Antécédents de la plainte

1. En août 2021, le Bureau européen d’appui en matière d’asile (EASO), prédécesseur de l’Agence de l’Union européenne pour l’asile (AUEA) (ci-après l’«EAEUA»), a publié un appel à manifestation d’intérêt en vue d’établir une liste d’experts externes à déployer au sein des équipes d’appui en matière d’asile de l’AUEA (EASO/2021/885)[1]. L’appel, qui sera ouvert jusqu’en mai 2024, couvre 76 profils d’emploi différents [2]. Les candidats peuvent postuler pour un maximum de huit profils.

2. Le plaignant a postulé pour plusieurs profils, dont le profil numéro 16 pour les «experts confirmés» (ci-après le «profil 16»). Selon les exigences de ce profil, les demandeurs doivent avoir «5 ans d’expérience avérée dans le domaine de la migration et de l’asile, dont au moins 3 ans d’expérience avérée dans la conduite d’entretiens d’asile et la rédaction d’avis».

3. Le 7 mars 2022, l’AUEA a informé la plaignante qu’elle ne l’avait pas inscrite sur la liste des experts pour le profil 16, car elle ne satisfaisait pas à l’exigence susmentionnée concernant l’expérience professionnelle minimale. L’AUEA a encouragé la plaignante à présenter à nouveau sa candidature une fois qu’elle aura atteint la durée minimale de l’expérience professionnelle pertinente.

4. Le même jour, le plaignant a écrit à l’AUEA. Elle a affirmé que son expérience remplissait le critère pertinent, comme le montre son CV. Elle affirme qu’il pourrait y avoir eu un malentendu et demande à l’AUEA d’examiner la question. La plaignante a également demandé à l’AUEA des informations sur la manière de mettre à jour sa demande.

5. Le même jour, la plaignante s’est également adressée à la Médiatrice pour se plaindre de la décision de l’AUEA de ne pas l’inscrire sur la liste des experts pour le profil 16. La plaignante a également affirmé que l’outil de demande en ligne pertinent de l’AUEA ne lui permettait pas de mettre à jour sa demande, malgré le fait que l’appel était toujours ouvert.

L'enquête

6.  Au moment où la plaignante s’est adressée au Médiateur, elle n’avait pas encore laissé suffisamment de temps à l’AUEA pour répondre à sa demande de réexamen [3]. Toutefois, l’équipe d’enquête de la Médiatrice a noté que l’AUEA n’avait pas encore accusé réception de la demande de réexamen du plaignant, malgré le fait que le délai pertinent s’était écoulé [4].

7.  L’équipe d’enquête de la Médiatrice a également relevé certains problèmes dans la procédure de sélection qui semblaient problématiques ou qui nécessitaient des éclaircissements. En particulier, il n’était pas clair si l’AUEA avait mis en place un mécanisme de recours et, dans l’affirmative, comment celui-ci était communiqué aux demandeurs et fonctionnait dans la pratique. L’équipe d’enquête de la Médiatrice était également préoccupée par le fait que les informations dont disposaient les candidats au sujet du système de recrutement lié à l’appel n’étaient pas suffisantes.

8. La Médiatrice a ouvert une enquête et a demandé à l’AUEA d’accuser réception de la demande de réexamen de la plaignante et de lui fournir un délai indicatif pour sa réponse sur le fond. La Médiatrice a également demandé à rencontrer l’AUEA afin de clarifier les aspects susmentionnés de la procédure de sélection.

9. En avril 2022, l’AUEA a accusé réception de la demande de réexamen du plaignant et lui a donné un calendrier indicatif pour sa réponse sur le fond (mai 2022). En juin 2022, l’équipe d’enquête de la Médiatrice a rencontré les représentants de l’AUEA [5].

Sur la manière dont l’AUEA a évalué la demande du plaignant

Réponse de l’AUEA au plaignant

10. Début mai 2022, l’AUEA a informé la plaignante que, lors de l’examen de sa demande de réexamen, elle avait constaté une divergence entre les informations que la plaignante avait incluses dans l’outil de candidature en ligne de l’AUEA et les informations contenues dans son CV en ce qui concerne l’expérience professionnelle. En particulier, il est apparu que, si l’expérience professionnelle pertinente du plaignant couvrait plusieurs délais, tous ces délais n’étaient pas correctement reflétés dans l’outil de candidature en ligne. L’AUEA a ajouté que, bien qu’il incombe aux candidats de remplir correctement leurs candidatures, le comité de sélection avait accepté de réévaluer la candidature du plaignant. Le plaignant sera bientôt informé du résultat de la réévaluation.

