent un atout.
• Compréhension complète des procédures de "gestion du cycle de projet" de la CE, suivi et supervision de l'analyse.
• Capacité à travailler au sein d'une équipe interculturelle et dans des contextes institutionnels et organisationnels complexes.
• Compréhension complète des questions d’égalité entre les hommes et les femmes dans le cadre du programme.»

(2) JO L 308 du 8 décembre 2000, p. 26-34.