Contexte de la plainte

1. La plainte concerne a) l’évaluation et le rejet d’une proposition scientifique présentée en réponse à un appel à propositions au titre du 7e programme-cadre de la CE pour des actions de recherche, de développement technologique et de démonstration et b) le rejet ultérieur d’une demande de réparation.

2. Le 18 août 2009, le plaignant a présenté une proposition [1] de bourse intra-européenne Marie Curie pour le développement de carrière dans le cadre de l’appel à propositions «FP7-PEOPLE-2009-IEF» (partie du 7e programme-cadre). L'appel à propositions était géré par l'Agence exécutive pour la recherche (ci-après dénommée «l'Agence»)[2].

3. L’Agence a invité un groupe d’experts indépendants à contribuer à l’évaluation des propositions reçues en réponse à cet appel. Par lettre du 25 novembre 2009, l’Agence a indiqué que la proposition avait été évaluée par les experts évaluateurs et avait obtenu une note totale de 74,20 sur 100 (le seuil étant de 70 sur 100). Le rapport sommaire d'évaluation joint à la lettre contenait, à côté des notes attribuées pour les cinq critères d'évaluation, des commentaires sur l'évaluation de la proposition, qui ont été subdivisés en « forces » et « faiblesses ». Dans sa lettre, l’Agence indiquait que, sur la base de l’évaluation réalisée par les experts indépendants, la Commission classerait, par ordre de priorité, les propositions ayant dépassé les seuils et prendrait ensuite une décision sur la liste des propositions à conserver. L'Agence a souligné que des fonds seraient disponibles pour 575 des 1 857 projets (sur les 2 398 présentés au total), qui ont franchi le seuil.

4. L'Office a déclaré qu'il prendrait une décision officielle en temps opportun sur la proposition du plaignant. Elle a en outre souligné que, dans le cas où les demandeurs n’étaient pas satisfaits du résultat de l’évaluation de leur proposition et souhaitaient recourir à la procédure de recours, une demande devait être introduite pour le 25 décembre 2009. La lettre contenait une note intitulée "À propos de la procédure de recours", qui indiquait que la procédure de recours porterait sur la manière dont la proposition d ' un requérant avait été traitée dans le cadre du processus d ' évaluation et de vérification de l ' admissibilité et qu ' il ne s ' agissait pas d ' une réévaluation automatique.

5. Le 22 décembre 2009, l’Agence a informé les demandeurs du statut final de leurs propositions. La proposition du plaignant a été classée dans la catégorie «C» qui correspondait aux «propositions dépassant les seuils mais non retenues pour un financement ni sur la liste de réserve en raison d’un manque de ressources budgétaires». Les statistiques globales ont montré qu’il y avait 1 108 propositions dans cette catégorie, tandis que 575 propositions ont fait l’objet d’une recommandation de financement (catégorie «A») et 174 propositions ont été inscrites sur la liste de réserve (catégorie «B»).

6. Selon le plaignant, il ressortait clairement du rapport sommaire d'évaluation de sa proposition que les évaluateurs ne comprenaient pas sa proposition. Le plaignant a donc décidé d'introduire une demande de réparation. Cette demande a été présentée le 23 décembre 2009 et comprenait une demande de réévaluation des sections du rapport traitant de l’évaluation de la proposition au titre du critère 1 (Qualité scientifique et technologique) et du critère 5 (Impact).

7. Le 21 janvier 2010, la direction générale de la recherche (DG RTD) de la Commission européenne a accusé réception de la demande de réparation et a indiqué qu'une réponse serait envoyée début avril 2010.

8. Le 28 avril 2010, à la suite d ' une enquête du plaignant sur l ' absence de réponse, la DG RTD l ' a informé qu ' une réponse lui serait envoyée "dans les semaines à venir". Les 10 et 15 juin 2010, le plaignant a de nouveau écrit à la DG RTD et à l'Agence pour se plaindre du retard dans l'envoi de la réponse. Le plaignant a également demandé s’il serait possible d’indiquer les seuils pour être classé dans les catégories A et B. Le 16 juin 2010, l’Agence a informé le plaignant qu’elle lui enverrait la réponse très prochainement.

