Strasbourg, le 19 novembre 2003

Monsieur,

Le 27 février 2003, vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen contre l'Office européen de sélection du personnel (EPSO) concernant le traitement par EPSO de votre réponse à l'appel à manifestation d'intérêt publié par EPSO en vue de la sélection d'agents auxiliaires en vue de l'élargissement.

Le 11 mars 2003, le Médiateur a transmis la plainte au directeur de l'EPSO. EPSO a envoyé son avis le 25 avril 2003 et je l'ai reçu le 6 mai 2003. Je vous l'ai transmis le 20 mai 2003 en vous invitant à faire part de vos observations avant le 30 juin 2003. Aucune observation n'a été reçue de votre part à cette date.

Le 15 juillet 2003, j'ai soumis à EPSO une proposition de solution à l'amiable. Vous en avez été informé dans une lettre envoyée le même jour. EPSO a envoyé son avis le 28 juillet 2003. Je vous l'ai transmis le 9 septembre 2003 avec une invitation à formuler des observations, que vous avez envoyée le 5 novembre 2003.

Je vous écris maintenant pour vous informer des résultats des enquêtes qui ont été faites. Étant donné que vous avez indiqué que je pouvais utiliser l’allemand, l’anglais ou le français, la présente décision vous sera envoyée en anglais, la langue de travail du bureau du Médiateur.

LA PLAINTE

En novembre 2002, l'Office européen de sélection du personnel (EPSO) a organisé, au nom des institutions de l'UE, un appel à manifestation d'intérêt pour un certain nombre de postes non permanents dans la perspective du prochain élargissement de l'UE. Les candidats devaient posséder une connaissance «approfondie» d’au moins une des langues des dix pays candidats à l’adhésion et une «bonne connaissance» de l’anglais, du français ou de l’allemand. Les demandes devaient être déposées au plus tard le 10 janvier 2003. L’acte de candidature exigeait des candidats qu’ils indiquent si la langue concernée était leur langue maternelle ou si leurs connaissances étaient «bonnes», «très bonnes» ou «excellentes». Les candidatures éligibles devaient être introduites dans une base de données par EPSO. Il apparaît que seuls les candidats dont les noms figurent dans cette base de données peuvent être recrutés.

Le plaignant, citoyen allemand, a introduit une demande. Il allègue que lorsqu’il a ensuite téléphoné à l’EPSO, il a été informé que les exigences linguistiques avaient été modifiées après l’expiration de la période de candidature. En conséquence, il est désormais exigé que les candidats aient comme langue maternelle l'une des langues des dix pays candidats à l'adhésion ou possèdent une connaissance "excellente" de cette langue; en outre, ils devaient avoir une «bonne connaissance» de l’anglais, du français ou de l’allemand.

L'examen des demandes s'est achevé le 13 février 2003. Selon le plaignant, 21 020 des 22 005 candidats des pays adhérents ont été inscrits dans la base de données, mais seulement 1 126 des 3 374 candidats des États membres actuels. La candidature du plaignant ne figurait pas parmi les candidatures retenues.

Lorsque le plaignant a téléphoné à l’EPSO, il a été informé que le rejet de sa candidature était dû au fait qu’il n’avait pas coché «excellent» en ce qui concerne sa connaissance de l’une des langues des dix pays candidats à l’adhésion. Selon le plaignant, le fonctionnaire de l’EPSO auquel il s’est adressé a également fait valoir que, dans le cas d’un appel à manifestation d’intérêt tel que celui de l’espèce, l’EPSO n’était pas lié par les principes de confiance légitime et de sécurité juridique. Le plaignant a ensuite envoyé deux télécopies au directeur faisant fonction de l'EPSO les 24 et 26 février 2003, dans lesquelles il demandait que son nom soit ajouté à la base de données correspondante.

En l’absence de toute réaction de la part de l’EPSO, il a introduit la présente réclamation.

Le plaignant a fait valoir qu’il remplissait les critères initiaux, étant donné qu’il avait une «bonne» connaissance de l’allemand, de l’anglais et du français et une «grande» connaissance du polonais. Il estime donc que son nom doit être inscrit dans la base de données. La plaignante a fait valoir que l’exigence d’avoir une connaissance «approfondie» d’une langue donnée ne pouvait pas être interprétée comme signifiant qu’une connaissance «excellente» était requise ou que cette langue devait être la langue maternelle de la requérante. Une connaissance «excellente» était bien plus qu’une connaissance «approfondie». Selon le plaignant, les institutions doivent respecter les droits fondamentaux et les principes généraux du droit administratif chaque fois qu’elles agissent. Le plaignant a allégué qu’en modifiant ultérieurement les critères, l’EPSO avait violé les principes de confiance légitime et de sécurité juridique. Le plaignant a également fait valoir que les demandeurs des États membres actuels faisaient l’objet d’une discrimination étant donné que les demandeurs des pays candidats à l’adhésion n’avaient besoin que d’une «bonne» connaissance de l’anglais, du français ou de l’allemand.

