Antécédents de la plainte

1. Le 26 octobre 2017, le plaignant, agissant au nom d’un réseau international d’organisations non gouvernementales, a demandé à l’Autorité européenne de sécurité des aliments (EFSA) de lui donner accès au public aux «déclarations d’intérêts de la direction opérationnelle de l’EFSA».

2. Le 20 novembre 2017, l’EFSA a accordé au public l’accès aux déclarations d’intérêts du directeur exécutif de l’EFSA et de quatre chefs de département, qui ont déjà été publiées sur le site web de l’EFSA.

3. Le 21 novembre 2017, le plaignant a répondu à la décision de l’EFSA en précisant que la demande portait sur les déclarations d’intérêts de l’ensemble du personnel d’encadrement opérationnel de l’EFSA, ce qui signifie que la demande concernait également les déclarations d’intérêts qui n’avaient pas été publiées sur le site web de l’EFSA.

4. Après avoir enregistré la clarification du plaignant en tant que nouvelle demande d’accès du public aux documents, l’EFSA a refusé l’accès aux autres déclarations d’intérêts le 15 décembre 2017. L’EFSA a justifié sa décision par le fait que les documents contenaient des données à caractère personnel des personnes concernées et que les règles de l’UE en matière de protection des données à caractère personnel s’appliquaient donc.[1] Elle a noté que les documents contenant des données à caractère personnel ne pouvaient être divulgués que si la nécessité légitime de leur divulgation avait été établie.[2] Dans ce contexte, l’EFSA a invité le plaignant à décrire à l’EFSA la nécessité de divulguer les données à caractère personnel.

5. Le 23 janvier 2018, le plaignant a expliqué à l’EFSA son point de vue sur la nécessité légitime de divulguer les documents contenant des données à caractère personnel.

6. Après avoir prolongé le délai de réponse, l’EFSA a refusé l’accès du public aux déclarations d’intérêts le 9 mars 2018.

7. Le 16 mars 2018, le plaignant a présenté une demande de réexamen du refus, appelée «demande confirmative»[3].

8. Le 11 avril 2018, l’EFSA a confirmé sa décision initiale en refusant l’accès.

9. Insatisfait de ce résultat, le plaignant s’est adressé au Médiateur le 9 mai 2018.

10. La Médiatrice a ouvert une enquête sur le refus de l’EFSA d’accorder l’accès du public aux déclarations d’intérêts du personnel d’encadrement intermédiaire et a présenté une proposition de solution à l’EFSA [4]. Elle a également demandé à l’EFSA de répondre aux préoccupations concernant la manière dont elle traitait les demandes d’accès en général.

11. La Médiatrice a noté que l’EFSA avait initialement fait valoir qu’elle publiait sur son site web toutes les déclarations pour lesquelles la divulgation publique est obligatoire en vertu du cadre juridique qui sous-tend les travaux de l’EFSA [5]. Selon l’EFSA, les règles applicables aux membres du personnel non scientifiques de l’EFSA sont le statut des fonctionnaires de l’UE [6], qui n’exige pas la divulgation des déclarations d’intérêts. De l’avis de l’EFSA, le plaignant n’avait avancé aucun argument valable établissant la nécessité de lui transférer les données à caractère personnel, comme l’exige le règlement (CE) no 1049/2001 pour le respect des règles de l’UE en matière de protection des données.

12. Toutefois, au cours de l’enquête, l’EFSA a informé la Médiatrice qu’elle avait modifié sa politique concernant la publication des déclarations d’intérêts du personnel en adoptant une nouvelle décision sur la gestion des intérêts concurrents [7]. À partir de juillet 2018, l’EFSA a publié les déclarations d’intérêts de tous les membres de l’équipe de gestion opérationnelle de l’EFSA. Cela couvre non seulement le directeur exécutif de l’EFSA, mais aussi les chefs de département et les chefs d’unité [8].

13. Dans sa proposition de solution, la Médiatrice s’est félicitée de cette évolution et a noté qu’en publiant les déclarations d’intérêts des chefs de département et des chefs d’unité, l’EFSA avait franchi une étape importante dans l’amélioration de la transparence.

Proposition de solution du Médiateur

14. Sur la base de son enquête et afin de trouver une solution à la plainte, la Médiatrice a présenté à l’EFSA une proposition de solution.

15. Le Médiateur a noté que le plaignant, dans sa demande d’accès du public aux déclarations d’intérêts des membres de l’équipe de gestion opérationnelle de l’EFSA, avait compris que l’équipe de gestion opérationnelle comprenait le scientifique en chef, le coordinateur scientifique principal, le conseiller politique principal, le chef d’équipe et le responsable de la participation des parties prenantes.

16. À cet égard, la Médiatrice a considéré que le scientifique en chef, le coordinateur scientifique principal et le conseiller politique principal de l’EFSA jouaient un rôle influent dans la définition des politiques de l’EFSA, étant donné qu’ils agissent en tant que conseillers et apportent un soutien direct au directeur exécutif.

17. La Médiatrice a donc proposé que l’EFSA publie également les déclarations d’intérêts de ces personnes, au même titre que celles des chefs de département et des chefs d’unité.

18. En ce qui concerne le traitement par l’EFSA des demandes d’accès aux documents, le plaignant avait fait valoir que le fait qu’une demande confirmative doive être envoyée à la même personne au sein de l’EFSA que la demande initiale rend la procédure de réexamen futile.

