Strasbourg, le 2 juin 2004

Madame,

Le 20 août 2003, vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen contre la Commission européenne au nom de l'association DIK. Votre plainte concerne la décision de la Commission de demander le remboursement d'une partie des fonds octroyés à l'association DIK pour la mise en œuvre d'un projet Leonardo da Vinci (S 95/2/179/III.2.a).

Le 27 octobre 2003, j'ai transmis la plainte au président de la Commission. Le 29 janvier 2004, j'ai reçu l'avis de la Commission, que je vous ai transmis avec une invitation à présenter vos observations. Aucune observation ne semble avoir été reçue de votre part.

Je vous écris maintenant pour vous informer du résultat des enquêtes qui ont été faites.

LA PLAINTE

Selon le plaignant, les faits de l'affaire sont, en résumé, les suivants:

Le plaignant est le président de l’association DIK, une petite organisation professionnelle et syndicale regroupant, entre autres, des bibliothécaires, des archivistes et des professionnels des musées. Son association était responsable du développement d’un projet financé par la Commission européenne dans le cadre du programme Leonardo da Vinci (réf.: S95/2/179/III.2.a).

En 2001, l’association DIK a reçu une facture de la Commission, demandant le paiement de 50 000 euros, sans autre explication. Après plusieurs tentatives de trouver le fonctionnaire responsable du projet, y compris une visite à la Commission, le plaignant a été informé des préoccupations de l'institution concernant le projet. Il s’agissait d’un certain nombre d’irrégularités telles que l’absence de signatures de certains partenaires, la nécessité pour l’association de couvrir ses propres frais, le montant excessif facturé par l’un des partenaires au titre des frais de voyage et la durée pendant laquelle un partenaire avait réclamé des frais. Le plaignant a expliqué que cette situation résultait du fait que le projet de rapport sur le projet initialement préparé par les chefs de projet n’avait pas été accepté par les participants et qu’un professionnel externe du musée devait prendre en charge la rédaction finale du rapport.

Compte tenu des préoccupations soulevées par la Commission, le plaignant a apporté un certain nombre de corrections au rapport sur le projet. Il apparaît qu’à la suite de ces modifications, la Commission a réexaminé certaines de ses objections et a réduit sa demande de remboursement à 20 911,09 EUR. Le plaignant a toutefois souligné que le projet avait été mené à bien et, en outre, que le rapport de l'association DIK sur le projet avait été achevé et publié. Elle reconnaît que la mise en œuvre du projet aurait pu s’écarter partiellement des spécifications figurant dans le contrat, bien qu’elle conteste le montant demandé par la Commission.

Après plusieurs échanges et réunions personnelles avec les fonctionnaires responsables, le plaignant a procédé au remboursement du montant demandé de 20 911,09 EUR. Elle exprime toutefois son mécontentement à l'égard de la décision de la Commission et fait remarquer qu'il s'agit d'une petite organisation composée, entre autres, de bibliothécaires, d'archivistes et de professionnels des musées. Le montant demandé n'a pas pu être couvert par le budget de l'association et a donc causé des ravages à ses membres.

Le plaignant a souligné que, bien que l’association DIK n’ait pas connaissance de certaines des règles régissant le projet et que leur mise en œuvre ait coûté beaucoup de temps et d’argent, elle avait mené le projet à bien conformément au contrat.

En résumé, le plaignant allègue dans sa plainte au Médiateur que la Commission n'a pas traité correctement le projet, notamment en ce qui concerne sa demande de remboursement d'une partie du financement, et n'a pas informé l'association DIK de certaines des exigences du contrat.

L'ENQUÊTE

L'avis de la Commission

Dans son avis, la Commission a expliqué que le plaignant travaillait en tant que contractant dans le cadre d'un projet financé par le programme Leonardo da Vinci (contrat S.95.2.179.III.2.a; n° 3854). Le contrat a duré du 1er décembre 1995 au 30 janvier 1997.

Le projet a fait l'objet de nombreux contacts entre le bureau d'assistance technique (TAO) au nom de la Commission et le contractant, afin de résoudre les nombreux problèmes découlant de l'évaluation des rapports d'avancement et finals. La Commission a noté que ses services avaient informé le plaignant, tant par écrit que oralement, de ces problèmes.

