Strasbourg, le 26 novembre 2004

Monsieur,

Le 16 octobre 2002, vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen concernant le refus de la Commission européenne de vous accorder l'accès à un dossier d'aide d'État. Il semble que vous ayez envoyé cette même lettre simultanément au Médiateur et au secrétaire général de la Commission. Le 25 novembre 2002, la Commission a transmis au Médiateur une copie de la réponse à votre lettre du 16 octobre 2002 que l'institution vous avait envoyée le 11 novembre 2002. Le 27 novembre 2002, vous avez transmis au Médiateur d'autres documents à l'appui de votre plainte. Le 11 décembre 2002, le Médiateur vous a transmis sa décision sur votre plainte.

Le 13 décembre 2002, vous avez envoyé une nouvelle lettre au Médiateur, enregistrée le 6 janvier 2003. Vous avez accusé réception de la réponse du Médiateur du 11 décembre 2002 et lui avez demandé de réexaminer votre plainte. Cette lettre a été suivie d'une nouvelle correspondance de votre part des 13 et 31 décembre 2002, 10 et 20 janvier 2003. Le 20 février 2003, le Médiateur vous a informé de sa décision de considérer votre lettre du 13 décembre 2003 et la correspondance ultérieure comme une nouvelle plainte sous le numéro de référence 322/2003/IP.

Le 18 mars 2003, le Médiateur a transmis la plainte au président de la Commission. La Commission a transmis son avis le 10 juin 2003. Le 26 juin 2003, je vous l'ai transmis avec une invitation à formuler des observations, si vous le souhaitez. Vous avez transmis vos observations le 18 juillet 2003. J'ai reçu une nouvelle correspondance de votre part les 30 septembre 2003, 19 mai, 30 juillet, 7 et 13 septembre 2004.

Le 23 juillet 2004, je vous ai envoyé une lettre d'attente dans laquelle je vous informais que je vous communiquerais les mesures que je prendrais concernant votre cas d'ici la fin du mois d'octobre. Toutefois, le 28 octobre 2004, je vous ai envoyé une nouvelle lettre par laquelle je vous informais qu'un délai supplémentaire serait nécessaire pour conclure l'enquête sur votre plainte et que je vous communiquerais les mesures que je prendrais d'ici la fin du mois de novembre 2004.

Je vous écris maintenant pour vous informer des résultats des enquêtes qui ont été faites. Je m'excuse pour le temps qu'il a fallu pour conclure ces enquêtes.

LA PLAINTE

Contexte

Le 16 septembre 2001, le plaignant avait demandé à la Commission européenne l'accès (1) à l'échange de correspondance entre la Commission et les autorités italiennes avant la décision de la Commission du 12 juillet 2002, par laquelle la Commission avait accepté de proroger l'aide d'État prévue par la loi italienne n° 488/1992 pour la période 2000-2006.

Le 27 septembre 2001, la Commission avait rejeté la demande du plaignant et déclaré que celui-ci devait adresser sa demande directement aux autorités italiennes. L ' institution avait toutefois fait observer qu ' elle n ' avait pas d ' objection à communiquer au requérant les documents dont elle était l ' auteur.

Le 6 octobre 2001, le plaignant avait adressé une demande confirmative au secrétariat général de la Commission contre le refus de l'institution de lui accorder l'accès aux documents demandés. Le 7 novembre 2001, la Commission avait accusé réception de la lettre du plaignant. Le plaignant avait été informé qu'il ne serait pas possible de prendre une décision finale sur sa demande dans le délai d'un mois.

Le 10 décembre 2001, le plaignant avait écrit à la Commission pour l'informer que, dans sa lettre du 7 novembre 2001, l'institution avait reporté sine die sa décision sur sa demande. Il a donc demandé à la Commission d'indiquer une date possible pour sa réponse, conformément à l'article 4 du code de conduite adopté par la Commission le 17 octobre 2000.

Le 1er février 2002, la Commission avait envoyé une lettre d'attente au plaignant, l'informant qu'en raison des questions de principe soulevées dans la demande du plaignant, le dossier faisait toujours l'objet d'une enquête de la part des services de la Commission.

Selon le plaignant, les 12, 18 et 21 mars 2002, des appels téléphoniques avaient eu lieu entre lui-même et le fonctionnaire de la Commission chargé de son dossier, qui lui avait assuré qu'il recevrait une réponse écrite. Toutefois, il semble qu'aucune réponse n'ait été transmise au plaignant.

