Antécédents de la plainte

1. En octobre 2020, le plaignant a présenté une demande d’accès du public ^[1] à la Commission, sollicitant des informations sur les réunions organisées par le coordinateur de la Commission sur la lutte contre l’antisémitisme et la promotion de la vie juive (ci-après le «coordinateur»).

2. En décembre 2020, le plaignant a précisé qu’il souhaitait recevoir «une liste des réunions que le coordinateur avait tenues avec des représentants de l’État et du gouvernement israéliens, y compris la mission d’Israël auprès de l’Union européenne, entre le 1er décembre 2015 et le 6 octobre 2020».

3. La Commission a informé le plaignant qu'elle considérait sa demande comme une demande de renseignements. Elle lui a fourni une liste de «toutes les réunions bilatérales [du coordinateur] tenues avec des représentants de haut niveau de l’État d’Israël et de son gouvernement» au cours de la période concernée.

4. Le plaignant a insisté pour que sa demande soit considérée comme une demande d'accès du public aux documents.

5. La Commission a ensuite enregistré la demande d’accès du plaignant et l’a informé qu’elle ne détenait aucun document correspondant à la description fournie par celui-ci. Pour cette raison, elle a indiqué qu’elle avait traité la demande du plaignant comme une demande d’informations et qu’elle avait dressé une liste de réunions avec des représentants de haut niveau, en utilisant différentes sources.

6. En février 2021, le plaignant a demandé à la Commission de réexaminer sa décision (en formulant ce que l’on appelle une «demande confirmative»). Il a contesté l’affirmation de la Commission selon laquelle aucun document n’existait. Il a également déclaré que la Commission avait indûment limité sa demande aux réunions avec des représentants de haut niveau et lui a demandé de lui fournir une liste de réunions avec des représentants à tous les niveaux.

7. La Commission a répété qu’elle ne détenait aucun document relevant du champ d’application de la demande d’accès du plaignant.

8. En avril 2021, le plaignant s’est adressé au Médiateur.

L'enquête

9. La Médiatrice a ouvert une enquête sur la manière dont la Commission avait traité la demande du plaignant concernant les nominations aux réunions du coordinateur.

10.  Au cours de l’enquête, l’équipe d’enquête de la Médiatrice a tenu une réunion avec des représentants de la Commission afin de clarifier certaines questions. Le Médiateur a fourni au plaignant le rapport de la réunion et, par la suite, a reçu les observations du plaignant à ce sujet. Le Médiateur a ensuite demandé des éclaircissements supplémentaires à la Commission et le plaignant a fait part de ses observations sur les éclaircissements apportés par la Commission.

Arguments présentés au Médiateur

11. Le plaignant a estimé que la Commission n'avait fourni des informations que sur certains exemples de réunions. Il a fait valoir que, la Commission ayant pu établir une liste de réunions entre le Coordonnateur et des représentants de haut niveau, elle devrait pouvoir établir une liste de réunions avec des représentants à tous les niveaux.

12. Le plaignant a également fait valoir que le personnel de l’UE devrait mener son travail ouvertement et qu’il devrait tenir des registres appropriés des réunions qu’il tient à titre professionnel afin de permettre un contrôle public.

13. La Commission a indiqué que la liste à laquelle le plaignant demandait l’accès, à savoir une liste de toutes les réunions que le coordinateur a tenues avec des représentants de l’État/du gouvernement d’Israël entre le 1er décembre 2015 et le 6 octobre 2020, n’existait pas au moment de la demande d’accès. Cela signifiait que la Commission était juridiquement en droit de répondre à la demande d’accès aux documents du plaignant en déclarant qu’elle ne détenait aucun document de ce type. Toutefois, en vue d’aider le plaignant, la Commission avait traité la demande du plaignant comme une «demande d’informations» et avait dressé une liste de toutes les réunions tenues au cours de la période pertinente.

14. La Commission a également confirmé que la liste qu'elle avait établie pour le plaignant et qu'elle lui avait fournie était complète. Le fait que la liste soit intitulée « liste de toutes les réunions avec des représentants de haut niveau» s’explique par le fait que les réunions avec le coordinateur ont généralement lieu avec des représentants de haut niveau de l’État d’Israël. Toutefois, le titre de la liste ne doit pas être compris comme signifiant que seuls des représentants de haut niveau d'Israël ont pris part à ces réunions. Ces personnes de haut niveau étaient normalement accompagnées de leur personnel de soutien dont les données à caractère personnel ne figuraient pas sur la liste.

