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Décision du Médiateur européen dans l’affaire 1035/2020/NH concernant la décision du Service européen pour l'action extérieure de ne pas avoir sélectionné une offre dans le cadre d’une procédure de marché pour la délégation de l’UE dans un pays africain

Madame, Monsieur,

Vous avez porté plainte auprès du Médiateur européen le 15 juin 2020 concernant la décision du Service européen pour l’action extérieure (SEAE) de ne pas attribuer le contrat pour services de sécurité pour une délégation de l’UE à l’entreprise que vous représentez.

Dans votre plainte, vous soutenez que le SEAE a rejeté à tort l’offre présentée par votre entreprise en réponse à l’appel d’offres. Vous avancez les arguments suivants :

1. Après la soumission de son offre, votre entreprise a demandé à rencontrer le comité de sélection et la délégation a confirmé que votre entreprise recevrait bientôt une date et une heure pour la réunion. Vous soutenez que la délégation n’a finalement pas organisé cette réunion.

2. Vous faites valoir que la délégation a rejeté l’offre de votre entreprise sans vous demander de fournir des éclaircissements ou des informations complémentaires sur certains éléments de l’offre. Vous soutenez que la délégation aurait dû chercher à obtenir des éclaircissements et des informations supplémentaires, comme indiqué dans le cahier des charges et dans deux autres documents.

3. Vous affirmez que votre entreprise dispose d’une vaste expérience en matière de fourniture de services de sécurité à des sociétés, des multinationales et des organismes diplomatiques, et qu’elle est le numéro un du marché sécuritaire dans votre pays.

4. L’offre financière du consortium retenu était supérieure de 50 % au prix du marché et à l’offre financière de votre entreprise.

5. Vous estimez que les grilles d’évaluation de la délégation pour l’offre du consortium retenu et pour l’offre de votre entreprise sont subjectives et ne sont pas du tout fondées sur des considérations techniques. Vous soutenez que les commentaires du SEAE sur l’offre retenue sont élogieux, ce qui est, à vos yeux, suspicieux.

6. Selon vous, le consortium retenu a réussi la première phase de présélection sans respecter l’exigence essentielle de disposer de références dans le secteur diplomatique.

7. Vous soutenez que le consortium qui a remporté le marché se compose de deux sociétés, dont l’une n’est pas présente sur le territoire de votre pays, ni sur le continent européen, et aurait pour principale vocation les métiers de nettoyage.

En ce qui concerne vos arguments 6 et 7 :

Je suis au regret de vous informer que, pour les raisons exposées ci-après, le Médiateur n’est pas en mesure de répondre aux arguments 6 et 7 que vous avancez dans votre plainte.

Le Médiateur doit respecter certaines règles pour traiter les plaintes.[1]. L'une de ces règles[2] prévoit que le plaignant doit avoir préalablement attiré l’attention de l’organe de l’UE concerné sur le problème rencontré avant de saisir le Médiateur européen.

Il ressort des informations contenues dans votre plainte que vous n’avez pas présenté ces arguments au SEAE avant d’introduire votre plainte auprès du Médiateur.

Malheureusement, cela signifie que le Médiateur ne peut traiter ces aspects de votre plainte.

En ce qui concerne vos arguments 1 à 5 :

Vous soutenez que la délégation a accepté de rencontrer votre entreprise pour présenter son offre, mais n’a jamais proposé de date et d’heure pour cette réunion. Malheureusement, en l’absence de preuve écrite de l’accord de la délégation, le Médiateur n'estime pas justifié de procéder à une enquête au sujet de cet aspect de votre plainte.

Vous soutenez également que la délégation aurait dû contacter votre entreprise afin de demander des éclaircissements sur l’offre. Dans votre plainte, vous énumérez trois documents qui, selon vous, prévoient que la délégation doit contacter les soumissionnaires pour obtenir des éclaircissements:

1. La lettre vous invitant à soumettre votre offre, envoyée par la délégation le 22 octobre 2019 (réf. Ares(2019)6527096), qui indique : « Après l'ouverture des offres : S'il s'agit de corriger des erreurs matérielles manifestes dans la rédaction de l'offre ou de demander confirmation d'un élément spécifique ou technique, le pouvoir adjudicateur prendra contact avec le soumissionnaire pour autant que cela n'entraîne pas de modifications substantielles des conditions de l'offre soumise » ;

2. Le document « Invitation to participate », qui énonce au point 7 : « Si un document indispensable pour l'évaluation manque dans la demande de participation ou une clarification est nécessaire, le pouvoir adjudicateur peut contacter le candidat » ;

3. Le cahier des charges, qui dispose sous le point 3 que le pouvoir adjudicateur peut négocier les offres pour améliorer leur contenu.

