Strasbourg, le 14 octobre 2004

Monsieur,

Le 9 novembre 2002, vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen au nom de l'Institut international pour l'environnement urbain concernant le refus de la Commission européenne de payer les frais encourus par l'Institut pour fournir une assistance en matière de secrétariat au Réseau européen des forums urbains pour le développement durable (UFSD).

Le 9 décembre 2002, j'ai transmis la plainte au président de la Commission. La Commission a transmis son avis le 4 avril 2003. Le 2 juin 2003, j'ai demandé à la Commission d'envoyer un avis révisé, ce qu'elle a fait le 4 juillet 2003. Je vous ai transmis à la fois l'avis et l'avis révisé avec une invitation à formuler des observations, que vous avez envoyée le 29 août 2003.

Le 28 novembre 2003, j'ai écrit à la Commission pour proposer une solution à l'amiable à votre plainte. La Commission a envoyé son avis le 23 décembre 2003 et je vous l'ai transmis avec une invitation à formuler des observations, que vous avez envoyée le 26 février 2004.

Le 31 mars 2004, j'ai adressé un projet de recommandation à la Commission. La Commission a envoyé son avis circonstancié le 22 juin 2004 et je vous l'ai transmis avec une invitation à formuler des observations, que vous avez envoyée le 30 août 2004.

Je vous écris maintenant pour vous informer des résultats des enquêtes qui ont été faites.

LA PLAINTE

Selon le plaignant, les faits pertinents étaient les suivants:

Le plaignant est le directeur de l'Institut international pour l'environnement urbain («IIUE», ci-après «l'Institut»), basé à Delft aux Pays-Bas, et se plaint du refus de la Commission de rembourser certains frais de secrétariat exposés par l'Institut.

Depuis 1995, l'Institut a entrepris des activités de secrétariat pour le compte du Réseau européen des forums urbains pour le développement durable, qui est géré par la DG Éducation et culture (anciennement DG X) de la Commission européenne. Le plaignant, agissant en tant que forum "Delft", était l'un des trois membres fondateurs de ce réseau et avait organisé ces services sur la base des assurances de la Commission européenne qu'ils seraient remboursés. En 1997, lorsque les frais n'ont pas été payés, le plaignant a contacté le fonctionnaire responsable de la Commission, qui a donné l'assurance que le paiement serait effectué. Le fonctionnaire a déclaré que la contribution annuelle de 42 000 EUR demandée par le plaignant était à la fois réaliste et possible.

Malgré ces assurances, aucun paiement n'a été reçu. Lorsque le plaignant a réitéré ses préoccupations à la fois dans des lettres et lors des réunions annuelles du réseau, la Commission lui a demandé de poursuivre le travail et lui a promis que le problème de paiement serait rapidement résolu.

Faute de réponse de la DG X de la Commission, le plaignant a contacté en décembre 1998 un membre du Parlement européen qui est intervenu en son nom en posant des questions à la Commission. Le plaignant n'était pas d'accord avec les réponses données par le commissaire OREJA. Le plaignant n'a reçu aucune autre réaction en raison des élections au Parlement européen et de la réorganisation interne de la Commission.

Le plaignant a poursuivi ses efforts en 2000, mais lors d'une réunion avec la DG Éducation et culture le 21 novembre 2000, il lui est apparu clairement que la Commission ne rembourserait pas les coûts encourus par l'Institut. Par lettre du 30 novembre 2000, la Commission a informé le plaignant qu'elle n'accepterait pas le remboursement des travaux de secrétariat et que l'affaire était close.

La responsabilité du réseau a ensuite été transférée à la DG Environnement et le plaignant s'attendait à ce que l'affaire soit finalement résolue. À l'été 2002, il est apparu que ces attentes ne se concrétiseraient pas.

Le 8 novembre 2002, le plaignant a donc déposé la présente plainte auprès du Médiateur, réclamant le paiement par la Commission des frais que l'Institut avait engagés pour assurer le secrétariat du réseau européen des forums urbains pour le développement durable, pour un montant total de 171 789 EUR.

