# Décision du Médiateur européen clôturant son enquête sur la plainte 56/2007/PB contre la Commission européenne
- Auteur: Médiateur européen
- Date: 2011-02-09T00:00+01:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/fr/decision/fr/10081)
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Contexte de la plainte
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**1.** Cette affaire concerne une demande de renseignements et de documents, soumise à la Commission à la fin de 2006. Le plaignant, fonctionnaire à la retraite, a demandé à la Commission de lui fournir des informations détaillées relatives aux travaux du régime commun d'assurance maladie ou, à titre subsidiaire, des documents dont il pourrait lui-même extraire ces informations. La Commission a fourni au plaignant certains rapports qu'elle considérait comme contenant des informations pertinentes concernant sa demande. Toutefois, elle a estimé qu'elle n'était pas tenue de répondre intégralement à sa demande parce qu'elle était excessive.
**2.** Le plaignant a contacté le Médiateur, qui est finalement parvenu à la conclusion provisoire que la Commission n'avait pas, en résumé, suffisamment justifié son refus d'accorder l'accès aux informations ou aux documents concernés. Le Médiateur a donc présenté une proposition de solution à l'amiable, qui a été pour l'essentiel rejetée par la Commission. Le Médiateur a ensuite effectué une inspection à la Commission, qui a révélé un certain nombre de lacunes dans le traitement de l'affaire par la Commission. Le Médiateur a ensuite adressé un projet de recommandation à la Commission.
L'objet de l'enquête
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**3.** Le 7 février 2007, le Médiateur a ouvert son enquête sur les allégations et allégations suivantes du plaignant:
##### Allégation :
La Commission n'a pas traité sa demande confirmative du 22 novembre 2006 conformément au règlement (CE) no 1049/2001[\[1\].](#_ftn1){#_ftnref1}
##### Revendication :
La Commission devrait lui accorder l'accès, total ou partiel, en réponse à ses demandes des 14 septembre et 22 novembre 2006.
L'enquête
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**4.** Le 7 février 2007, le Médiateur a demandé à la Commission un avis sur la plainte. Le 10 avril 2007, la Commission a envoyé son avis, qui a été transmis au plaignant. Le plaignant a présenté ses observations sur l'avis le 21 avril 2007. En raison i) d'une tentative du plaignant de trouver une solution globale à ses nombreux litiges avec la Commission, et ii) du soutien du Médiateur à cette tentative, ce dernier a suspendu le traitement de toutes les plaintes de ce plaignant pour une période de plusieurs mois en 2007. Le 17 juin 2008, le Médiateur a présenté une proposition de solution à l'amiable. La Commission a envoyé ses observations le 18 février 2009, qui ont été transmises au plaignant le 24 février 2009. Le plaignant a envoyé ses observations sur les observations de la Commission le 1er mars 2009. Le 8 juin 2009, les services du Médiateur ont effectué une inspection à la Commission. Le rapport d'inspection a été transmis au plaignant, qui a présenté ses observations le 24 juin 2009. À la suite d'un examen plus approfondi de l'affaire, le Médiateur a présenté un projet de recommandation à la Commission le 15 mai 2010. La Commission a envoyé sa réponse le 11 août 2010. La réponse a été transmise au plaignant, qui a présenté ses observations le 22 septembre 2010.
Analyse et conclusions du Médiateur
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### A. Allégation selon laquelle la Commission n'a pas traité correctement la demande confirmative du plaignant au titre du règlement (CE) no 1049/2001
#### Arguments présentés au Médiateur
**5.** Le 14 septembre 2006, le plaignant a adressé les demandes suivantes à la Commission européenne:
A. Accès à toutes les statistiques du Régime Commun d'Assurance Maladie pour les cinq années précédentes et notamment:
1° le nombre de demandes;
(2) le volume moyen (demandé/payé);
3) le délai minimal, maximal et moyen de traitement des demandes, depuis leur enregistrement jusqu'à la décision et au paiement, ainsi que l'évolution du traitement des dossiers au fil du temps;
4° le nombre de demandes nécessitant un accord préalable et leurs résultats (par catégories);
5° le nombre de demandes avec paiement anticipé, leurs résultats et leurs volumes;
6° les demandes de reconnaissance d'accidents (y compris le délai de traitement et la décision);
7) un aperçu des autres données statistiques disponibles;
8° le nombre de membres du personnel chargés du traitement des demandes;
(9) si ces données ne sont pas disponibles, l'accès à toutes les demandes et décisions de la dernière année.
B. Accès à toutes les statistiques concernant les demandes de reconnaissance de maladie professionnelle pour les 15 années précédentes, notamment en ce qui concerne:
1° le nombre de demandes;
2° leur volume;
3° le temps nécessaire à leur manipulation;
4° le taux de succès des demandes et les paiements effectués;
5° le nombre de plaintes ou de décisions prises par un comité médical;
6° ventilé selon le type de maladie;
(7) si ces données ne sont pas disponibles, l'accès à tous les dossiers (demandes et décisions) des cinq années précédentes.
**6.** Le plaignant a déclaré qu'il préférait recevoir les données ci-dessus sur CD/DVD.
**7.** La Commission a répondu le 17 octobre 2006. Une copie de cette réponse n ' était pas jointe à la plainte, mais résumée dans la réponse de la Commission à la "*demande confirmative* " du plaignant. Le PMO de la Commission[\[2\]](#_ftn2){#_ftnref2} a informé le plaignant que a) les informations statistiques qu'il avait demandées n'existaient pas et que b) sa demande n'avait donc pas été traitée comme une demande d'accès à des documents au titre du règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission (\<\<règlement no 1049/2001\>\>)[\[3\],](#_ftn3){#_ftnref3} mais plutôt comme une demande d'information. Le PMO a transmis au plaignant les rapports annuels correspondants pour les années 2001 à 2004 et a indiqué qu'il lui transmettrait le rapport annuel pour l'année 2005 une fois ce rapport finalisé. Le PMO a également envoyé au plaignant un "*aperçu des dernières années*". Enfin, le PMO a noté que le plaignant avait demandé l'accès à toutes les demandes et décisions, au cas où les données demandées n'existeraient pas. Cet accès a été refusé afin de protéger les données à caractère personnel.
**8.** Le 22 novembre 2006, le plaignant a présenté ce qu ' il a appelé une "*demande confirmative d ' accès aux dossiers et/ou aux documents au titre du règlement (CE) n° 1049/2001*". Le plaignant a formulé les observations suivantes.
**9.** Il a d'abord noté qu'il avait reçu certains documents en réponse à sa demande susmentionnée, mais que, contrairement à sa demande expresse de copies électroniques, i) ceux-ci avaient été sur papier et ii) les documents ne répondaient en aucune façon à ses demandes.
**10.** Le plaignant a en outre soulevé, comme suit, un certain nombre de points en réponse à la réponse de la Commission du 17 octobre à sa lettre du 14 septembre 2006:
(1) Dans sa réponse, la Commission a demandé au plaignant de ne distribuer/transmettre les documents livrés qu'après consultation du PMO. La Commission a fait valoir que cette demande était conforme à l'article 19 du statut[\[4\].](#_ftn4){#_ftnref4} Le plaignant a estimé qu'une telle limitation ne pouvait pas être demandée, étant donné que sa demande avait été présentée au titre du règlement (CE) no 1049/2001 relatif à l'accès *du public* aux documents.
(2) Le plaignant a noté que la Commission l'avait en outre informé qu'il n'existait pas de données systématiquement structurées concernant les demandes relatives aux maladies professionnelles, mais qu'un aperçu couvrant les dix années précédentes lui avait été envoyé. Le plaignant a estimé que les informations contenues dans ce dernier document étaient totalement insuffisantes, étant donné qu'elles étaient en français et ne comportaient que des numéros d'affaire.