15. Le plaignant n’a pas été convaincu par les explications de la Commission. Il estime que la Commission devrait exiger de son personnel qu’il tienne un registre de ses rendez-vous et que le public devrait être autorisé à inspecter ces registres, en particulier en ce qui concerne les tâches qui ont été identifiées comme prioritaires. Le plaignant a conclu que la Commission devrait fournir «une liste complète de tous les contacts entre [le coordinateur] et les représentants d’Israël à tous les niveaux».

16. En réponse, la Commission a indiqué qu’elle ne détenait aucune information supplémentaire concernant la demande du plaignant. Elle a indiqué qu'il n'y avait pas eu d'autres réunions préétablies que celles énumérées dans le document qu'elle avait fourni au plaignant.

17. Le plaignant a ensuite répondu que sa demande n’avait pas été limitée aux «réunions organisées à l’avance». Il indique que, si le coordinateur a tenu des discussions organisées à bref délai ou spontanément, la Commission devrait divulguer les détails de ces discussions.

Évaluation du Médiateur

18. Les règles de l’UE relatives à l’accès du public aux documents ne s’appliquent qu’aux documents détenus par les institutions de l’UE ^[2]. Cela signifie que, si le document auquel l’accès est demandé n’existe pas, les institutions de l’UE ne sont pas tenues de créer un document en réponse à la demande ^[3].

19. En l’espèce, la Commission a déclaré qu’elle ne détenait pas le document auquel la plaignante demandait accès, à savoir une liste de toutes les réunions entre la coordinatrice et des représentants de l’État/du gouvernement d’Israël depuis l’établissement de sa fonction. Toutefois, au lieu de rejeter la demande du plaignant pour ces motifs, la Commission s’est efforcée de compiler les informations en question et a créé un document qu’elle a ensuite fourni au plaignant.

20. Le Médiateur note donc que la Commission a fourni au plaignant un document contenant les informations qu'il avait demandées.

21. Étant donné que la Commission a décrit ce document comme une liste de toutes les réunions tenues avec des représentants de haut niveau, le plaignant a estimé que la liste devait être incomplète.

22. Au cours de l'enquête, la Commission a confirmé par écrit que la liste qu'elle avait fournie au plaignant était complète. En particulier, il a précisé que toutes les réunions que le Coordonnateur avait tenues au cours de la période considérée avaient eu lieu avec des représentants de haut niveau. La Commission n'a pas inclus dans la liste les noms du personnel d'appui qui avait également assisté aux réunions respectives.

23. Le Médiateur estime que ces explications sont raisonnables. En ce qui concerne les autres commentaires de la plaignante, elle note que la demande de la plaignante concernait les réunions du coordinateur. En tant que telle, la décision de la Commission de limiter sa recherche aux « réunions organisées à l’avance » constituait une interprétation raisonnable de la demande. La demande ultérieure du plaignant d’obtenir «une liste complète de tous les contacts entre [le coordinateur] et les représentants d’Israël à tous les niveaux» va au-delà de sa demande initiale.

24. La Médiatrice est donc convaincue que la Commission a pleinement répondu à la demande initiale de la plaignante et a fourni des explications adéquates en réponse aux questions soulevées par la Médiatrice au cours de l’enquête.

Conclusion

Sur la base de l’enquête, le Médiateur clôt cette affaire en concluant ce qui suit ^[4]:

Il n’y a pas eu de mauvaise administration de la part de la Commission européenne.

Le plaignant et la Commission seront informés de cette décision.

Rosita Hickey
Directrice des enquêtes

Strasbourg, le 23 août 2021

[1] En vertu du règlement (CE) n° 1049/2001 relatif à l’accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049.

[2] Conformément à l’article 2, paragraphe 3, du règlement (CE) no 1049/2001.

[3] Voir, par exemple, l’arrêt de la Cour du 11 janvier 2017, Typke/Commission, C-491/15 P, point 31: https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=186682&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=336495.

[4] Cette plainte a été traitée dans le cadre d’un traitement délégué des dossiers, conformément à l’article 11 de la décision du Médiateur européen portant adoption de dispositions d’exécution.