L'ENQUÊTE

L'avis de la Commission

Le Réseau des Forums Urbains pour le Développement Durable (UFSD) a été créé en 1991 sous la supervision de l'ancienne DG X, reliant huit (plus tard 19) villes, dont Delft. Il s'inscrit dans le cadre d'une stratégie de diffusion d'informations sur l'UE, y compris les "Info-Points Europe" et les Centres d'information pour les zones rurales ("Carrefours"). Lors de la réorganisation des services de la Commission en janvier 2000, la responsabilité des réseaux d'information mis en place par la DG X a été transférée à la DG Éducation et culture. À la suite d'autres ajustements intervenus le 1er janvier 2001, cette responsabilité a ensuite été transférée à la DG Presse et communication.

La Commission a fait observer qu'après avoir réexaminé l'ensemble des documents fournis par le plaignant, sa position ne différait pas de la réponse donnée par le commissaire OREJA à la question écrite E-0230/99. Dans le rapport final de la DG Presse, il est indiqué qu’«en l’absence d’instructions claires de la Commission, l’un des forums, DELFT, a commencé à assumer un rôle de surveillance. Cela a été remarqué par la Commission, mais n'a jamais été officiellement reconnu et certainement jamais intégré dans le projet dans son ensemble. DELFT s’est plainte de n’avoir jamais été payées pour ce rôle de surveillance, mais comme la Commission ne leur a jamais demandé de le faire, elles ne peuvent pas s’attendre à être payées».

Le plaignant était un membre très actif du réseau «UFSD». Toutefois, la Commission ne disposait d'aucune base (juridique) pour rémunérer le plaignant pour des travaux de secrétariat. L'accord signé par le plaignant stipulait la subvention fixe annuelle, les tâches et les conditions à remplir et évaluait la main-d'œuvre nécessaire. En ce qui concerne l'affirmation du plaignant selon laquelle le travail a été effectué sur la base d'assurances de la Commission, la Commission a fait observer qu'il ne semblait pas possible que le plaignant ne soit pas au courant du fait que la Commission règle toujours les questions contractuelles par écrit sous la signature d'un fonctionnaire responsable.

Dans la réponse donnée par le commissaire OREJA, il est indiqué que le plaignant avait soumis une proposition financière au service administratif de la DG X pour la gestion du réseau. Cette proposition n'a pas pu être prise en considération, car les activités doivent être entreprises par la Commission elle-même. Le plaignant en a été informé oralement et non par écrit, car des contacts oraux fréquents ont eu lieu avec tous les réseaux.

Il ressort de la reconstitution de l'historique du soutien financier de la Commission au plaignant qu'entre 1996 et 2001, le plaignant a reçu une subvention fixe annuelle de 10 000 EUR, qui était le seul engagement pris par la Commission. Il n'existe pas de droits établis permettant au plaignant de justifier sa demande de 171 689 EUR, qui a été présentée pour la première fois le 4 juillet 1997. Cette demande serait en tout cas exorbitante pour les tâches de coordination d'un réseau expérimental et à petite échelle.

La Commission a conclu que, après avoir réexaminé le dossier en profondeur, elle n’avait aucune raison de modifier sa position pour les raisons suivantes:

- la tâche spécifique consistant à assurer le secrétariat des réseaux ne faisait pas partie du contrat et celui-ci n'a pas été modifié;

- il s'agissait en réalité d'une tâche de la Commission qui ne pouvait être et n'était pas déléguée. Il en va de même pour les réseaux "Carrefours" et "Info-Points Europe";

- le plaignant n'a pas eu l'occasion de se méprendre sur la position prise oralement par la Commission;

- le montant prévu par le contrat était en tout état de cause un paiement fixe et forfaitaire.

Observations du plaignant

Le plaignant a envoyé trois annexes contenant chacune des observations détaillées sur la position de la Commission. Les observations du plaignant peuvent être résumées comme suit:

L'avis de la Commission confirme que l'Institut partageait le secrétariat avec la Commission. En outre, le plaignant conteste l’argument de la Commission selon lequel la tâche n’a pas été déléguée (au moins partiellement). Le plaignant ne comprend pas comment la Commission peut prétendre que l'Institut a effectué les travaux de secrétariat sur une base volontaire lorsqu'une proposition de remboursement a été discutée avec des fonctionnaires de la Commission lors de réunions bilatérales et lors de réunions annuelles du réseau du forum. Le plaignant a envoyé une correspondance régulière à cet effet aux fonctionnaires concernés. Le plaignant ne prétend pas que les travaux de secrétariat devraient être remboursés en vertu du contrat existant. Par conséquent, le plaignant a entamé des négociations avec la Commission en vue de conclure un contrat distinct pour les travaux de secrétariat et a présenté une proposition détaillant les activités et les coûts y afférents.

