Contexte de la plainte

1. La plainte concerne le refus de la Commission européenne d'accorder le plein accès du public, en vertu du règlement (CE) no 1049/2001 [1], au rapport final du projet EQAR 2007-4214/001/-001. Ce rapport a été présenté à la Commission par l'Association européenne pour l'assurance de la qualité dans l'enseignement supérieur («ENQA») et concernait la préparation de la création du registre européen d'assurance de la qualité dans l'enseignement supérieur («projet EQAR»)[2]. L'ENQA était responsable de la mise en place de l'EQAR et a sollicité un financement de la Commission dans le cadre du programme pour l'éducation et la formation tout au long de la vie.

2. Le plaignant a demandé l'accès à la partie confidentielle du rapport final du projet EQAR 2007-4214/001/-001, qui contient un rapport soumis à la Commission concernant des informations financières sur l'établissement de l'EQAR.

3. La Commission a consulté l’ENQA pour savoir si elle acceptait la divulgation de la partie confidentielle du rapport final. L’ENQA s’est opposée à la divulgation. La Commission a ensuite informé le plaignant qu’elle refusait l’accès du public au document au motif que sa divulgation pourrait porter atteinte a) à la vie privée et à l’intégrité de l’individu, c’est-à-dire à l’exception à l’accès du public prévue à l’article 4, paragraphe 1, point b), du règlement (CE) no 1049/2001 [3] et b) aux intérêts commerciaux d’une personne physique ou morale, y compris la propriété intellectuelle, c’est-à-dire à l’exception à l’accès du public prévue à l’article 4, paragraphe 2, premier tiret, du règlement (CE) no 1049/2001 [4].

4. Le plaignant a renouvelé sa demande d’accès en envoyant une demande confirmative.

5. La Commission a consulté l'ENQA à deux reprises à ce sujet. L’ENQA a finalement accepté la divulgation d’une version expurgée du rapport final, ce qui a conduit la Commission à accorder un accès partiel au rapport final le 5 mars 2010. La Commission a refusé d’accorder l’accès à trois parties du rapport final, à savoir le plan d’entreprise EQAR (annexé au rapport final); a) La partie 6 du rapport final, intitulée "Participation du personnel"; et l ' annexe I du rapport final, intitulée "Tableau d ' information financière".

6. À l’appui de sa décision de refus d’accès, la Commission a motivé sa décision comme suit.

7. La Commission a fait valoir que le plan d’entreprise de l’EQAR ne relevait pas du champ d’application de son évaluation de la demande d’accès au titre du règlement (CE) no 1049/2001 parce que le plaignant était déjà en possession du document en question.

8. La Commission a refusé l’accès à la partie 6 du rapport final sur la base de l’article 4, paragraphe 1, point b), du règlement (CE) no 1049/2001 et de son exception à l’accès afin de protéger la vie privée et l’intégrité de l’individu. La Commission a soutenu que l'exception s'appliquait parce que cette partie du document contient une liste des personnes qui ont participé au projet par catégorie, partenaire et période d'affectation. La Commission a déclaré que ces informations constituaient des données à caractère personnel car elles concernaient des personnes identifiées et des données à caractère privé relatives à leur mission et à leur rémunération dans le cadre de ce projet.

9. La Commission a refusé l’accès au tableau des rapports financiers sur la base de l’article 4, paragraphe 2, premier tiret, du règlement (CE) no 1049/2001 et de son exception au droit d’accès, qui visait à protéger les intérêts commerciaux. La Commission a fourni au plaignant une description de la nature des éléments non divulgués figurant dans le tableau d’information financière [5]. La Commission a toutefois fait valoir que les questions abordées dans la partie 6 du rapport final et dans le tableau d’information financière étaient en jeu dans le cadre d’un litige en cours entre le plaignant et l’ENQA. La divulgation de ces parties du rapport final compromettrait la capacité de l'ENQA à présenter efficacement sa cause sur un pied d'égalité avec les autres parties à la présente procédure judiciaire. Cela nuirait aux intérêts commerciaux d'ENQA en ce qui concerne l'issue du litige. La Commission a indiqué que, si ENQA n’est pas une entité à but lucratif, elle agit comme tout autre opérateur économique sur un marché ouvert lorsqu’elle exerce plusieurs de ses activités, telles que l’embauche de personnel et l’achat d’équipements et de services nécessaires à son fonctionnement. En outre, la Commission a indiqué que l’accès à la section sur les frais de voyage et de séjour réels du tableau d’information financière ne pouvait pas être accordé, car cette partie contient une liste des personnes qui ont demandé des frais de voyage et de séjour pour le projet. Ces informations sont considérées comme des données à caractère personnel, qui sont également protégées sur la base de l’article 4, paragraphe 1, point b), du règlement (CE) no 1049/2001.

