Monsieur,

Le 21 octobre 2000, vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen au nom de EeC Ab Education concernant le traitement du programme Leonardo da Vinci PL/99/1004/I.1.2.b/FPC par la Commission européenne.

Le 28 novembre 2000, j'ai transmis la plainte au président de la Commission européenne. La Commission a transmis son avis le 12 mars 2001. Je vous l'ai transmis avec une invitation à formuler des observations, que vous avez envoyée le 21 avril 2001. Le 30 mai 2001, j'ai demandé des informations complémentaires à la Commission. Le 3 septembre 2001, vous avez présenté de nouvelles observations. Le 26 septembre 2001, je vous ai transmis les informations complémentaires de la Commission en vous invitant, si vous le souhaitez, à formuler des observations. Aucune observation ne semble avoir été reçue de votre part.

Je vous écris maintenant pour vous informer des résultats des enquêtes qui ont été faites.

LA PLAINTE

Dans sa plainte, le plaignant explique que EeC Ab Education est partenaire du programme Leonardo da Vinci. Selon le plaignant, EeC Ab Education n’a pas reçu le paiement de 200 000 SEK de la part de son partenaire POPON en Pologne. Eec Ab Education a contacté le partenaire polonais POPON et la Commission européenne. La Commission a expliqué qu’elle ne disposait que de pouvoirs limités pour contrôler les actions des partenaires et qu’elle pouvait simplement procéder à un audit. En conséquence, la Commission a effectué un audit non pas du partenaire polonais concerné, mais de l'unité nationale de coordination (UNC) à Varsovie. Le plaignant est d'avis que l'audit aurait dû être effectué au sein du partenaire polonais POPON.

Le plaignant affirme que la Commission devrait contrôler la bonne gestion des fonds du programme et superviser le paiement des factures dues à Eec Ab Education.

L'ENQUÊTE

Dans son avis, la Commission formule les observations suivantes:

La plainte concerne le projet Leonardo da Vinci PL/99/10004/I.1.2.b/FPC, sélectionné dans le cadre de la première phase du programme Leonardo da Vinci.

L'objectif du programme Leonardo da Vinci est de mettre en œuvre une politique communautaire de formation professionnelle qui soutienne et complète les initiatives et actions nationales dans le domaine de la formation professionnelle. Le programme est ouvert aux États membres, aux pays de l'AELE, aux pays d'Europe centrale et orientale et à Chypre. Les projets peuvent être soumis dans le cadre d'un certain nombre de mesures différentes, regroupées en quatre volets. Dans chaque pays, une ou plusieurs structures de coordination sont mises en place par les autorités nationales afin d'assurer la mise en œuvre du programme au niveau national, y compris la gestion des placements et des échanges transnationaux dans le cadre du volet I de la mobilité - les «unités nationales de coordination» (NCY).

Concrètement, la mise en œuvre du volet I «mobilité» repose sur une subvention globale attribuée chaque année par la Commission à chaque pays sur la base d’un «plan de gestion opérationnelle». Un contrat est donc établi chaque année entre la Commission et les UCN du pays concerné. L’UCN devient ainsi pleinement responsable de l’administration et de la gestion des fonds destinés à la mise en œuvre de la mesure; il s’agit notamment de l’évaluation des propositions de projets soumises, de la sélection, de la passation de marchés et de l’administration et du suivi effectifs des projets (y compris les paiements, les rapports, etc.).

Le projet Leonardo da Vinci PL/99/10004/I.1.2.b/FPC a été soumis à l'unité nationale polonaise de coordination et sélectionné par celle-ci en 1999, dans le cadre du volet I «Mobilité». Le projet visait à organiser des stages de 30 jours en Suède pour un groupe de personnes handicapées polonaises. Le promoteur du projet et le contractant de l'UCN polonaise était l'organisation polonaise POPON (Polska Organizacja Proacodawcow Osob Niepelnosprawnych, Organisation polonaise des employeurs des personnes handicapées). L'organisation d'accueil en Suède était Eec Ab Education. Conformément aux règles en vigueur, l'UCN a conclu un contrat avec l'organisation du promoteur, en utilisant le modèle fourni par la Commission. À son tour, aux termes de ce contrat, POPON était tenue de prendre les dispositions nécessaires concernant les accords à conclure avec les partenaires et les organisations d'accueil. POPON et Eec Ab Education ont conclu un accord le 17 mai 1999.

Le 4 janvier 2000, l'unité de la direction générale de l'éducation et de la culture (DG EAC) chargée de la mise en œuvre du programme Leonardo da Vinci a reçu une note du plaignant se plaignant des difficultés rencontrées dans la mise en œuvre du projet.