Après avoir reçu des encouragements et des demandes spécifiques de la Commission de poursuivre les travaux jusqu’à la finalisation d’un contrat, le plaignant a accepté de le faire. Le plaignant ne comprend donc pas pourquoi la Commission n'a pas déclaré dès le départ que ces travaux ne pouvaient pas être remboursés.

Le plaignant n'est donc pas du tout d'accord avec la conclusion de la Commission selon laquelle "la partie intéressée n'a pas eu l'occasion de se méprendre sur les positions orales et écrites de la Commission". Au contraire, la Commission n'a pas eu l'occasion de se méprendre sur la position du plaignant.

Le fait que la Commission n'ait pas agi pendant des années, que ce soit en concluant un contrat avec le plaignant ou en l'informant qu'un tel contrat était impossible, signifie malheureusement que la Commission est coupable de mauvaise administration. Le plaignant ne voyait donc aucune raison de retirer sa demande de remboursement des frais encourus.

LES EFFORTS DE L'OMBUDSMAN POUR RÉALISER UNE SOLUTION ARIENDE

Après un examen attentif de l'avis et des observations, le Médiateur a estimé qu'il pouvait y avoir un cas de mauvaise administration de la part de la Commission. Conformément à l'article 3, paragraphe 5, du statut (1), il a donc écrit au président de la Commission le 28 novembre 2003 pour proposer une solution à l'amiable sur la base de l'analyse suivante des questions en litige entre le plaignant et la Commission:

1.1 Le plaignant demande à la Commission de rembourser les frais encourus par l'Institut pour fournir une assistance en matière de secrétariat au réseau européen des forums urbains pour le développement durable («UFSD»), pour un montant total de 171 689 EUR. Après avoir reçu des encouragements et des demandes spécifiques de la Commission de poursuivre les travaux jusqu’à la finalisation d’un contrat, le plaignant a accepté de le faire. La plaignante ne comprend pas pourquoi la Commission n'a pas déclaré au départ que ces travaux ne pouvaient pas être indemnisés.

1.2 La Commission a observé que la tâche de secrétariat et de coordination ne faisait pas partie du contrat type, qui ne prévoit que le paiement d'une subvention forfaitaire annuelle. Il s'agissait en réalité d'une tâche de la Commission qui ne pouvait être déléguée. Le contrat initial n'a pas été modifié de manière à permettre le paiement de services supplémentaires. En outre, le plaignant n'a pas eu l'occasion de se méprendre sur les positions orales et écrites de la Commission.

1.3 Le Médiateur estime que la portée du contrôle qu'il peut effectuer dans les affaires contractuelles est nécessairement limitée. Le Médiateur ne cherche pas à déterminer s'il y a eu rupture de contrat par l'une ou l'autre des parties, si l'affaire est en litige. Cette question ne pourrait être traitée efficacement que par une juridiction compétente, qui aurait la possibilité d’entendre les arguments des parties concernant le droit national pertinent et d’évaluer les éléments de preuve contradictoires sur toute question de fait contestée. Le Médiateur estime donc que, dans les affaires concernant des litiges contractuels, il est justifié de limiter son enquête à l'examen de la question de savoir si l'institution ou l'organe communautaire lui a fourni un compte rendu cohérent et raisonnable de la base juridique de ses actions et des raisons pour lesquelles il estime que son point de vue sur la situation contractuelle est justifié.

1.4 Sur la base d'une analyse minutieuse des pièces du dossier, le Médiateur formule les conclusions suivantes: Premièrement, le plaignant et la Commission conviennent que les frais de secrétariat ne sont pas couverts par le contrat initial signé par les parties.