10. Enfin, la Commission a fait observer que les exceptions au droit d’accès prévues à l’article 4, paragraphe 1, du règlement (CE) no 1049/2001 ne doivent pas être mises en balance avec un intérêt public supérieur. Toutefois, l’exception prévue à l’article 4, paragraphe 2, premier tiret, du règlement no 1049/2001 doit être levée s’il existe un intérêt public supérieur justifiant la divulgation. Un tel intérêt doit, d’une part, être un intérêt public et, d’autre part, l’emporter sur le préjudice causé par la divulgation. La Commission a souligné que l’objectif du règlement (CE) no 1049/2001 est d’accorder l’accès du public aux documents dont la divulgation ne porterait pas atteinte à un intérêt public ou à des intérêts privés spécifiques. Étant donné que l’accès au titre du règlement (CE) no 1049/2001 implique que tous les membres du public peuvent avoir accès au document, aucun intérêt spécifique d’une personne, par exemple un intérêt spécifique du demandeur, ne pourrait être pris en compte pour apprécier si l’accès à un document peut être accordé ou non. Considérant qu'une grande partie des documents concernés avait déjà été divulguée, la Commission a conclu qu'elle ne disposait d'aucun élément susceptible d'indiquer l'existence d'un intérêt public supérieur qui l'emporterait sur la nécessité de protéger les intérêts commerciaux de l'ENQA.

L’objet de l’enquête

11. Dans sa plainte au Médiateur, le plaignant alléguait que la Commission n'avait pas motivé valablement et suffisamment son refus d'accorder un accès complet au document intitulé «Partie confidentielle du rapport final du projet EQAR 2007-4214/001/-001», y compris ses annexes.

12. Le plaignant a demandé à la Commission d'accorder un accès complet au document intitulé «Partie confidentielle du rapport final du projet EQAR 2007-4214/001/-001», y compris ses annexes.

L'enquête

13. Le Médiateur a demandé à la Commission de présenter un avis sur la plainte. Les services du Médiateur ont également procédé à une inspection du dossier de la Commission en la matière. La Commission a rendu son avis sur la plainte, qui a été transmis au plaignant avec une invitation à formuler des observations. Le Médiateur n'a reçu aucune observation de la part du plaignant. Le 25 août 2001, à la suite d'une correspondance téléphonique avec le plaignant à ce sujet, le Médiateur a soumis à la Commission une proposition de solution à l'amiable dans cette affaire. La réponse de la Commission du 9 mars 2012 a été transmise au plaignant avec une invitation à présenter des observations pour le 30 avril 2012. Le plaignant n'a pas présenté d'observations.

Analyse et conclusions du Médiateur

A. Absence alléguée de motifs valables et suffisants justifiant son refus d ' accorder le plein accès

Arguments présentés au Médiateur

14. Dans sa plainte, le plaignant a fait valoir que le refus de la Commission d'examiner si le plan d'entreprise EQAR pouvait être rendu public signifiait qu'il n'était pas en mesure de déterminer s'il était en possession de la même version du plan d'entreprise que celle détenue par la Commission.

15. Le plaignant s'est également opposé à ce que les noms des membres du personnel participants soient expurgés dans le rapport. Il se réfère au rapport spécial du Médiateur européen au Parlement européen dans la plainte 713/98/IJH, faisant valoir que les noms des membres du personnel ont été donnés dans le rapport afin de rendre compte de l'utilisation d'une subvention accordée par la Commission.

16. Le plaignant a également fait valoir que d’éventuelles conséquences négatives pour une partie à une procédure judiciaire ne sauraient constituer des intérêts commerciaux au sens de l’exception prévue à l’article 4, paragraphe 2, premier tiret, du règlement (CE) no 1049/2001. En outre, l’ENQA n’aurait pas préparé et soumis le rapport à la Commission dans le cadre d’un litige en Finlande, mais l’aurait produit dans le cadre de procédures administratives entre l’ENQA et la Commission. L’exception à l’accès du public aux procédures juridictionnelles [article 4, paragraphe 2, deuxième tiret, du règlement (CE) no 1049/2001 [6]] ne permettrait pas à la Commission de se soustraire à son obligation de divulguer des documents établis dans le cadre d’une question purement administrative.

17. Le plaignant a également fait valoir que les activités commerciales d'une organisation à but non lucratif n'étaient pas les mêmes que "les intérêts commerciaux objectifs visés par le règlement". Selon lui, la Commission n’a pas démontré l’existence d’intérêts commerciaux objectifs nécessitant une protection. L'interprétation par la Commission de l'intérêt commercial protégeable impliquait que les activités de toute entité achetant des services sur le marché libre relèveraient de l'exception prévue à l'article 4, paragraphe 2, premier tiret. Le plaignant a également souligné que les exceptions au droit d'accès aux documents doivent être interprétées et appliquées strictement.