9. Le 23 juin 2010, le directeur de l'Agence a informé le coordinateur du projet du plaignant que la demande de réévaluation avait été rejetée. Le directeur explique que la proposition a été examinée par un comité interne d'examen de l'évaluation (le « comité de recours »), dont le rôle est de déterminer s'il y a eu une défaillance dans le processus d'évaluation susceptible de compromettre la décision de financer ou non la proposition. Il souligne que le comité de recours n’évalue pas la proposition elle-même et ne remet pas en cause le jugement scientifique d’experts dûment qualifiés. Le directeur a souligné que le comité de recours avait conclu qu'il n'y avait pas suffisamment de preuves à l'appui de la demande de recours du plaignant et que le résultat de l'évaluation initiale était donc valable. Une copie du rapport sommaire du comité de recours est jointe en annexe. Elle a fait référence au fait que, le 26 mars et les 5 et 6 mai 2010, le comité de recours pour cet appel à propositions s'est réuni et a décidé qu'il n'y avait aucune raison de soutenir la demande de recours du plaignant. Il a également indiqué que le comité de recours avait examiné les profils des experts participant à l'évaluation de la proposition du plaignant et a conclu que le comité, dans son ensemble, disposait de l'expertise appropriée pour juger la proposition en fonction des critères d'évaluation. Elle a également indiqué que le comité de recours avait confirmé que l'évaluation de la proposition du plaignant avait été effectuée de manière équitable et transparente, dans le plein respect des procédures d'évaluation établies.

10. Le 1er novembre 2010, le plaignant s'est adressé au Médiateur.

L’objet de l’enquête

11. La Médiatrice a décidé d’ouvrir la présente enquête sur les allégations suivantes:

Allégations :

1) La demande de réévaluation du plaignant, présentée par l'intermédiaire de son coordinateur, a été rejetée au seul motif que le jugement des experts/évaluateurs ne pouvait pas être remis en cause (les «référents sont infaillibles» selon les termes du plaignant).

2) Il y a eu un retard inutile dans l'envoi i) de l'accusé de réception de la demande de réparation et ii) de la réponse finale.

3) La Commission a eu tort de ne pas divulguer certaines informations concernant l'évaluation par les sous-panels, à savoir les points les plus élevés et les plus bas dans chacun des classements A, B et C.

12. Étant donné que le plaignant avait indiqué que sa plainte était dirigée contre la Commission, et compte tenu du rôle important joué par la Commission dans ce contexte, le Médiateur a envoyé sa demande d'avis dans cette affaire à la Commission. L'avis a toutefois été présenté par l'Agence. Dans ses observations, le plaignant affirme qu'il estime que la Commission est l'organe approprié pour répondre en l'espèce. Toutefois, conformément à sa pratique habituelle dans les affaires impliquant des agences exécutives, le Médiateur croit comprendre que cette affaire concerne principalement l’Agence. Toutefois, compte tenu du rôle joué par la Commission, une copie de la décision dans cette affaire sera également envoyée au président de la Commission.

13. Dans ses observations sur l'opinion de l'Office concernant le retard allégué en l'espèce, le plaignant mentionne le fait que l'Office excuse sa réponse tardive en invoquant un nombre anormalement élevé de demandes de réparation. Affirmant qu'il s'agit là d'une indication claire que la Commission a un problème avec la qualité de ses experts, le plaignant informe le Médiateur qu'il aimerait connaître le nombre de demandes de recours par panel et le taux de réussite des demandes de recours (par panel et dans l'ensemble).

14. Le Médiateur note que la demande du plaignant constitue en fait une allégation distincte, à savoir que la Commission n'a pas recours à des experts de qualité suffisante. Cette allégation ne relève pas de la présente enquête. Il note également qu'il ne juge pas nécessaire, aux fins de la présente enquête, de demander des renseignements sur cette question. Il note que, si le plaignant souhaite obtenir des renseignements à cet égard, il devrait s'adresser à l'Agence.

15. Le plaignant déclare, dans ses observations, qu'il aimerait connaître les seuils pour l'IEF 2010. La présente enquête ne concerne toutefois que l’IEF 2009. La Médiatrice note que cette question a fait l’objet d’une enquête dans l’affaire 2111/2011/RA (voir note de bas de page 1 ci-dessus).

L'enquête

16. Le Médiateur a ouvert une enquête sur cette affaire le 30 novembre 2010. Le 6 mai 2011, l’Agence a envoyé son avis, qui a été transmis au plaignant avec une invitation à présenter des observations. Le plaignant a présenté des observations le 2 juin 2011 et a envoyé de nouvelles observations au Médiateur le 31 janvier 2012.

Analyse et conclusions du Médiateur

A. Allégation selon laquelle la demande de réévaluation a été rejetée à tort

Arguments présentés au Médiateur

17. Le plaignant insiste sur le fait que sa demande de réparation a été rejetée au motif que «les référents sont infaillibles». Selon lui, cela implique qu'il est possible d'abuser du système sans aucune conséquence. Il se demande pourquoi aucun système approprié n'est en place pour permettre une réévaluation appropriée qui traiterait également des misesévaluations potentielles ou des actes répréhensibles commis par les évaluateurs. Le plaignant a l'impression que l'UE s'appuie entièrement sur les évaluateurs pour distribuer des millions d'euros sans permettre un retour d'information ou un deuxième avis. Enfin, à la lumière de ce qu'il appelle la « mauvaise réponse » à sa demande de réparation, il se demande pourquoi trois réunions ont été nécessaires pour en discuter et ce qui a été dit au sujet de la réévaluation lors de ces réunions.