Selon le plaignant, la base de données était à la disposition des institutions et organes de l'UE depuis le 14 février 2003. Le plaignant a donc estimé que la question était urgente.

L'ENQUÊTE

La réclamation a été transmise à l'EPSO pour avis. Dans sa lettre, le Médiateur a attiré l’attention de l’EPSO sur le fait que le plaignant considérait la question comme urgente.

Dans son avis, EPSO a formulé les observations suivantes:

Les candidats devaient posséder une connaissance approfondie d’au moins une des langues des dix pays candidats à l’adhésion et une bonne connaissance de l’anglais, du français ou de l’allemand. Cela reflétait l’esprit de l’article 28, point f), du statut, selon lequel nul ne peut être nommé fonctionnaire s’il «ne produit la preuve d’une connaissance approfondie d’une des langues des Communautés et d’une connaissance satisfaisante d’une autre langue des Communautés dans la mesure nécessaire à l’exercice de ses fonctions».

Dans une première phase centralisée, une présélection des candidats a été effectuée. Un comité de validation, composé de représentants de toutes les institutions communautaires participant à la procédure, a défini les critères de filtrage afin de déterminer les candidats admis dans la base de données des candidats ayant rempli les critères d'éligibilité. Les services de l’EPSO ont contribué au contrôle de plus de 25 000 candidatures.

Cette opération a pris fin le 13 février 2003 et la base de données a été mise à la disposition des institutions afin que celles-ci puissent examiner les demandes en fonction de leurs propres besoins. Un peu plus de 3 000 demandes n'avaient pas été incluses dans la base de données. Il s'agissait principalement de cas où les critères d'admission n'étaient pas remplis, mais il y avait aussi des cas de demandes doubles et donc incorrectes.

Les candidats devaient posséder une connaissance approfondie d'au moins une des langues des dix pays candidats à l'adhésion. Le jury avait défini l’expression «connaissance approfondie» comme équivalente à celle de la langue principale ou maternelle ou «excellente» connaissance.

Le plaignant avait indiqué dans sa demande que sa langue maternelle était l’allemand et que sa connaissance du polonais était «très bonne». Il avait également joint son curriculum vitae. Selon les informations fournies par le plaignant concernant ses compétences linguistiques, sa connaissance du polonais était «bonne».

Étant donné que le plaignant lui-même avait évalué sa connaissance de l’une des langues des pays adhérents (en l’espèce, le polonais) comme étant «bonne» ou «très bonne», le jury s’était limité à appliquer les critères de filtrage qui avaient déjà été établis afin de vérifier la recevabilité des candidatures et n’avait donc pas été en mesure d’inclure la candidature du plaignant dans la base de données pertinente.

Les critères d’éligibilité à cette procédure qui avaient été publiés sur le site internet de l’EPSO reflétaient les besoins réels que les institutions européennes avaient identifiés en ce qui concerne les tâches liées à la préparation du prochain élargissement. Par exemple, la Commission devrait travailler en étroite liaison avec les futurs États membres afin de préparer la mise en œuvre des politiques de l’UE. Au Parlement européen, les travaux liés à l'élargissement ont concerné plusieurs services et notamment les services de traduction et d'interprétation. Dans les deux cas, la connaissance approfondie d'une des nouvelles langues était donc extrêmement importante.

Le fait qu’un candidat soit ressortissant d’un des États membres existants ne constitue pas un motif d’exclusion. Tous les candidats ont été pris en considération. Il n'est toutefois pas surprenant qu'un grand nombre de candidats des pays sur le point d'adhérer à l'UE aient été inclus dans la base de données finale, étant donné qu'une plus grande proportion de ces candidats remplissaient les conditions, y compris celles relatives aux compétences linguistiques.

Observations du plaignant

Le Médiateur a transmis l’avis de l’EPSO au plaignant et l’a invité à présenter ses observations, s’il le souhaitait, pour le 30 juin 2003. Aucune observation n'a été reçue du plaignant à cette date.

