Monsieur,

Le 3 août 2000, vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen, conjointement avec les professeurs Comella Carnicé et Costa Leja du "Centre de Transferència de Tecnologia" (CTT) de l ' Université de Lérida (Espagne), contre la Commission européenne. La plainte portait sur le préjudice financier que vous avez subi en raison du prétendu manque de diligence de la Commission dans le paiement d'un projet entrepris par CTT (projet LIFE97/ENV/E/260) et financé par le programme LIFE de la CE.

Le 30 août 2000, j'ai transmis la plainte au président de la Commission européenne. J'ai reçu l'avis de la Commission le 11 décembre 2000, que je vous ai transmis avec une invitation à formuler des observations. Vous m'avez envoyé des informations complémentaires le 4 octobre 2000. Les 25 janvier et 12 février 2001, vous m'avez transmis vos observations. Le 14 mars 2001, j'ai écrit au président de la Commission européenne pour lui demander de plus amples informations. La Commission a envoyé son deuxième avis le 27 avril 2001, que je vous ai transmis. J'ai reçu vos observations sur le deuxième avis de la Commission le 3 septembre 2001.

Je vous écris maintenant pour vous informer du résultat des enquêtes qui ont été faites.

LA PLAINTE

Les plaignants, au nom du CTT, avaient demandé une aide financière du programme LIFE de la CE pour le développement d'un projet impliquant la croissance de plantes médicinales dans les zones rurales proches des Pyrénées. 132.479 € des coûts totaux du projet [décision de la Commission du 17 juillet 1997 (projet LIFE 97-ENV/E/000260)].

Un premier versement de 40 % de la contribution communautaire a été effectué en novembre 1997. Conformément aux dispositions de l'annexe 2 (Conditions administratives, techniques et financières) de la décision de la Commission, les plaignants ont présenté, le 25 septembre 1998, un rapport à mi-parcours assorti d'une demande de paiement intermédiaire correspondant à 40 % de la contribution communautaire (52 991 euros).

Bien que le bureau d'assistance technique chargé de LIFE en Espagne (Proymasa) ait informé les plaignants que le deuxième paiement serait effectué à la fin du mois de mars 1999, aucun transfert n'a eu lieu à cette date. Les plaignants ont contacté les services compétents de la Commission en mai 1999 et ont été informés de manière informelle que le paiement avait déjà été effectué. Dans une télécopie datée du 17 mai 1999, les mêmes services ont informé les plaignants que le paiement était toujours en cours en raison de «l'évaluation des projets Life 1999 qui a débuté en janvier», bien qu'il doive être effectué dans quelques semaines.

Au moment de l'achèvement du projet en juillet 1999, aucun virement n'avait été reçu pour le paiement intermédiaire. Le 1er juillet 1999, les plaignants ont écrit au directeur général de la DG ENV, M. Currie, ainsi qu'à la directrice chargée du programme LIFE, Mme Adinolfi. Aucune réponse n'a été reçue à l'une ou l'autre de ces lettres.

Le 9 juillet 1999, les services compétents de la Commission ont procédé à une inspection technique du projet qui, selon les plaignants, a abouti de manière satisfaisante, comme l'a rapporté la presse locale.

N'ayant reçu aucune réponse à leurs demandes, les plaignants se sont adressés à la commissaire à l'environnement, Margot Wallström, par lettre du 19 octobre 1999. Ils lui ont expliqué qu'après avoir présenté une demande de paiement intermédiaire il y a plus d'un an, la seule réponse qu'ils avaient reçue était l'indifférence, les abus verbaux et les menaces de la Commission. La réponse d'un membre de son cabinet du 25 janvier 2000 assurait aux plaignants que la DG ENV prendrait prochainement les mesures nécessaires.

CTT a présenté le projet final le 28 octobre 1999. La Commission a répondu par lettre du 2 décembre 1999 dans laquelle elle demandait un large éventail d'informations et de documents concernant la mise en œuvre du projet, afin que le respect des clauses financières et administratives du contrat puisse être vérifié. Le 22 mars 2000, les plaignants ont transmis les informations demandées.

En l'absence de toute autre communication de la Commission, les plaignants ont déposé une plainte auprès du Médiateur européen le 3 août 2000. Dans leur plainte, elles alléguaient que la Commission n’avait pas,

1) ont respecté les termes de leur contrat;

2) payé en temps voulu les montants correspondant aux paiements intermédiaires et finals

pour le projet;

3) a répondu aux demandes d'information du plaignant;

4) a veillé au comportement approprié de ses services à l'égard des plaignants.

