# Décision du Médiateur européen clôturant son enquête sur la plainte 173/2012/VL contre la Commission européenne
- Auteur: Médiateur européen
- Date: 2012-12-12T00:01+01:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/fr/decision/fr/12039)
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Contexte de la plainte
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**1.** Le 3 mars 2011, le plaignant, un journaliste slovène, a envoyé un courrier électronique à la représentation de la Commission à Ljubljana (ci-après la \<\<représentation\>\>) et a demandé une copie d'un document rédigé à la fin de 2010, qui contenait l'évaluation/l'audit par la Commission du projet slovène de santé en ligne (ci-après le \<\<document demandé\>\>).

**2.** Le 10 mars 2011, la Représentation a répondu que le document demandé constituait une ébauche d'un rapport d'audit, que l'audit était en cours et qu'il pourrait comporter d'éventuelles mesures correctionnelles. Selon la Représentation, le document était couvert par l'exception prévue à l'article 4, paragraphe 2, du règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission[\[1\]](#_ftn1 ""){#_ftnref1} (ci-après le \<\<règlement no 1049/2001\>\>) concernant la protection des objectifs des activités d'inspection, d'enquête et d'audit.

**3.** Le 8 juillet 2011, le plaignant a envoyé un courriel à la Représentation et a demandé si le document en question était accessible. Ce courriel a poursuivi le fil conducteur des échanges de courriels des 3 et 10 mars 2011.

**4.** Le 21 juillet 2011, le plaignant s'est adressé à la direction générale de l'emploi, des affaires sociales et de l'inclusion (DG EMPL) de la Commission. Il a demandé une copie d '*" un document relatif à la révision/évaluation du projet de santé en ligne en Slovénie ... établi à la fin de 2010*".

**5.** Le 2 août 2011, la DG EMPL a accusé réception de la demande d'accès du plaignant datée du 21 juillet 2011 et l'a informé qu'il recevrait une réponse dans un délai de 15 jours ouvrables.

**6.** Le 5 août 2011, le plaignant a informé la DG EMPL que, bien que ses courriers électroniques soient restés "*strictement sans réponse ",* il souhaitait savoir ce qu ' il était advenu de son courrier électronique du 21 juillet 2011. Il a supposé que le délai de 15 jours commençait à courir à cette date. Il ajoute que sa première demande a été envoyée à la Représentation le 8 juillet 2011. La Représentation n'a pas répondu pendant une semaine et ne lui a communiqué l'adresse électronique de la DG EMPL qu'après un appel téléphonique. Il voulait se plaindre et demandait des informations sur les endroits où le faire.

**7.** Le 8 août 2011, la DG EMPL a répondu que sa demande d'accès avait été enregistrée et qu'il recevrait une réponse dans un délai de 15 jours ouvrables, conformément à l'article 7, paragraphe 1, du règlement (CE) no 1049/2001. Il a expliqué que le personnel de la Commission avait été réduit pendant les vacances d'été et que cela avait entraîné un certain retard dans le traitement de son courriel du 21 juillet 2011. La Commission a informé le plaignant qu'il pouvait déposer une plainte auprès du Médiateur européen s'il n'était pas satisfait du traitement de sa demande.

**8.** Le même jour, le plaignant a répondu qu'il n'était pas pertinent lorsqu'une demande était envoyée parce que son enregistrement pouvait être retardé. Dans son cas, le délai était de deux semaines. Il s'interroge sur les raisons pour lesquelles les collègues de la DG EMPL à la Représentation n'ont rien fait depuis le 8 juillet 2011. Il a ajouté qu'il n'était pas satisfait de l'approche de la Commission et qu'il avait l'intention de déposer une plainte. Il est inacceptable d'attendre un document pendant plus d'un mois.

**9.** Le 11 août 2011, le requérant a écrit à la Représentation. Il a demandé qu'une confirmation lui soit fournie indiquant quand, le cas échéant, le personnel de la Représentation avait transféré sa demande d'accès aux documents datée du 8 juillet 2011 à la Commission parce que sa demande d'accès avait apparemment été perdue deux fois, à savoir les 8 et 21 juillet 2011.

**12.** Le 17 août 2011, la Représentation a informé le plaignant que toutes ses demandes d'accès aux documents avaient été immédiatement transmises au service compétent de la Commission. Dans sa réponse du 15 juillet 2011 à sa demande du 8 juillet 2011, la Représentation lui a expliqué qu'une demande devait être adressée par écrit au service compétent de la Commission, en l'occurrence la DG EMPL[\[2\].](#_ftn2 ""){#_ftnref2} Le plaignant l'a fait le 21 juillet 2011 sans mettre la Représentation en copie. Ce n'est donc qu'après son appel téléphonique du 29 juillet 2011 que la Représentation a pu intervenir, signaler que le plaignant attendait une réponse et demander que sa demande soit traitée en priorité. Sa candidature a malheureusement été négligée. À la demande de la DG EMPL, la Représentation a demandé au plaignant, le 2 août 2011, de lui transmettre à nouveau sa demande. Sa demande a donc été enregistrée par la DG EMPL. Dans le but d'aider le plaignant, la Représentation a rappelé sa demande à la DG EMPL à plusieurs reprises, y compris après son appel téléphonique du 11 août 2011. Il a assuré le plaignant qu'il devrait recevoir une réponse dans un délai de 15 jours ouvrables, mais a ajouté qu'il n'y avait pas grand-chose d'autre à faire sur le fond.