**11.** Le plaignant a également noté que le but de sa demande n'était pas, en tant que tel, d'obtenir l'accès aux dossiers mentionnés, mais d'avoir accès à des informations statistiques (dans le cas où les informations susmentionnées n'existaient pas en tant que telles). Il note en outre que sa demande d'accès aux dossiers a été rejetée. Il a fait valoir que les informations qu'il avait demandées étaient en fait contenues dans des bases de données à partir desquelles la Commission aurait facilement pu extraire ces informations pertinentes sous la forme de documents, et que son omission de le faire était contraire au règlement (CE) no 1049/2001. Il a fait observer que les informations qu'il souhaitait récupérer n'étaient apparemment d'aucun intérêt pour la Commission, mais que cela n'était pas pertinent au regard du règlement (CE) no 1049/2001.
**12.** Se référant aux informations qui lui avaient déjà été fournies, le plaignant a noté que le nombre de cas de maladies professionnelles était d'environ 235. Il a fait valoir que cela n'impliquerait pas une charge de travail disproportionnée pour la Commission de donner un accès partiel aux dossiers pertinents.
**13.** Au moment où il a déposé sa plainte auprès du Médiateur, le plaignant n ' avait pas encore reçu de réponse de la Commission à sa "*demande confirmative*". Toutefois, le 10 janvier 2007, le plaignant a transmis au Médiateur la réponse de la Commission à cette date. Le plaignant a souligné que, nonobstant cette réponse, il maintenait sa plainte. Le courriel du plaignant du 10 janvier 2007 et ses annexes ont donc été versés au dossier dans le cadre de la plainte.
**14.** La réponse de la Commission du 10 janvier 2007 au plaignant a été envoyée par le secrétaire général de la Commission et contenait, en caractères gras, l'indication "Demande*confirmative d'accès à des documents au titre du règlement (CE) n° 1049/2001".* Il contenait une première partie intitulée "*Portée de votre demande*", dans laquelle les différents points de la demande du plaignant étaient résumés. La demande a ensuite été examinée aux points 2 et 3 de la lettre, comme suit.
**15.** Traitement de la première demande:
**16.** Les données statistiques demandées par le plaignant n'existaient pas en tant que telles. La production des données statistiques nécessiterait un travail considérable en termes de recherche et de traitement. Le PMO n'a donc pas traité la première demande comme une première demande au titre du règlement (CE) no 1049/2001, mais plutôt comme une demande d'informations. Le PMO transmet au plaignant les rapports annuels correspondants pour les années 2001 à 2004 et lui transmettra le rapport annuel pour l'année 2005 une fois celui-ci finalisé. En outre, le PMO lui a transmis un aperçu des candidatures des 15 dernières années.
**17.** Le plaignant a également formulé une demande conditionnelle selon laquelle, si ces données n'étaient pas disponibles, il aimerait avoir accès à tous les dossiers (demandes et décisions) pour les cinq années précédentes. Cette demande a été rejetée par le PMO en vue de protéger les données à caractère personnel.
**18.** Examen de la première demande du plaignant:
**19.** Dans son courriel du 22 novembre 2006, le requérant a maintenu sa première demande du 14 septembre 2006. En ce qui concerne l'accès aux demandes et aux décisions, il a expliqué qu'il n'était pas intéressé par l'accès aux fichiers désignés comme tels, mais par l'accès à des informations statistiques contenues dans une base de données ou pouvant être extraites d'une base de données. Le Secrétaire général "*présume donc*que*\[le* requérant\] a*abandonné* \[sa\]*demande d ' accès à " toutes les demandes et décisions ", demandée dans* \[sa\]*première demande*".
**20.** Le champ d'application de la demande du plaignant et la nature des données demandées allaient bien au-delà du champ d'application du règlement (CE) no 1049/2001. L ' attention a été appelée sur l ' article 10, paragraphe 3, du règlement (CE) n° 1049/2001, selon lequel "*les documents doivent être fournis dans une version et un format existants*".
**21.** Les données demandées par le plaignant n'étaient pas disponibles en tant que telles et ne figuraient pas non plus dans les documents existants. C'était également le cas pour les données statistiques qui pouvaient être tirées des demandes et des décisions. Le plaignant a fait valoir que la définition de "*document*" figurant à l ' article 3, point a), du règlement (CE) n° 1049/2001 incluait les documents électroniques et que les informations demandées relevaient donc du champ d ' application du règlement.
**22.** La Commission n'a pas été d'accord avec ce point de vue. L'article 3, point b), du règlement (CE) no 1049/2001 prévoit uniquement que le support n'est pas important pour la définition d'un document. Un document électronique, par exemple un fichier PDF ou un document Word, est un document au sens du règlement. Une base de données, en revanche, n'est pas un document mais une collection de documents et de données. Le plaignant demandait un extrait des données pour chaque membre de l'assurance maladie. Il est clair que, pour faire droit à une telle demande, les données devraient être recherchées, sélectionnées et traitées. La demande ne pouvait donc pas être considérée comme une demande de documents dans un format existant au sens de l'article 10, paragraphe 3, du règlement (CE) no 1049/2001, mais plutôt comme une demande de traitement de données en vue de fournir au plaignant des informations statistiques. Une telle demande ne relève pas de l'application du règlement (CE) no 1049/2001.
**23.** Le PMO a agi correctement en répondant au plaignant conformément au code de bonne conduite administrative de la Commission[\[5\]](#_ftn5){#_ftnref5} (ci-après le \<\<code\>\>). Son courriel du 22 novembre 2006 n'a donc pas pu être considéré et répondu comme une demande confirmative au titre du règlement (CE) no 1049/2001.
**24.** Le plaignant a fait valoir que le PMO avait agi illégalement en lui demandant de demander son autorisation avant de transmettre les rapports annuels susmentionnés. La question de savoir si l'article 19 du statut s'appliquait spécifiquement peut être examinée plus avant. Toutefois, il n'en demeure pas moins que les rapports annuels ont été remis au plaignant en sa qualité de fonctionnaire de la Commission, et non sur la base du règlement (CE) n° 1049/2001. Elles lui ont donc été données exclusivement pour ses informations personnelles et ne sont donc pas publiques. La demande de traitement confidentiel des rapports était donc recevable.
**25.** Dans un dernier point distinct, intitulé "*Plaintes ",* la Commission a informé le plaignant qu ' en vertu du Code, il pouvait se plaindre de la décision du PMO du 17 octobre 2006. Il a été redirigé vers le site Web de la Commission contenant les formulaires de plainte.
**26.** Dans un bref courriel daté du 10 janvier 2007, le plaignant a répondu à la réponse susmentionnée de la Commission. Dans sa réponse, le plaignant:
i) a réitéré son point de vue selon lequel sa demande du 14 septembre 2006 relevait du règlement (CE) no 1049/2001; et
iii) a fait valoir que la Commission avait manifestement commis une "*erreur d ' interprétation* " en partant du principe qu ' il ne maintenait plus sa demande d ' accès à "*toutes les demandes et décisions*" (voir ci-dessus).
**27.** Dans son avis, la Commission a d'abord fourni les informations générales suivantes, puis a pris position sur la plainte du plaignant.
**28.** Informations générales:
**29.** Le 14 septembre 2006, le plaignant a présenté sa demande (la Commission a rappelé le contexte de la demande du plaignant tel que résumé ci-dessus sous la rubrique "La*plainte").*
**30.** Le PMO a répondu le 17 octobre 2006. Une copie de cette lettre était jointe à l'avis de la Commission. Elle a confirmé que les données statistiques demandées par le plaignant n'existaient pas en tant que telles. Toutefois, le PMO a fourni au plaignant les rapports annuels pour les années 2001 à 2004 et a annoncé qu'il lui transmettrait le rapport annuel pour 2005 une fois celui-ci finalisé. En outre, le PMO a transmis au plaignant un aperçu du nombre d'accidents, de demandes de prestations de maladie professionnelle et de décès naturels au cours des dix années précédentes, dont une copie était jointe en annexe. L'accès aux demandes et décisions individuelles a été refusé au motif que ces documents contiennent des données à caractère personnel dont la divulgation porterait atteinte à la vie privée des personnes concernées. Le PMO a estimé qu'il ne serait pas possible de fournir des copies anonymes de ces demandes et décisions.