1.5 Dans un document intitulé "Forums urbains pour le développement durable - Secrétariat général" (Besançon 1997), le plaignant décrit son rôle dans les termes suivants: "Depuis le début du réseau du Forum, l'Institut international pour l'environnement urbain (le Forum Delft) est impliqué dans la gestion quotidienne du réseau, faisant office de lien officieux entre la Commission européenne et les vingt centres actuels. À mesure que le réseau s'agrandit et que le rôle du secrétariat devient plus important mais aussi plus exigeant, tant la Commission européenne que le Forum de Delft souhaitent conclure un accord plus formel pour ce travail de secrétariat (…)".

1.6 Il apparaît qu'un tel accord formel avec la Commission n'a jamais été signé. Toutefois, la correspondance au dossier montre que le plaignant a pris des mesures pour s'assurer qu'un tel contrat serait signé. Le plaignant a écrit le 4 juillet 1997 à M. G., de la DG X de la Commission, pour demander explicitement la conclusion d'un tel accord formel. Dans une deuxième lettre du 7 octobre 1997 adressée au même fonctionnaire de la DG X, le plaignant a de nouveau demandé que son rôle de coordination au sein du réseau soit formalisé, "étant donné que nous assumons ce rôle sur une base non officielle et non rémunérée qui ne sert pas au mieux les intérêts de la Commission européenne, des autres forums ou de nous-mêmes".

1.7 Il semble en outre qu'il y ait eu divers échanges oraux sur cette question. Dans une note établie le 16 septembre 1998, le plaignant observe que l'engagement oral de la DG X n'a jamais été finalisé dans un contrat d'assistance technique avec la Commission. Dans une note du 13 avril 2000, le plaignant mentionne à nouveau que "des fonctionnaires de la DG X ont exprimé l'espoir que la fonction de secrétariat (…) serait couverte par un contrat spécifique. Malgré de nombreuses réunions, un contrat n'a jamais été finalisé. Toutefois, malgré l’absence de document officiel, l’IIUE a accepté, dans l’intérêt de toutes les parties, de gérer, de coordonner et de représenter le réseau en tant que secrétariat de facto jusqu’à la signature d’un contrat formel».

1.8 Le Médiateur n'a pas trouvé dans le dossier un document dans lequel la Commission a explicitement rejeté la demande du plaignant, formulée dans les lettres des 4 juillet et 7 octobre 1997. Dans son avis du 4 avril 2003, la Commission a indiqué qu'elle règle toujours les questions contractuelles par écrit. Toutefois, en l'espèce, il semble qu'il n'y ait pas de réponse écrite aux demandes du plaignant de juillet et d'octobre 1997. La Commission semble l'accepter implicitement en affirmant, plus loin dans le même avis, que le plaignant a été informé oralement et non par écrit, étant donné que des contacts oraux fréquents ont eu lieu avec tous les réseaux.

1.9 Il ressort de ce qui précède que la Commission n'a pas réagi d'une manière qui aurait clairement indiqué au plaignant dès le départ que le remboursement des frais de secrétariat était exclu. Cette absence de réponse claire de la Commission semble être à la base de la conviction du plaignant que les frais de secrétariat, ou du moins une partie de ces frais, pourraient être remboursés par la Commission.

1.10 Les principes de bonne administration exigent que la Commission fournisse des informations adéquates et claires et prenne des décisions dans un délai raisonnable sur les demandes du public (2). En l'espèce, il apparaît qu'à la suite des demandes formulées par le plaignant en juillet et octobre 1997, la Commission n'a pas informé le plaignant de sa décision dans un délai raisonnable. En outre, il apparaît que la Commission n'a pas informé le plaignant de manière adéquate et sans ambiguïté de sa décision.

1.11 Dans ces circonstances, la conclusion provisoire du Médiateur est que le rejet par la Commission de la demande du plaignant, qui semble se fonder sur les informations peu claires fournies par la Commission, semble injuste. Cela constitue un cas de mauvaise administration.

La proposition de solution à l'amiable

La solution à l'amiable proposée par le Médiateur a consisté pour la Commission à réexaminer la demande du plaignant sur la base des éléments ci-dessus. Un tel réexamen pourrait conduire à une offre raisonnable qui pourrait être inférieure au montant réclamé par le plaignant.

Réponse de la Commission

Les services de la Commission ont réexaminé l'affaire. Toutefois, les informations contenues dans le dossier ne constituent pas une base de recours.