L'ENQUÊTE

L'avis de la Commission

La Commission a expliqué dans son avis que le bénéficiaire avait envoyé un rapport intermédiaire et une demande de paiement à la fin du mois de septembre 1998. Le rapport et ses pièces justificatives ont été analysés par les services de la Commission, qui sont parvenus à la conclusion que les informations étaient incomplètes. Le bénéficiaire a ensuite été invité à fournir un certificat manquant comme condition pour le deuxième paiement. Ce certificat a été reçu par les services de la Commission cinq mois plus tard. Entre-temps, les ressources humaines responsables de la gestion du programme ont été associées à l'évaluation des projets LIFE présentés en 1999. La Commission a souligné que le bénéficiaire était pleinement conscient de cette situation de travail, tant par l’intermédiaire des services de la Commission que de l’assistance technique pour LIFE en Espagne (PROYMASA).

Le 14 juillet 1999, les services compétents de la Commission, accompagnés du groupe d'assistance technique, ont inspecté le projet. À la suite de la visite de suivi, les services de la Commission ont identifié un risque possible de double financement et, par conséquent, une décision concernant le rapport intermédiaire a été suspendue.

Le bénéficiaire a présenté le rapport final en novembre 1999, ainsi qu'une demande de paiements finals et intermédiaires. Le 2 décembre 1999, la Commission a demandé des informations complémentaires afin de vérifier certains aspects du projet. Les documents demandés ont été envoyés à la Commission le 22 mars 2000, soit quatre mois à compter de la date de la demande.

La Commission a reconnu que des retards s'étaient produits en l'espèce en raison de la procédure d'évaluation LIFE de 1999 ainsi que du long temps de réaction pris par le bénéficiaire pour répondre aux demandes de la Commission. L'institution a indiqué que ses services s'emploient à rationaliser leurs procédures afin d'améliorer le traitement des dossiers et que des améliorations devraient être attendues à la suite des réformes financières proposées («Lignes directrices concernant les délais de paiement de la Commission»).

La Commission a conclu en soulignant que:

1) La responsabilité du retard des paiements intermédiaires et finals a été partagée à la fois par la Commission et par le bénéficiaire.

2) Toutes les demandes envoyées par les plaignants avaient reçu une réponse appropriée de la Commission, soit par des lettres formelles, soit par des appels téléphoniques ou des échanges personnels.

3) Le paiement final du projet avait été effectué le 19 septembre 2000.

Informations complémentaires communiquées par le plaignant

Le 4 octobre 2000, les plaignants ont écrit au Médiateur pour lui expliquer que, le 21 septembre 2000, ils avaient reçu de la Commission un montant de 79 487 € correspondant aux paiements intermédiaires et finals (60 % de la contribution communautaire au projet). Ce montant n'incluant pas les intérêts pour retard de paiement de la tranche intermédiaire, les plaignants avaient formellement demandé le paiement de ces intérêts le 3 octobre 2000.

Observations du plaignant

Les 25 janvier et 12 février 2001, les plaignants ont transmis leurs observations sur l'avis de la Commission. Dans leur première lettre, les plaignants ont exprimé leur désaccord avec le raisonnement de l'institution. Ils ont demandé à la Commission i) de payer des intérêts de retard pour les paiements tardifs des tranches intermédiaire et finale, étant donné que seuls leurs services devaient être considérés comme responsables des retards; et ii) présenter des excuses formelles pour le comportement incorrect de ses services, étant donné que l’institution n’avait pas été en mesure de fournir des éléments de preuve susceptibles de remettre en cause la diligence des plaignants.

Les plaignants ont expliqué en détail leurs allégations précédentes dans la deuxième lettre, qui comprend un certain nombre de documents à l'appui. Ils ont indiqué que la Commission n'avait jamais soulevé d'objection formelle à leur demande de paiement intermédiaire datée du 25 septembre 1998. Ils n'ont pris conscience de la nécessité de documents supplémentaires qu'après une conversation téléphonique avec les services compétents de la Commission au début de 1999. Le 3 février 1999, les plaignants ont transmis le certificat demandé, qui, ont-ils souligné, avait déjà été inclus dans leurs observations initiales.