19. Au cours de l’enquête, la Médiatrice a établi que les demandes initiales et confirmatives au sein de l’EFSA sont traitées par différents membres du personnel. En outre, l’EFSA a modifié sa procédure opérationnelle standard [9] de sorte que les demandes confirmatives doivent être envoyées directement au directeur exécutif de l’EFSA. Cette modification procédurale vise à refléter l’importance accordée par l’EFSA au processus décisionnel relatif au traitement des demandes confirmatives.

20. Étant donné que ces éclaircissements ont été établis au cours de l’enquête et n’ont pas été communiqués au plaignant, la Médiatrice a toutefois suggéré que l’EFSA fournisse ces informations au plaignant.

Évaluation du Médiateur après la proposition de solution

21. L’Autorité européenne de sécurité des aliments a accepté la proposition de solution de la Médiatrice. L’EFSA a publié sur son site web les déclarations d’intérêts de son scientifique en chef et de son conseiller politique principal. L’EFSA a informé la Médiatrice que la fonction de coordinateur scientifique principal n’existait plus à l’EFSA. Aucune déclaration d’intérêt relative à cette position n’a donc été publiée.

22. En outre, l’EFSA a mis en œuvre la suggestion de la Médiatrice de fournir au plaignant davantage d’informations sur le système qu’elle a mis en place pour le traitement des demandes initiales et confirmatives au titre du règlement (CE) no 1049/2001. L’EFSA a envoyé une lettre au plaignant dans laquelle elle expliquait les nouvelles procédures de l’EFSA pour le traitement et le traitement des demandes d’accès aux documents à l’EFSA. Celles-ci prévoient que les demandes initiales d’accès du public aux documents sont traitées par ses services juridiques et d’assurance, tandis que les décisions relatives aux demandes confirmatives sont prises par le directeur exécutif lui-même.

23. La Médiatrice a sollicité les observations de la plaignante concernant sa proposition de solution et la réponse de l’EFSA à celle-ci.  En ce qui concerne la politique révisée de l’EFSA en matière de traitement des demandes d’accès aux documents, le plaignant a fait observer au Médiateur que, selon lui, la procédure révisée reste insatisfaisante. Le plaignant a fait valoir que la nouvelle procédure ne garantit pas qu'une demande confirmative sera traitée par un membre du personnel ou un service différent de la plainte initiale. Selon lui, pour que la procédure soit efficace, une demande confirmative devrait être traitée par une « entité tierce neutre ».

24. Le Médiateur estime que la procédure révisée introduite par l'EFSA, à savoir que les demandes confirmatives sont traitées différemment des demandes initiales, est satisfaisante. L'Ombudsman espère qu'un tel système apportera un degré suffisant d'objectivité au processus d'examen.

25. À la lumière de ce qui précède, la Médiatrice se félicite de la réponse positive de l’EFSA à sa proposition de solution et à sa suggestion. Elle estime que la plainte a été résolue et clôt donc l’affaire.

Conclusion

Sur la base de l’enquête, la Médiatrice clôt cette affaire en concluant ce qui suit:

La Médiatrice clôt l’affaire telle qu’elle a été résolue depuis que l’Autorité européenne de sécurité des aliments a accepté et mis en œuvre la proposition de solution de la Médiatrice.

Le plaignant et l'Autorité européenne de sécurité des aliments seront informés de cette décision.

Emily O'Reilly Médiateur
européen

Strasbourg, le 18/06/2019

[1] Conformément au règlement (CE) n° 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par la Communauté

institutions et organes et sur la libre circulation de ces données, disponibles à l'adresse https://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2001:008:0001:0022:fr:PDF et avec le règlement (CE) n° 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission, disponible à l'adresse http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&amprid=1;

[2] Article 8, point b), du règlement (CE) n° 45/2001

[3] Conformément à l’article 8 du règlement (CE) no 1049/2001

[4] Le texte intégral de la proposition de solution est disponible à l’adresse suivante:  https://www.ombudsman.europa.eu/en/solution/en/113726

[5] Voir le règlement (CE) no 178/2002 du Parlement européen et du Conseil du 28 janvier 2002 établissant les principes généraux et les prescriptions générales de la législation alimentaire, instituant l’Autorité européenne de sécurité des aliments et fixant des procédures relatives à la sécurité des denrées alimentaires, disponible à l’adresse suivante: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32002R0178&from=EN

[6] Règlement no 31 (CEE), 11 (CEEA), fixant le statut des fonctionnaires et le régime applicable aux autres agents de la Communauté économique européenne et de la Communauté européenne de l’énergie atomique, disponible à l’adresse https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:01962R0031-20140501&from=EN

[7] Décision du directeur exécutif de l’Autorité européenne de sécurité des aliments sur la gestion des intérêts concurrents, disponible à l’adresse suivante: https://www.efsa.europa.eu/sites/default/files/corporate_publications/files/competing_interest_management_17.pdf

[8] Article 24, paragraphe 1, point a) iv), de la décision du directeur exécutif de l’Autorité européenne de sécurité des aliments sur la gestion des intérêts concurrents

[9] Disponible à l’adresse suivante: https://www.efsa.europa.eu/sites/default/files/corporate_publications/files/SOP-036_A.pdf