Bien que la Commission regrette l'absence de réponse écrite aux demandes du plaignant de juillet et octobre 1997, il ne semble pas possible qu'il ait été induit en erreur. Sa longue implication auprès de la Commission et sa connaissance des procédures normales ne lui auraient pas permis, de bonne foi, d’interpréter la situation en ce sens que la Commission et ses services avaient pris des engagements à son égard.

Observations complémentaires du plaignant

Le requérant a maintenu sa plainte et a fait observer que sa demande de réparation était entièrement justifiée. Il souligne que l’Institut a agi de bonne foi. Compte tenu des pièces justificatives, des encouragements oraux et des assurances donnés par la Commission, il est injuste que la Commission prétende que le plaignant ne pouvait pas être induit en erreur. Comment le plaignant pourrait-il conclure autrement s'il n'a pas reçu une réponse adéquate ou en temps opportun?

Le plaignant observe en outre qu'en collaborant de longue date avec la Commission, il sait qu'il n'existe pas de "procédures normales".

Le projet de recommandation

Le 31 mars 2004, le Médiateur a adressé un projet de recommandation à la Commission conformément à l'article 3, paragraphe 6, de son statut. Ce projet de recommandation était fondé sur les considérations suivantes:

1 La demande de remboursement des frais de secrétariat présentée par l'Institut

1.1 Le plaignant demande à la Commission de rembourser les frais encourus par l'Institut pour fournir une assistance en matière de secrétariat au réseau européen des forums urbains pour le développement durable («UFSD»), pour un montant total de 171 689 EUR. Selon le plaignant, après avoir reçu des encouragements et des demandes spécifiques de la Commission pour poursuivre les travaux jusqu'à ce qu'un contrat soit finalisé, le plaignant a accepté de le faire. La plaignante ne comprend pas pourquoi la Commission n'a pas déclaré au départ que ces travaux ne pouvaient pas être indemnisés.

1.2 La Commission a observé que la tâche de secrétariat et de coordination ne faisait pas partie du contrat type, qui ne prévoit que le paiement d'une subvention forfaitaire annuelle. Il s'agissait en réalité d'une tâche de la Commission qui ne pouvait être déléguée. Le contrat initial n'a pas été modifié de manière à permettre le paiement de services supplémentaires. En outre, le plaignant n'a pas eu l'occasion de se méprendre sur les positions orales et écrites de la Commission.

1.3 Après un examen attentif de l'avis et des observations, le Médiateur a constaté qu'à la suite des demandes formulées par le plaignant en juillet et octobre 1997, la Commission n'avait pas informé le plaignant de sa décision dans un délai raisonnable et de manière adéquate et sans ambiguïté. La conclusion provisoire de la Médiatrice était que le rejet par la Commission de la demande du plaignant, qui semble être fondé sur les informations peu claires fournies par la Commission, semblait injuste. Le Médiateur a proposé à la Commission une solution à l'amiable consistant à réexaminer la demande du plaignant. Le Médiateur a souligné qu'un tel réexamen pourrait conduire à une offre raisonnable qui pourrait être inférieure au montant réclamé par le plaignant.

1.4 Dans sa brève réponse à la proposition de solution à l'amiable du Médiateur, la Commission a regretté l'absence de réponse écrite aux demandes du plaignant. La Commission a toutefois déclaré que la connaissance qu'avait le plaignant des procédures normales ne lui aurait pas permis, de bonne foi, d'interpréter la situation en ce sens que la Commission avait pris des engagements à son égard. Dans ses observations sur la réponse de la Commission, le plaignant a maintenu sa plainte et souligné que l’Institut avait agi de bonne foi.

1.5 Le Médiateur n'a trouvé dans la réponse de la Commission à la proposition de solution à l'amiable aucun nouvel argument susceptible de l'amener à réviser sa constatation provisoire de mauvaise administration. Au contraire, la Commission a confirmé l'absence de réponse écrite au plaignant. En outre, l’argument de la Commission relatif à la connaissance présumée par le plaignant des procédures normales de la Commission n’est pas convaincant, dès lors que la constatation provisoire de mauvaise administration par le Médiateur n’était pas fondée sur l’existence d’un engagement contractuel, mais sur le fait que la Commission n’a pas expressément informé le plaignant, dans un délai raisonnable et de manière adéquate et univoque, de sa décision de ne pas prendre un tel engagement.