**13.** Le 24 août 2011, la DG EMPL a répondu à la demande d'accès du plaignant envoyée le 21 juillet 2011 et enregistrée le 2 août 2011. Elle a présenté ses excuses pour le retard pris dans son enregistrement, qui était dû à une réduction des effectifs pendant les vacances d'été. Elle a suggéré qu'à l'avenir, le plaignant utilise un formulaire en ligne disponible sur un site web spécifique, ce qui garantirait un suivi rapide. Le plaignant a demandé à avoir accès aux documents relatifs au projet e-health et à la mission d'audit effectuée par la DG EMPL en Slovénie. La mission d'audit a été décrite dans un rapport d'audit, qui était lui-même fondé sur un certain nombre de documents mentionnés par la Commission. La DG EMPL ajoute qu'aucune lacune ou irrégularité n'a été constatée en ce qui concerne le projet de santé en ligne. Néanmoins, l'accès ne pouvait pas être accordé en vertu de l'article 4, paragraphe 2, troisième tiret, du règlement (CE) no 1049/2001 (protection des objectifs des activités d'inspection, d'enquête et d'audit) et de l'article 4, paragraphe 1, point b) (protection des données à caractère personnel) afin de protéger l'identité des personnes mentionnées dans les documents. Aucun accès partiel aux documents en question n'a pu être accordé et le plaignant n'avait pas démontré l'existence d'un intérêt public supérieur justifiant la divulgation. Le plaignant a été informé qu'il pouvait demander un réexamen de cette décision par le secrétaire général de la Commission.

L'objet de l'enquête
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**14.** Le Médiateur a ouvert une enquête sur l'allégation suivante.

##### Allégation :

*La Commission n'a pas traité la ou les demandes d'accès aux documents du plaignant rapidement et dans le respect des délais applicables.*

En outre, dans la lettre d'ouverture de l'enquête, la Médiatrice a invité la Commission à répondre aux questions suivantes:

\<\<*1. En ce qui concerne la demande du 8 juillet 2011, la représentation de la Commission à Ljubljana (ci-après la \<\<représentation\>\>) a indiqué dans sa lettre du 17 août 2011 que toutes les demandes d'accès aux documents du plaignant étaient toujours immédiatement transmises au service compétent de la Commission. Toutefois, dans la même correspondance, la Représentation a indiqué que, dans sa réponse à la demande du 8 juillet 2011, elle avait informé le plaignant qu'il devait soumettre une demande directement à la DG EMPL. La Commission pourrait-elle préciser si, et dans l'affirmative quand, sa représentation a transmis la demande du 8 juillet 2011 au service compétent?*

*2. Dans sa réponse du 24 août 2011, la Commission a fait valoir que la demande d'accès du plaignant avait été enregistrée tardivement, c'est-à-dire le 2 août 2011, en raison d'une réduction des effectifs pendant les vacances d'été. Toutefois, ce compte rendu est à première vue incompatible avec les explications fournies par la Représentation dans sa lettre du 17 août 2011, qui suggérait que la demande avait été négligée et que, à la demande des services de la Commission, le plaignant devait la soumettre à nouveau avant de pouvoir être enregistré. La Commission pourrait-elle dès lors expliquer le contexte factuel qui a conduit à ce que la demande du plaignant du 21 juillet 2011 ne soit enregistrée que le 2 août 2011?\>\>*

**15.** Le plaignant a également demandé que la Commission lui fournisse les documents qu'il avait demandés. Toutefois, le Médiateur l'a informé que cette demande était irrecevable en vertu de l'article 2, paragraphe 4, de son statut parce qu'il n'avait pas présenté de demande confirmative telle que prévue par le règlement (CE) n° 1049/2001 en réponse au refus de la Commission de lui fournir le document demandé.

**16.** En outre, étant donné que le plaignant estimait que le délai de 15 jours ouvrables prévu par le règlement (CE) no 1049/2001 pour statuer sur une demande d'accès était excessif, le Médiateur l'a informé qu'il n'était pas compétent pour examiner les arguments concernant le bien-fondé de la législation de l'Union et lui a conseillé de présenter une pétition à la commission des pétitions du Parlement européen sur cette question.

