Le contexte de la plainte

1. La plainte porte sur le rejet par la Commission d'une demande d'accès à des documents en vertu du règlement n° 1049/2001.[1]

2. Le plaignant a participé au concours général EPSO/AD/148/09 - RO. Le 4 mai 2010, il a demandé à l'Office européen de sélection du personnel (ci-après "EPSO") d'avoir accès à des documents ayant trait à (i) certaines informations statistiques sur le nombre de candidats, et à (ii) la bibliographie utilisée par les membres du jury pour noter les épreuves.

3. Le 7 mai 2010, EPSO a rejeté cette demande par courriel, en expliquant que des statistiques pouvaient être produites dans l'intérêt du service, mais pas à la demande des candidats. S'agissant de la bibliographie, EPSO a motivé son refus en invoquant le principe du secret des travaux du jury.

4. À la même date, le plaignant a envoyé un autre courriel à EPSO en expliquant qu'il sollicitait l'accès à des documents existants et qu'il ne demandait pas la confection de nouvelles statistiques. En outre, il a argué du fait qu'EPSO ne pouvait pas se fonder sur le principe du secret des travaux du jury pour justifier son refus d'accorder l'accès à la bibliographie.

5. À la lumière de ces éléments, EPSO a invité le plaignant à renouveler sa demande et à l'envoyer à une adresse spécifique, ce qu'il a fait le 12 mai 2010.

6. Le 28 mai 2010, EPSO a rejeté la nouvelle demande d'accès aux documents. Concernant le premier volet de la demande, EPSO a indiqué qu'aucun document existant ne contenait les informations demandées sous une forme pouvant être divulguée.[2]

7. En ce qui concerne le second volet de la demande du plaignant, EPSO a fait valoir que le secret des travaux du jury était un principe applicable à la bibliographie demandée et que l'article 6 de l'annexe III du Statut des fonctionnaires, qui devait être considéré comme lex specialis, excluait l'application du règlement n° 1049/2001, qui, comme le confirme la jurisprudence,[3] est lex generalis. De l'avis d'EPSO, la lex specialis doit déroger à la lex generalis en pareil cas. Toutefois, EPSO a informé le plaignant qu'il pouvait présenter à la Commission une demande confirmative d'accès aux documents.

8. Le 10 juin 2010, le plaignant a envoyé une demande confirmative à la Commission, laquelle en a accusé réception le 15 juin 2010.

9. Le 30 juin 2010, la Commission a informé le plaignant qu'elle n'avait pas été en mesure de rassembler toutes les informations nécessaires pour prendre une décision sur sa demande d'accès à des documents. Elle a donc prolongé de quinze jours ouvrables le délai initial de traitement de la demande confirmative, conformément à l'article 8, paragraphe 2, du règlement n° 1049/2001. La Commission a indiqué qu'elle prendrait une décision sur la demande confirmative le 23 juillet 2010 au plus tard.

10. Le 22 juillet 2010, la Commission a informé le plaignant qu'elle ne serait malheureusement pas en mesure de prendre une décision avant l'expiration du délai. Elle a ajouté que l'absence de réponse ne devait pas être interprétée comme un refus implicite de la demande confirmative, en s'excusant pour ce retard supplémentaire et en indiquant qu'elle s'efforcerait de prendre une décision dans les meilleurs délais.

11. Le même jour, le plaignant a envoyé un courriel à la Commission pour exprimer son mécontentement face à l'absence de décision de la Commission sur sa demande confirmative. De surcroît, il a fait valoir que les courriers de la Commission du 30 juin 2010 et du 22 juillet 2010 n'étaient pas adéquatement motivés. Il a ajouté que, en tout état de cause, la prolongation supplémentaire du délai annoncée par la lettre du 22 juillet 2010 était contraire au règlement n° 1049/2001.

12. Le 28 juillet 2010, le plaignant a saisi le Médiateur.

13. Le 6 août 2010, la Commission a pris une décision relative à la demande confirmative. Elle a accordé l'accès à certains documents comportant des informations statistiques, mais a refusé l'accès à tout document relatif à la bibliographie.