2 Conclusion

Compte tenu de ce qui précède, le Médiateur a maintenu sa conclusion provisoire de mauvaise administration et a adressé le projet de recommandation suivant à la Commission, conformément à l’article 3, paragraphe 6, de son statut:

Le projet de recommandation

La Commission devrait réexaminer la demande du plaignant sur la base des éléments ci-dessus. Un tel réexamen pourrait conduire à une offre raisonnable qui pourrait être inférieure au montant réclamé par le plaignant.

L'avis circonstancié de la Commission

Les services de la Commission ont procédé à un examen détaillé du dossier afin de vérifier l’existence d’un engagement explicite ou tacite à l’égard du plaignant en ce qui concerne le remboursement des frais de secrétariat de l’«UFSD». Toutefois, la Commission ne peut que confirmer sa position antérieure dans ses réponses au Médiateur du 4 avril 2003 et du 23 décembre 2003. La Commission ne peut donc pas accepter le projet de recommandation du Médiateur.

Observations complémentaires du plaignant

Le plaignant a regretté le refus de la Commission d'accepter le projet de recommandation du Médiateur et de reconnaître sa responsabilité dans l'affaire. Le plaignant a envoyé d'autres preuves des activités de secrétariat exercées, ainsi qu'une nouvelle copie de la lettre du 4 juillet 1997 dans laquelle il demandait à la Commission de conclure un accord formel. Le plaignant est convaincu que la demande de réparation est entièrement justifiée.

LA DÉCISION

1 La demande de remboursement des frais de secrétariat présentée par l'Institut

1.1 Le plaignant demande à la Commission de rembourser les frais de secrétariat de l'Institut au réseau européen des forums urbains pour le développement durable (UFSD), d'un montant total de 171 689 EUR. Selon le plaignant, après avoir reçu des encouragements et des demandes spécifiques de la Commission pour poursuivre les travaux jusqu'à ce qu'un contrat soit finalisé, le plaignant a accepté de le faire. La plaignante ne comprend pas pourquoi la Commission n'a pas déclaré au départ que ces travaux ne pouvaient pas être indemnisés.

1.2 La Commission a observé que la tâche de secrétariat et de coordination ne faisait pas partie du contrat type, qui ne prévoit que le paiement d'une subvention forfaitaire annuelle. Il s'agissait en réalité d'une tâche de la Commission qui ne pouvait être déléguée. Le contrat initial n'a pas été modifié de manière à permettre le paiement de services supplémentaires. En outre, le plaignant n'a pas eu l'occasion de se méprendre sur les positions orales et écrites de la Commission.

1.3 Après un examen attentif de l'avis et des observations, le Médiateur a constaté qu'à la suite des demandes formulées par le plaignant en juillet et octobre 1997, la Commission n'avait pas informé le plaignant de sa décision dans un délai raisonnable et de manière adéquate et sans ambiguïté. La conclusion provisoire de la Médiatrice était que le rejet par la Commission de la demande du plaignant, qui semble être fondé sur les informations peu claires fournies par la Commission, semblait injuste. Le Médiateur a proposé à la Commission une solution à l'amiable consistant à réexaminer la demande du plaignant. Le Médiateur a souligné qu'un tel réexamen pourrait conduire à une offre raisonnable qui pourrait être inférieure au montant réclamé par le plaignant.

1.4 Dans sa brève réponse à la proposition de solution à l'amiable du Médiateur, la Commission a regretté l'absence de réponse écrite aux demandes du plaignant. La Commission a toutefois déclaré que la connaissance qu'avait le plaignant des procédures normales ne lui aurait pas permis, de bonne foi, d'interpréter la situation en ce sens que la Commission avait pris des engagements à son égard. Dans ses observations sur la réponse de la Commission, le plaignant a maintenu sa plainte et souligné que l’Institut avait agi de bonne foi.

1.5 Le Médiateur n'a trouvé dans la réponse de la Commission à la proposition de solution à l'amiable aucun nouvel argument susceptible de l'amener à réviser sa constatation provisoire de mauvaise administration. Au contraire, la Commission a confirmé l'absence de réponse écrite au plaignant. En outre, l’argument de la Commission concernant la connaissance présumée par le plaignant des procédures normales de la Commission n’était pas convaincant, dès lors que la constatation provisoire de mauvaise administration par le Médiateur n’était pas fondée sur l’existence d’un engagement contractuel, mais sur le fait que la Commission n’avait pas expressément informé le plaignant, dans un délai raisonnable et de manière adéquate et univoque, de sa décision de ne pas prendre un tel engagement.