18. Selon l'Agence, le plaignant était pleinement conscient de la nature de la procédure de recours qui est clairement exposée dans la lettre d'information qu'il a reçue. Il souligne que c'est le traitement de l'évaluation et le processus de vérification de l'éligibilité qui sont contrôlés et souligne qu'il n'y a pas de réévaluation automatique des propositions. L’Agence considère qu’elle a mené la procédure de recours conformément aux exigences procédurales spécifiques et qu’il n’existe aucune preuve à l’appui de la nécessité d’une réévaluation de la proposition.

19. Plus précisément, en ce qui concerne la procédure de recours, l’Agence renvoie à la décision de la Commission relative aux «règles de soumission des propositions et aux procédures d’évaluation, de sélection et d’attribution y afférentes»[3] (ci-après les «règles»), qui explique comment les demandes de recours des demandeurs seront traitées par le comité de recours. La présente décision est ensuite mise en œuvre au sein de l’Agence au moyen de lignes directrices internes sur la procédure de recours du 7e PC pour l’évaluation des propositions et le contrôle de l’éligibilité des propositions. Conformément au point 8 des lignes directrices internes, le comité de recours ne peut examiner que les plaintes relatives à des lacunes dans le traitement de l’évaluation des propositions. Le comité de recours ne discutera pas ou ne remettra pas en question le jugement d'experts dûment qualifiés et n'évaluera pas la proposition elle-même, a déclaré l'Agence. Cela ne signifie toutefois pas qu'une proposition ne sera jamais réévaluée. Dans certaines circonstances, mentionnées dans les lignes directrices internes, le comité peut recommander une réévaluation de tout ou partie de la proposition "lorsqu'il existe des éléments de preuve à l'appui de la plainte et qu'il existe un problème grave dans la conduite de l'évaluation de la proposition, et que ce problème est susceptible d'avoir eu une incidence négative sur la décision ("mise en péril") de la financer ou non".

20. Lors de l’examen de la demande de recours en l’espèce, le comité de recours s’est référé aux documents pertinents relatifs à l’appel et à l’évaluation. Ces documents sont énumérés dans le rapport sommaire du comité de recours comme suit: la plainte, la proposition, le rapport de synthèse de l’évaluation, les CV des évaluateurs, la note explicative rédigée par le responsable de projet de l’Agence, le guide à l’intention des candidats à l’appel et le programme de travail 2009 du programme spécifique «Personnes».

21. L’Agence a en outre souligné la conclusion du comité de recours, selon laquelle «[l]e comité a examiné les profils des experts participant à l’évaluation de cette proposition spécifique et a conclu que le comité dans son ensemble disposait de l’expertise appropriée pour juger la proposition en fonction des critères d’évaluation». Le comité de recours a également confirmé que l’évaluation avait été effectuée de manière équitable et transparente, dans le plein respect des procédures d’évaluation établies.

22. L'Office conclut en disant que tous ces éléments ont été soigneusement pris en considération par le comité de recours lorsqu'il a décidé qu'il n'y avait pas suffisamment de preuves à l'appui de la demande de recours.

23. Se référant à la déclaration de l ' Agence selon laquelle "[l]e comité ne remettra pas en cause le jugement de groupes d ' experts dûment qualifiés", le plaignant, dans ses observations, insiste sur le fait que cela signifie que l ' Agence considère son groupe d ' experts comme infaillible. L'infaillibilité supposée de ces experts conduit à des résultats non transparents et injustes, avec un préjudice potentiel pour les demandeurs et le contribuable européen. Le plaignant insiste sur le fait que les commentaires des experts montrent qu'ils n'ont pas compris sa proposition et que cela a eu une incidence négative sur la décision de financer ou non sa proposition.

24. En réponse à l'argument de l'Agence selon lequel les experts qui ont évalué la proposition du plaignant étaient qualifiés pour le faire, le plaignant soutient que, si cela était vrai, cela impliquerait qu'ils ont délibérément mal évalué sa proposition et suivi leur propre ordre du jour. Il insiste toutefois sur le fait que les experts n'étaient pas qualifiés pour évaluer correctement sa proposition. Ayant obtenu une liste des « soi-disant » experts, le plaignant soutient qu'il n'y avait pas, parmi les experts, d'experts de classe mondiale ou même de deuxième classe dans son domaine de recherche. Sur cette base, il fait valoir que les experts n’étaient pas suffisamment qualifiés pour évaluer sa proposition. Il réitère cet argument dans ses observations ultérieures, où, sur la base d'un article co-écrit par les experts, il estime que l'approche adoptée dans sa proposition est supérieure à celle adoptée par les experts.