La Commission rappelle que les relations avec le contractant sont régies par un contrat auquel est annexé un manuel administratif et financier. Ce manuel définit les critères d'éligibilité des dépenses liées aux projets. L'institution a souligné que le contractant avait donc été informé tout au long de ses obligations contractuelles.

L'institution a noté que l'ordre de remboursement, que la plaignante contestait, avait été émis après que ses services eurent achevé le traitement de sa deuxième version du rapport final, présenté le 6 juin 1999. Le premier rapport final avait été reçu par le BAT le 19 février 1998. Il n'avait pas été approuvé parce que le produit prévu n'avait pas été achevé, ce qui rendait l'évaluation impossible.

En raison des problèmes engendrés par la clôture du BAT et le scellement de ses dossiers par les autorités judiciaires belges, la deuxième version du rapport final n'a été traitée par la Commission qu'en 2000. Sur la base de son évaluation, la Commission a conclu que le rapport était incomplet et ses services ont donc demandé des informations complémentaires au contractant les 17 mai et 18 août 2000.

N'ayant pas répondu à ces demandes, la Commission a décidé de clore le dossier le 12 décembre 2000 et de déclarer inéligibles certaines dépenses. Dans sa lettre au plaignant du 12 décembre 2000, la Commission a justifié sa position par les motifs suivants: seules les dépenses encourues au cours de la période contractuelle (du 1er décembre 1995 au 30 novembre 1997) ont pu être prises en compte; les rapports d’avancement et les rapports finaux n’ont pas été signés par la même personne que celle qui a signé le contrat; il y avait des incohérences dans les tableaux et l'absence de signature sur certains d'entre eux; la deuxième version du rapport final n’a pas pu être prise en compte car elle a été soumise plus de dix mois après la fin de la période contractuelle; le plaignant n'a pas répondu aux demandes de renseignements de la Commission; et les contrats avec les partenaires n’avaient pas été fournis. Le dossier a donc été clôturé et une note de débit, accompagnée d'annexes financières explicatives, a été envoyée au contractant le 31 mai 2001.

L'association DIK a introduit une plainte auprès de la Commission le 21 juin 2001. Compte tenu des circonstances entourant la clôture du BAT, la Commission a supposé que le plaignant n'avait jamais reçu sa demande d'informations complémentaires datée du 17 mai 2000 et a donc décidé de rouvrir le dossier. À la suite des informations complémentaires demandées par la plaignante en septembre 2001 et de sa lettre du 15 octobre 2001, la Commission a modifié son évaluation et accepté une partie des dépenses initialement déclarées inéligibles. Sur la base de cette nouvelle évaluation, la Commission a estimé les coûts inéligibles restants à 20 911,09 EUR et a soumis une proposition à cet effet au contractant.

Par lettre du 23 octobre 2001, le contractant a formellement accepté cette proposition. Elle a payé une somme de 20 911,09 euros due à la Commission au titre du projet le 13 août 2003. De l'avis de la Commission, ce paiement a confirmé l'accord du contractant sur sa décision finale.

Observations du plaignant

Le Médiateur n'a reçu aucune observation de la part du plaignant.

LA DÉCISION

1 Traitement du projet par la Commission

1.1 La plainte concerne la décision de la Commission de demander le remboursement d'une partie des fonds octroyés à l'association DIK pour la mise en œuvre d'un projet Leonardo da Vinci. Le plaignant allègue que la Commission n’a pas traité correctement le projet, notamment en ce qui concerne sa demande de remboursement d’une partie du financement, et n’a pas informé l’association DIK de certaines des exigences contractuelles. Selon le plaignant, bien que l'association DIK n'ait pas eu connaissance de certaines des règles régissant le projet et que leur mise en œuvre ait coûté beaucoup de temps et d'argent, elle avait exécuté le projet conformément au contrat.

1.2 La Commission fait valoir que ses relations avec le contractant étaient régies par un contrat auquel était annexé un manuel administratif et financier. Ce manuel définit les critères d'éligibilité des dépenses liées aux projets. L'institution a souligné que le contractant avait donc été informé tout au long de ses obligations contractuelles.

En ce qui concerne le traitement du contrat, la Commission fait valoir qu’elle a demandé le remboursement de certains frais, ayant conclu que le rapport final envoyé par le plaignant était incomplet.