18. Le plaignant s ' est finalement opposé à la décision de la Commission de ne pas divulguer le lien figurant à la page 13 du rapport final sous le titre "8 - Diffusion & Exploitation", suivant la phrase qui se lit comme suit: Le site Web de l ' EQAR contient un espace réservé aux membres de l ' EQAR et aux observateurs officiels de l ' Assemblée générale, y compris de la Commission. Il est accessible par le formulaire de connexion à [supprimé]".

19. En ce qui concerne le plan d'entreprise EQAR, la Commission a renvoyé au contenu de sa réponse à la demande confirmative du plaignant. Étant donné que le plaignant était en possession du plan d’entreprise, la Commission a estimé que, pour des raisons d’économie de ressources, elle n’avait pas besoin d’examiner s’il pouvait être rendu public en vertu du règlement (CE) no 1049/2001.

20. En ce qui concerne l’occultation des noms des membres du personnel participants dans la partie 6 du rapport final, la Commission a maintenu la motivation fournie dans sa réponse à la demande confirmative. Elle a fait valoir que l’occultation des noms eux-mêmes ne serait pas suffisante pour protéger la vie privée des personnes concernées, car ces dernières seraient identifiables sur la base du reste des informations contenues dans cette partie, à savoir leur catégorie de personnel et leur période d’affectation.

21. En ce qui concerne l'objection du plaignant à l'argument selon lequel les éventuelles conséquences négatives d'une partie à une procédure judiciaire constituent des intérêts commerciaux, la Commission a de nouveau déclaré que, bien qu'ENQA ne soit pas une entité à but lucratif, elle agit comme tout autre opérateur économique sur un marché ouvert lorsqu'elle exerce plusieurs de ses activités, telles que la location de personnel et l'achat d'équipements et de services nécessaires à son fonctionnement. La publication des parties pertinentes du rapport dans le domaine public serait préjudiciable aux intérêts commerciaux de l'ENQA ,, qui est l'auteur du document concerné. Le fait que l’ENQA se soit opposée à la divulgation de certaines parties de ce rapport en déclarant que les informations contenues dans ces parties sont pertinentes dans le cadre d’un litige en cours est un élément de l’appréciation de la Commission concernant les intérêts commerciaux de l’ENQA. La Commission a rappelé sa déclaration, dans sa réponse confirmative, selon laquelle la divulgation des parties expurgées du rapport final sur la base du régime d’accès du public compromettrait la capacité de l’ENQA à présenter efficacement sa cause sur un pied d’égalité avec les autres parties à la présente procédure judiciaire. Une telle éventualité nuirait, à son tour, aux intérêts commerciaux d'ENQA en ce qui concerne l'issue du litige.

22. La Commission a estimé que le statut de l’entité concernée, à savoir le fait que l’ENQA est une organisation à but non lucratif, n’est pas pertinent en ce qui concerne la protection des intérêts commerciaux. La Commission a fait valoir que, d’après le libellé de l’article 4, paragraphe 2, premier tiret, du règlement (CE) no 1049/2001, cette disposition s’applique aux intérêts commerciaux de toute personne morale, qu’elle soit publique ou privée.

23. En ce qui concerne l'existence potentielle d'un intérêt public supérieur justifiant la divulgation, la Commission a avancé les mêmes arguments que ceux contenus dans sa réponse à la demande confirmative du plaignant.

24. En ce qui concerne l'argument du plaignant selon lequel le lien figurant à la page 13 du rapport final devrait être rendu public si la Commission n'est pas en mesure de présenter une raison juridique pour l'expurger, la Commission a déclaré qu'il s'agit d'un site web externe auquel elle a accès en raison de sa qualité d'observateur auprès de l'Assemblée générale concernée. Il ne s’agit pas d’un document en sa possession au sens de l’article 3 du règlement (CE) no 1049/2001. Pour cette raison, le mot de passe de connexion pour la zone réservée sur le site Web de l'EQAR a été supprimé.

25. Pour les raisons exposées ci-dessus, la Commission a maintenu sa position selon laquelle les parties des documents qui n’avaient pas été divulguées étaient clairement couvertes par les exceptions prévues par le règlement (CE) no 1049/2001.