Évaluation du Médiateur

25. Le Médiateur note que, lorsqu'il a trouvé des motifs d'ouvrir la présente enquête, il a dûment tenu compte de l'argument du plaignant selon lequel il devrait au moins y avoir une "possibilité" d'une nouvelle appréciation au fond lorsqu'une décision sur une demande de subvention est contestée. Toutefois, le Médiateur note également que, dans sa décision dans l'affaire 1793/2009/(JMA)MHZ, qui concernait également le rejet d'une proposition soumise dans le cadre d'un appel à propositions au titre du 7e programme-cadre, et dans laquelle le plaignant alléguait essentiellement que l'évaluation de la proposition était fondamentalement erronée, le Médiateur a souligné que l'évaluation des propositions de recherche soulevait des questions scientifiques complexes et que son examen devrait donc normalement se limiter à l'appréciation de l'existence d'une erreur manifeste dans la motivation de la décision attaquée. La Médiatrice a également souligné que cette approche était conforme à la norme appliquée par les juridictions de l’Union [4].

26. L'Ombudsman note que la section 5.3 du Règlement intitulée « Assistance, enquêtes et recours » se lit comme suit:

"(...)

La [lettre d’information initiale] fournira également une adresse à utiliser si le coordinateur estime qu’il y a eu des lacunes dans le traitement de sa proposition et que ces lacunes ont compromis le résultat du processus d’évaluation. (...) Le coordinateur devrait fournir le nom et l'identifiant de l'appel, le numéro (le cas échéant), le nom et l'acronyme de la proposition, ainsi qu'une description complète des lacunes alléguées. (...).

Un comité interne de réexamen de l’évaluation («comité de recours») sera ensuite convoqué pour examiner les cas qui ont été soumis par les coordinateurs, avant la date limite mentionnée ci-dessus, en utilisant la méthode décrite dans la lettre d’information initiale. Les plaintes qui ne remplissent pas ces conditions ou qui ne traitent pas de l'évaluation ou de la vérification de l'admissibilité d'une proposition spécifique ne seront pas prises en considération.

Le comité peut se réunir dans différentes configurations, selon les appels à l'étude. Le rôle de la commission est d’assurer une interprétation juridique cohérente de ces demandes et l’égalité de traitement des demandeurs. Il fournit des avis spécialisés sur la mise en œuvre du processus d’évaluation sur la base de toutes les informations disponibles relatives à la proposition et à son évaluation. Il fonctionne de manière indépendante. Le comité lui-même n'évalue pas la proposition. Si le comité estime que le processus de vérification ou d’évaluation de l’éligibilité a échoué et qu’il est susceptible d’avoir compromis la décision de financer ou non la proposition, il peut suggérer une nouvelle évaluation de tout ou partie de la proposition par des experts indépendants. Le comité ne remettra pas en cause le jugement de groupes d’experts dûment qualifiés.

Le comité est composé de membres du personnel de la Commission possédant l’expertise requise en matière juridique et procédurale, de contenu S & T et/ou de systèmes d’information, variant en fonction des cas qu’il est invité à examiner. Il est présidé par un fonctionnaire d'un service autre que celui responsable de l'appel. Le coordonnateur de l'appel (ou toute autre personne désignée du ministère responsable de l'appel) est membre du comité.

(...)

La procédure de recours ne remplace pas les canaux applicables à toutes les actions de la Commission, à savoir: le secrétariat général de la Commission pour violation du code de bonne administration (relations avec le public); le Médiateur européen pour «mauvaise administration»; la Cour de justice de l’Union européenne pour une décision affectant une personne physique ou morale. Ces canaux sont également accessibles aux demandeurs qui souhaitent déposer une plainte après le délai susmentionné.»

27. Le Médiateur note que les procédures décrites ci-dessus comportent deux étapes, une première étape réalisée par le comité de recours et, si nécessaire, une deuxième étape réalisée par des experts indépendants.

28. Premièrement, le comité de recours examine tous les cas qui ont été soumis par les coordonnateurs. Le comité de recours examine les lacunes alléguées dans le traitement des propositions pour voir si elles ont compromis le résultat du processus d’évaluation. Pour ce faire, la demande de réparation doit contenir une description complète des lacunes alléguées. Si le comité de recours, après avoir examiné les lacunes alléguées dans le traitement d’une proposition, constate que des lacunes ont pu compromettre le résultat du processus d’évaluation, il ne procède pas lui-même à la réévaluation de la proposition. Une telle réévaluation n'est effectuée qu'à l'étape 2.

29. Si le comité de recours estime qu’il y a eu une défaillance dans le processus de vérification ou d’évaluation de l’éligibilité qui est susceptible d’avoir compromis la décision de financer ou non la proposition, il proposera une nouvelle évaluation de tout ou partie de la proposition par des experts indépendants (étape 2 de la procédure).