Le sujet de l'enquête

14. Dans sa plainte au Médiateur, le plaignant a fait essentiellement valoir les allégations et la demande suivantes, que le Médiateur a incluses dans son enquête :

Allégations :

(1) La Commission n'a pas motivé sa réponse du 22 juillet 2010.

(2) Par sa lettre du 22 juillet 2010, la Commission a prolongé à tort une nouvelle fois le délai pour répondre à la demande confirmative.

Demande :

La Commission devrait donner accès aux documents demandés par le plaignant immédiatement.

L'enquête

15. Le 14 septembre 2010, le Médiateur a ouvert une enquête sur les allégations et la demande, en invitant la Commission à lui faire parvenir son avis.

16. Le même jour, le Médiateur a fait savoir au plaignant que certains aspects de sa plainte, exposés aux paragraphes 17 à 19 ci-dessous, ne seraient pas examinés.

17. Premièrement, le plaignant a fait valoir qu'EPSO avait tort de lui demander de présenter sa demande d'accès au service compétent, plutôt que de la transmettre directement audit service. Toutefois, le plaignant ne semble pas avoir contacté EPSO au préalable au sujet de cette allégation. Le Médiateur a dès lors conclu qu'elle n'était pas recevable.

18. Deuxièmement, le plaignant a fait valoir qu'EPSO a rejeté à tort sa demande d'accès du 12 mai 2010. Toutefois, le plaignant a fait usage de la possibilité de demander une révision de cette décision en introduisant une demande confirmative. Il n'y avait dès lors pas suffisamment d'éléments pour justifier une enquête sur cette allégation.

19. Troisièmement, le plaignant a fait valoir que la Commission n'a pas motivé sa lettre du 30 juin 2010 et qu'elle a, par le biais de cette lettre, prolongé indûment le délai initial pour statuer sur sa demande confirmative. Dans ladite lettre du 30 juin 2010, la Commission a indiqué qu'elle n'a pas été en mesure de rassembler tous les éléments nécessaires pour prendre une décision. En outre, la Commission s'est appuyée sur l'article 8, paragraphe 2, du règlement n° 1049/2001 pour prolonger le délai de quinze jours ouvrables afin de prendre une décision. Eu égard à ce qui précède, le Médiateur a conclu qu'il n'y avait pas suffisamment d'éléments pour justifier une enquête sur cette allégation.

20. Le 17 décembre 2010, la Commission a informé le Médiateur qu'elle ne pourrait pas respecter le délai fixé initialement par le Médiateur au 31 décembre 2010 pour faire parvenir son avis. Le Médiateur en a informé le plaignant.

21. Le 1^er février 2011, la Commission a envoyé son avis au Médiateur, qui l'a transmis au plaignant le 8 février 2011 pour qu'il présente ses observations.

22. Le plaignant n'a pas présenté d'observations.

L'examen et les conclusions du Médiateur

A. Allégation relative à l'absence de motivation de la Commission et à la prolongation à tort du délai de réponse à la demande confirmative, annoncée dans son courrier du 22 juillet 2010

Les arguments présentés au Médiateur

23. Premièrement, le plaignant a fait valoir que la Commission n'a pas motivé sa réponse du 22 juillet 2010, par laquelle elle a prolongé, pour la deuxième fois, le délai pour prendre une décision sur sa demande confirmative.

24. Dans son avis relatif à l'enquête du Médiateur, la Commission a expliqué que la prolongation supplémentaire était nécessaire pour effectuer les recherches relatives aux documents détenus par EPSO et pour rendre anonymes les documents contenant des informations statistiques sur les candidats participant au concours. La Commission a ajouté que la demande confirmative est intervenue au moment du déménagement d'EPSO dans d'autres bâtiments, période pendant laquelle les documents d'EPSO n'étaient pas disponibles. En outre, la demande confirmative a été envoyée pendant la période d'été, au cours de laquelle les services d'EPSO et de la Commission opèrent avec un personnel réduit.

25. Deuxièmement, le plaignant a fait valoir que la réponse de la Commission du 22 juillet 2010 a prolongé indûment le délai pour prendre une décision sur la demande confirmative. Il a affirmé que cette prolongation supplémentaire du délai était contraire au règlement n° 1049/2001.