11. À la fin du mois de mai 2023, l’AUEA a de nouveau contacté le plaignant. Elle a indiqué que le comité de sélection avait constaté qu’au lieu d’utiliser une entrée distincte pour chaque période d’expérience professionnelle (comme l’outil de candidature en ligne l’exigeait), la plaignante avait inclus plusieurs périodes dans une seule entrée (en mentionnant à tort toutes ses autres expériences professionnelles sous la «description» des tâches dans cette entrée unique). Toutefois, étant donné que l’outil de candidature en ligne a automatiquement calculé le nombre exact d’années, de mois et de jours pour chaque expérience professionnelle sur la base des dates de début et de fin déclarées par les demandeurs eux-mêmes, cette autre expérience professionnelle n’avait pas été prise en compte. 

12. En ce qui concerne le résultat de la réévaluation, l’AUEA a informé la plaignante que, lors de l’évaluation initiale, le comité de sélection avait constaté qu’elle satisfaisait à l’exigence de cinq ans d’expérience, mais pas à l’exigence de trois ans d’expérience [6]. Après la réévaluation, il a été constaté que la plaignante satisfaisait également à l’exigence de trois ans d’expérience. L’AUEA a fourni à la plaignante une liste détaillée de la manière dont son expérience professionnelle avait été évaluée tant dans le cadre de l’évaluation initiale que de la réévaluation.

13. À la lumière de ce qui précède, l’AUEA avait décidé d’inscrire le plaignant sur la liste des lauréats du profil 16. Toutefois, afin d’éviter des problèmes similaires à l’avenir, l’AUEA a invité la plaignante à mettre à jour correctement sa candidature en ligne, de manière à ce qu’elle reflète correctement tous les délais d’expérience professionnelle qu’elle jugeait pertinents pour les profils pour lesquels elle avait postulé.

L'évaluation du Médiateur΄s

14. L’AUEA a expliqué en détail à la plaignante comment le comité de sélection avait évalué son expérience professionnelle et pourquoi il avait initialement rejeté sa candidature pour le profil spécifique. La Médiatrice estime que l’explication de l’AUEA est raisonnable et adéquate.

15. L’AUEA a ensuite réévalué l’expérience professionnelle du plaignant et l’a inscrit sur la liste des lauréats du profil 16. Le Médiateur considère donc que cet aspect de la plainte est réglé.

Sur les aspects généraux de la procédure de sélection

Les problèmes recensés par le Médiateur

16. Comme indiqué ci-dessus [7], la Médiatrice a relevé certains points de la procédure de sélection qui semblaient problématiques ou qui nécessitaient des éclaircissements. Celles-ci sont exposées en détail dans la décision de clôture du Médiateur dans l’affaire parallèle 574/2022/KT, qui concernait la même procédure de sélection [8]. Pour une description détaillée de ces questions, le Médiateur renvoie donc à cette décision [9].

17.  L’équipe d’enquête de la Médiatrice a soulevé ces questions lors de la réunion avec les représentants de l’AUEA. Entre autres, l’équipe d’enquête de la Médiatrice s’est dite préoccupée par le fait qu’il pourrait ne pas être suffisamment clair pour les demandeurs que seules les informations soumises dans le formulaire de demande en ligne seraient prises en considération lors de l’évaluation de leur expérience professionnelle. En particulier, les informations disponibles à l’époque pourraient amener les candidats à croire que le comité de sélection évaluerait leur expérience professionnelle sur la base des informations figurant à la fois dans le formulaire de candidature en ligne et dans le CV (que les candidats étaient également tenus de télécharger).

18. Au cours de la réunion, l’AUEA a déclaré, entre autres, qu’elle s’efforçait d’améliorer ses procédures internes en place à l’époque, ainsi que la manière dont elle communique avec les demandeurs.

Mesures prises par l’AUEA au cours de l’enquête

19. Pendant que l’enquête était en cours, la Médiatrice a demandé à l’AUEA de faire le point sur les questions abordées lors de la réunion.

20.  Dans sa réponse, l’AUEA a dressé une liste exhaustive des mesures qu’elle avait prises entre-temps pour remédier aux problèmes recensés par la Médiatrice. Celles-ci sont décrites en détail dans la décision de clôture du Médiateur dans l’affaire parallèle 574/2022/KT [10], à laquelle le Médiateur renvoie à nouveau.

Évaluation du Médiateur

21. Comme la Médiatrice l’a reconnu dans la décision de clôture dans l’affaire parallèle 574/2022/KT, l’AUEA a pris des mesures concrètes pour améliorer les aspects internes et externes de sa procédure de sélection EASO/2021/885 et, en particulier, la manière dont elle communique avec les demandeurs à toutes les étapes de la procédure (étape de la demande, évaluation, recours).