Plainte antérieure auprès du Médiateur

Le 16 octobre 2002, le plaignant avait déposé une plainte auprès du Médiateur concernant le traitement par la Commission de sa demande d'accès aux documents.

Le 25 novembre 2002, le Médiateur avait reçu une copie de la lettre envoyée par la Commission au plaignant en réponse à sa lettre du 16 octobre 2002, qui avait été adressée simultanément à la Commission et au Médiateur. Dans sa lettre, la Commission avait rappelé que, le 27 septembre 2001, la direction générale de la concurrence avait refusé au plaignant l'accès aux documents rédigés par les autorités italiennes, conformément aux dispositions de la décision 94/90, qui était la législation en vigueur au moment de la demande. Le plaignant avait été invité à adresser sa demande directement aux autorités italiennes. Le 6 octobre 2001, le plaignant avait présenté une demande confirmative d'accès à des documents et, dans une autre lettre du 10 octobre 2001, il a déclaré qu'il avait adressé sa demande d'accès à des documents aux autorités italiennes, comme l'avait suggéré la Commission, et que cette dernière avait refusé l'accès.

En ce qui concerne l'argument avancé par le plaignant dans sa lettre du 16 octobre 2002 selon lequel le fait que la Commission n'ait pas répondu en temps utile à sa demande d'accès aux documents l'avait empêché de saisir le Tribunal de première instance, la Commission a indiqué que tant la décision 94/90 que le règlement (CE) n° 1049/2001, entrés en vigueur depuis lors, prévoyaient que l'absence de réponse explicite devait être considérée comme un rejet. La Commission a également fait référence au fait que chaque demande d’accès à des documents était traitée individuellement. La référence faite par le plaignant au fait qu'une société italienne avait demandé et obtenu l'accès à certains documents similaires à ceux qu'il avait demandés n'était donc pas pertinente. L'institution a enfin évoqué le fait que le Tribunal de première instance était saisi de l'affaire Y dans laquelle la requérante, représentée par la plaignante, avait demandé au Tribunal d'annuler la décision de la Commission de lui refuser l'accès aux mêmes documents que ceux demandés par la plaignante. Une fois que la Cour aura statué sur l'affaire, la Commission suivra les indications de la Cour.

Dans une autre lettre adressée au Médiateur le 27 novembre 2002, le plaignant alléguait que les agents de la Commission représentant l'institution dans l'affaire Y avaient enfreint le règlement (CE) n° 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données (2), en divulguant ses données à caractère personnel dans la duplique dans l'affaire Y.

Le 11 décembre 2002, le Médiateur a classé l'affaire. En ce qui concerne l'allégation relative au refus de la Commission d'accorder l'accès aux documents demandés par le plaignant, le Médiateur a estimé que, sur la base du contenu de la lettre de la Commission reçue le 25 novembre 2002, une enquête de sa part n'était pas justifiée en ce qui concerne cette partie de la plainte. En ce qui concerne l'allégation formulée par le plaignant dans sa lettre du 27 novembre 2002 concernant le comportement des agents de la Commission représentant l'institution dans l'affaire Y, le Médiateur a noté qu'aucune approche administrative préalable n'avait été adoptée par le plaignant et il a donc décidé de classer l'affaire sur la base de l'article 2, paragraphe 4, de son statut.

Le 6 janvier 2003, une autre lettre envoyée par le plaignant le 13 décembre 2002 a été enregistrée par les services du Médiateur. Dans sa lettre, le plaignant a accusé réception de la lettre du Médiateur du 11 décembre 2002 et a demandé au Médiateur de réexaminer sa plainte. Cette lettre a été suivie d'une nouvelle correspondance du plaignant des 13 et 31 décembre 2002, 10 et 20 janvier 2003. Le 20 février 2003, le Médiateur a informé le plaignant qu'il avait décidé d'enregistrer sa lettre reçue le 6 janvier 2003 en tant que nouvelle plainte portant la référence 322/2003/IP.

Plainte 322/2003/IP

Dans sa plainte, le plaignant estimait que la Commission n'avait pas suivi le principe de bonne conduite administrative lorsqu'elle a traité sa demande d'accès aux documents présentée en septembre 2001, puisqu'elle ne lui avait pas fourni de réponse explicite à sa demande.