**31.** Le plaignant a présenté une demande confirmative par courrier électronique le 22 novembre 2006. Il s'est plaint du fait que les documents ont été livrés sur papier et non sous forme électronique et qu'ils n'ont pas été à la hauteur de sa demande. Le plaignant a réitéré sa demande susmentionnée. En ce qui concerne l'accès aux demandes et aux décisions, il précise qu'il ne demande pas l'accès aux dossiers de maladie complets de toutes les filiales, mais cherche plutôt à obtenir des données statistiques anonymisées, qui sont vraisemblablement disponibles dans une base de données ou pourraient être extraites de celle-ci.
**32.** Le 10 janvier 2007, le secrétaire général a confirmé que la demande du plaignant ne relevait pas du champ d'application du règlement (CE) n° 1049/2001 et a estimé que le PMO avait traité de manière adéquate sa demande d'informations conformément au code.
**33.** Le même jour, le plaignant a déclaré que, selon lui, le règlement (CE) no 1049/2001 s'appliquait bien à sa demande. Il a informé le Secrétaire général que, dans l ' intervalle, il avait déposé une plainte auprès du Médiateur. La Commission en a pris note et n'a pas poursuivi sa correspondance avec le plaignant.
**34.** La position de la Commission:
**35.** Le plaignant a demandé des données statistiques très complètes concernant le régime commun d'assurance maladie. Ces statistiques n'existaient pas en tant que telles. La demande du plaignant ne pouvait être satisfaite qu'en récupérant et en traitant les données dans le but spécifique de lui fournir les statistiques demandées. Étant donné que sa demande ne concernait pas un document existant dans un format existant, elle ne relevait pas du champ d'application du règlement (CE) no 1049/2001.
**36.** Le PMO a tenté de répondre à la demande d'information du plaignant en lui fournissant les rapports annuels existants sur le régime commun d'assurance maladie. En outre, elle a dressé un état des lieux des demandes de reconnaissance de maladie professionnelle introduites au cours des 15 dernières années.
**37.** Le PMO a agi dans le plein respect des dispositions du code.
**38.** Dans ses observations sur l'avis de la Commission, le plaignant a fait, en résumé, les observations suivantes:
**39.** (1) Les faits invoqués par la Commission étaient dans l'ensemble exacts, hormis le fait que, dans son courriel du 22 novembre 2006, le plaignant avait retiré sa demande pour toutes les demandes et décisions mentionnées dans ce point. Cela n'était en aucun cas le cas et ne pouvait tout simplement pas être déduit dudit courriel. En outre, la Commission n'a pas mentionné que le plaignant avait expressément indiqué dans son courriel du 10 janvier 2007 qu'il maintenait intégralement toutes ses demandes conditionnelles.
**40.** (2) L'avis de la Commission soulève les questions suivantes, mais ne les aborde que de manière rudimentaire:
a) Existe-t-il des documents contenant les données statistiques demandées par le plaignant auxquels il n'a pas eu accès?
b) Les données électroniques sont-elles des "*documents*" au sens du règlement (CE) n° 1049/2001?
c) La Commission a-t-elle respecté les obligations qui lui incombent en vertu de l'article 6 du règlement (CE) no 1049/2001?
d) La Commission a-t-elle traité correctement les demandes conditionnelles?
e) La Commission a-t-elle agi conformément à son code de bonne conduite administrative?
**41.** Le plaignant a estimé que les réponses à ces questions étaient les suivantes:
**42.** a) Il doit être tenu pour acquis que la Commission possède des "*documents*", au sens du règlement (CE) n° 1049/2001, qui contiennent les données demandées. Cela peut être déduit, entre autres, du fait que le commissaire Kallas, dans sa réponse à une question posée par un député européen (P-5444/06), a fourni des informations concernant le régime de soins médicaux qui sont beaucoup plus détaillées que les informations fournies au plaignant. Lorsque de tels chiffres peuvent être communiqués à l'extérieur, il faut présumer que des informations beaucoup plus détaillées sont détenues par la Commission en interne.
**43.** D ' une manière générale, il n ' est pas possible d ' imaginer comment la Commission contrôlerait son système de soins médicaux en interne si elle n ' était en possession que des "*documents*" fournis au plaignant en l ' espèce.
**44.** b) L'article 3, point b), du règlement (CE) no 1049/2001 dispose ce qui suit:
"a) "document": tout contenu quel que soit son support (écrit sur papier ou stocké sous forme électronique ou sous forme d'enregistrement sonore, visuel ou audiovisuel) concernant des questions relatives aux politiques, activités et décisions relevant de la compétence de l'institution."
**45.** Cette définition large devrait, de l'avis du plaignant, être comprise comme englobant également les bases de données et leur contenu.
**46.** c) La Commission n ' a pas agi conformément à son obligation de trouver une "*solution équitable*", comme le prévoit l ' article 6 du règlement (CE) n° 1049/2001. Elle aurait dû aider le plaignant en récupérant activement les données pertinentes des bases de données concernées.
**47.** d) Les "*demandes conditionnelles*" du requérant faisaient référence à des documents papier classiques. Ainsi, même si la Commission peut avoir raison en ce qui concerne l'accès aux données contenues dans les bases de données, il n'en demeure pas moins que le plaignant avait présenté des demandes d'accès du public aux documents en bonne et due forme au titre du règlement (CE) no 1049/2001.
**48.** En outre, la Commission semble faire référence à l'impossibilité de noircir, c'est-à-dire de donner un accès partiel aux documents. Cela n'est toutefois pas conforme à la jurisprudence des juridictions communautaires, qui prévoit l'obligation d'accorder un accès partiel même dans le cas d'un très grand nombre de documents.
**49.** e) Même si l'on acceptait (à tort) le point de vue de la Commission selon lequel le règlement (CE) no 1049/2001 n'était pas applicable en l'espèce, la Commission n'aurait manifestement pas respecté son code. En particulier, il n'a pas offert au plaignant l'assistance qu'il aurait dû lui apporter.
#### Évaluation préliminaire du Médiateur aboutissant à une proposition de solution à l'amiable
**50.** La Médiatrice a présenté une proposition de solution à l'amiable, fondée sur les conclusions suivantes:
**51.** Dans sa réponse à la demande confirmative du plaignant du 22 novembre 2006, la Commission a tout d'abord noté que les données statistiques demandées par le plaignant n'existaient pas en tant que telles et que la production de ces données nécessiterait un travail considérable en termes de recherche et de traitement. À cet égard, le plaignant a essentiellement fait valoir que la définition large des \<\<documents\>\> figurant à l'article 3, point a), du règlement (CE) no 1049/2001[\[6\]](#_ftn6){#_ftnref6} englobe les bases de données et leur contenu. Il a également souligné que la Commission aurait facilement pu extraire de sa base de données les informations qu'il demandait. Dans son avis sur la plainte, la Commission s'est référée, en substance, à la position adoptée dans sa décision sur la demande confirmative.