LES EFFORTS DE L'OMBUDSMAN POUR RÉALISER UNE SOLUTION ARIENDE

Après un examen attentif de l'avis et des questions soulevées, le Médiateur n'a pas été convaincu que l'EPSO avait répondu de manière adéquate à toutes les allégations du plaignant.

La proposition de solution à l'amiable

En vertu de l'article 3, paragraphe 5, du statut du médiateur (1), celui-ci est tenu de rechercher, dans la mesure du possible, une solution avec l'institution concernée afin d'éliminer le cas de mauvaise administration et de donner suite à la plainte. La conclusion provisoire du Médiateur était que la décision de l’EPSO de ne pas inclure la candidature du plaignant dans la base de données des candidatures recevables pouvait être un cas de mauvaise administration.

Le Médiateur a donc présenté à la Commission la proposition suivante de solution à l'amiable:

Le Médiateur pourrait réexaminer la candidature du plaignant en réponse à l’appel à manifestation d’intérêt publié par l’EPSO.

Cette proposition était fondée sur les considérations suivantes:

1 L’exigence d’une connaissance « approfondie » d’une langue peut être interprétée en tenant compte des besoins des institutions de l’Union pour lesquelles EPSO a organisé l’appel à manifestation d’intérêt concerné. À la lumière des explications fournies par l’EPSO, le Médiateur estime que le jury était en droit d’exiger des candidats qu’ils aient une très bonne connaissance de la langue concernée. Le Médiateur note toutefois que, dans son acte de candidature, le plaignant semble avoir indiqué qu'il possédait une très bonne connaissance du polonais.

2 Le rejet de la candidature du plaignant n’était donc licite que si le jury estimait que ce qui était requis était une excellente connaissance de la langue concernée, ou que la langue devait être la langue principale ou la langue maternelle du requérant, était correct. La Médiatrice note que les jurys disposent d’une large marge d’appréciation dans les procédures de recrutement. Toutefois, ce pouvoir d’appréciation doit être exercé dans le cadre de l’avis de vacance ou, comme en l’espèce, de l’appel à manifestation d’intérêt. Cet appel exigeait des candidats qu’ils possèdent une connaissance «approfondie» de la langue concernée. Comme le plaignant l’a souligné, une «excellente» connaissance de quelque chose est généralement comprise comme allant au-delà d’une connaissance «approfondie». Dans ces circonstances, le Médiateur estime que l’EPSO n’a pas fourni d’explication satisfaisante quant aux raisons pour lesquelles le jury aurait néanmoins dû être en droit, voire obligé, d’exiger des candidats qu’ils aient une «excellente» connaissance de la langue concernée, ou que cette langue devait être la langue principale ou la langue maternelle du requérant.

3 Le Médiateur estime donc, à titre préliminaire, que la décision de l’EPSO de ne pas inclure la candidature du plaignant dans la base de données des candidatures recevables pourrait constituer un cas de mauvaise administration.

Avis de l’EPSO

Dans son avis, EPSO a formulé les observations suivantes:

Les explications fournies en ce qui concerne les exigences linguistiques n'ont pas apporté la clarté que l'EPSO espérait établir. La position de l’EPSO devrait donc être expliquée plus clairement.

Il s'agissait d'une opération d'une ampleur inédite, destinée à permettre aux institutions de préparer l'intégration de dix nouveaux États membres avant même la finalisation des négociations d'adhésion. Il a mis en place une procédure unique, ouverte et transparente, applicable à tous les candidats. Ainsi, tous les candidats potentiels ont reçu exactement les mêmes informations de la même manière. Dans le même but d'établir l'uniformité des normes et la transparence, les exigences linguistiques étaient conformes à celles prévues pour les concours dans le statut. Il est clair que la question de la compétence linguistique a été particulièrement importante pour cet exercice. Toutefois, l’EPSO n’avait jamais supposé que, puisqu’il s’agissait d’un appel à manifestation d’intérêt, les principes juridiques généraux ne s’appliquaient pas.

La décision d’appliquer les mêmes exigences linguistiques que celles spécifiées à l’article 28, point f), du statut avait signifié qu’une connaissance «approfondie» de la langue concernée était interprétée comme étant au niveau de la langue maternelle/langue principale, indiquant une capacité à travailler dans cette langue. C'est ainsi que cette exigence statutaire a été appliquée aux concours.