Il a en outre allégué que, dans la procédure dans l'affaire Y pendante devant le Tribunal de première instance, les agents de la Commission représentant l'institution avaient divulgué des informations concernant sa personne (le plaignant était le représentant légal du plaignant dans cette affaire) qui n'étaient pas pertinentes pour l'objet de l'affaire. De l'avis du plaignant, les agents de la Commission avaient ainsi enfreint l'article 4, points c) et d), du règlement (CE) n° 45/2001, selon lequel:

«Les données à caractère personnel doivent être:

c) adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées et/ou traitées ultérieurement »

d) exactes et, si nécessaire, tenues à jour (…)».

Le plaignant a estimé que la divulgation de ses données personnelles et de celles de son client n'était pas nécessaire aux fins de l'affaire.

Il a en outre allégué une violation de l’article 5, point a), sur la base de laquelle:

"Les données à caractère personnel ne peuvent être traitées que si a) le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission effectuée dans l'intérêt public sur la base des traités (...)".

Selon le plaignant, la divulgation de ses données à caractère personnel concernant son nom, le barreau auprès duquel il a été inscrit, la référence à certaines affaires auxquelles il a participé en tant que représentant légal, les noms de certains de ses clients ainsi que l’issue de certaines procédures judiciaires n’étaient pas nécessaires aux fins de l’affaire.

Le plaignant a enfin allégué une violation de l'article 7, paragraphe 1, qui dispose que "[l]es données à caractère personnel ne sont transférées au sein des institutions ou organes communautaires ou à d'autres institutions ou organes communautaires que si elles sont nécessaires à l'exécution légitime de tâches relevant de la compétence du destinataire".

Selon le plaignant, ces points avaient déjà fait l'objet d'une plainte qu'il avait adressée à la Commission le 27 novembre 2002 et pour laquelle la Commission avait envoyé un accusé de réception le 18 décembre 2002. Le 19 décembre 2002, le plaignant a envoyé un autre courriel à la Commission lui demandant quand sa plainte avait été enregistrée par les services compétents (3). Plus tard le même jour, la Commission a répondu au plaignant par courrier électronique signé par le chef de l'unité SG/B/2. Dans cette réponse, la Commission a indiqué que l'institution avait déjà répondu aux allégations du plaignant dans sa lettre du 11 novembre 2002, signée par le secrétaire général, et que, compte tenu du fait qu'il avait déposé une plainte auprès du Médiateur, la Commission estimait qu'il n'était pas approprié de continuer à correspondre avec le plaignant.

Dans sa lettre du 18 mars 2003 adressée au président de la Commission européenne, le Médiateur a demandé à la Commission de rendre un avis sur les allégations suivantes:

- le plaignant a allégué que la Commission n'avait pas respecté les principes de bonne conduite administrative lorsqu'elle a traité sa demande d'accès aux documents.

- violation du règlement (CE) n° 45/2001 par les agents de la Commission représentant l'institution dans l'affaire Y. Selon le plaignant, cette allégation a fait l'objet d'une lettre du 27 novembre 2002 qu'il a adressée à la Commission et à laquelle l'institution n'a pas répondu.

Dans sa lettre d'ouverture à la Commission, le Médiateur a souligné que, en ce qui concerne la première allégation, étant donné que le Tribunal de première instance était saisi d'une affaire (Y)(4) concernant une demande d'accès aux mêmes documents, l'enquête du Médiateur se limitait au traitement administratif par la Commission de la demande du plaignant et ne portait pas sur la question de fond de savoir si le refus d'accès de la Commission était justifié. Le plaignant en a été informé.

L'ENQUÊTE

Avis de la Commission européenne

Dans son avis sur la plainte, la Commission a rappelé les faits à l'origine de la plainte. L'institution a souligné que, lorsque le plaignant a présenté sa demande d'accès aux documents le 16 septembre 2001, le règlement (CE) n° 1049/2001 n'était pas encore en vigueur et que, conformément au code de conduite annexé à la décision 94/90, les documents de tiers ne pouvaient pas être divulgués. Dans ses autres lettres datées du 7 novembre 2001, du 20 décembre 2001 et du 1er février 2002, la Commission a informé le plaignant que sa demande soulevait des questions de principe relatives à la mise en œuvre des règles en matière d'accès aux documents que l'institution examinait à ce moment-là. Il n'était donc pas possible à l'époque pour la Commission de lui donner une réponse différente de celle qui lui avait été donnée le 27 septembre 2001 par la direction générale de la concurrence lorsqu'elle avait rejeté la demande d'accès aux documents du plaignant.