Évaluation préliminaire du Médiateur aboutissant à une proposition de solution à l’amiable

Plan d'affaires de l'EQAR

26. En ce qui concerne la demande d’accès au plan d’entreprise EQAR, la Médiatrice souligne que le plaignant a présenté une demande d’accès du public au plan d’entreprise au titre du règlement (CE) no 1049/2001. Le fait que le plaignant ait pu avoir accès au plan d’affaires de l’EQAR ailleurs ne signifie pas que le plan d’affaires de l’EQAR a été rendu public. Toute demande d'accès du public à des documents au titre du règlement (CE) n° 1049/2001 doit être traitée conformément aux dispositions dudit règlement. L'institution concernée ne peut refuser l'accès du public que si l'une des exceptions à l'accès du public énumérées à l'article 4 s'applique [7]. En l’espèce, le Médiateur n’est pas convaincu que les raisons avancées par la Commission pour refuser de traiter la demande d’accès du plaignant au plan d’entreprise EQAR soient conformes aux dispositions du règlement (CE) no 1049/2001. Ce refus sera traité ci-après dans la proposition de solution à l'amiable présentée par le Médiateur.

Partie 6 du rapport final

27. En ce qui concerne la partie 6 du rapport final et les noms qui y sont énumérés, la Médiatrice note que la Cour de justice s’est prononcée sur l’interaction entre les règles de l’UE en matière d’accès du public et les règles de l’UE en matière de protection des données dans l’affaire Bavarian Lager [8]. Le Contrôleur européen de la protection des données (ci-après le «CEPD») a analysé plus avant l’affaire Bavarian Lager dans un document d’information du 24 mars 2011, intitulé «Accès du public aux documents contenant des données à caractère personnel après l’arrêt Bavarian Lager»[9]. Conformément au protocole d'accord [10] entre le Médiateur et le CEPD, dans lequel les deux institutions s'engagent à adopter une approche cohérente des aspects juridiques et administratifs de la protection des données, le Médiateur estime qu'il convient d'analyser la présente affaire à la lumière des lignes directrices et des conclusions formulées par le CEPD dans son document de référence du 24 mars 2011 (ci-après le «document de référence»).

28. Dans le document de référence, le CEPD conclut que l'arrêt Bavarian Lager établit que les noms et prénoms peuvent être considérés comme des «données à caractère personnel» et que la communication de ces données relève de la définition du «traitement» aux fins du règlement (CE) no 45/2001 [11] (le règlement sur la protection des données)[12]. Lorsqu'une demande d'accès du public au titre du règlement (CE) no 1049/2001 vise à obtenir l'accès à des documents contenant des données à caractère personnel, les dispositions du règlement (CE) no 45/2001 deviennent applicables dans leur intégralité [13]. Une telle demande d'accès du public doit être traitée par les institutions concernées en vertu de l'article 8, point b), du règlement (CE) no 45/2001 [14]. Afin d'accorder l'accès aux données à caractère personnel en vertu de l'article 8, point b), du règlement (CE) n° 45/2001, le destinataire doit établir la nécessité du transfert des données et l'institution doit examiner s'il n'y a aucune raison de supposer qu'il pourrait être porté atteinte aux intérêts légitimes de la personne concernée. Cela signifie que l’établissement concerné doit procéder à une mise en balance des intérêts en jeu et que la divulgation n’est autorisée que si les deux conditions sont remplies.

29. Le CEPD conclut que l'article 8, point b), du règlement (CE) no 45/2001 exige que la personne demandant l'accès fournisse une justification expresse et légitime ou des arguments convaincants afin de démontrer la nécessité du transfert des données à caractère personnel [15]. En ce qui concerne les intérêts légitimes de la personne concernée, le CEPD indique qu'en cas de doute quant à la question de savoir si le transfert porterait préjudice à ces intérêts, il semble raisonnable que la personne concernée soit invitée à présenter son point de vue sur le transfert éventuel. Toutefois, cette invitation à présenter son point de vue ne doit pas être considérée comme une demande de consentement au transfert, mais comme une mesure permettant à l’institution de prendre une décision en connaissance de cause.

30. Sur la base de ce qui précède, le Médiateur estime que la Commission a eu raison de considérer que les noms des personnes énumérées dans la partie 6 du rapport final constituaient des données à caractère personnel. Toutefois, ce fait aurait dû inciter la Commission à procéder à une analyse complète de la demande d’accès à ces noms au titre de l’article 8, point b), du règlement (CE) no 45/2001 [16]. La Commission ne semble pas l’avoir fait. L’absence d’analyse complète de la demande d’accès sera traitée ci-dessous dans la proposition de solution à l’amiable présentée par le Médiateur.

31. Le Médiateur prend également note de l'argument de la Commission selon lequel l'occultation des noms ne serait pas suffisante pour protéger la vie privée des personnes concernées, étant donné que ces personnes seraient identifiables sur la base du reste des informations contenues dans la partie 6 du rapport final, à savoir leur catégorie de personnel et leur période d'affectation. Selon la Commission, ces informations ne pouvaient donc pas non plus être divulguées.