**52.** Le Médiateur a rappelé que, dans une autre enquête concernant l'accès à des documents ou à des données dans une base de données de la Commission (plainte 1693/2005/PB), la Commission a déclaré en des termes spécifiques qu'elle avait adopté une pratique générale "selon*laquelle le résultat d'une recherche normale dans la base de données ("* *opérations de routine* "*...) est considéré comme un document au sens du règlement (CE) n° 1049/2001. Toutefois, la Commission ne modifiera pas les paramètres de recherche existants de la base de données afin de pouvoir récupérer les informations demandées.* " Dans ce cas, le Médiateur a noté que, conformément aux principes de bonne administration, la Commission était tenue de fournir des motifs valables et suffisants pour rejeter la demande d ' accès du plaignant. Toutefois, la Commission a essentiellement considéré que ce que le plaignant avait demandé ne pouvait pas être extrait de la base de données concernée au moyen d ' une "*recherche normale* " ou d ' "*opérations de routine* ". En outre, elle a déclaré que la fourniture de ce que le plaignant souhaitait nécessiterait une modification des paramètres de recherche existants dans la base de données et nécessiterait une nouvelle programmation considérable, ce qui n'était pas nécessaire à l'exécution des tâches de la Commission. Le Médiateur a constaté (au point 1.5 de sa décision de clôture) qu'en faisant ces déclarations, la Commission n'avait pas correctement rempli son obligation indiquée ci-dessus. Les déclarations en question pouvaient être considérées comme des motifs valables dans la mesure où elles portaient sur le caractère déraisonnable de la charge administrative que la fourniture de ce que le plaignant avait demandé imposerait à l'institution[\[7\].](#_ftn7){#_ftnref7} Toutefois, la Commission n'avait pas avancé d'arguments suffisamment spécifiques et dûment étayés selon lesquels la récupération de ce que le plaignant avait demandé impliquait l'imposition d'une charge administrative déraisonnable à celui-ci.
**53.** En l'espèce, le Médiateur est parvenu à la conclusion préliminaire qu'un cas similaire de mauvaise administration s'était produit, en ce que la Commission n'avait pas avancé d'arguments suffisamment spécifiques et dûment étayés selon lesquels la récupération de ce que le plaignant demandait impliquait l'imposition d'une charge administrative déraisonnable à celui-ci. Les références faites par la Commission à un "*travail considérable en termes de recherche* et de*traitement*" étaient formulées en termes généraux et ne constituaient donc pas de tels arguments. Le Médiateur a donc conclu à titre préliminaire que le fait que la Commission n'ait pas présenté d'arguments suffisamment spécifiques et dûment étayés constituait un cas de mauvaise administration.
**54.** Deuxièmement, le plaignant avait demandé l ' accès à "*toutes les demandes et décisions/dossiers*" si les données spécifiques demandées n ' étaient pas disponibles (points A.9 et B.7 de la demande). La Commission a rejeté cette demande afin de protéger les données à caractère personnel. Dans sa demande confirmative, le plaignant a fait remarquer, à cet égard, que le but de sa demande n'était pas d'obtenir l'accès aux dossiers mentionnés comme tels, mais plutôt d'obtenir les informations statistiques qu'il souhaitait. Dans sa décision sur la demande confirmative, la Commission s'est appuyée sur cette remarque pour parvenir à la conclusion que le plaignant avait, pour l'essentiel, abandonné sa demande susmentionnée. Dans la présente plainte, le plaignant a vivement contesté l'interprétation faite par la Commission de sa déclaration susmentionnée. Dans son avis sur la plainte, la Commission s'est référée, en substance, à la position adoptée dans sa décision sur la demande confirmative.
**55.** Le Médiateur a noté que la déclaration susmentionnée figurant dans la demande confirmative du plaignant ne contenait pas de retrait exprès de la demande en cause. De plus, on ne pouvait raisonnablement déduire de cette déclaration qu'il s'agissait d'un abandon de cette demande. Le requérant semble avoir fait la déclaration ci-dessus afin d ' indiquer qu ' il ne cherchait pas à obtenir des données à caractère personnel, mais plutôt des données statistiques qui pourraient être recueillies à partir de l ' étude des "*demandes et décisions/dossiers*" mentionnés dans sa demande. Dans une conclusion préliminaire, le Médiateur a donc conclu que la Commission avait commis un autre cas de mauvaise administration en ne traitant pas correctement la demande confirmative du plaignant, dans la mesure où elle estimait que le plaignant avait, en substance, abandonné sa demande susmentionnée.
**56.** Dans sa première réponse du 17 octobre 2006, à laquelle elle a joint des copies des rapports annuels (2001-2004) susmentionnés, la Commission a demandé au plaignant de ne pas distribuer/transmettre lesdits rapports sans l'avoir préalablement consulté. Elle a fondé sa demande sur l'article 19 du statut[\[8\].](#_ftn8){#_ftnref8} Dans sa demande confirmative, le plaignant a contesté cette restriction, notant que les rapports lui avaient été remis en réponse à sa demande, au titre du règlement (CE) no 1049/2001, d'accès *du public* aux documents. Dans sa décision sur la demande confirmative du plaignant, la Commission a indiqué que la question de savoir si l'article 19 du statut s'appliquait spécifiquement pouvait être laissée à un examen plus approfondi. Toutefois, il a estimé que les rapports annuels avaient été remis au plaignant en sa qualité de fonctionnaire de la Commission, et non sur la base du règlement (CE) n° 1049/2001. Elles lui ont donc été données exclusivement pour ses renseignements personnels et ne sont donc pas publiques, de sorte que la demande de traitement confidentiel des rapports était admissible. Le plaignant a contesté cette approche adoptée par la Commission. Dans son avis sur la plainte, la Commission s'est référée, en substance, à la position adoptée dans sa décision sur la demande confirmative.
**57.** Le Médiateur a noté que la Commission n'avait tout simplement pas fourni de raisons spécifiques et convaincantes pour lesquelles le plaignant devrait être considéré comme ayant reçu les rapports annuels concernés en sa qualité de fonctionnaire plutôt que de membre du public. Compte tenu également du fait que le plaignant n'est pas un fonctionnaire communautaire actif mais retraité, le Médiateur a conclu à titre préliminaire que la Commission avait commis un cas de mauvaise administration en ne motivant pas de manière valable et adéquate son rejet de la partie de la demande confirmative du plaignant contestant la restriction susmentionnée.
**58.** À la lumière de ces constatations, le Médiateur a formulé les propositions suivantes:
1. En ce qui concerne la constatation préliminaire de mauvaise administration au \[point 53 de la présente décision\], la Commission pourrait envisager de fournir l'accès demandé ou de présenter des arguments suffisamment spécifiques et dûment étayés pour ne pas le faire.
2. En ce qui concerne la constatation préliminaire de mauvaise administration figurant au \[point 55 de la présente décision\], la Commission pourrait envisager de revoir sa compréhension de la déclaration pertinente du plaignant dans sa demande confirmative et d'examiner la demande du plaignant concernée.
3. En ce qui concerne la constatation préliminaire de mauvaise administration au point 57 de la présente décision, la Commission pourrait réexaminer la partie de la demande confirmative du plaignant contestant la restriction indiquée au début du point 25 ci-dessus.
#### Les arguments présentés au Médiateur après sa proposition de solution à l'amiable
**59.** Dans son avis sur la proposition de solution à l'amiable, la Commission a résumé les points suivants:
**60.** Conformément à l'article 72 du statut, le remboursement des frais médicaux des fonctionnaires de l'administration de l'UE est garanti. Le traitement des données à caractère personnel est effectué en tenant dûment compte de l'article 26 bis du statut, qui confirme que tout fonctionnaire dispose d'un droit d'accès à son dossier médical, et du règlement (CE) n° 45/2001 relatif à la protection des données à caractère personnel.
**61.** La gestion du régime commun d'assurance maladie s'effectue au moyen du système informatique \<\<ASSMAL\>\>. Ce système a été développé en 1992 sur la base d'un programme informatique, qui était basé sur une plate-forme de base de données Oracle. Les données contenues dans ce système ne peuvent être récupérées que par un nombre limité d'options visant à produire le rapport annuel. Les statistiques demandées par le plaignant ne peuvent pas être produites sur la base de ce système.
**62.** Conformément à l'article 10, paragraphe 3, du règlement (CE) n° 1049/2001 relatif à l'accès du public aux documents, les documents "sont*fournis dans une version et un format existants".* Les institutions ne sont pas tenues de produire de nouveaux documents ou de nouvelles versions de documents existants.