La Commission a également fait référence au fait que, le 4 décembre 2001, une demande d'accès aux mêmes documents demandée par le plaignant avait été introduite par l'un de ses clients, Mme M., qui avait fondé sa demande sur le règlement (CE) n° 1049/2001. Par lettre du 19 décembre 2001, la direction générale de la concurrence lui a refusé l'accès aux documents demandés. Le 14 janvier 2002, Mme M. a adressé une demande confirmative au secrétaire général de la Commission. Une réponse d'attente lui avait été envoyée par les services de la Commission le 1er février 2002. Le 11 mars 2002, le plaignant, en sa qualité de représentant légal de Mme M., a introduit un recours en annulation contre la décision de la Commission refusant à son client l'accès aux documents demandés devant le Tribunal de première instance.

Dans une lettre adressée à la Commission européenne et au Médiateur le 16 octobre 2002, le plaignant s'est plaint du traitement par la Commission de sa demande d'accès aux documents. La Commission a répondu aux observations du plaignant par lettre du 11 novembre 2002, dont une copie a été envoyée au Médiateur, pour information. Le 27 novembre 2002, le plaignant a adressé une nouvelle lettre au secrétaire général de la Commission. La Commission ayant estimé que le plaignant n'avait pas présenté d'éléments nouveaux par rapport à sa correspondance antérieure avec l'institution, elle l'a informé, par lettre du 19 décembre 2002, qu'elle estimait qu'il n'était pas approprié de continuer à correspondre avec lui, compte tenu également du fait qu'il avait déposé une plainte auprès du Médiateur.

En ce qui concerne l'allégation formulée par le plaignant dans sa plainte selon laquelle la Commission n'avait pas suivi les principes de bonne conduite administrative dans le traitement de sa demande d'accès aux documents, étant donné que l'institution ne lui avait pas fourni de réponse explicite à sa demande, la Commission a souligné que, lorsque le plaignant a présenté sa demande, la législation applicable était la décision 94/90. Le 3 décembre 2001, le règlement (CE) n° 1049/2001 est entré en vigueur et, depuis lors, il constituait la base juridique de l'exercice du droit d'accès du public aux documents. Conformément à l'article 2, paragraphe 4, de la décision 94/90, "le défaut de réponse dans un délai d'un mois à compter de l'introduction d'une demande de réexamen constitue un refus". Une disposition similaire a toutefois été prévue à l'article 4, paragraphe 8, du règlement (CE) n° 1049/2001, qui dispose que "l'absence de réponse de la part de l'institution dans le délai prescrit est considérée comme une réponse négative et donne au demandeur le droit d'intenter une action en justice contre l'institution et/ou de déposer une plainte auprès du médiateur, en vertu des dispositions pertinentes du traité CE". La Commission a donc estimé que le fait de ne pas avoir fourni au plaignant une réponse explicite à sa demande confirmative ne pouvait pas être considéré comme un cas de mauvaise administration.

En outre, la Commission s'est référée à l'argument du plaignant selon lequel, selon lui, l'agent de la Commission représentant l'institution dans l'affaire Y avait enfreint le règlement (CE) n° 45/2001. La Commission a indiqué que ce point avait été abordé pour la première fois dans la lettre du plaignant du 27 novembre 2002 au Médiateur et que la Commission n'en avait pas eu connaissance. En outre, la Commission a estimé qu'il incombait au Tribunal d'examiner son point de vue, puisqu'il s'agissait d'une procédure devant le Tribunal. La Commission a estimé que le Médiateur n'était pas compétent pour traiter cet aspect de l'affaire.

Observations du plaignant

Dans ses observations sur l'avis de la Commission, le plaignant a souligné que la description des faits faite par l'institution était incorrecte en ce qui concerne l'argument de la Commission selon lequel la direction générale de la concurrence avait rejeté la demande d'accès aux documents présentée par le plaignant le 16 septembre 2001. Le requérant a fait observer que, dans sa réponse du 27 septembre 2001, la direction générale de la concurrence avait indiqué qu'elle ne s'opposait pas à la divulgation des documents qu'elle avait transmis aux autorités italiennes et dont elle était donc l'auteur. En outre, le plaignant a estimé que les lettres de la Commission des 7 novembre 2001, 20 décembre 2001 et 1er février 2002 ne contenaient pas de rejet de sa demande confirmative, mais qu'elles ne contenaient que des réponses dont la signification n'était pas claire.