32. À cet égard, le Médiateur note que l'article 2 du règlement (CE) n° 45/2001 dispose que "[f]ou aux fins du présent règlement: a) «données à caractère personnel»: toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable, ci-après dénommée «personne concernée»; une personne identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un numéro d'identification ou à un ou plusieurs facteurs spécifiques propres à son identité physique, physiologique, mentale, économique, culturelle ou sociale; « …»

33. Toutefois, le Médiateur estime que la Commission n’a pas expliqué en quoi des informations sur les catégories de personnel et les périodes d’affectation permettraient d’identifier les personnes énumérées dans la partie 6 du rapport final.

34. Il s’ensuit que la Commission n’a pas suffisamment analysé cet aspect de la demande d’accès en ce qui concerne la partie 6 du rapport final, en particulier au titre de l’article 2, et éventuellement, le cas échéant, de l’article 8, point b), du règlement (CE) no 45/2001. L’absence d’analyse de cet aspect de la demande d’accès sera traitée ci-dessous dans la proposition de solution à l’amiable présentée par le Médiateur.

Tableau d'information financière

35. En ce qui concerne les arguments de la Commission à l’appui du refus d’accès au tableau des rapports financiers, le Médiateur n’est pas convaincu que l’issue éventuelle d’un litige puisse constituer un intérêt commercial au sens de l’article 4, paragraphe 2, premier tiret, du règlement (CE) no 1049/2001.

36. Toutefois, dans son avis sur la plainte, la Commission fait également valoir que la divulgation publique du tableau d’information financière serait, en tant que telle, préjudiciable aux intérêts commerciaux de l’ENQA. Selon la Commission, bien qu’ENQA soit une entité à but lucratif, elle agit comme tout autre opérateur économique sur un marché ouvert lorsqu’elle exerce bon nombre de ses activités. Il s'agit notamment de l'embauche de personnel et de l'achat de l'équipement et des services nécessaires à son fonctionnement. Après avoir examiné le document concerné, le Médiateur estime que cet argument est valable. Le Médiateur estime également que l'argument de la Commission selon lequel il n'existe pas d'intérêt public supérieur justifiant la divulgation est valable.

37. Sur la base des conclusions énoncées au point 36 ci-dessus, le Médiateur conclut que le refus d’accorder au public l’accès au tableau d’information financière était justifié.

Lien vers le site web à la page 13 du rapport final

38. Après avoir examiné le document concerné, la Médiatrice note que la Commission a supprimé du document divulgué non seulement le mot de passe de connexion permettant aux membres de l’EQAR d’accéder à la zone réservée, mais aussi le lien vers la page web contenant le formulaire de connexion. Le Médiateur note en outre que le plaignant s’oppose uniquement à la non-divulgation du lien. Il ne conteste pas la suppression du mot de passe de connexion.

39. La Commission a refusé l ' accès au lien vers la page Web en faisant valoir que la page Web n ' était pas "un document en sa possession". Le Médiateur souligne à cet égard que le plaignant a demandé l’accès au document dans lequel le lien est mentionné, et non à la page web réelle vers laquelle ce lien mène. Le document dans lequel le lien est mentionné est clairement un document en possession de la Commission et le lien est un élément de ce document.

40. Le Médiateur note que, si le raisonnement de la Commission devait être considéré comme valable, cela conduirait à une situation absurde dans laquelle tous les liens vers des pages web externes citées dans un document détenu par la Commission, y compris les liens vers des pages web publiques, devraient être supprimés avant la publication du document.

41. Si le lien en question fait clairement partie d’un document en possession de la Commission, il convient néanmoins d’examiner si cette partie du document doit être supprimée, conformément aux exceptions à l’accès prévues à l’article 4 du règlement (CE) no 1049/2001. Étant donné que la Commission a simplement fait valoir que la demande concernait un document qui n’était pas en sa possession, le Médiateur estime que la Commission n’a pas dûment motivé son refus de donner accès au lien. Le fait que le Médiateur n'ait pas dûment motivé son refus d'accorder l'accès au lien sera abordé dans la proposition de solution à l'amiable ci-dessous.

La proposition de solution à l'amiable

42. Sur la base de l’analyse ci-dessus et des conclusions figurant aux points 26, 30, 34 et 41, le Médiateur a formulé la proposition suivante de solution à l’amiable:

La Commission pourrait reconsidérer l’accès au plan d’activité de l’EQAR, à la partie 6 du rapport final et au lien figurant à la page 13 du rapport final.

Les arguments présentés au Médiateur après sa proposition de solution à l’amiable

43. Dans sa réponse au Médiateur, la Commission a indiqué qu'elle estimait avoir accepté la proposition de solution à l'amiable. La Commission avait réexaminé la possibilité d’accorder au public l’accès au plan d’entreprise EQAR en consultant l’auteur du document, qui ne s’opposait pas à sa divulgation. La Commission avait donc décidé de divulguer le plan d’entreprise de l’EQAR, qui est désormais accessible au public.