**63.** En conséquence, la Commission n'est pas tenue d'établir des statistiques sur la base des critères qui lui ont été communiqués par le plaignant. La demande du plaignant ne relevait donc pas du règlement (CE) n° 1049/2001, mais uniquement du code de bonne conduite administrative de la Commission.
**64.** Ainsi, dès lors que la Commission n'était pas, en premier lieu, tenue de produire les statistiques demandées par le plaignant. Elle n'était pas tenue de motiver son refus par rapport à la charge de travail disproportionnée que représenterait la production des statistiques.
**65.** Malgré l'absence d'une telle obligation, la Commission a fait observer que la production des statistiques demandées par le plaignant entraînerait en fait une charge administrative disproportionnée. La Commission a estimé qu'il serait contraire à la bonne administration de répondre à la demande du plaignant. Répondre à la demande, qui a été faite par une seule personne pour ses intérêts personnels dans un domaine spécifique, et dans lequel il n'y a pas d'intérêt public général, impliquerait l'investissement de ressources humaines considérables. Certaines statistiques auraient même dû être produites à la main.
**66.** En ce qui concerne les questions mentionnées dans la partie 2 de la proposition de solution à l'amiable (voir point 58 ci-dessus de la présente décision), la Commission a reconnu qu'il y avait effectivement eu un malentendu et que le plaignant n'avait pas retiré sa demande (conditionnelle) d'accès du public aux documents au titre du règlement (CE) no 1049/2001. S'agissant du fond de cette demande, la Commission a indiqué que l'accès du public ne pouvait pas être accordé. L'objet de la demande du plaignant concernait des documents contenant des données à caractère personnel. La divulgation publique de ces documents porterait atteinte à la protection de la vie privée et de l'intégrité des personnes au sens de l'exception prévue à l'article 4, paragraphe 1, point b), du règlement (CE) no 1049/2001.
**67.** En ce qui concerne la question mentionnée dans la partie 3 de la proposition de solution à l'amiable (voir point 58 ci-dessus de la présente décision), la Commission a soutenu que les rapports en question avaient été envoyés au plaignant en sa qualité de fonctionnaire. Toutefois, la Commission a indiqué qu'elle supprimerait la restriction fondée sur l'article 19 du statut. Elle a toutefois insisté sur le fait que les rapports ne pouvaient pas être utilisés à des fins commerciales.
#### Enquêtes complémentaires du Médiateur
**68.** Le Médiateur a décidé que, pour procéder à son évaluation, il était nécessaire de se rendre à la Commission et d'examiner la base de données et les documents/données concernés en l'espèce. Le 8 juin 2009, son juriste responsable a procédé à l'examen dans les locaux de la Commission. Le personnel de la Commission présent provenait du secrétariat général et du PMO. Le conseiller juridique du Médiateur a expliqué l'objet de la visite et a convenu avec le personnel de la Commission que celle-ci pourrait être effectuée au moyen a) d'une brève présentation des outils de recherche de données pertinents et b) d'un examen, point par point, de la demande d'informations et de documents du plaignant.
**69.** En ce qui concerne les systèmes d'extraction de données pertinents utilisés par le PMO, les informations suivantes ont été obtenues:
**70.** Depuis 1994, le secteur Accident \& Occupational Disease (AMP) du PMO.3 enregistre ses données, pour chaque demande et dossier, sur les maladies professionnelles et les accidents dans un système appelé \<\<ASSMAL\>\>. Ce système contient un certain nombre de champs avec des données standard et un certain nombre de champs avec du texte libre (pour les commentaires et ainsi de suite). Afin d'améliorer le traitement et la récupération des données, le secteur AMP a commencé à utiliser (vers la fin de 2006) une nouvelle application appelée \<\<Business Objects\>\>. Ce système importe des données standard (mais pas du texte libre) de \<\<ASSMAL\>\> dans un certain nombre de catégories. Sur cette base, le PMO peut effectuer des recherches plus efficacement. Le PMO a fourni des impressions d'écran pertinentes à partir des systèmes susmentionnés.
**71.** En ce qui concerne l'examen de la demande spécifique d'informations et de documents du plaignant, les informations suivantes (énumérées après chaque partie distincte de la demande) ont été obtenues.
A. Accès à toutes les statistiques du régime commun d'assurance maladie pour les cinq dernières années et notamment:
(1) le nombre de demandes: Le PMO avait déjà communiqué cette information au plaignant.
(2) le volume moyen (demandé/payé): Le PMO n'était pas tout à fait clair quant à ce que le plaignant entendait par cette demande.
3) le délai minimal, maximal et moyen de traitement des demandes, depuis leur enregistrement jusqu'à la décision et au paiement, ainsi que l'évolution, dans le temps, du traitement des dossiers: Les systèmes informatiques susmentionnés n'ont pas été conçus pour fournir de telles informations, et les membres du personnel du PMO chargés du traitement des dossiers ne seraient pas en mesure de récupérer des données pertinentes significatives et/ou fiables à cet égard. La participation du personnel informatique pourrait toutefois rendre cette récupération possible, mais aucune évaluation n'a été effectuée à cet égard. Enfin, il a été noté que le PMO a demandé à l'assureur privé de fournir, à partir de 2007, ses données pertinentes sur le temps de traitement des dossiers et les résultats. Le PMO a fourni un exemple de données qu'il avait produites sur la base de ces informations.
(4) le nombre de demandes nécessitant un accord préalable et leur résultat (par catégories): Le PMO a indiqué que ces informations ne pouvaient pas être obtenues par son personnel présent lors du contrôle, étant donné que ce sujet relevait spécifiquement de la compétence du \<\<Bureau de règlement\>\>. Ce dernier n'a pas été invité à participer à l'inspection.
5) le nombre de demandes avec paiement anticipé, leurs résultats et leur volume: Les remarques relatives au point précédent s'appliquent.
6) les demandes de reconnaissance d'accidents (y compris le délai de traitement et la décision): Les remarques relatives au point 3 ci-dessus s'appliquent.
(7) un aperçu des autres données statistiques disponibles: Cette demande n'était pas tout à fait claire. Le PMO a attiré l'attention sur le fait qu'il avait déjà remis au plaignant un certain nombre de rapports annuels pertinents. Elle serait prête à communiquer au plaignant ses dernières statistiques relatives aux années 2007 et 2008. Toutefois, le PMO a noté que ces informations se rapportent à des accidents déclarés depuis le 1er janvier 2007 et concernent des cas qui n'ont pas été clôturés.
8) le nombre de membres du personnel chargés du traitement des demandes: Le secteur AMP comprend 17 membres du personnel, qui assument également d'autres fonctions, en plus du traitement des dossiers (en particulier la subrogation).
(9) si ces données ne sont pas disponibles, l'accès à toutes les demandes et décisions de la dernière année: Le PMO n'a pas pu (pour des raisons évidentes) commenter l'accessibilité de ces demandes au titre du règlement (CE) no 1049/2001. Toutefois, en ce qui concerne la question d'un éventuel accès partiel aux candidatures, le PMO a fourni des copies (non confidentielles) des formulaires types pertinents que le personnel doit remplir lorsqu'il soumet sa candidature.
B. Accès à toutes les statistiques concernant les demandes de reconnaissance de maladie professionnelle pour les 15 années précédentes à la date de la réclamation, notamment en ce qui concerne:
(1) le nombre de demandes: La remarque relative au point A 1) ci-dessus s'applique.
(2) leur volume: La remarque pertinente au point A. 2) ci-dessus s'applique.
(3) le temps pour les manipuler: Les remarques relatives au point A.3 ci-dessus s'appliquent.
(4) le taux de succès des demandes et les paiements effectués: Les remarques relatives au point A.3 ci-dessus s'appliquent.
5° le nombre de plaintes ou de décisions prises par un comité médical: Le PMO a indiqué qu'il serait probablement en mesure de récupérer l'information assez facilement.