Le plaignant a essentiellement maintenu son point de vue selon lequel, bien que la Commission lui ait assuré qu'il recevrait une réponse, l'institution n'avait pas agi conformément à ses déclarations et n'avait pas respecté les principes de bonne administration.

En ce qui concerne l'aspect de l'affaire relatif au comportement des agents de la Commission au cours de la procédure devant le Tribunal de première instance dans l'affaire Y, le plaignant a estimé que le Médiateur pouvait traiter ce point. Il indique en outre que, sur la base de l'article 32 du règlement (CE) n° 45/2001, il semble qu'il appartiendra à la Cour de justice et non au Tribunal de première instance de traiter des affaires similaires.

LA DÉCISION

1 Traitement par la Commission de la demande d'accès aux documents du plaignant

1.1 Le 16 septembre 2001, le plaignant a présenté à la Commission une demande d'accès aux documents. Dans sa plainte au Médiateur, il alléguait que la Commission n'avait pas respecté les principes de bonne conduite administrative dans le traitement de sa demande d'accès aux documents.

Étant donné que, lorsque le plaignant s'est plaint au Médiateur, le Tribunal de première instance était saisi d'une affaire concernant une demande d'accès aux mêmes documents, l'enquête du Médiateur se limitait au traitement administratif de la demande du plaignant par la Commission et ne portait pas sur la question de fond de savoir si le refus d'accès de la Commission était justifié.

1.2 Dans son avis sur la plainte, la Commission a souligné que la législation en vigueur lorsque le plaignant a présenté sa demande le 16 septembre 2001 était la décision 94/90 relative à l'accès du public aux documents. Le 27 septembre 2001, la direction générale de la concurrence a informé le plaignant de sa décision de rejeter sa demande. Le 6 octobre 2001, le plaignant a introduit une demande confirmative auprès du secrétariat général de la Commission contre le refus de l'institution de lui accorder l'accès aux documents demandés. Dans ses lettres du 7 novembre 2001, du 20 décembre 2001 et du 1er février 2002, la Commission a informé le plaignant que sa demande soulevait des questions de principe relatives à la mise en œuvre des règles d'accès aux documents que l'institution examinait à ce moment-là. Il n'était donc pas possible à l'époque pour la Commission de lui donner une réponse différente de celle qui lui avait été donnée le 27 septembre 2001 par la direction générale de la concurrence.

Dans une autre lettre adressée à la Commission européenne et au Médiateur le 16 octobre 2002, le plaignant s'est plaint (5) du traitement par la Commission de sa demande d'accès aux documents. La Commission a répondu aux observations du plaignant par lettre du 11 novembre 2002. Le 27 novembre 2002, le plaignant a adressé une nouvelle lettre au secrétaire général de la Commission, à laquelle l'institution a répondu le 19 décembre 2002.

La Commission a considéré qu'en traitant la demande du plaignant, elle avait agi conformément à la législation applicable. Conformément à l'article 2, paragraphe 4, de la décision 94/90, "le défaut de réponse dans un délai d'un mois à compter de l'introduction d'une demande de réexamen constitue un refus". Le fait que la Commission n'ait pas fourni au plaignant une réponse explicite à sa demande confirmative ne saurait être considéré comme un cas de mauvaise administration.

1.3 Dans ses observations, le plaignant a maintenu son point de vue selon lequel la Commission n'avait pas respecté les principes de bonne administration lorsqu'elle a traité sa demande d'accès aux documents.

1.4 Le Médiateur note que lorsque le plaignant a présenté sa demande d'accès aux documents à la Commission en septembre 2001 et sa demande confirmative en octobre 2001, la législation pertinente en vigueur était la décision 94/90. Conformément à l’article 2, paragraphe 4, de cette décision, le fait que l’institution concernée n’ait pas répondu dans un délai d’un mois à une demande confirmative constituait un refus (6).