44. La Commission n'a pas jugé nécessaire de réexaminer la possibilité d'accorder au public l'accès à la partie 6 du rapport final, compte tenu du récent arrêt du Tribunal dans l'affaire T-82/09 [17] et du fait que le plaignant n'a fourni aucune raison spécifique justifiant la demande de transfert de données à caractère personnel.

45. La Commission a reconnu qu’il n’y avait aucune raison de protéger le lien figurant à la page 13 du rapport final. Le «login» et le «mot de passe» figurant à la page 13 du rapport final ont été supprimés afin d’empêcher l’accès au site interne d’EQAR. Cependant, le formulaire de connexion lui-même, vers lequel le lien mène, ne contient aucun contenu substantiel.

Évaluation du Médiateur après sa proposition de solution à l’amiable

46. La Médiatrice se félicite de la décision de la Commission de rendre le plan d’entreprise de l’EQAR accessible au public. Le Médiateur se félicite également de la volonté de la Commission d'accepter son raisonnement concernant le lien figurant à la page 13 du rapport final en reconnaissant qu'il n'y avait aucune raison de le protéger. Le Médiateur conclut donc que la Commission a pris des mesures pour régler ces aspects de la plainte.

47. La Médiatrice note en outre que, bien qu’elle ait constaté que le lien figurant à la page 13 du rapport final aurait dû être divulgué, la Commission ne semble pas avoir fourni au plaignant une version mise à jour de la page 13 du rapport final, contenant le lien. Toutefois, après avoir inspecté le document concerné et visité le formulaire de connexion auquel le lien mène, le Médiateur partage l’avis de la Commission selon lequel le formulaire de connexion ne contient aucun contenu substantiel. Le Médiateur ne poursuivra donc pas l'examen de cette question.

48. En ce qui concerne la partie 6 du rapport final, le Médiateur prend note de la déclaration de la Commission, dans sa réponse à la proposition de solution à l'amiable, selon laquelle elle n'avait pas à réexaminer la demande d'accès à cet égard. La Médiatrice note toutefois que la Commission a néanmoins fourni des raisons supplémentaires pour lesquelles elle considère qu’il n’est pas conforme à la législation applicable d’accorder l’accès du public à ce document. En résumé, la Commission a fait valoir que le plaignant n’avait fourni aucune raison spécifique justifiant la demande de transfert de données à caractère personnel.

49. Comme indiqué dans la proposition de solution à l’amiable, la jurisprudence des juridictions de l’Union indique qu’une demande d’accès du public à un document contenant des données à caractère personnel doit être traitée au titre de l’article 8, point b), du règlement (CE) no 45/2001 [18], ce qui signifie que, dans un premier temps, le demandeur doit établir la nécessité de faire transférer les données [19]. Il apparaît, en l’espèce, que le plaignant ne l’a pas fait et que la Commission est donc, en principe, en droit de refuser l’accès sur le fondement de l’article 4, paragraphe 1, point b), du règlement (CE) no 1049/2001.

50. La Médiatrice note toutefois que le plaignant a introduit la demande d’accès à la partie 6 du rapport final avant que l’exception au droit d’accès du public aux données à caractère personnel prévue à l’article 4, paragraphe 1, point b), du règlement (CE) no 1049/2001 n’ait été définie plus en détail par les juridictions de l’Union. Il se peut donc que le plaignant n'ait pas eu connaissance, à l'époque, de son obligation d'établir la nécessité du transfert des données. Toutefois, le plaignant pourrait envisager de présenter une nouvelle demande d’accès, démontrant une telle nécessité en fournissant des justifications expresses et légitimes.

51. Si une institution constate que le règlement (CE) no 45/2001 s’applique à une demande d’accès du public à un document et que l’accès au document concerné est refusé parce que le demandeur n’a pas cherché à établir la nécessité du transfert de données à caractère personnel, le Médiateur estime qu’il convient que l’institution, lorsqu’elle informe le demandeur de son droit de présenter une demande confirmative conformément à l’article 7 du règlement (CE) no 1049/2001, informe également le demandeur de l’obligation de démontrer cette nécessité. Cela serait conforme aux principes de bonne administration et de culture de service, et plus particulièrement à l’article 10, paragraphe 3, du code européen de bonne administration, relatif aux conseils donnés aux citoyens. Le Médiateur formulera une remarque supplémentaire à cet égard.