Il est vrai qu’il aurait probablement été plus clair si l’EPSO avait pu utiliser le terme «langue maternelle», mais en raison du multilinguisme et pour d’autres raisons, les candidats pouvaient choisir une langue principale qui n’était pas nécessairement leur langue maternelle. Pour cette raison, dans le cadre des concours, l’exigence d’une connaissance « approfondie » prévue à l’article 28, sous f), du statut a été interprétée comme équivalant à une langue maternelle ou à une excellente connaissance d’une autre langue, choisie par le candidat, à un niveau équivalent à la langue maternelle.

C'est l'interprétation qui a été retenue dans le cadre de l'appel à manifestation d'intérêt. Étant donné qu'elle découlait du statut, il était logique d'appliquer cette condition de la même manière qu'elle l'était dans le cadre des concours. Il ne s’agissait donc pas d’ajouter une condition plus exigeante, et donc plus restrictive, mais simplement de définir plus clairement les connaissances « approfondies ». Cette interprétation n'a jamais été remise en cause dans le cadre de concours. Toutefois, si le Médiateur devait considérer qu’une explication devrait être incluse dans tout futur appel à manifestation d’intérêt que l’EPSO pourrait être appelé à organiser, l’EPSO envisagerait de prendre les mesures nécessaires.

Observations du plaignant

Dans ses observations, le plaignant a souligné qu’avant de soumettre sa candidature, il avait téléphoné au numéro qui avait été fourni par l’EPSO. À cette occasion, on ne lui avait pas dit qu'une excellente connaissance de la langue concernée était nécessaire. Le plaignant note en outre que l’appel à manifestation d’intérêt ne contient aucune référence à l’article 28, point f), du statut. Une telle référence aurait clarifié les exigences linguistiques.

Conclusion

Dans ces circonstances, le Médiateur a conclu qu’aucune solution à l’amiable n’était possible en l’espèce.

LA DÉCISION

1 Défaut de traiter correctement l'application

1.1 En 2002, l'Office européen de sélection du personnel (EPSO) a organisé, au nom des institutions de l'UE, un appel à manifestation d'intérêt pour un certain nombre de postes non permanents dans la perspective du prochain élargissement de l'UE. Les candidats devaient posséder une connaissance «approfondie» d’au moins une des langues des dix pays candidats à l’adhésion et une «bonne connaissance» de l’anglais, du français ou de l’allemand. L’acte de candidature exigeait des candidats qu’ils indiquent si la langue concernée était leur langue maternelle ou si leurs connaissances étaient «bonnes», «très bonnes» ou «excellentes». Les candidatures éligibles devaient être introduites dans une base de données par EPSO. Le plaignant, de nationalité allemande, a présenté une demande indiquant que l'allemand était sa langue maternelle et que sa connaissance du polonais était bonne ou très bonne. Sa candidature a été rejetée par l’EPSO au motif qu’il n’avait pas une «excellente» connaissance d’une des langues des pays candidats à l’adhésion ou qu’il n’avait pas une langue telle que sa langue principale ou sa langue maternelle. Dans sa plainte au Médiateur, le plaignant alléguait que l'EPSO avait agi de manière incorrecte en appliquant ce critère.

1.2 Dans son avis, l'EPSO souligne que les candidats doivent posséder une connaissance approfondie d'au moins une des langues des dix pays candidats à l'adhésion. Le jury avait défini l’expression «connaissance approfondie» comme équivalente à celle de la langue principale ou maternelle ou «excellente» connaissance. Étant donné que le plaignant lui-même avait évalué sa connaissance de l’une des langues des pays adhérents (en l’espèce, le polonais) comme étant «bonne» ou «très bonne», le jury n’avait pas été en mesure d’inclure sa candidature dans la base de données pertinente. Dans sa réponse à une proposition de solution à l’amiable présentée par le Médiateur, l’EPSO a expliqué qu’il avait l’intention d’appliquer les mêmes exigences linguistiques que celles spécifiées à l’article 28, point f), du statut. Elle a ajouté que, dans le cadre des concours, l’exigence d’une connaissance « approfondie » prévue à l’article 28, sous f), du statut était interprétée comme équivalant à une langue maternelle ou à une excellente connaissance d’une autre langue, choisie par le candidat, à un niveau équivalent à la langue maternelle. Il ne s’agissait donc pas d’ajouter une condition plus exigeante, et donc plus restrictive, mais simplement de définir plus clairement les connaissances « approfondies ». Cette interprétation n'a jamais été remise en cause dans le cadre de concours. Toutefois, si le Médiateur devait considérer qu’une explication devrait être incluse dans tout futur appel à manifestation d’intérêt que l’EPSO pourrait être appelé à organiser, l’EPSO envisagerait de prendre les mesures nécessaires.