1.5 La règle selon laquelle l'absence de réponse à une demande confirmative constitue une décision négative a pour but de protéger la personne concernée d'un nouveau retard si l'autorité n'agit pas dans le délai prévu. Le Médiateur estime toutefois que les principes de bonne administration exigent que les institutions répondent aux demandes des citoyens et motivent leurs décisions. La règle susmentionnée n'autorise pas l'autorité à déroger à son obligation de respecter les principes de bonne conduite administrative (7).

1.6 Le Médiateur estime en outre que, bien que l'absence de réponse à une demande confirmative n'empêche pas un demandeur d'engager une procédure judiciaire ou de poursuivre sa demande devant le Médiateur, le plaignant ne serait pas en mesure, dans un tel cas, de savoir sur quelles raisons de fond le refus d'accorder l'accès était fondé. L'absence de réponse à une demande confirmative serait donc susceptible de porter atteinte à la capacité du requérant à poursuivre sa cause.

1.7 Le Médiateur estime dès lors que l'absence de réponse motivée de la Commission à la demande confirmative du plaignant constitue un cas de mauvaise administration.

1.8 Le Médiateur note en outre que le plaignant a fait valoir que la Commission avait promis à plusieurs reprises de lui fournir une réponse écrite à sa demande confirmative du 6 octobre 2001. Les preuves documentaires en possession du Médiateur confirment que tel était bien le cas. Le Médiateur note en outre que la Commission n'a pas contesté ce point. Le Médiateur estime donc que le fait que la Commission n'ait pas répondu à la demande confirmative du plaignant alors qu'elle avait promis de le faire constitue un cas de mauvaise administration.

1.9 Le Médiateur formulera donc un commentaire critique en ce qui concerne les cas de mauvaise administration décrits aux points 1.7 et 1.8.

2 Prétendue violation du règlement 45/2001 par les agents de la Commission

2.1 Dans sa plainte, le plaignant alléguait que les agents de la Commission représentant l'institution dans l'affaire Y avaient enfreint le règlement (CE) n° 45/2001 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données. Selon le plaignant, cette allégation avait fait l'objet d'une lettre du 27 novembre 2002 qu'il avait envoyée à la Commission et à laquelle l'institution n'avait pas répondu.

2.2 Dans son avis, la Commission a fait valoir que ce point avait été abordé pour la première fois par le plaignant dans sa lettre du 27 novembre 2002 au Médiateur et que la Commission n'en avait pas eu connaissance. En outre, la Commission a estimé qu'il appartenait au Tribunal de traiter ce point, puisqu'il s'agissait d'une procédure devant le Tribunal. La Commission a estimé que le Médiateur n'était pas compétent pour traiter cet aspect de l'affaire.

2.3 Dans ses observations, le plaignant a maintenu sa position sur cet aspect de l'affaire et a estimé que le Médiateur était compétent pour traiter cette allégation.

2.4 L'article 195 du traité habilite le Médiateur européen à recevoir des plaintes de tout citoyen de l'Union ou de toute personne physique ou morale résidant ou ayant son siège statutaire dans un État membre concernant des cas de mauvaise administration dans l'activité des institutions ou organes communautaires, à l'exception de la Cour de justice et du Tribunal de première instance dans l'exercice de leurs fonctions juridictionnelles.

En ce qui concerne la présente affaire, il apparaît que l'allégation du plaignant ne concerne pas l'activité judiciaire de la Cour, mais le comportement des représentants de la Commission dans le cadre de la procédure concernée. Le Médiateur estime donc que l'exception prévue à l'article 195 du traité ne s'applique pas en l'espèce.

2.5 En ce qui concerne l'argument de la Commission selon lequel elle n'avait pas connaissance de la lettre envoyée par le plaignant le 27 novembre 2002, il ressort des informations en possession du Médiateur que cette lettre a été adressée à la fois au Médiateur et à la Commission. Le Médiateur a donc supposé que la Commission avait reçu la lettre. Sur cette base, le Médiateur a considéré cet aspect de l’affaire comme recevable lors de l’ouverture de son enquête sur la présente plainte. En tout état de cause, la Commission a été informée de l'allégation du plaignant par le Médiateur dans sa lettre du 18 mars 2003.