26. La Commission a reconnu dans son avis que, en vertu de l'article 8, paragraphe 2, du règlement n° 1049/2001, elle n'était pas autorisée à prolonger, pour une deuxième fois, le délai pour prendre la décision relative à la demande confirmative. Elle a fait observer qu'elle s'en est déjà excusée dans sa réponse du 22 juillet 2010 et a réitèré ses excuses pour ce retard dans l'avis qu'elle a présenté dans le contexte de la présente enquête.

L'analyse du Médiateur

27. Concernant la première allégation du plaignant, le Médiateur note que, conformément à l'article 296 TFUE, "[l]es actes juridiques sont motivés". De surcroît, selon une jurisprudence bien établie relative à l'article 296 TFUE, "la motivation exigée par ladite disposition doit être adaptée à la nature de l'acte en cause et doit faire apparaître de façon claire et non équivoque le raisonnement de l'institution, auteur de l'acte incriminé, de manière à permettre aux intéressés de connaître les justifications de la mesure prise et au juge communautaire d'exercer son contrôle. Il n'est pas exigé que la motivation spécifie tous les éléments de fait et de droit pertinents, dans la mesure où la question de savoir si la motivation d'un acte satisfait aux exigences de [l'article 296TFUE] doit être appréciée non seulement au regard de son libellé, mais aussi de son contexte ainsi que de l'ensemble des règles juridiques régissant la matière concernée".[4] Cette jurisprudence devrait être appliquée à la présente affaire par analogie.

28. Dans sa lettre du 22 juillet 2010, la Commission a informé le plaignant qu'elle n'a pas été en mesure de finaliser l'analyse de la demande confirmative et qu'elle ne pourrait pas prendre de décision avant l'expiration du délai. La Commission a donc simplement déclaré qu'elle ne serait pas en mesure de répondre à la demande confirmative dans le délai prorogé. Le reproche adressé par le plaignant à la Commission quant à son incapacité à fournir un motif est dès lors justifié.

29. Dans son avis sur la plainte à l'examen, la Commission a expliqué qu'elle n'a pas été en mesure de respecter le délai du 23 juillet 2010 parce que (i) elle devait effectuer des recherches dans les documents détenus par EPSO et qu'elle devait les rendre anonymes, (ii) les documents étaient indisponibles pour un certain temps du fait du déménagement d'EPSO dans d'autres bâtiments et (iii) la demande confirmative avait été faite pendant la période d'été, à une période où les services d'EPSO et de la Commission opèrent avec un personnel réduit.

30. Le Médiateur constate que les explications ci-dessus concernant les raisons de la deuxième prolongation du délai n'ont été fournies qu'après l'adoption de la décision attaquée relative à la demande d'accès aux documents.

31. En tout état de cause, le Médiateur note que, conformément à l'article 8, paragraphes 1 et 2, du règlement n° 1049/2001, le délai de quinze jours ouvrables pour répondre à une demande confirmative d'accès à des documents peut être prolongé de quinze jours ouvrables supplémentaires. De surcroît, selon la jurisprudence, "[l]e délai de quinze jours ouvrables prorogeable, dans lequel l’institution doit répondre à la demande confirmative, prévu à l’article 8, paragraphes 1 et 2, du règlement n° 1049/2001, est impératif".[5] Il est donc clair que le règlement n° 1049/2001 n'autorise qu'une seule prorogation du délai de réponse à une demande confirmative.

32. Compte tenu de la formulation non équivoque du règlement n° 1049/2001, tel qu'interprété par la jurisprudence, le Médiateur estime que la Commission n'était pas autorisée à prolonger le délai une deuxième fois, au-delà du 23 juillet 2010, comme elle l'a fait par sa lettre du 22 juillet 2010. Comme indiqué précédemment, la Commission ne conteste pas cette conclusion.

33. Toutefois, le Médiateur constate que la Commission a présenté ses excuses au plaignant. Il note en outre que le plaignant n'a pas émis d'observations sur l'avis de la Commission. Dans ce contexte, le Médiateur conclut qu'il n'y a pas lieu de poursuivre son enquête sur les allégations du plaignant.