1.3 Le Médiateur estime que les explications fournies par l'EPSO quant à la nécessité pour les candidats répondant à l'appel à manifestation d'intérêt d'avoir une connaissance de la langue concernée équivalant à leur langue maternelle ou une excellente connaissance d'une autre langue, choisie par le candidat, à un niveau équivalent à leur langue maternelle semblent raisonnables.

1.4 Il n'en demeure pas moins que l'appel à manifestation d'intérêt n'exigeait des candidats qu'une connaissance "approfondie" de la langue concernée. Comme le plaignant l’a souligné, une «excellente» connaissance de quelque chose est généralement comprise comme allant au-delà d’une connaissance «approfondie». Il est vrai que l’article 28, sous f), du statut exige une connaissance « approfondie » d’une des langues des Communautés européennes et que ce critère semble avoir été interprété, dans le cadre de concours, comme exigeant une excellente connaissance ou une connaissance de la langue maternelle concernée. Toutefois, rien dans l’appel à manifestation d’intérêt ne semble avoir indiqué que le critère pertinent devait être interprété de la même manière que ladite exigence de l’article 28, point f), du statut. Il convient en outre de noter que si l’article 28, point f), du statut exige une connaissance «approfondie» d’une langue et une connaissance «satisfaisante» d’une autre, l’appel à manifestation d’intérêt exige une connaissance «approfondie» d’une langue et une connaissance «saine» d’une autre. Compte tenu de cette différence de formulation, on pouvait difficilement s’attendre à ce que les candidats sachent que l’EPSO interpréterait le terme «à fond» comme il l’a fait. Le Médiateur estime donc que l’EPSO n’a pas suffisamment précisé les exigences linguistiques auxquelles il s’attendait à ce que les candidats répondent. Il s'agit d'un cas de mauvaise administration. Une remarque critique sera faite dans ce contexte.

1.5 Compte tenu de la constatation du Médiateur au point 1.3, il ne serait pas approprié de formuler un projet de recommandation demandant à l'EPSO d'inscrire le nom du plaignant sur la liste d'aptitude.

2 Discrimination à l'égard des ressortissants des États membres actuels

2.1 Le plaignant a estimé que les candidats des États membres actuels faisaient l'objet d'une discrimination étant donné que les candidats des pays candidats à l'adhésion n'avaient besoin que d'une "bonne" connaissance de l'anglais, du français ou de l'allemand.

2.2 L'EPSO a répondu que le fait qu'un candidat soit ressortissant d'un des États membres existants ne constituait pas un motif d'exclusion. Tous les candidats ont été pris en considération. De l’avis de l’EPSO, il n’était toutefois pas surprenant qu’un grand nombre de candidats des pays sur le point d’adhérer à l’UE aient été inclus dans la base de données finale, étant donné qu’une plus grande proportion de ces candidats remplissaient les conditions, y compris celles relatives aux compétences linguistiques.

2.3 Le Médiateur note que l'EPSO semble avoir appliqué les mêmes conditions à tous les candidats. Selon lui, le plaignant n'a pas établi que l'EPSO avait fait preuve de discrimination à l'égard des ressortissants des États membres actuels.

3 Conclusion

3.1 Sur la base de l'enquête menée par le Médiateur sur cette plainte, il est nécessaire de formuler la remarque critique suivante:

L’appel à manifestation d’intérêt exigeait uniquement que les candidats possèdent une connaissance « approfondie » de la langue concernée. À la lumière des explications fournies par l’EPSO, il semble raisonnable d’exiger que les candidats aient une excellente connaissance de cette langue ou un niveau de langue maternelle. Toutefois, le Médiateur estime que l’EPSO n’a pas suffisamment précisé les exigences linguistiques auxquelles il s’attendait à ce que les candidats répondent. Il s'agit d'un cas de mauvaise administration.

3.2 Dans sa réponse à la proposition de solution à l'amiable du Médiateur, l'EPSO a souligné que si le Médiateur devait considérer qu'une explication devrait figurer dans les futurs appels à manifestation d'intérêt, l'EPSO envisagerait de prendre les mesures nécessaires. Le Médiateur estime donc qu’aucune autre mesure n’est nécessaire en l’espèce.

3.3 Le Médiateur clôt donc l'affaire. Le directeur d'EPSO sera également informé de cette décision.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Décision 94/262 du Parlement européen, du 9 mars 1994, concernant le statut et les conditions générales d’exercice des fonctions du médiateur (JO 1994, L 113, p. 15).