2.6 Le Médiateur constate que la Commission n'a pas encore abordé la question quant au fond. Cette question doit donc encore être examinée. Il convient toutefois de noter que le Contrôleur européen de la protection des données, organe de contrôle indépendant prévu à l'article 286 du traité CE, a été nommé par décision du Parlement européen et du Conseil du 22 décembre 2003 (8), après le dépôt de la présente réclamation. Conformément à l'article 1er du règlement (CE) n° 45/2001, le Contrôleur européen de la protection des données est chargé de veiller à ce que les libertés et droits fondamentaux des personnes physiques, et en particulier leur droit au respect de la vie privée, soient respectés par les institutions et organes communautaires à l'égard du traitement des données à caractère personnel.

Compte tenu des circonstances de l'espèce, le Médiateur estime que le Contrôleur européen de la protection des données est l'autorité la plus appropriée pour traiter l'allégation du plaignant.

Sur cette base, le Médiateur estime qu'il n'y a pas lieu de poursuivre son enquête sur cet aspect de l'affaire. Le plaignant pourrait donc s’adresser au Contrôleur européen de la protection des données en ce qui concerne cet aspect de l’affaire.

2 Conclusion

Sur la base des enquêtes menées par le Médiateur sur cette plainte, il est nécessaire de formuler les remarques critiques suivantes:

1 La règle selon laquelle l’absence de réponse à une demande confirmative constitue une décision négative a pour but de protéger la personne concernée d’un nouveau retard si l’autorité n’agit pas dans le délai prévu. Le Médiateur estime toutefois que les principes de bonne administration exigent que les institutions répondent aux demandes des citoyens et motivent leurs décisions. La règle susmentionnée n'autorise pas l'autorité à déroger à son obligation de respecter les principes de bonne conduite administrative.

Le Médiateur estime en outre que, bien que l’absence de réponse à une demande confirmative n’empêche pas un demandeur d’engager une procédure judiciaire contre l’institution ou de poursuivre sa demande devant le Médiateur, le plaignant ne serait pas en mesure, dans un tel cas, de savoir sur quelles raisons de fond le refus d’accorder l’accès était fondé. L'absence de réponse à une demande confirmative serait donc susceptible de porter atteinte à la capacité du requérant à poursuivre sa cause.

Le Médiateur estime donc que l'absence de réponse motivée de la Commission à la demande confirmative du plaignant constitue un cas de mauvaise administration.

2 Le Médiateur note en outre que le plaignant a fait valoir que la Commission avait promis à plusieurs reprises de lui fournir une réponse écrite à sa demande confirmative du 6 octobre 2001. Les preuves documentaires en possession du Médiateur confirment que tel était bien le cas. Le Médiateur note en outre que la Commission n'a pas contesté ce point. Le Médiateur estime donc que le fait que la Commission n'ait pas répondu à la demande confirmative du plaignant alors qu'elle avait promis de le faire constitue un cas de mauvaise administration.

Étant donné que ces aspects de l’affaire concernent des procédures relatives à des événements spécifiques survenus dans le passé, il n’est pas approprié de rechercher un règlement amiable de l’affaire. Le Médiateur clôt donc l’affaire.

Le président de la Commission européenne sera également informé de cette décision.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Cette demande a été présentée en vertu de la décision 94/90/CECA, CEE, Euratom de la Commission du 8 février 1994, qui était la législation en vigueur à l'époque.

(2) Journal officiel L 8 du 12 janvier 2001, p. 1 à 22.

(3) Dans une lettre du 14 janvier 2003 adressée au Médiateur, le plaignant a expliqué que cette demande avait été formulée en vue de déterminer le délai dans lequel la Commission aurait dû répondre à sa plainte.

(4) (non encore paru au Recueil).

(5) Cette lettre a été enregistrée en tant que plainte sous la référence 1810/2002/IP, que le Médiateur a clôturée le 11 décembre 2002 (p. 2 et 3 de la présente décision).

(6) Une disposition similaire figure à l'article 8, paragraphe 3, du règlement (CE) n° 1049/2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission (JO L 145 du 31 mai 2001, p. 43-48), selon lequel l'absence de réponse de la part de l'institution dans le délai imparti est considérée comme une réponse négative.

(7) Le Médiateur a adopté une position similaire dans les affaires 1479/99/(OV)MM et 729/2000/OV concernant l'absence de réponse à une plainte déposée au titre de l'article 90, paragraphe 2, du statut. Le texte de ces décisions peut être consulté sur le site web du Médiateur:
http://www.ombudsman.europa.eu/decision/fr/991479.htm
http://www.ombudsman.europa.eu/decision/fr/000729.htm

(8) JO L 12 du 17.1.2004, p. 47.