Les deux derniers documents (« Invitation to participate » et cahier des charges) contiennent le mot « peut ». Ils n’obligent donc pas la délégation à contacter les soumissionnaires pour demander des clarifications éventuelles. La lettre par laquelle la délégation a invité votre entreprise à soumettre son offre indique clairement que la délégation ne contactera les soumissionnaires qu’en cas d’erreur matérielle ou de confirmation d’éléments techniques spécifiques. Cette situation ne semble pas s’appliquer à l’offre technique de votre entreprise, qui paraît présenter de nombreuses lacunes : l’offre n’a pas répondu à plusieurs questions et n’a pas non plus fourni la documentation photographique requise pour le critère 5. La délégation a signalé que, compte tenu des faibles notes attribuées à l’offre présentée par votre entreprise, elle n’a pas jugé nécessaire de demander des éclaircissements. Le Médiateur conclut que cette position est raisonnable.

Vous soutenez également que votre entreprise est le numéro un du marché des services de sécurité dans votre pays et possède une vaste expérience dans le secteur diplomatique. Le Médiateur ne pense pas que cet argument puisse, à lui seul, constituer une preuve que la procédure était entachée d’une irrégularité. Le point 6.2 du cahier des charges prévoit que la qualité technique des offres sera appréciée sur base des offres présentées par les soumissionnaires. L’évaluation ne peut pas être fondée sur la réputation ou sur d’autres informations non incluses dans l’offre.

Vous avez aussi indiqué dans la plainte que l’offre financière retenue était supérieure de 50 % au prix du marché (et à l’offre de votre entreprise). La délégation vous a répondu que le marché a été attribué en fonction du meilleur rapport qualité/prix, comme indiqué dans les documents de la procédure de marché (point 6.1 du cahier des charges). Le Médiateur ne trouve aucun élément dans votre plainte qui pourrait prouver que la délégation a manqué à son obligation d’attribuer le marché au soumissionnaire qui présente le meilleur rapport qualité/prix.

Enfin, vous soutenez que les grilles d’évaluation de l’offre de votre entreprise et de l’offre retenue sont subjectives et ne sont pas du tout fondées sur des considérations techniques. Selon vous, les commentaires figurant dans la grille d’évaluation du consortium retenu sont trop élogieux. Sur la base des informations fournies dans votre plainte, le Médiateur ne trouve rien qui puisse suggérer que la délégation ait évalué les offres de manière abusive. En particulier, force est de constater que vous ne contestez pas, en tant que telle, l’évaluation de l’offre de votre entreprise effectuée par la délégation. Vous reconnaissez que certaines parties de l’offre pourraient avoir bénéficié de plus de clarté. À cet égard, le Médiateur estime qu’il n’y a pas lieu de se pencher plus avant sur cet aspect.

Il serait regrettable que votre interprétation des documents de la procédure de marché vous ait fait croire qu’ils permettaient aux soumissionnaires de fournir des informations à un stade ultérieur. Ce n’est pas ainsi que fonctionnent les procédures d’appel d’offres au sein de l’administration de l’UE. Afin d’assurer l’égalité de traitement de tous les soumissionnaires, les offres ne peuvent pas être modifiées ou complétées de manière substantielle après la date limite de soumission des offres.

Sur la base de ce qui précède, le Médiateur ne constate aucun cas de mauvaise administration de la part du SEAE. Le Médiateur a donc clôturé l’affaire.[3]

Je suis consciente que vous pourriez être déçu(e) par cette décision, mais j’espère que les explications ci-dessus sont néanmoins utiles. 

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

 

Tina Nilsson

Chef de l’unité 4 - Enquêtes

Strasbourg, 06/07/2020

 

[1] Ces règles sont énoncées dans le traité sur le fonctionnement de l'Union européenne et dans le statut du Médiateur européen.

[2] Voir l'article 2, paragraphe 4, du statut du Médiateur européen.

[3] Des informations complètes sur la procédure et les droits relatifs aux plaintes sont disponibles à partir de ce lien https://www.ombudsman.europa.eu/fr/document/70707.