(6) ventilés selon le type de maladie: Le PMO a indiqué que la liste des catégories initialement introduites dans \<\<ASSMAL\>\> ne s'est pas révélée utile et que les informations contenues dans ce système ne sont pas du tout fiables à cet égard. Toutefois, à partir de 2007, l'assureur privé de la Commission a fourni au PMO une ventilation plus détaillée des types de maladies.
(7) si ces données ne sont pas disponibles, l'accès à tous les dossiers (demandes et décisions) des cinq années précédentes: Les remarques relatives au point A.9 ci-dessus s'appliquent.
#### Observations du plaignant sur le contenu du rapport d'inspection
**72.** Le rapport d'inspection a été transmis au plaignant, dont les observations peuvent être résumées comme suit:
**73.** En ce qui concerne l'organisation de l'inspection, le plaignant a critiqué le fait que la Commission n'ait pas veillé à la présence de personnel informatique, étant donné que l'affaire concerne l'accès à une base de données.
**74.** En ce qui concerne les points énumérés ci-dessus, le plaignant a noté que, pour le point A. (2) (volume moyen, demandé/payé), le PMO ne savait pas ce qu'il entendait par cette demande. Le plaignant a critiqué le fait que la Commission ne l'avait pas préalablement informé qu'elle ne comprenait pas cette partie de sa demande. Il explique, en résumé, qu'il demande la moyenne des demandes (du type concerné ici, présentées au PMO), ainsi que la moyenne des sommes effectivement versées.
**75.** En ce qui concerne le point A. (7), le plaignant a de nouveau noté que le PMO ne savait apparemment pas ce qu'il entendait par cette demande. Il suggère de lui donner des informations sur les champs utilisés dans la base de données et sur la nature des données qui y sont enregistrées. Sur cette base, il serait en mesure de savoir quelles autres données statistiques disponibles pourraient être extraites.
**76.** En ce qui concerne le point A.8, le plaignant a estimé qu'il semblait maintenant avoir reçu une réponse à sa question, à condition toutefois que le nombre couvre tous les services concernés et qu'il soit constant au cours de la période de cinq ans mentionnée dans sa demande.
**77.** En ce qui concerne le point A.9, le plaignant a suggéré que la Commission trouve un moyen de récupérer les informations dans sa base de données.
**78.** En ce qui concerne le point B. 5) (nombre de plaintes ou de décisions prises par un comité médical), le requérant a noté que les informations pouvaient apparemment être récupérées "*assez facilement* ". Il a exprimé, en résumé, sa surprise devant le fait qu ' on ne lui avait pas donné cette information, qui pouvait être récupérée "*assez facilement*".
**79.** En ce qui concerne le point B.6, le plaignant a déclaré qu'il accepterait simplement de recevoir les données pour 2007.
#### Évaluation du Médiateur après sa proposition de solution à l'amiable
**80.** La Médiatrice a souligné que la présente affaire soulevait des questions importantes concernant l'application du règlement (CE) no 1049/2001 et le traitement des demandes d'informations. Il estime qu'il est le plus approprié d'aborder les principales questions sous les trois rubriques suivantes: a) Accès aux documents dans leur format existant; b) l'accès aux données \<\<normalement\>\>/\<\<habituellement\>\> récupérées; et c) l'accès à l'information.
**81.** Accès aux documents dans leur format existant:
**82.** La Commission a refusé l'accès à la demande conditionnelle du plaignant, introduite fin 2006, d'accès aux documents suivants: Toutes les demandes et décisions relatives à l'année précédant celle au cours de laquelle il a introduit sa demande au titre du régime commun d'assurance maladie; et toutes les demandes et décisions relatives à la reconnaissance d'une maladie professionnelle au cours des cinq années précédentes.
**83.** La Commission n'a pas traité correctement cette demande conditionnelle dans sa réponse à la demande confirmative du plaignant, mais a finalement motivé sa non-divulgation dans sa réponse à la proposition de solution à l'amiable du Médiateur. Dans cette réponse, elle a indiqué que la divulgation publique des documents susmentionnés porterait atteinte à la protection de la vie privée et de l'intégrité des personnes au sens de l'exception prévue à l'article 4, paragraphe 1, point b), du règlement (CE) no 1049/2001. La Commission semble également avoir estimé que, pour accorder un accès partiel, le contenu des documents édités serait tellement limité qu'il ne pourrait servir à rien.
**84.** Les exigences du règlement 1049/2001 relatives à la nécessité de motiver sont particulièrement strictes en ce qui concerne l'invocation d'exceptions à l'accès du public. Or, les documents en cause étaient manifestement de nature médicale et personnelle et, partant, manifestement couverts par l'exception invoquée par la Commission. La simple référence à l'exception suffisait donc, en l'espèce, pour refuser l'accès complet aux documents. En ce qui concerne l'obligation d'envisager d'accorder un accès partiel aux documents, la même approche semble justifiée en l'espèce. L'octroi d'un accès, même partiel, à des documents médicaux hautement sensibles relatifs à des fonctionnaires individuels de cette même institution unique serait sans doute susceptible de porter atteinte à la \<\<protection\>\> des intérêts précités.
**85.** À la lumière de ce qui précède, le Médiateur n'a pas pu conclure que le refus de la Commission d'accorder l'accès, y compris partiel, aux documents concernés en l'espèce constituait un acte de mauvaise administration.
**86.** Accès aux données \<\<normalement\>\>/\<\<habituellement\>\> récupérées:
**87.** Dans sa proposition de solution à l'amiable, le Médiateur a fait référence à la pratique de la Commission consistant à appliquer le règlement (CE) n° 1049/2001 aux résultats résultant d'une recherche \<\<normale\>\>/\<\<de routine\>\> dans une base de données donnée.
**88.** Après avoir examiné la réponse de la Commission à la proposition de solution à l'amiable, le Médiateur est convenu qu'une évaluation de l'application de cette pratique doit, en premier lieu, porter sur la question de savoir si un résultat donné résulte (ou résulterait) d'une recherche \<\<normale\>\>/\<\<de routine\>\>. Plus précisément, si la Commission pouvait démontrer ou faire valoir de manière convaincante que les données ne sont pas \<\<normalement\>\> ou \<\<habituellement\>\> extraites, les données pourraient, en principe, raisonnablement être considérées comme ne relevant pas de la pratique de la Commission susmentionnée.
**89.** En l'espèce, le plaignant a signalé plusieurs types d'informations qu'il demandait et dont on pouvait raisonnablement présumer qu'elles constituaient des informations que l'administration elle-même récupèrerait régulièrement au moyen de recherches \<\<normales\>\>/\<\<de routine\>\>.
**90.** La présente enquête n'a toutefois pas confirmé cette présomption. Au contraire, les systèmes de base de données de la Commission, tels qu'ils étaient au moment de la demande du plaignant, semblent à la fois inadéquats et sous-utilisés. Il en a résulté une pratique de récupération axée sur les statistiques présentées dans les rapports annuels dont le plaignant a reçu des copies.
**91.** L'insuffisance des bases de données de la Commission au moment de la demande du plaignant est une question distincte qui ne fait pas l'objet d'un examen dans le cadre de la présente enquête. Cette insuffisance étaye néanmoins de manière convaincante la position factuelle de la Commission selon laquelle la recherche des informations concernées ne relèverait pas de sa pratique susmentionnée. Le Médiateur accepte donc la position de la Commission sur ce point.
**92.** Accès à l'information:
**93.** Une fois que la Commission a conclu que la demande du plaignant était principalement une demande d'information et que la demande conditionnelle d'accès aux documents correspondante devait être rejetée, elle avait l'obligation d'examiner si la demande pouvait être satisfaite en tant que demande d'accès à l'information. Cette obligation découle du principe général de bonne administration imposant aux fonctionnaires d'agir dans le plus grand respect possible du principe d'ouverture, et plus particulièrement des codes de conduite applicables[\[9\].](#_ftn9){#_ftnref9}
**94.** L'obligation de répondre aux demandes de renseignements (par opposition aux documents) n'a toutefois pas été définie plus en détail dans les règles écrites. Cette absence de règles écrites spécifiques peut être considérée comme utile dans la mesure où elle permet une certaine souplesse dans le traitement de ces demandes.