30. Le Médiateur comprend que cette approche en deux étapes vise à éviter une situation dans laquelle chaque demandeur déçu par la nouvelle que sa proposition n'a pas obtenu de financement fait appel de la décision afin d'obtenir, automatiquement, un deuxième avis. Le Médiateur estime que cette approche est tout à fait raisonnable. Cette approche signifie que, lorsque le comité de recours le juge approprié, les propositions peuvent être réévaluées [5].

31. Le Médiateur peut identifier trois motifs qui donneraient lieu à une réévaluation complète: i) si un demandeur apporte la preuve d’erreurs de procédure, par exemple s’il est clair qu’une étape de la procédure a été négligée; ii) si un demandeur apporte la preuve d’erreurs factuelles, par exemple si les experts se réfèrent à une proposition erronée [6]; iii) si un demandeur apporte la preuve d’une erreur manifeste d’appréciation.

32. En l’espèce, le plaignant n’a pas fourni d’éléments de preuve démontrant qu’une erreur de procédure ou de fait, ou une erreur manifeste d’appréciation, a été commise dans le cadre de la procédure d’évaluation. Au contraire, les commentaires du plaignant montrent qu'il n'est tout simplement pas d'accord avec l'évaluation scientifique de fond de sa proposition par le comité. De l'avis du Médiateur, de tels éléments de preuve ne sont pas suffisants pour justifier une réévaluation.

33. En ce qui concerne les arguments du plaignant relatifs à d’éventuels actes répréhensibles commis par des évaluateurs, le Médiateur renvoie aux lignes directrices internes, citées au point 19 ci-dessus, selon lesquelles le comité de recours peut recommander une réévaluation de tout ou partie de la proposition «lorsqu’il existe des éléments de preuve à l’appui de la plainte et un problème grave dans la conduite de l’évaluation de la proposition, et que ce problème est susceptible d’avoir eu une incidence négative sur la décision («mise en péril») de la financer ou non». Le Médiateur comprend que, si un requérant présentait des preuves d’actes répréhensibles (qui relèveraient de la définition d’«erreur de procédure»), cela pourrait certainement donner lieu à une réévaluation.

34. Il ressort également des dispositions citées au point 26 ci-dessus que le travail des évaluateurs est également soumis au contrôle du secrétariat général de la Commission, ainsi que du Médiateur et des juridictions. En ce qui concerne le Médiateur, le niveau de contrôle qu'il effectue ne remettra pas en cause le comité de recours, ni même les évaluateurs. L'évaluation des propositions de recherche soulève des questions scientifiques complexes. Le Médiateur estime que, lors de l’examen d’allégations de cette nature, son contrôle devrait normalement se limiter à l’appréciation de l’existence d’une erreur manifeste dans la motivation de la décision attaquée. La Médiatrice note que cette approche est conforme à la norme appliquée par les juridictions de l’Union [7].

35. À la lumière de ce qui précède, le Médiateur ne constate aucun cas de mauvaise administration correspondant à l'allégation du plaignant. Nonobstant cette conclusion, et à la lumière de la déclaration figurant au point 34 concernant le niveau de contrôle qu’il appliquera lorsqu’il cherchera à déterminer s’il y a eu une erreur manifeste dans la motivation d’une décision attaquée, le Médiateur estime que le comité de recours dans la présente décision aurait pu fournir des informations plus détaillées en ce qui concerne ses délibérations. Le Médiateur note que l'Agence l'a informé que le comité de recours avait délibéré à trois reprises sur la proposition du plaignant. Il note toutefois également que, dans son rapport de synthèse, le comité de recours se limite à informer le plaignant i) des documents qu’il a consultés; ii) sa conclusion selon laquelle le groupe spécial disposait de l’expertise appropriée pour juger la proposition et que l’évaluation a été effectuée de manière équitable et transparente, dans le plein respect des procédures pertinentes; et iii) sa conclusion générale selon laquelle le plaignant a présenté des «éléments de preuve insuffisants» à l’appui de sa plainte. La Médiatrice estime que l’Agence aurait pu fournir des explications plus détaillées au plaignant [8]. En conséquence, il formule ci-après une remarque supplémentaire à cet égard.

B. Allégation de retard

Arguments présentés au Médiateur

36. Le plaignant allègue qu’il y a eu un retard inutile dans l’envoi i) de l’accusé de réception de la demande de réparation et ii) de la réponse finale. Il souligne qu’il a fallu un mois complet pour obtenir un accusé de réception et six mois pour obtenir la réponse à sa demande de réparation. Il affirme qu'il s'attendrait à obtenir le résultat de sa demande de réparation dans un délai d'un mois et le résultat d'une éventuelle réévaluation dans un délai de trois mois.