La note explique qu’en raison d’un certain nombre de problèmes et de désaccords survenus au cours de la mise en œuvre des stages, la coopération entre POPON et Eec Ab Education a été interrompue avant les délais contractuels convenus et qu’une autre organisation suédoise, EET-consulting, a pris le relais. Les problèmes ayant conduit à cette résiliation anticipée comprenaient le fait que POPON avait envoyé en Suède des personnes dont les handicaps et les compétences linguistiques diffèrent de ceux convenus, rendant ainsi impossible pour EeC Ab Education de mener le programme éducatif comme prévu à l'origine.

Selon le plaignant, après l'interruption de la coopération, un accord aurait été conclu entre POPON et EeC Ab Education sur le remboursement des dépenses engagées par ce dernier au cours des placements. Le plaignant a affirmé que, malgré cela, certaines factures n'avaient pas été remboursées.

Les services de la DG EAC ont immédiatement pris des contacts informels avec le plaignant pour obtenir des informations supplémentaires sur l’affaire. Étant donné que le projet en question portait sur une mesure entièrement décentralisée, il a été rappelé au plaignant que la supervision complète du projet ne pouvait être assurée que par l'UCN polonaise. Néanmoins, la DG EAC s’est engagée à suivre la question aussi étroitement que possible afin de faciliter une solution.

Entre janvier et février 2000, des contacts intenses ont été pris par les services de la DG EAC avec l'UCN polonaise. L’UCN a informé les services de la DG EAC qu’elle tentait d’agir en tant que médiateur entre les deux parties, sans grand succès. L’UCN a également expliqué que POPON n’avait pas l’intention de rembourser certaines factures, étant donné qu’elles faisaient prétendument référence soit à des services qui n’avaient pas été fournis, soit à des dépenses intervenues en dehors de la période contractuelle, et que POPON était déterminée à défendre sa cause et à la traduire en justice si nécessaire. L’UCN polonaise a également informé les services de la DG EAC qu’elle avait décidé de licencier un employé, étant donné que des éléments de preuve avaient été recueillis indiquant que la personne avait coopéré avec POPON. Cette coopération n'avait toutefois commencé qu'après la sélection du projet.

Une réponse officielle a été envoyée au requérant le 3 mars 2000, réitérant les explications déjà fournies et l'informant des mesures prises.

Début avril 2000, la DG EAC a réalisé un audit de l'UCN polonaise: aucune irrégularité n'a été constatée en ce qui concerne la gestion des fonds communautaires. En outre, les locaux de POPON ont également fait l'objet d'une visite informelle, mais aucun audit officiel du projet n'a été effectué.

Le 22 juillet 2000, les services de la DG EAC ont reçu une nouvelle note du plaignant affirmant que son différend avec POPON n'était toujours pas résolu et invitant instamment la Commission à prendre des mesures. Dans sa réponse du 4 septembre 2000, il a été souligné qu'en raison de la décentralisation de la mesure en question, la Commission n'a pas le pouvoir d'intervenir directement dans ce litige contractuel. L'attention a été attirée sur les dispositions du contrat relatives au règlement des différends.

Les services de la DG EAC sont en train de reconsidérer la nécessité d'un audit du projet.

La Commission estime avoir fait ce qui était sous sa responsabilité. Aucune relation contractuelle n'existe entre la Commission et les promoteurs de projets et elle ne peut en aucun cas intervenir directement dans les litiges liés à l'exécution du contrat. La supervision du projet relève de la responsabilité de l'UCN polonaise. Si aucune solution amiable ne peut être trouvée, le litige doit être résolu par un tribunal compétent au siège social du promoteur.

La Commission a la responsabilité générale de contrôler la manière dont le programme est mis en œuvre. Il s'agit à la fois d'une action de suivi plus "contenue" visant à vérifier si les activités et procédures menées au niveau national par l'UCN sont conformes aux principes et critères de Leonardo da Vinci, et du pouvoir de contrôler à la fois l'UCN et les projets individuels afin de vérifier si les fonds communautaires ont été utilisés conformément aux règles. Ces responsabilités ont été pleinement exercées dans le cas présenté dans la plainte. La DG EAC est intervenue dès le début auprès de l’UCN polonaise afin d’obtenir des éclaircissements et de faciliter le rôle de l’UCN en tant que médiateur dans le différend entre EeC Ab Education et POPON. Les explications et les informations reçues de l'UCN polonaise semblent jusqu'à présent satisfaisantes.

En ce qui concerne la possibilité d’effectuer des contrôles d’audit, l’audit de l’UCN polonaise n’a révélé aucune irrégularité. La visite informelle à POPON n'a révélé aucun problème particulier. Toutefois, un audit formel du projet est envisagé par les services de la DG EAC.

Le plaignant a indiqué qu'il avait compris que le litige entre le partenaire polonais POPON et EeC Ab Education devait être résolu devant un tribunal compétent. Le plaignant a compris que le Médiateur ne pouvait pas intervenir dans une affaire judiciaire en Pologne. Toutefois, le plaignant a exigé que la Commission et la DG EAC procèdent à un audit du partenaire polonais POPON.