L'enquête
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**17.** Le 30 janvier 2012, le Médiateur a ouvert une enquête.

**18.** Le 25 avril 2012, la Commission a rendu son avis sur la plainte.

**19.** Le 26 avril 2012, le Médiateur a transmis l'avis de la Commission au plaignant et l'a invité à présenter ses observations à ce sujet.

**20.** Le 1er août 2012, étant donné qu'aucune observation n'avait été reçue du plaignant, les services du Médiateur lui ont téléphoné pour lui demander s'il avait toujours l'intention de présenter ses observations. Le plaignant a déclaré qu'il ne souhaitait plus poursuivre son dossier et a ensuite confirmé sa position par courrier électronique.

Analyse et conclusions du Médiateur
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### A. Allégation selon laquelle la ou les demandes d'accès aux documents du plaignant n'ont pas été traitées rapidement et dans le respect des délais applicables

#### Arguments présentés au Médiateur

**21.** Dans sa plainte, le **plaignant** a indiqué qu'il avait envoyé une demande d'accès aux documents le 8 juillet 2011. L'adresse électronique de la DG EMPL lui a ensuite été communiquée, mais la demande d'accès qu'il a adressée à la DG EMPL le 21 juillet 2011 est restée sans réponse. À la suite d'un certain nombre d'appels téléphoniques, sa demande a été enregistrée le 2 août 2011 et il a été informé qu'il devrait attendre encore 15 jours pour obtenir une réponse. En tant que journaliste, il a vivement protesté contre cette pratique car le fait d'être obligé d'attendre plus d'un mois pour accéder à un document rendrait son travail impossible, d'autant plus que cela impliquait également un certain nombre d'échanges téléphoniques et électroniques. Le plaignant a fait valoir qu'il attendait les documents demandés depuis le 8 juillet 2011. Il a affirmé qu'il devrait recevoir rapidement les documents demandés et que la Commission devrait respecter les délais.

**22.** Dans son avis, la **Commission** a souligné que le plaignant avait présenté une demande d'accès à la DG EMPL le 21 juillet 2011. Sa demande a été officiellement enregistrée par la DG EMPL le 2 août 2011 et la Commission a refusé l'accès par décision du 23 août 2011.

**23.** En réponse à la première question du Médiateur, la Commission a répondu que la Représentation avait informé la DG EMPL de la demande d'accès du plaignant le 11 juillet 2011.

**24.** En ce qui concerne la deuxième question du Médiateur, la Commission a fait valoir que le plaignant avait envoyé sa demande à une boîte fonctionnelle de la DG EMPL le 21 juillet 2011, qui était un jour férié. La demande a été enregistrée le 2 août 2011. Le délai légal pour le traitement d'une demande initiale au titre du règlement (UE) no 1049/2011, à savoir 15 jours ouvrables, a été \<\<techniquement*respecté\>\>,* car la demande a été enregistrée le 2 août 2011 et la décision formelle de la Commission a été adoptée 14 jours ouvrables plus tard, le 23 août 2011. La demande a été enregistrée avec un retard de 8 jours ouvrables (entre le 21 juillet 2011 et le 2 août 2011) en raison du nombre réduit de membres du personnel du service compétent pendant la période des vacances. La Commission s'est excusée auprès du plaignant pour ce retard et en a expliqué les raisons.

**25.** Dans ses observations, le **plaignant** a informé le Médiateur qu'il n'avait plus d'intérêt à poursuivre l'affaire.

#### Évaluation du Médiateur

**26.** Étant donné que le plaignant a informé le Médiateur qu'il souhaitait abandonner sa plainte, le Médiateur conclut qu'il n'y a pas lieu de poursuivre l'enquête sur cette affaire. Par conséquent, il clôt son enquête sur cette plainte. Néanmoins, le Médiateur a toujours considéré que, lorsqu'il identifie des possibilités pour l'administration de l'UE d'améliorer ses services aux citoyens à l'avenir, il peut formuler une remarque supplémentaire à cet effet.

**27.** En l'espèce, le Médiateur estime qu'il convient de souligner les points suivants dans la présente affaire:

a) La Commission n'a enregistré la demande d'accès du plaignant que le 21 juillet 2011 et le 2 août 2011. Le règlement (CE) n° 1049/2001 dispose que les demandes d'accès sont traitées *rapidement.* Le Médiateur estime que ces demandes devraient normalement être enregistrées le jour ouvrable suivant, sauf circonstances exceptionnelles[\[3\].](#_ftn3 ""){#_ftnref3} Bien que le Médiateur comprenne qu'il peut être difficile d'assurer le bon fonctionnement des services administratifs pendant les périodes de vacances, il n'est pas convaincu qu'une réduction du personnel due à une période de vacances constitue une circonstance aussi exceptionnelle. Comme indiqué au point suivant, cela est d'autant plus regrettable que l'on considère que le plaignant avait déjà présenté une demande d'accès identique le 8 juillet 2011.