B. Demande selon laquelle la Commission devrait donner accès aux documents demandés par le plaignant immédiatement

Les arguments présentés au Médiateur

34. Le plaignant a affirmé que la Commission devrait lui accorder un accès immédiat à (i) des documents contenant certaines informations statistiques concernant les candidats au concours EPSO/AD/148/09 - RO, et (ii) des documents relatifs à la bibliographie utilisée par les membres du jury pour noter les épreuves écrites.

35. Dans sa réponse à la demande confirmative, la Commission a accordé l'accès à certains documents contenant des informations statistiques qui intéressent le plaignant. Cependant, elle a déclaré également que les documents demandés n'existent pas ou ne peuvent pas être divulgués.

36. En ce qui concerne (i) le premier aspect de la demande confirmative, la Commission a fourni au plaignant trois documents anonymes qui, à son avis, permettraient au plaignant d'obtenir la plupart des informations statistiques qu'il souhaitait. Cependant, la Commission a informé également le plaignant qu'EPSO ne disposait pas de documents concernant le nombre de candidats convoqués aux épreuves de présélection répartis selon leur choix de deuxième langue.

37. En ce qui concerne (ii) le second aspect de la demande confirmative, la Commission a indiqué qu'EPSO n'a pas l'habitude d'établir une "bibliographie" en tant que telle, sous la forme d'une liste des documents de référence à utiliser par les membres du jury pour la notation des épreuves écrites. EPSO élabore (a) des notes internes à l'intention des membres du jury, et (b) une grille de notation pour chaque question. Toutefois, de l'avis de la Commission, ces deux documents sont soumis au principe du secret des travaux du jury. À cet égard, la Commission s'appuie sur l'article 6 de l'annexe III du Statut des fonctionnaires qui prévoit que "[l] es travaux du jury sont secrets."

38. Dans son avis présenté dans le cadre de l'enquête du Médiateur, la Commission a fait valoir que la demande du plaignant est devenue sans objet puisque, dans l'intervalle, la Commission a accédé à cette demande, dans la mesure où elle pouvait être satisfaite.

39. Le plaignant n'a pas présenté d'observations relatives à l'avis de la Commission.

L'analyse du Médiateur

40. Le Médiateur constate que la Commission a expliqué que les documents auxquels le plaignant souhaitait avoir accès n'existaient pas. Ces explications semblent plausibles. Le Médiateur note également que le plaignant n'a pas contesté les déclarations de la Commission. Cela étant, le Médiateur conclut qu'il n'y a eu aucune mauvaise administration dans le traitement de la demande du plaignant.

41. Le Médiateur se réjouit de constater que la Commission ne s'est pas limitée aux déclarations ci-dessus, mais a accordé au plaignant l'accès à certains documents comportant des informations statistiques auxquelles il s'intéressait. Il note également que la Commission a attiré l'attention du plaignant sur deux documents concernant les travaux du jury, en expliquant que ces documents étaient confidentiels. Toutefois, étant donné que le plaignant n'a pas manifesté son intérêt à avoir accès à ces documents, le Médiateur considère qu'il n'y a pas lieu d'analyser en l'espèce si la Commission a raison sur ce point.

C. Conclusions

Sur la base de son enquête sur la plainte, le Médiateur classe l'affaire avec les conclusions suivantes :

Il n'y a pas eu de mauvaise administration dans le traitement de la demande du plaignant. En ce qui concerne le reste de la plainte, il n'existe aucun élément justifiant la poursuite de l'enquête.

Le plaignant et la Commission seront informés de cette décision.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Fait à Strasbourg le 18 janvier 2012

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[1] Règlement (CE) n° 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission (JO 2001 L145/43).

[2] Le plaignant souhaitait connaître (a) le nombre de candidats convoqués aux épreuves de présélection, répartis par choix de deuxième langue, (b) le nombre de candidats convoqués aux épreuves écrites répartis par choix de deuxième langue, et (c) le nombre de candidats convoqués aux épreuves orales répartis par choix de deuxième langue.

[3] Affaire T-371/03, Le Voci/Conseil, RecFP 2005, p. I-A-209 et II-957.

[4] Affaire C-501/00, Espagne/Commission, Rec. 2004, p. I-6721, point 73.

[5] Affaires jointes T-355/04 et T-446/04, Co-Frutta/Commission, arrêt du 19 janvier 2010 (non encore publié au Recueil), point 56.