Après un examen attentif de l'avis de la Commission et des observations du plaignant, il est apparu que des enquêtes supplémentaires étaient nécessaires. La Médiatrice a demandé un avis complémentaire à la Commission sur la question de savoir si les services de la DG EAC avaient lancé un audit du projet en question, comme indiqué dans l'avis de la Commission.

En avril 2001, les services financiers de la DG EAC ont accepté de lancer un audit ad hoc du projet. En l'absence de ressources internes suffisantes, l'audit sera effectué par une société externe. La procédure de sélection et de passation de contrats avec la société externe a débuté en mai 2001 et devrait s'achever au cours de l'été 2001. L'audit devrait avoir lieu à l'automne 2001.

L'audit a pour objectif de vérifier que les fonds communautaires ont été utilisés par le projet conformément aux règles applicables. Selon les termes de référence, l'audit comprendra la vérification des coûts d'éligibilité, en particulier en ce qui concerne les dépenses effectuées par les partenaires et la vérification de leur conformité avec les dispositions des accords pertinents. Les travaux comprendront un audit du projet polonais PL/99/10004/I.1.2.b/FPCat dans les locaux du promoteur en Pologne (POPON) et, si nécessaire, une visite dans les locaux du partenaire en Suède (EeC Ab Education).

Le plaignant ne semble pas avoir envoyé ses observations complémentaires.

LA DÉCISION

1.1 Selon le plaignant, EeC Ab Education n'a pas reçu le paiement de 200 000 SEK de la part de son partenaire POPON en Pologne. Eec Ab Education a contacté le partenaire polonais POPON et la Commission européenne. Le plaignant affirme que la Commission devrait contrôler la bonne gestion des fonds du programme et superviser le paiement des factures dues à Eec Ab Education. Le plaignant est d'avis que l'audit aurait dû être effectué au sein du partenaire polonais POPON.

1.2 Dans son avis, la Commission a indiqué qu'elle avait la responsabilité générale de contrôler la manière dont le programme est mis en œuvre. Il s'agit à la fois d'une action de suivi plus "contenue" visant à vérifier si les activités et procédures menées au niveau national par l'UCN sont conformes aux principes et critères de Leonardo da Vinci, et du pouvoir de contrôler à la fois l'UCN et les projets individuels afin de vérifier si les fonds communautaires ont été utilisés conformément aux règles. Selon la Commission, ces responsabilités ont été pleinement exercées dans l'affaire soulevée dans la plainte. La DG EAC est intervenue dès le début auprès de l’UCN polonaise afin d’obtenir des éclaircissements et de faciliter le rôle de l’UCN en tant que médiateur dans le différend entre EeC Ab Education et POPON. Les explications et les informations reçues de l'UCN polonaise semblent jusqu'à présent satisfaisantes. En ce qui concerne la possibilité d’effectuer des contrôles d’audit, l’audit de l’UCN polonaise n’a révélé aucune irrégularité. La visite informelle à POPON n'a révélé aucun problème particulier. Toutefois, un audit formel du projet est envisagé par les services de la DG EAC.

1.3 Dans ses observations, le plaignant a indiqué qu'il comprenait que le litige entre le partenaire polonais POPON et EeC Ab Education devait être résolu devant un tribunal compétent. Toutefois, le plaignant a demandé à la DG EAC de la Commission de procéder à un audit du partenaire polonais POPON.

1.4 Le Médiateur a demandé à la Commission des informations complémentaires sur la question de savoir si les services de la DG EAC avaient lancé un audit du projet en question, comme indiqué dans l'avis de la Commission.

1.5 Dans son avis complémentaire, la Commission a indiqué qu'en avril 2001, les services financiers de la DG EAC avaient accepté de lancer un audit ad hoc du projet. L'audit a pour objectif de vérifier que les fonds communautaires ont été utilisés par le projet conformément aux règles applicables. L'audit devrait avoir lieu à l'automne 2001. Selon les termes de référence, l'audit comprendra la vérification des coûts d'éligibilité, en particulier en ce qui concerne les dépenses effectuées par les partenaires et la vérification de leur conformité avec les dispositions des accords pertinents. Les travaux comprendront un audit du projet polonais PL/99/10004/I.1.2.b/FPCat dans les locaux du promoteur en Pologne (POPON) et, si nécessaire, une visite dans les locaux du partenaire en Suède (EeC Ab Education).

1.6 Sur la base des enquêtes du Médiateur, il apparaît que la Commission a exercé ses responsabilités et effectué un audit au sein de l'Unité nationale de coordination (UNC) à Varsovie. La Commission a donc agi dans les limites de son pouvoir juridique et il ne semble pas y avoir eu de mauvaise administration.

Sur la base des enquêtes menées par le Médiateur sur cette plainte, il ne semble pas y avoir eu de mauvaise administration de la part de la Commission européenne. Le Médiateur clôt donc l’affaire.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

Jacob SÖDERMAN