**95.** C'est un malentendu, cependant, de considérer que l'absence de règles écrites spécifiques constitue un écart de règles qui permet l'arbitraire. À tout le moins, l'application de cette obligation générale d'information doit tenir compte d'autres obligations clairement applicables de bonne administration, notamment les obligations d'ouverture, de diligence, d'esprit de service et d'objectivité.
**96.** À la lumière de l'avis de la Commission et des informations obtenues lors de l'inspection effectuée dans le cadre de cette enquête, le Médiateur a regretté d'avoir dû conclure que le traitement de la demande d'informations du plaignant n'était pas à la hauteur de ces tâches.
**97.** Avant d'entrer dans le détail de ces lacunes, le Médiateur a souligné que la demande d'informations du plaignant était incontestablement assez détaillée et étendue. Dans la mesure où les informations concernées n'existaient pas déjà, il faudrait plaider en faveur d'une obligation de rassembler et de fournir ces informations.
**98.** À cet égard, le plaignant a souligné que la plupart des informations demandées étaient des informations que l'on pouvait normalement s'attendre à ce que la Commission considère comme importantes pour son propre usage. En l'espèce, ce point présentait un mérite considérable. Par exemple, on ne pouvait raisonnablement s'attendre à ce que le plaignant sache, ou accepte sans explications claires, que les services compétents de la Commission traitant les demandes de maladie étaient effectivement incapables de récupérer des informations suffisamment fiables sur les types de maladies ou sur son propre temps de traitement des dossiers. La Commission s'est peut-être sentie mal à l'aise face à cette situation. Toutefois, il aurait été approprié d'informer le plaignant à un stade précoce des difficultés techniques concrètes auxquelles il serait confronté pour répondre à sa demande. Au lieu de cela, la Commission lui a transmis le message selon lequel il faudrait tout simplement trop de travail pour fournir les informations concernées. Sa réponse n'a donc pas été suffisamment ouverte et franche. En outre, cette lacune peut aider à expliquer pourquoi le plaignant -- avec lequel la Commission a eu de nombreux et graves différends depuis plusieurs années -- a eu du mal à ne pas croire que la Commission lui avait délibérément caché personnellement les informations.
**99.** Le niveau d'esprit de service n'a pas non plus été convaincant. Comme cela a été révélé lors de l'inspection effectuée par le Médiateur, les services de la Commission n'étaient pas certains de la signification de certaines parties importantes de la demande d'informations du plaignant. Rien n'indique toutefois que la Commission ait jamais envisagé de simplement contacter le plaignant -- même par téléphone -- pour obtenir les éclaircissements pertinents.
**100.** De même, le degré de diligence dont a fait preuve la Commission dans le traitement de la demande de renseignements n'a pas été convaincant. En ce qui concerne certaines parties tout à fait sans équivoque de la demande, l'inspection du Médiateur a révélé que celles-ci auraient pu être assez facilement satisfaites. Là encore, rien n'indiquait pourquoi ces parties ont fini par être couvertes par le refus global, qui était étayé par l'argument selon lequel la fourniture des informations demandées constituerait une charge de travail excessive. Dans le même ordre d'idées, la Médiatrice a noté que tout son personnel compétent n'était pas présent à l'inspection effectuée dans le cadre de la présente enquête. Le personnel informatique et le personnel du \<\<bureau d'établissement\>\> étaient notamment absents. Cela n'a manifestement pas contribué à donner l'impression que la Commission voulait traiter l'affaire avec diligence.
**101.** Enfin, la Commission a limité de manière peu convaincante les informations qu'elle a fournies au plaignant dans les rapports annuels du régime d'assurance maladie[\[10\].](#_ftn10){#_ftnref10} La limitation imposée était fondée sur l'article 19 du statut, qui dispose que (soulignement ajouté) \<\<\[l\]e*fonctionnaire ne peut, sans l'autorisation de l'autorité investie du pouvoir de nomination, divulguer, pour quelque motif que ce soit, dans le cadre d'une procédure judiciaire, des informations dont il a connaissance en raison de ses fonctions\>\>.* Même si l'on admettait que le classement \<\<document*à usage interne\>\>* (indiqué sur la première page interne des rapports) impliquait que ces rapports n'étaient pas des documents \<\<publics\>\> au sens du règlement no 1049/2001, la Commission a invoqué l'article 19 du statut et non la disposition plus générale relative à la confidentialité figurant à l'article 17 dudit règlement (\<\<1.*Le fonctionnaire s ' abstiendra de toute divulgation non autorisée d ' informations reçues dans l ' exercice de ses fonctions, à moins que ces informations n ' aient déjà été rendues publiques ou ne soient accessibles au public*\> \>. Les services de la Commission impliqués étaient vraisemblablement au courant des différentes procédures judiciaires en cours ou envisagées contre le plaignant. En l'absence de toute tentative réelle de la Commission d'expliquer son invocation susmentionnée de l'article 19, l'impression que l'on pouvait trop facilement donner était donc que la Commission avait l'intention de limiter l'utilisation par le plaignant des rapports annuels à l'appui de toute action en justice qu'il aurait pu vouloir intenter contre l'institution. Cela n'est évidemment pas compatible avec le devoir d'objectivité susmentionné.
**102.** De même, bien que la Commission ait déclaré au cours de cette enquête que l ' applicabilité de l ' article 19 du statut "*pourrait être laissée à un examen plus approfondi*", toute impression d ' objectivité dans le traitement de la demande de renseignements n ' a pas été renforcée par la remarque ultérieure de la Commission selon laquelle, en tout état de cause, les rapports ne peuvent pas être utilisés à des fins commerciales. À moins que la Commission ne soit en possession d'informations selon lesquelles le plaignant souhaiterait vendre les informations contenues dans ces rapports annuels, la pertinence de la remarque ci-dessus a échappé au Médiateur.
**103.** À la lumière des constatations formulées au point 61 ci-dessus, le Médiateur a estimé que la Commission n'avait pas répondu de manière adéquate à la demande d'informations du plaignant et qu'il s'agissait là d'un cas de mauvaise administration. Il présente donc ci-après un projet de recommandation correspondant, conformément à l'article 3, paragraphe 6, du statut du Médiateur européen. Le projet de recommandation tenait compte des informations obtenues lors de l'inspection du Médiateur à la Commission concernant les améliorations apparemment significatives apportées récemment aux systèmes de collecte et de recherche d'informations de la Commission dans le domaine des demandes de prestations de maladie et des assurances.
**104.** Sur la base de son enquête sur cette plainte, le Médiateur a adressé le projet de recommandation suivant à la Commission européenne:
1. La Commission devrait fournir au plaignant les informations qu'elle a expressément ou implicitement jugées faciles et apparemment non problématiques à fournir. Plus précisément, la Commission a estimé qu'il était possible de fournir des informations sur le nombre (actuel) d'agents chargés du traitement des demandes concernées (voir ses observations relatives au point A.8 de la demande du plaignant). La Commission devrait fournir les informations au plaignant à compter de la date à laquelle il a présenté sa demande. En outre, la Commission devrait fournir au plaignant des informations sur le nombre de plaintes ou de décisions prises par un panel médical. Lors de l'inspection du Médiateur, la Commission a indiqué qu'elle serait probablement en mesure de récupérer ces informations assez facilement (cf. ses observations relatives au point B.5 de la demande du plaignant).
2. La Commission devrait contacter le plaignant afin d'obtenir des éclaircissements sur tout point de sa demande d'informations qu'elle pourrait encore ne pas comprendre, en particulier les points qui ont été décrits par la Commission comme étant peu clairs.
3. Lorsque la Commission prend contact avec le plaignant, elle devrait discuter avec lui de toute modification qui pourrait être pertinente compte tenu du temps écoulé depuis sa demande initiale et des améliorations apportées aux systèmes de collecte et de recherche d'informations de la Commission dans le domaine des demandes de prestations de maladie et des assurances.