22. Entre autres choses, l’AUEA a mis à jour le guide du demandeur consacré à l’appel, qui est publié sur son site web ^[11]. Le guide fournit des instructions détaillées étape par étape aux candidats sur la façon de remplir et de soumettre leurs demandes à l'aide de l'outil de demande en ligne.

23. En outre, la foire aux questions (FAQ) mise à jour relative à l’appel indique désormais explicitement que «[t]outes les candidatures sont évaluées uniquement au regard des qualifications et de l’expérience professionnelles pertinentes détaillées par les candidats dans les différents domaines d’information contenus dans l’outil de candidature en ligne. Toute information supplémentaire fournie dans d’autres parties de la demande d’un demandeur (par exemple, dans les CV d’accompagnement) ne sera en principe pas prise en considération.»^[12]

24. Dans le cas parallèle 574/2022/KT, l’AUEA a également expliqué que, sur la base de ses besoins opérationnels, elle effectue des évaluations pour les différents profils tout au long de l’année. À la date à laquelle le comité de sélection décide de procéder à une évaluation pour un profil spécifique, la liste des candidats est «gelée»; cela signifie qu’aucun autre candidat n’est évalué pour ce profil spécifique. Le comité de sélection ne considère donc que les candidats qui, à cette date limite, ont manifesté un intérêt pour le profil spécifique et satisfont aux exigences de ce profil. Par conséquent, l’AUEA invite les demandeurs à mettre régulièrement à jour leur candidature en y intégrant l’ensemble de leur expérience professionnelle et de leurs qualifications les plus récentes ^[13].

25. La Médiatrice comprend que ce «gel» de la liste des demandeurs au moment où l’AUEA procède à l’évaluation des différents profils explique pourquoi la tentative de la plaignante de mettre à jour sa demande le jour même où elle a reçu la lettre de rejet de l’AUEA a échoué. En tout état de cause, la Médiatrice note qu’en cas de questions ou de difficultés techniques liées à l’outil de demande en ligne de l’AUEA, les demandeurs ont désormais la possibilité de contacter l’AUEA au moyen d’une boîte fonctionnelle dédiée à la procédure de sélection en question.

26. À la lumière de ce qui précède, le Médiateur estime que cet aspect de l'enquête a également été réglé.

Conclusion

Sur la base de l’enquête, le Médiateur clôt cette affaire avec la conclusion suivante [14]:

L’Agence de l’Union européenne pour l’asile (EEUA) a réglé les questions couvertes par l’enquête.

Le plaignant et l'AUEA seront informés de cette décision [15].

Tina Nilsson

Chef de l’unité «Traitement des dossiers»

Strasbourg, le 18 juillet 2023

[1] Disponible à l’adresse suivante: https://euaa.europa.eu/sites/default/files/EASO_Call_Expression_of_Interest_2021_885__.pdf

[2] Voir https://euaa.europa.eu/sites/default/files/2022-03/annex_1_expert_profiles.pdf

[3] Conformément au code européen de bonne conduite administrative (article 17) (disponible à l’adresse https://www.ombudsman.europa.eu/fr/publication/en/3510),«toute demande ou réclamation adressée à l’institution fait l’objet d’une décision dans un délai raisonnable, sans délai et, en tout état de cause, au plus tard deux mois à compter de la date de réception».

[4] Aux termes de l’article 14 de l’ECGAB, «[t]oute lettre ou réclamation adressée à l’institution reçoit un accusé de réception dans un délai de deux semaines, sauf si une réponse quant au fond peut être envoyée dans ce délai».

[5] La réunion dans cette affaire s’est tenue conjointement avec celle dans l’affaire 574/2022/KT concernant la même procédure de sélection.

[6] Voir point 2 ci-dessus.

[7] Voir point 7.

[8] La décision est disponible à l’adresse suivante: https://www.ombudsman.europa.eu/fr/decision/en/172411.

[9] Voir points 15 à 18 de cette décision.

[10] Voir points 21 à 30 de cette décision.

[11] https://cei.euaa.europa.eu/Candidate%20Application%20Guide.pdf

[12] Voir FAQ 4 (soulignement dans l'original).

[13] Voir la FAQ 9.

[14] Cette plainte a été traitée dans le cadre d'un traitement délégué des dossiers, conformément à la décision du Médiateur européen portant adoption de dispositions d'exécution.

[15] Des informations complètes sur la procédure et les droits relatifs aux plaintes sont disponibles à l'adresse suivante: 

  https://www.ombudsman.europa.eu/fr/document/70707