En ce qui concerne la préoccupation de la Commission d'une éventuelle double source de financement à la suite de l'inspection du projet, les plaignants se sont dits surpris de constater que les services responsables n'avaient fourni aucun élément de preuve à l'appui de ces constatations, dont ils n'avaient pas été informés. Sur la base de ces considérations, ils ont estimé que seule la Commission était responsable du retard dans leurs paiements.

Les plaignants ont inclus dans leurs observations une lettre des services de la Commission datée du 31 janvier 2001, dans laquelle l'institution avait accepté de payer des intérêts, mais uniquement ceux liés au paiement final. Ce dernier paiement ayant été approuvé le 19 juin 2000, mais n'ayant été effectué que le 19 septembre 2000, la Commission a estimé que les intérêts ne devaient être payés que sur la base d'un délai de 47 jours (623 euros). Dans une lettre datée du 12 février 2001, les plaignants ont contesté le raisonnement de la Commission et ont fait valoir que l'institution devait également payer des intérêts correspondant au retard de 371 jours correspondant au paiement intermédiaire (3 280 euros).

ENQUÊTES SUPPLÉMENTAIRES

De l'avis du Médiateur, les plaignants avaient formulé dans leurs observations deux demandes supplémentaires: (i) le remboursement de tous les intérêts pour le retard dans les paiements intermédiaires et finals; ii) des excuses de la Commission pour le comportement incorrect de ses services. Ces questions étant étroitement liées aux allégations formulées dans la plainte initiale, le Médiateur a écrit à la Commission le 14 mars 2001 pour demander des informations complémentaires sur les demandes des plaignants.

Deuxième avis de la Commission

Dans son deuxième avis, la Commission a tout d'abord justifié les retards du paiement intermédiaire par le fait que le plaignant n'avait pas inclus de certificat dans les documents ci-joints, par la lourde charge de travail liée à l'évaluation des projets Life 1999 et par la nécessité de vérifier un éventuel double financement du projet.

La Commission a insisté sur le fait que la demande de paiement intermédiaire envoyée par les plaignants ne comportait pas de certificat. Ce document n'a été transmis que quelques mois plus tard, le 4 mars 1999. Il souligne que les services de la Commission ont demandé au bénéficiaire, tant par téléphone que par courrier électronique, de fournir le certificat manquant. Le bureau d'assistance technique LIFE en Espagne avait également demandé le certificat par téléphone à plusieurs reprises.

La Commission a également souligné qu'à la suite du contrôle effectué par ses services en juillet 1999, un risque potentiel de double financement du bénéficiaire a été identifié. Ce risque découlait du fait que le projet avait été développé conjointement avec un organisme public, «Centro Tecnológico Forestal de Catalunya», qui était également financé par des fonds communautaires (FEOGA). En conséquence, les services de la Commission ont entamé une vérification interne. Conformément à l’article 10, paragraphe 2, du règlement sur la vie, aucune information n’a été transmise au bénéficiaire, étant donné que le processus nécessitait un certain degré de discrétion.

Aucune conclusion définitive n'a encore été tirée, car cette vérification prend beaucoup de temps. Les services de la Commission ont également indiqué qu’étant conscients du temps nécessaire pour mener à bien cette procédure, ils ont décidé d’effectuer les paiements intermédiaires et finals afin d’éviter de causer des difficultés au bénéficiaire. Dès que les conclusions de la vérification seront prêtes, la Commission devrait être en mesure d'examiner s'il y a lieu d'appliquer les dispositions prévues à l'article 11 du règlement (réduction, recouvrement ou suspension de l'aide financière par la Commission).

La Commission a expliqué qu'elle avait déjà payé des intérêts de retard d'un montant de 623,33 € sur la base des dépenses totales du projet (y compris la demande intermédiaire). En réponse à la demande d'intérêts des plaignants concernant les retards dans le paiement intermédiaire, la Commission a présenté une proposition de paiement supplémentaire de 1 144 euros. Après actualisation des intérêts déjà payés, ce montant correspondrait à un délai de 197 jours entre la date de réception par la Commission de tous les documents relatifs au rapport intermédiaire (4 mars 1999) et la date des paiements (19 septembre 2000).

En ce qui concerne la demande d'excuses des plaignants, la Commission a insisté sur l'exactitude de ses actions. Elle a souligné que l'attitude de ses services à l'égard des plaignants avait été adéquate en expliquant ses actions. L'institution ayant considéré que ses services avaient fourni des preuves complètes de la situation, elle a conclu que les allégations des plaignants n'étaient pas justifiées. Dans ce contexte, la Commission a toutefois ajouté que certaines dispositions du règlement Life n’avaient peut-être pas été respectées par les plaignants et que, par conséquent, l’institution pouvait être amenée à appliquer l’article 11 du règlement (réduction, recouvrement ou suspension de l’aide financière par la Commission).