b) Le plaignant a présenté une demande d'accès aux documents à la Représentation le 8 juillet 2011. Il est déconcertant de constater que la Commission i) n'a apparemment jamais enregistré la demande du plaignant du 8 juillet 2011[\[4\]](#_ftn4 ""){#_ftnref4} et ii) a plutôt conseillé au plaignant d'utiliser une adresse électronique fonctionnelle spécifique, même si sa demande d'accès aux documents semble avoir satisfait aux exigences de l'article 6, paragraphe 1, du règlement (CE) no 1049/2001[\[5\].](#_ftn5 ""){#_ftnref5} Il peut être utile d'ajouter qu'il s'agit d'une bonne pratique administrative pour les organismes administratifs qui ne sont pas compétents pour traiter une demande de transmission de cette demande à l'organisme compétent[\[6\].](#_ftn6 ""){#_ftnref6} Cela implique logiquement que l'organe compétent doit alors s'occuper de la question.

c) Enfin, le Médiateur note que le plaignant a effectivement introduit la première demande d'accès aux documents le 7 mars 2011. Cette demande a été rejetée par la Représentation le 10 mars 2011. Toutefois, dans sa réponse refusant l'accès au document, la représentation n'a pas informé le plaignant de son droit de présenter une demande confirmative en vertu de l'article 8 du règlement (CE) no 1049/2001.

### B. Conclusions

Sur la base de son enquête sur cette plainte, le Médiateur clôt celle-ci en concluant ce qui suit:

**Il n'y a pas lieu de poursuivre l'examen de la présente plainte.**

Le plaignant et la Commission seront informés de cette décision.

Autres remarques
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{#FR32/2012}

**Le règlement (CE) no 1049/2001 exige que les demandes d'accès aux documents soient traitées rapidement. S'il peut être difficile d'assurer le bon fonctionnement des services administratifs pendant les périodes de vacances, il serait utile que la Commission fasse tout son possible pour assurer l'enregistrement rapide des demandes d'accès, même pendant ces périodes.**

{#FR33/2012}

**Le Conseil pourrait envisager de prendre des mesures pour s'assurer que, lorsque des demandes d'accès sont présentées, elles sont, en fait, dûment enregistrées en tant que telles. En outre, la Commission agirait d'une manière plus favorable aux citoyens si elle enregistrait les demandes d'accès lorsqu'elles sont présentées sous une forme qui satisfait aux exigences du règlement (CE) no 1049/2001, plutôt que d'enjoindre aux demandeurs de soumettre à nouveau ces demandes à une boîte aux lettres spécifique.**

{#FR34/2012}

**La Commission serait bien avisée de veiller à ce que, lorsque ses services rejettent une demande initiale d'accès à des documents, le demandeur soit dûment informé de son droit de présenter une demande confirmative.**

P. Nikiforos Diamandouros

Fait à Strasbourg, le 12 octobre 2012

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[\[1\]](#_ftnref1 ""){#_ftn1} JO 2001, L 145, p. 43.

[\[2\]](#_ftnref2 ""){#_ftn2} Ni le plaignant ni la Commission n'ont fourni au Médiateur une copie de la réponse de la Représentation du 15 juillet 2011.

[\[3\]](#_ftnref3 ""){#_ftn3} Voir, en particulier, une autre remarque en ce sens que le Médiateur a faite dans sa décision sur l'affaire 3697/2006/PB. Voir également les conclusions du Médiateur dans sa décision sur l'affaire 1190/2008/DK.

[\[4\]](#_ftnref4 ""){#_ftn4} La réponse de la Commission du 23 août 2011 ne faisait référence qu'à la demande du 21 juillet 2011.

[\[5\]](#_ftnref5 ""){#_ftn5} "*Les demandes d'accès à un document sont présentées **sous toute forme écrite, y compris sous forme électronique,*** \[soulignement ajouté\]*dans l'une des langues visées à l'article 314 du traité CE et d'une manière suffisamment précise pour permettre à l'institution d'identifier le document. La requérante n'est pas tenue de motiver sa demande.*\>\>

[\[6\]](#_ftnref6 ""){#_ftn6} Voir le code européen de bonne conduite administrative (ci-après le \<\<code\>\>), article 15, paragraphe 1:

\<\<*1. Si une lettre ou une plainte adressée à l'institution est adressée ou transmise à une direction générale, une direction ou une unité qui n'est pas compétente pour la traiter, ses services veillent à ce que le dossier soit transféré sans délai au service compétent de l'institution.* " Le texte intégral du code est disponible à l'adresse suivante: [http://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/code.faces#hl19](/fr/resources/code.faces#hl19)