Dès réception des informations complémentaires transmises par le plaignant, la Commission a accepté une partie des dépenses initialement déclarées inéligibles. Sur la base de cette nouvelle évaluation, la Commission a estimé les coûts inéligibles restants à 20 911,09 EUR et a soumis une proposition à cet effet au contractant, qui a formellement accepté la proposition le 23 octobre 2001.

1.3 Conformément à l'article 195 du traité CE, le Médiateur européen est habilité à recevoir des plaintes "concernant des cas de mauvaise administration dans l'action des institutions ou organes communautaires". Le Médiateur estime qu’il y a mauvaise administration lorsqu’un organisme public n’agit pas conformément à une règle ou à un principe qui lui est contraignant (1). Une mauvaise administration peut donc également être constatée en ce qui concerne l'exécution d'obligations découlant de contrats conclus par les institutions ou organes des Communautés.

1.4 Toutefois, le Médiateur estime que la portée du contrôle qu'il peut effectuer dans de tels cas est nécessairement limitée. Le Médiateur est d'avis qu'il ne devrait pas chercher à déterminer s'il y a eu rupture de contrat par l'une ou l'autre des parties, si l'affaire est en litige. Cette question ne pourrait être traitée efficacement que par une juridiction compétente, qui aurait la possibilité d’entendre les arguments des parties concernant le droit national pertinent et d’évaluer les éléments de preuve contradictoires sur toute question de fait contestée.

1.5 Le Médiateur estime donc que, dans les affaires concernant des litiges contractuels, il est justifié de limiter son enquête à l'examen de la question de savoir si l'institution ou l'organe communautaire lui a fourni un compte rendu cohérent et raisonnable de la base juridique de ses actions et des raisons pour lesquelles il estime que son point de vue sur la situation contractuelle est justifié. Si tel est le cas, le Médiateur conclura que son enquête n'a pas révélé de cas de mauvaise administration.

Cette conclusion n'affectera pas le droit des parties à ce que leur litige contractuel soit examiné et réglé avec autorité par un tribunal compétent.

1.6 Sur la base des éléments de preuve présentés au cours de l'enquête, il apparaît que le contrat signé entre la Commission et l'association du plaignant (S.95.2.179.III.2.a; N° 3854) contenait un certain nombre d'annexes, dont un manuel administratif et financier du projet. Ce document détaille les critères d'éligibilité des dépenses du projet. Étant donné que les critères définissant les dépenses à payer par la Commission faisaient partie intégrante du contrat signé et accepté par le plaignant, le Médiateur estime que la Commission a fourni au plaignant des informations suffisantes sur les droits et obligations découlant du contrat.

1.7 En ce qui concerne le traitement du contrat par la Commission, en particulier la décision de demander le remboursement d'une partie de son financement, il ressort des éléments de preuve disponibles que la Commission a justifié ses demandes de remboursement d'une partie du concours, au motif que certaines des dépenses exposées par le plaignant étaient inéligibles. Le Médiateur est conscient du fait que la Commission a justifié sa position en se référant à plusieurs exigences contractuelles qui ne semblent pas avoir été contestées par le plaignant, telles que, entre autres, le fait que seules les dépenses encourues au cours de la période contractuelle (1er décembre 1995-30 novembre 1997) pouvaient être prises en compte; que les rapports d’avancement et les rapports finaux ne semblaient pas avoir été signés par la même personne que celle qui a signé le contrat initial; ou qu'il y avait des incohérences dans les tableaux et l'absence de signature sur certains d'entre eux.

1.8 Sur la base des informations fournies par le plaignant et la Commission au cours de l'enquête, le Médiateur estime que la position adoptée par la Commission sur cette question ne semble pas déraisonnable et que la Commission semble avoir dûment informé le plaignant des raisons de sa position.

Dans ces circonstances, le Médiateur conclut que l'enquête n'a pas révélé de cas de mauvaise administration.

2 Conclusion

Sur la base des enquêtes menées par le Médiateur sur cette plainte, il ne semble pas y avoir eu de mauvaise administration de la part de la Commission. Le Médiateur clôt donc l’affaire.

Le président de la Commission sera également informé de cette décision.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Voir le rapport annuel 1997 du Médiateur européen, p. 22.