Observations du plaignant sur le deuxième avis de la Commission

Les plaignants ont contesté les arguments avancés par la Commission et ont réitéré certaines des allégations formulées dans la plainte.

Ils ont insisté sur le fait que le certificat auquel la Commission se réfère pour justifier en partie son retard avait en fait été inclus dans leur demande initiale. Ils ont joint une copie d ' une lettre du LISU ("Logística Serveis Universitaries"), une société indépendante engagée par l ' Université de Lleida, qui a confirmé cette affirmation. En outre, elles ont expliqué que la Commission ne leur avait jamais formellement notifié la nécessité d’un certificat manquant. En janvier 1999, l'institution s'était contentée d'informer le LISU de la situation par téléphone. Les plaignants ont télécopié le certificat le 3 février 1999 et l'ont envoyé par courrier express le même jour.

En ce qui concerne le risque de double financement, les plaignants soulignent que ce point a déjà été soulevé par les services de la Commission (lettre de M. Rouam, chef d'unité DG ENV.B.4 du 2 décembre 1999). Elles ont expliqué que toutes les explications nécessaires ainsi que les documents requis avaient déjà été envoyés en réponse le 22 mars 2000.

Les plaignants ont conclu en soulignant que les intérêts suggérés par la Commission n'avaient pas été calculés sur la base des dates appropriées. Ils ont toutefois indiqué qu'ils devaient accepter l'offre faite par la Commission en raison de la durée excessive de cette procédure.

LA DÉCISION

1. Respect du contrat: retards et intérêts correspondant au paiement intermédiaire

1.1 Les plaignants allèguent que la Commission n'a pas respecté les termes du contrat, étant donné que les paiements intermédiaires et finals pour le projet n'ont pas été effectués en temps utile. Elles réclament donc le paiement d’intérêts pour ce retard.

1.2 La Commission a expliqué qu'elle avait déjà payé des intérêts de retard d'un montant de 623,33 euros, sur la base des dépenses totales du projet. En réponse à la demande d'intérêts des plaignants sur le paiement intermédiaire, la Commission a accepté d'effectuer un paiement supplémentaire de 1 144 euros. Après actualisation des intérêts déjà payés, ce montant correspondrait à un délai de 197 jours.

1.3 Le Médiateur note que les plaignants ont accepté la proposition de la Commission relative au paiement d'intérêts supplémentaires. Le Médiateur conclut donc que la Commission a pris des mesures pour satisfaire les plaignants en ce qui concerne cet aspect de l'affaire.

2. Demande d’excuses formelles de la Commission

2.1 Les plaignants allèguent que la Commission n'a pas répondu à toutes leurs demandes de renseignements (lettres aux services de la Commission datées du 1er juillet 1999) et se sont plaints du comportement de ses services. Ils ont souligné que les services de la Commission avaient remis en cause leur diligence, sans avancer aucun élément de preuve à l’appui des allégations. Les plaignants ont donc demandé des excuses formelles à la Commission.

2.2 La Commission n'a pas présenté d'excuses formelles aux plaignants et a insisté sur l'exactitude de ses actions. Elle a souligné que l’attitude de ses services à l’égard des plaignants a toujours été adéquate en expliquant ses actions et en fournissant des preuves complètes de la situation.

L'institution reconnaît que des retards sont survenus dans le traitement de ce projet, mais suggère que les plaignants assument également un certain degré de responsabilité. Il faisait également allusion à la possibilité d’un double financement irrégulier de la part des plaignants, qui pourrait conduire à l’application de l’article 11 du règlement Life au projet (réduction, recouvrement ou suspension par la Commission de l’aide financière).

2.3 Le Médiateur note que certaines des lettres que les plaignants ont adressées à la Commission afin de vérifier le stade de leur demande de paiement intermédiaire, à savoir leurs lettres du 1er juillet 1999 à M. Currie, directeur général de la DG ENV, ainsi qu'à Mme Adinolfi, directrice chargée du programme LIFE, n'ont pas reçu de réponse. La Commission n’a mentionné ce point dans aucune de ses réponses et ne s’en est pas excusée.