37. Dans son avis sur la plainte, l'Office fournit les renseignements suivants. En ce qui concerne le point i), la section 5.3 de la réglementation prévoit qu’une réponse initiale sera envoyée aux plaignants au plus tard trois semaines après la date limite pour les demandes de recours. En l’espèce, la date limite pour les demandes de recours était le 25 décembre 2009. L'accusé de réception a été envoyé au plaignant par la Commission le 21 janvier 2010, soit quatre semaines civiles plus tard, mais toujours dans le délai de 15 jours ouvrables fixé dans le code de bonne conduite administrative de la Commission. L'Office explique que le retard dans cette affaire était dû à la période des vacances de Noël et au nombre exceptionnellement élevé de plaintes (177) pour lesquelles il a fallu préparer des réponses. À cet égard, l’Agence souligne en outre que le nombre exceptionnellement élevé de demandes de recours correspondait à une augmentation du nombre de propositions soumises en réponse aux trois appels à bourses individuelles (soit une augmentation de 40 % par rapport à 2008, indique-t-elle). En ce qui concerne le point ii), l’Agence affirme qu’il est exact qu’elle a donné la réponse finale le 23 juin 2010, malgré le fait que la réponse initiale du 21 janvier 2010 indiquait que la réponse finale pouvait être attendue pour le début du mois d’avril 2010.

38. Plus généralement, l’Agence reconnaît que la procédure de recours a donné lieu à des retards. Il regrette que de tels retards aient été en grande partie inévitables, étant donné qu'il y a des procédures strictes à suivre, chaque étape du processus prenant un minimum de temps pour être exécutée correctement, et qu'il y a eu un nombre élevé de demandes de réparation. L'Office mentionne toutefois qu'il a déjà pris des mesures pour mettre sur pied un comité de recours supplémentaire afin d'atténuer ce problème à l'avenir. Sur la base de son expérience de la lourde charge de travail du comité de recours, le directeur de l’Agence a désormais mis en place un comité de recours supplémentaire en vue d’assurer un traitement plus rapide des demandes de recours à l’avenir.

39. Le plaignant exprime son désaccord avec l'avis de l'Agence sur ce point. Si, en raison de vacances, l'Agence n'est pas en mesure de confirmer qu'elle a reçu une demande de réparation dans un délai d'une semaine, elle devrait déplacer le délai en conséquence, dit-il. En outre, il fait valoir que le délai de trois semaines prévu dans le règlement est inacceptable. En outre, étant donné que le comité de recours se contente d’examiner s’il convient ou non d’accepter une demande de réparation, il devrait être en mesure de le faire dans un délai d’un mois à compter de la présentation de la demande. Dans le cas où une demande de réparation conduit à la réévaluation d'une proposition, l'ensemble de la procédure ne devrait pas prendre plus de temps que la procédure d'évaluation initiale, dit-il.

Évaluation du Médiateur

40. Le Médiateur rappelle que l'allégation du plaignant était qu'il y avait eu un retard inutile dans l'envoi i) de l'accusé de réception de la demande de réparation et ii) de la réponse finale. Le Médiateur examinera successivement ces deux questions.

41. En ce qui concerne le point i), la réglementation prévoit un délai de trois semaines pour l’envoi de la réponse initiale aux demandes de réparation. Ce délai court à compter de la date limite de présentation des demandes de réparation. Le plaignant soutient que cela est excessif. Le Médiateur note que l'article 14 du code européen de bonne conduite administrative prévoit que toute lettre ou plainte reçoit un accusé de réception dans un délai de deux semaines. L'Agence cite toutefois le code de la Commission qui fixe un délai de 15 jours ouvrables. Le Médiateur n'est pas convaincu que trois semaines ou quinze jours ouvrables soient nécessaires pour envoyer un accusé de réception. Quoi qu'il en soit, l'Office n'a pas respecté ce délai.

42. La raison avancée par l’Agence était le nombre élevé de demandes de réparation. Étant donné qu’un accusé de réception consiste en une lettre standardisée, le nombre de ces demandes ne devrait normalement pas donner lieu à un retard. Le Médiateur est toutefois conscient que la période en cause en l'espèce était la période des vacances de Noël. Il estime qu'il aurait été conforme aux principes de bonne administration d'expliquer aux candidats demandant réparation pourquoi l'accusé de réception en question a été retardé. Il fera une autre remarque à cet égard.

43. En ce qui concerne le point ii), le Médiateur note que le règlement ne prévoit aucun délai dans lequel la réponse au fond à une procédure de recours doit être finalisée. Dans son accusé de réception en l'espèce, la Commission a informé le plaignant qu'il pouvait s'attendre à une réponse dans un délai de trois mois. Le Médiateur doit donc analyser si le temps nécessaire pour traiter la demande de réparation du plaignant pourrait, en général, être considéré comme excessif, compte tenu des circonstances de l'affaire.