1.6 Le Médiateur a donc adressé un projet de recommandation à la Commission, selon lequel celle-ci devrait réexaminer la demande du plaignant sur la base des éléments susmentionnés. La Commission rejette le projet de recommandation et confirme sa position antérieure.

1.7 Là encore, comme déjà expliqué au point 1.5 sous la rubrique «le projet de recommandation», le Médiateur n’a trouvé dans l’avis circonstancié de la Commission sur le projet de recommandation aucun nouvel argument susceptible de l’amener à réviser sa constatation provisoire de mauvaise administration, formulée aux points 1.10 et 1.11 ci-dessus sous la rubrique «les efforts déployés par le Médiateur pour parvenir à une solution à l’amiable». La Médiatrice formule donc la remarque critique ci-dessous.

2 Conclusion

2.1 Sur la base de l'enquête menée par le Médiateur sur cette plainte, il est nécessaire de formuler la remarque critique suivante:

Les principes de bonne administration exigent que la Commission fournisse des informations adéquates et claires et prenne des décisions dans un délai raisonnable sur les demandes du public (3). En l'espèce, il apparaît qu'à la suite des demandes du plaignant de juillet et octobre 1997, la Commission n'a pas informé le plaignant dans un délai raisonnable et de manière adéquate et non ambiguë de sa décision. En effet, bien que la Commission ait indiqué dans son avis qu'elle règle toujours les questions contractuelles par écrit, elle a confirmé, dans sa réponse à la proposition de solution à l'amiable, l'absence de réponse écrite aux lettres du plaignant des 4 juillet et 7 octobre 1997. L'argument de la Commission concernant la connaissance présumée par le plaignant des procédures normales de la Commission n'était donc ni juridique ni convaincant. Dans ces circonstances, le rejet par la Commission de la demande du plaignant, qui semble se fonder sur les informations peu claires fournies par la Commission, semble injuste. Cela constitue un cas de mauvaise administration.

2.2 L'article 3, paragraphe 7, du statut du Médiateur européen dispose qu'après avoir formulé un projet de recommandation et après avoir reçu l'avis circonstancié de l'institution ou de l'organe concerné, le Médiateur transmet un rapport au Parlement européen et à l'institution ou à l'organe concerné.

2.3 Dans son rapport annuel 1998, le Médiateur soulignait que la possibilité pour lui de présenter un rapport spécial au Parlement européen était d'une valeur inestimable pour son travail. Il ajoute que les rapports spéciaux ne devraient donc pas être présentés trop fréquemment, mais uniquement en ce qui concerne des questions importantes pour lesquelles le Parlement est en mesure d'intervenir afin d'assister le Médiateur (4). Le rapport annuel pour 1998 a été soumis au Parlement européen et approuvé par celui-ci.

2.4 Le Médiateur note que la présente affaire concerne les devoirs de la Commission européenne à l'égard d'une demande du plaignant de conclure un contrat qui ne s'est pas concrétisée. Il note en outre qu’il n’apparaît pas clairement quelles mesures le Parlement européen pourrait prendre pour aider le Médiateur et le plaignant dans la présente affaire. Dans ces circonstances, le Médiateur conclut qu'il n'est pas approprié de soumettre un rapport spécial au Parlement européen.

2.5 Le Médiateur enverra donc une copie de cette décision au Président de la Commission et inclura un bref résumé dans le rapport annuel 2004 qui sera soumis au Parlement européen. Le Médiateur clôt donc l’affaire.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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1) «Dans la mesure du possible, le Médiateur recherche une solution avec l'institution ou l'organe concerné pour éliminer le cas de mauvaise administration et donner suite à la plainte».

(2) Voir l’article 17, paragraphe 1, du code européen de bonne conduite administrative.

(3) Voir l’article 17, paragraphe 1, du code européen de bonne conduite administrative.

(4) Rapport annuel 1998, pages 27 et 28.