Il est de bonne conduite administrative de répondre aux lettres des citoyens en temps utile, comme indiqué au point 4 du code de bonne conduite administrative de la Commission. En l'espèce, la Commission n'a pas répondu par écrit aux lettres de plainte du 1er juillet 1999 adressées tant au directeur général de la DG ENV, M. Currie, qu'à la directrice chargée du programme LIFE, Mme Adinolfi. La Médiatrice adressera donc une remarque critique à la Commission concernant cet aspect de l’affaire.

2.4 En ce qui concerne le traitement du projet et les informations fournies aux plaignants, il importe tout d'abord de rappeler les règles juridiques applicables.

La décision de la Commission du 17 juillet 1997, qui a accordé des fonds LIFE pour le projet CTT, constitue également sa base juridique. L’annexe II de la décision définit les conditions administratives, techniques et financières applicables. Le point 3.4 de l'annexe II décrit la procédure à suivre pour les paiements:

«Les paiements seront effectués dans un délai de 60 jours à compter de la date de réception de la demande [ ]. Néanmoins, la Commission, ayant préalablement informé le bénéficiaire, peut reporter le paiement si elle a des objections concernant les activités liées à cette demande de paiement [ ] Dans ces cas, le bénéficiaire n'aura droit à aucun intérêt ou indemnité de la part de la Commission".

2.5 Sur la base des éléments de preuve présentés au cours de l'enquête, le Médiateur constate que les exigences énoncées dans les dispositions susmentionnées ne semblent pas avoir été respectées par la Commission:

i) en ce qui concerne la non-inclusion d'un certificat dans la demande de paiement intermédiaire des plaignants datée du 15 septembre 1998, la Commission n'a été en mesure de fournir aucun élément de preuve susceptible de démontrer qu'elle a mis les plaignants en demeure de formuler des objections;

ii) en ce qui concerne la nécessité de vérifier un éventuel double financement du projet, la Commission a reconnu qu’aucune information n’avait jamais été fournie aux plaignants, en violation donc des obligations énoncées au point 3.4 de l’annexe II de la décision. Elle a justifié ses actions par le fait que le processus nécessitait un certain pouvoir d’appréciation, comme le prévoit l’article 10, paragraphe 2, du règlement sur la vie (1). Cette disposition ne s'applique toutefois qu'aux contrôles sur place, et non aux enquêtes générales telles que la nécessité de vérifier un éventuel double financement.

2.6 En ne respectant pas les règles applicables, la Commission n'a pas traité l'affaire avec la diligence requise. Par conséquent, il aurait été bon, sur le plan administratif, de présenter des excuses. La Médiatrice adressera donc une remarque critique à la Commission concernant cet aspect de l’affaire.

3. Conclusion

Sur la base des enquêtes menées par le Médiateur européen sur cette plainte, il apparaît nécessaire de formuler les remarques critiques suivantes:

Il est de bonne conduite administrative de répondre aux lettres des citoyens en temps utile, comme indiqué au point 4 du code de bonne conduite administrative de la Commission. En l'espèce, la Commission n'a pas répondu par écrit aux lettres de plainte du 1er juillet 1999 adressées tant au directeur général de la DG ENV, M. Currie, qu'à la directrice chargée du programme LIFE, Mme Adinolfi.

Sur la base des éléments de preuve présentés au cours de l'enquête, le Médiateur note que les exigences énoncées dans la décision de la Commission du 17 juillet 1997 (point 3.4 de son annexe II) ne semblent pas avoir été respectées par la Commission. En ne respectant pas ces règles, la Commission n’a pas traité l’affaire avec la diligence requise. Par conséquent, il aurait été bon, sur le plan administratif, de présenter des excuses.

Étant donné que ces aspects de l’affaire concernent des procédures relatives à des événements spécifiques survenus dans le passé, il n’est pas approprié de rechercher un règlement amiable de l’affaire. Le Médiateur clôt donc l’affaire.

Le président de la Commission européenne sera également informé de cette décision.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

 

Jacob SÖDERMAN

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(1) Article 10, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 1404/96 du Conseil du 15 juillet 1996 modifiant le règlement (CEE) n° 1973/92 portant établissement d'un instrument financier pour l'environnement (Life) [JO L 181 du 20.7.1996, p. 1]:"La Commission informe le bénéficiaire d'un contrôle sur place, sauf s'il existe de bonnes raisons de soupçonner une fraude et/ou une mauvaise utilisation".