44. Le Médiateur note que l'article 17 (Délai raisonnable pour prendre des décisions) du code européen de bonne conduite administrative dispose que:

«1. Le fonctionnaire veille à ce qu'une décision soit prise sur toute demande ou réclamation adressée à l'institution dans un délai raisonnable, sans délai et, en tout état de cause, au plus tard deux mois à compter de la date de réception. La même règle s'applique pour les réponses aux lettres des membres du public et pour les réponses aux notes administratives que le fonctionnaire a adressées à ses supérieurs pour leur demander des instructions concernant les décisions à prendre.

2. Si une demande ou une réclamation adressée à l'institution ne peut, en raison de la complexité des questions qu'elle soulève, faire l'objet d'une décision dans le délai susmentionné, le fonctionnaire en informe l'auteur dans les meilleurs délais. Dans ce cas, une décision définitive devrait être notifiée à l'auteur dans les plus brefs délais."

45. En l’espèce, le plaignant a présenté sa demande de réparation le 24 décembre 2010, tandis que les résultats de la réévaluation lui ont été transmis le 23 juin 2011, soit six mois plus tard. Cela dépasse largement le délai de deux mois prévu à l'article précité du code.

46. Toutefois, le Médiateur note que la complexité de la question en question peut justifier un délai plus long. À cet égard, l’Agence a expliqué que le retard dans le traitement de la demande de réparation du plaignant était dû au fait que i) elle devait suivre des procédures strictes et que la plupart des étapes de ces procédures prenaient un minimum de temps inévitable; ii) le comité de recours a dû examiner 177 demandes de recours au total. Il note que l’Agence a également exprimé ses regrets pour les retards encourus.

47. Compte tenu de ce qui précède, le Médiateur estime que le retard pris dans le traitement de la demande de réparation du plaignant ne saurait être considéré comme manifestement excessif en l'espèce. Par conséquent, le Médiateur ne constate aucun cas de mauvaise administration correspondant à l'allégation du plaignant.

48. En outre, la Médiatrice note que l’Agence a adopté des mesures pour éviter des retards à l’avenir. Afin de déterminer l’efficacité de ces mesures, le Médiateur formule une remarque supplémentaire ci-dessous [9].

C. Allégation selon laquelle la Commission a eu tort de ne pas divulguer certaines informations concernant l’évaluation par les sous-panels

Arguments présentés au Médiateur

49. Le plaignant allègue que la Commission a eu tort de ne pas divulguer certaines informations concernant l’évaluation effectuée par les sous-panels, à savoir les points les plus élevés et les plus bas dans chacun des classements A, B et C.

50. Dans son avis, l’Agence indique tout d’abord que ces informations ne sont pas publiées, étant donné que le classement lui-même est un processus interne de la Commission qui suit des règles strictes et établies. Plus précisément, après évaluation, toutes les propositions sont classées en fonction de leur note totale dans le sous-groupe thématique spécifié dans le programme de travail. Le classement est vérifié et approuvé par les évaluateurs experts. Il convient également de noter que les taux de réussite dans tous les sous-groupes sont les mêmes, car l'allocation des fonds aux sous-groupes se fait en fonction du nombre de propositions soumises à chaque sous-groupe (voir programme de travail 2009, p. 7).

51. Comme indiqué à l’article 15, paragraphe 3, du règlement (CE) no 1906/2006 du Parlement européen et du Conseil [10], «[l]es propositions sont classées en fonction des résultats de l’évaluation. Les décisions de financement sont prises sur la base de ce classement.» Le classement des propositions des catégories A et B est publié sur le site web de CORDIS [11].

52. L'Office ajoute que la demande par courriel du plaignant du 10 juin 2010 visant à obtenir la libération des points seuils pour être inclus dans les catégories de classement A et B n'a pas été prise en compte dans l'échange de correspondance subséquent avec lui. Après consultation de la Commission, l'Agence a accepté de communiquer les informations suivantes au plaignant: les points les plus élevés et les points les plus bas dans chacun des classements A, B et C étaient les suivants: dans la catégorie A, la note la plus élevée est de 90,7 et la note la plus faible est de 83,6; dans la catégorie B, le score le plus élevé est de 83,5, le score le plus bas est de 82,2; dans la catégorie C, la note la plus élevée est de 81,8; la note la plus faible est de 70,3.

53. Dans ses observations, le plaignant affirme qu'il ne comprend pas pour quels motifs la Commission/l'Agence lui accorde maintenant les informations demandées, étant donné qu'ils ont changé d'avis sur cette question [12].

Évaluation du Médiateur

54. Le Médiateur note que l'Agence a maintenant fourni au plaignant les informations qu'il avait demandées. Il estime qu'il n'y a pas lieu de poursuivre l'enquête sur cette question dans le contexte de la présente enquête.

C. Conclusions

Sur la base de son enquête sur cette plainte, le Médiateur clôt celle-ci avec les conclusions suivantes:

En ce qui concerne les première et deuxième allégations, il n’y a pas eu de mauvaise administration de la part de l’Agence.