52. En ce qui concerne la question de savoir s’il serait possible d’accorder un accès partiel à la partie 6 du rapport final [20], le Médiateur maintient la préoccupation exposée aux points 31 à 33 ci-dessus, à savoir que la Commission n’a pas expliqué en quoi les informations relatives aux catégories de personnel et aux périodes d’affectation rendraient les personnes identifiables au sens de l’article 2 du règlement 45/2001. Le Médiateur note à cet égard que, si des informations ne sont pas considérées comme des données à caractère personnel aux fins du règlement (CE) no 45/2001, l’exigence selon laquelle le demandeur doit établir la nécessité du transfert des données, telle que décrite au point 48 ci-dessus, ne s’applique pas. Sur la base de ce qui précède, le refus de la Commission de divulguer ce document après avoir occulté les noms constitue un cas de mauvaise administration et le Médiateur formulera une remarque critique sur cet aspect de la plainte.

53. Avant de prendre sa décision dans la présente affaire, le Médiateur a lu attentivement le récent arrêt du Tribunal dans l’affaire T-190/10 [21]. Le Médiateur note que cet arrêt a été rendu après que le Médiateur a formulé sa proposition de solution à l'amiable dans la présente affaire et après que la Commission a fourni sa réponse à cette proposition. Dans l’affaire T-190/10, le Tribunal a jugé qu’une institution ne pouvait refuser l’accès du public à un document contenant des données à caractère personnel que si, dans un premier temps, elle expliquait en quoi l’accès à ce document pouvait porter concrètement et effectivement atteinte à la vie privée des personnes concernées au sens de l’article 4, paragraphe 1, point b), du règlement no 1049/2001 [22]. De l’avis du Médiateur, les conclusions exposées aux points 51 et 52 sont conformes non seulement à la jurisprudence antérieure citée dans la proposition de solution à l’amiable, mais également à la jurisprudence ultérieure.

B. Conclusions

Sur la base de son enquête sur cette plainte, le Médiateur clôt celle-ci par la conclusion et la remarque critique suivantes:

En ce qui concerne la demande d’accès au plan d’entreprise de l’EQAR et le lien figurant à la page 13 du rapport final, la Commission a pris des mesures pour régler la question.

Remarque critique:

En ce qui concerne la partie 6 du rapport final, la Commission n'a pas expliqué en quoi les informations relatives aux catégories de personnel et aux périodes d'affectation rendraient les personnes identifiables au sens de l'article 2 du règlement (CE) n° 45/2001. Partant, le refus de la Commission de divulguer ce document après avoir occulté les noms constitue un cas de mauvaise administration.

Le plaignant et la Commission seront informés de cette décision.

Remarque complémentaire

Si une institution constate que le règlement 45/2001 s’applique à une demande d’accès du public à un document et que l’accès au document concerné est refusé parce que le demandeur n’a pas établi la nécessité de transférer des données à caractère personnel, le Médiateur souligne l’importance d’appliquer les principes de bonne administration et de s’engager en faveur d’une culture de service envers les citoyens. Il estime qu’il serait conforme à ces principes et à une telle culture de service que l’institution, lorsqu’elle informe le demandeur de son droit de présenter une demande confirmative conformément à l’article 7 du règlement no 1049/2001, informe également le demandeur de l’obligation de démontrer cette nécessité.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Fait à Strasbourg, le 9 juillet 2012

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[1] Règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l’accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission (JO 2001, L 145, p. 43).

[2] EQAR est une organisation internationale à but non lucratif créée par le «Groupe E4» comprenant l'Association européenne pour l'assurance de la qualité dans l'enseignement supérieur (ENQA), l'Union européenne des étudiants (ESU), l'Association européenne des universités (EUA) et l'Association européenne des établissements d'enseignement supérieur (EURASHE). L'objectif de l'EQAR est d'améliorer la qualité de l'enseignement supérieur européen et de promouvoir une plus grande mobilité des étudiants en fournissant des informations claires et objectives sur les agences d'assurance qualité fiables qui travaillent en Europe. Le nouveau registre vise également à faciliter la reconnaissance mutuelle des décisions en matière d'assurance de la qualité.

[3] "Les institutions refusent l ' accès à un document lorsque sa divulgation porterait atteinte à la protection: … vie privée et intégrité de l'individu, en particulier conformément à la législation communautaire relative à la protection des données à caractère personnel."

[4] "Les institutions refusent l ' accès à un document lorsque sa divulgation porterait atteinte à la protection

- les intérêts commerciaux d'une personne physique ou morale, y compris la propriété intellectuelle

« …, à moins qu’un intérêt public supérieur ne justifie la divulgation.»