En ce qui concerne la troisième allégation, il n'y a pas lieu de poursuivre l'enquête.

Le plaignant et l'Office seront informés de cette décision.

Autres remarques

Lorsqu’il répond aux demandes de réparation, le comité de réparation devrait s’efforcer de fournir des raisons plus détaillées lorsqu’il explique pourquoi une demande ne donne pas lieu à une réévaluation.

L'Agence devrait s'efforcer d'envoyer un accusé de réception le plus rapidement possible et, au plus tard, dans le délai de trois semaines prévu par la réglementation. S'il ne respecte pas ce délai, il doit s'excuser et fournir des explications.

Afin d'obtenir des informations concrètes à l'appui des engagements de l'Agence concernant la durée future de ses procédures de recours, le Médiateur souhaiterait que l'Agence l'informe de la durée moyenne de ses procédures de recours ultérieures dans des affaires similaires concernant des bourses intra-européennes.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Fait à Strasbourg, le 9 juillet 2012

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[1] Le plaignant a présenté une version révisée de sa proposition en réponse à l’appel à propositions de 2010. Le Médiateur enquête actuellement sur une plainte du même plaignant concernant sa proposition de 2010 (affaire 2111/2011/RA - Confidentiel). En particulier, le plaignant allègue que i) le comité de recours n’a pas procédé à un examen approprié de l’évaluation de sa proposition, ii) l’Agence exécutive pour la recherche a refusé à tort de rendre publics les points les plus élevés et les plus bas requis pour les catégories A, B et C dans le cadre de la bourse intra-européenne (FEI) 2010, et iii) l’Agence a refusé à tort de rendre publics les noms des évaluateurs de ses propositions FEI 2009 et FEI 2010.

[2] L’Agence exécutive pour la recherche est un organisme de financement créé par la Commission européenne pour favoriser l’excellence dans la recherche et l’innovation. Il gère une grande partie du septième programme-cadre. En tant qu'agence exécutive, elle se concentre sur les tâches de gestion externalisées par la Commission et favorise l'efficacité lorsqu'il s'agit de répondre aux besoins de la communauté des chercheurs. Autonome depuis le 15 juin 2009, l'Agence a été créée en 2007 à Bruxelles pour la durée du septième programme-cadre.

[3] les règles de la Commission relatives au processus d’évaluation [règles relatives à la soumission des propositions et aux procédures d’évaluation, de sélection et d’attribution y afférentes, version 3, 21 août 2008, COM(2008) 4617]. Le Médiateur note que ces règles ont été remplacées par la version 4, adoptée par la décision de la Commission du 28 février 2011; JO 2011, L 75, p. 1.

[4] Voir la décision du Médiateur européen dans l’affaire 1793/2009/(JMA)MHZ, point 21.

[5] Il importe de distinguer entre l’examen d’une proposition (qui est effectué par le comité de recours et qui constitue le stade de la procédure en cause en l’espèce) et la réévaluation, qui est effectuée par des experts indépendants. Comme indiqué au point 26 ci-dessus, «[l]e comité [de recours] lui-même n’évalue toutefois pas la proposition».

[6] Le Médiateur note, par exemple, que dans l'affaire 705/2009/DK concernant le Conseil européen de la recherche, la Commission a déclaré que le comité de recours avait découvert qu'une erreur factuelle avait été commise lors de la préparation du rapport d'évaluation de la proposition du plaignant. La Commission a donc décidé que la proposition du plaignant devait être réévaluée et réexaminée. L'erreur a consisté à mentionner le mauvais projet à une étape du rapport. Alors que la feuille de notes du rapport d'évaluation indiquait le nom exact du projet, les commentaires de la commission et des examinateurs sur le rapport d'évaluation faisaient référence à un autre projet.

[7] Voir l'affaire T-13/99, Pfizer Animal Heath SA/Conseil, Rec. 1999, p. II-1961, point 169.

[8] Le Médiateur note qu'en réponse à la demande de réparation du plaignant concernant sa proposition de 2010, la commission de recours s'efforce de lui fournir des explications plus détaillées.

[9] Le Médiateur a formulé une remarque complémentaire correspondante dans sa décision concernant l'affaire 705/2009/DK contre le Conseil européen de la recherche.

[10] Règlement (CE) no 1906/2006 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2006 définissant les règles de participation des entreprises, des centres de recherche et des universités pour la mise en œuvre du septième programme-cadre de la Communauté européenne et fixant les règles de diffusion des résultats de la recherche (2007-2013), JO L 391, p. 1.

[11] Voir ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/calls/people/m-grantagreement-status-200905_en.pdf Voir également les mises à jour pertinentes.

[12] Voir note de bas de page 1 ci-dessus.