[5] La Commission a également fourni les précisions détaillées suivantes:

«La section des relevés de comptes (partie i) contient un rapport sur les déclarations de coûts pour la préparation de l’EQAR; il présente le budget global, les sommes éligibles à un financement de la Commission et d'autres sources de financement (fonds propres de partenariat). La section sur les dépenses par type de coût et par partenaire (partie ii) présente la ventilation des coûts par partenaire (le groupe E4 décrit ci-dessus) et rend donc compte de la manière dont la subvention de la Commission a été répartie entre les partenaires en ce qui concerne les frais de personnel, les frais de voyage et de séjour, le matériel, la sous-traitance et les autres coûts. La section sur les dépenses de personnel réalisées par partenaire (partie iii) donne un compte rendu détaillé par partenaire des dépenses de personnel par catégorie de personnes employées dans le projet (gestionnaire, chercheur, enseignant et/ou formateur, personnel technique et personnel administratif). Dans chaque catégorie de personnel, cette partie indique le nombre de jours travaillés dans le cadre du projet, le coût par jour et le coût total du personnel par catégorie. La section sur les frais de voyage et de subsistance réalisés (partie iv) présente ces coûts (ventilés par personne) et les rapports sur les coûts du matériel réalisé (également dans la partie iv) sur le matériel, tel que les ordinateurs, acheté pour le projet. Les frais de sous-traitance et autres (partie v) concernent les consultations d'avocats pour la rédaction des statuts de l'EQAR et la mise en place de l'organisation. Enfin, d’autres coûts concernent la conception de l’entreprise (comme le logo), les frais de téléphone, la conception du site web, la conception de la brochure d’information EQAR et son impression, etc. Comme je l’ai indiqué dans ma lettre précédente, la Commission a consulté l’ENQA, l’auteur des documents en question, afin d’évaluer si une exception prévue à l’article 4, paragraphes 1 ou 2, du règlement (CE) no 1049/2001 est applicable aux documents concernés par votre demande. À l’issue de cette consultation, l’ENQA a soulevé des objections en ce qui concerne la divulgation de la partie confidentielle du rapport final du projet EQAR, invoquant une procédure judiciaire en cours devant une juridiction nationale comme motif de son opposition.»

[6] L’article 4, paragraphe 2, du règlement 1049/2001 dispose que «[l]es institutions refusent l’accès à un document lorsque sa divulgation porterait atteinte à la protection: … — Procédures juridictionnelles et avis juridiques, …"

[7] Lors de l’examen d’une telle demande au titre du règlement n° 1049/2001, l’institution doit tenir compte, dans son raisonnement, des conséquences de l’accès du public au document concerné. Même si une personne ou certaines personnes peuvent avoir déjà obtenu l’accès au document concerné, l’une des exceptions à l’accès du public prévues à l’article 4 peut toujours s’appliquer à une demande d’accès du public.

[8] Affaire C-28/08 P, Commission/Bavarian Lager, arrêt du 29 juin 2010, non encore publié au Recueil.

[9] Disponible sur le site web du CEPD: www.edps.europa.eu

[10] JO 2007, C 27, p. 21.

[11] Règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données.

[12] Affaire C-28/08 P, Commission/Bavarian Lager, points 68 à 69.

[13] Affaire C-28/08 P, Commission/Bavarian Lager, point 63.

[14] L’article 8, point b), du règlement (CE) no 45/2001 dispose que «[s]ans préjudice des articles 4, 5, 6 et 10, les données à caractère personnel ne sont transférées [...] b) que si le destinataire établit la nécessité du transfert des données et s’il n’y a aucune raison de supposer qu’il pourrait être porté atteinte aux intérêts légitimes de la personne concernée».

[15] Affaire C-28/08 P, Commission/Bavarian Lager, point 78.

[16] L’arrêt dans l’affaire Bavarian Lager a été rendu le 29 juin 2010, ce qui laisse penser que la Commission n’en a peut-être pas tenu compte lors de l’élaboration de son avis dans la présente affaire, qui est datée du 27 juillet 2010.

[17] Affaire T-82/09, G.J. Dennekamp/Parlement européen, arrêt du 23 novembre 2011, non encore publié au Recueil.

[18] Lorsqu'une demande d'accès du public au titre du règlement (CE) n° 1049/2001 vise à obtenir l'accès à des documents contenant des données à caractère personnel, les dispositions du règlement (CE) n° 45/2001 deviennent applicables dans leur intégralité. Voir l’arrêt du 29 juin 2010 dans l’affaire C-28/08 P, Commission/Bavarian Lager, non encore publié au Recueil, point 63.

[19] Affaire C-28/08 P, Commission/Bavarian Lager, arrêt du 29 juin 2010, non encore publié au Recueil, points 59, 63 et 77; affaire T-82/09, G.J. Dennekamp/Parlement européen, arrêt du 23 novembre 2011, non encore publié au Recueil, points 26 et 30.

[20] Article 4, paragraphe 6, du règlement (CE) no 1049/2001.

[21] Affaire T-190/10, Egan et Hackett/Parlement, arrêt du 28 mars 2012, non encore publié au Recueil.

[22] Ibid., points 90 à 91.