4. Si la Commission conclut que certaines informations ne peuvent toujours pas être fournies parce qu'elles entraîneraient une charge de travail excessive ou des modifications de ses systèmes de recherche d'informations, l'institution devrait veiller à justifier adéquatement son refus en la matière. Plus précisément, la Commission devrait fournir suffisamment d'informations pour rendre un tel refus susceptible de recours, ce qui signifie, dans la pratique, qu'elle devrait indiquer au moins une estimation approximative du temps et des ressources nécessaires pour récupérer les informations.
5. La Commission devrait fournir des informations claires et précises sur les raisons pour lesquelles elle a spécifiquement invoqué l'article 19 du statut pour limiter l'utilisation par le plaignant des rapports annuels du régime d'assurance maladie, et indiquer en termes clairs pourquoi cette disposition pourrait potentiellement être applicable si elle maintient que tel est le cas. Dans le même ordre d'idées, la Commission devrait fournir des informations sur les raisons pour lesquelles elle a jugé utile d'informer le plaignant, dans sa réponse à la proposition de solution à l'amiable du Médiateur, qu'il ne peut pas utiliser les informations contenues dans les rapports annuels du régime d'assurance maladie à des fins commerciales.
#### Les arguments présentés au Médiateur après son projet de recommandation
**105.** Dans son avis, la Commission soulignait que les demandes de renseignements du plaignant concernaient des activités administratives liées à deux dispositions différentes du statut, à savoir les articles 72 et 73. La première concerne le régime commun d'assurance maladie, la seconde concerne les règles relatives aux accidents et aux maladies professionnelles. Les deux questions sont gérées par des services différents. Il a fallu répondre à la demande du plaignant en conséquence.
**106.** En ce qui concerne l'article 72 du statut, la Commission a relevé ce qui suit:
**107.** Toutes les statistiques disponibles figurent dans les rapports annuels sur le régime commun d'assurance maladie. Le dernier rapport annuel disponible (au moment de l'avis de la Commission ici résumé) concernait l'année 2007. Les rapports pour les années suivantes n'ont pas encore reçu l'approbation du comité paritaire de gestion de l'assurance maladie.
**108.** Le rapport annuel est un document interne qui n'est distribué qu'aux autres institutions et organes de l'UE. Pour cette raison, la Commission a demandé au plaignant de limiter l'utilisation des rapports qu'elle lui avait remis.
**109.** En ce qui concerne l'article 73 du statut, la Commission:
**110.** a déclaré qu'il accepterait et mettrait en œuvre la partie pertinente du projet de recommandation du Médiateur en accordant au plaignant les chiffres suivants: premièrement, le nombre d'agents travaillant dans ce domaine (au moment de l'avis de la Commission ici résumé); deuxièmement, le nombre de comités médicaux créés au cours des trois années précédentes; troisièmement, le nombre de réclamations introduites auprès de la Commission au titre de l'article 90, paragraphe 2, du statut.
**111.** A encouragé le plaignant à contacter à nouveau son service en charge des accidents et des maladies professionnelles s'il le souhaitait.
**112.** A informé le plaignant que son assureur s'était déclaré disposé à accorder l'accès à ses comptes financiers pertinents. Elle a joint des copies de ces comptes. De l'avis de la Commission, ces comptes contenaient la plupart des informations demandées par le plaignant.
**113.** Confirmé que, dans ce domaine, ses services utilisent toujours les mêmes systèmes informatiques.
**114.** Dans sa conclusion, elle a indiqué que a), comme l'avait demandé le Médiateur, elle avait accordé au plaignant l'accès aux informations qui pouvaient être facilement récupérées et que b), en signe de bonne volonté et de transparence, elle avait accordé au plaignant l'accès aux comptes financiers relatifs à la couverture d'assurance contre les accidents et les maladies professionnelles au cours des dernières années.
**115.** Elle a également joint ce qu'elle a qualifié, à son avis, de \<\<projet de réponse au plaignant\>\>. Cette ébauche était une lettre d'une page adressée au plaignant. Il comprenait des annexes contenant les informations mentionnées dans l'avis de la Commission résumé ci-dessus. La lettre a été rédigée en français.
**116.** Conformément à ses procédures habituelles, le Médiateur a transmis l'avis de la Commission, y compris ses annexes, au plaignant pour observations. Dans ses observations, le plaignant a déclaré que, selon lui, la Commission avait largement ignoré le projet de recommandation du Médiateur. Il se réfère à ses observations précédentes, dont il maintient les points pertinents. Il formule également les observations spécifiques suivantes.
**117.** À la suite du projet de recommandation du Médiateur, la Commission n'a pas pris contact avec le plaignant (voir points 2 et 3 du projet de recommandation). Le plaignant a noté que l'avis de la Commission ne traitait pas du tout de cette question.
**118.** En ce qui concerne les limitations que la Commission a imposées (ou tenté d'imposer) à l'utilisation par le plaignant des rapports annuels qu'elle lui avait envoyés, le plaignant a déclaré que la Commission n'avait toujours pas fourni de raisons valables. Il souligne que le règlement (CE) n° 1049/2001 relatif à l'accès du public aux documents ne contient pas d'exception pour une catégorie de documents "internes". Il considère donc que la référence faite par la Commission au caractère "interne" du rapport annuel n'est pas pertinente.
**119.** Le plaignant a pris note de la nouvelle déclaration de la Commission selon laquelle toutes les statistiques disponibles figurent dans les rapports annuels susmentionnés. Il estime que cela est incompatible avec le fait que les services de la Commission semblent avoir trouvé possible de fournir au commissaire Kallas (anciennement responsable de la DG ADMIN) des chiffres statistiques qu'il a mentionnés en 2006 dans une réponse à une question parlementaire.
**120.** Le plaignant s'est dit perplexe quant au fait que la Commission, dans son avis, a joint le \<\<projet de réponse au plaignant\>\> susmentionné.
**121.** Le plaignant a également trouvé déconcertant que l'avis de la Commission ne contienne aucune expression de regrets ou d'excuses pour la mauvaise administration constatée au cours de la présente enquête.
**122.** En ce qui concerne le contenu des pièces jointes dans le \<\<projet de réponse au plaignant\>\> susmentionné, le plaignant a déclaré qu'il ne trouvait le contenu que partiellement compréhensible.
**123.** Enfin, le plaignant a noté que le dernier avis de la Commission ne contenait aucun commentaire sur la possibilité d'accéder à des versions anonymisées des décisions finales qu'il avait mentionnées dans ses demandes confirmatives.
#### Évaluation du Médiateur après son projet de recommandation
**124.** Avant de procéder à l'évaluation de la réponse de la Commission au projet de recommandation, le Médiateur estime qu'il est nécessaire d'aborder une question de procédure. Le Médiateur a adressé un projet de recommandation à la Commission, lui demandant de prendre certaines mesures spécifiques afin de corriger les cas de mauvaise administration dans le traitement de la demande d'informations du plaignant. La Commission a joint, dans son avis, un \<\<projet de réponse au plaignant\>\> contenant les informations qu'elle a décidé de communiquer au plaignant. La Commission n'a pas invité à débattre, en tant que telle, de ce "projet". Le Médiateur a donc pu transmettre l'avis et ses pièces jointes au plaignant pour observations. Le Médiateur souhaiterait toutefois que la Commission s'abstienne de donner l'impression que ses réponses aux projets de recommandations contiennent des \<\<projets\>\> ou des propositions. Si la Commission estime qu'il serait utile de discuter de certaines questions avant de soumettre son avis final, elle est invitée à envisager cette possibilité dans le cadre des tentatives du Médiateur de trouver des solutions à l'amiable.
**125.** Le Médiateur souhaite également prendre note, à titre de remarque préliminaire, de la question du plaignant concernant la possibilité d'accéder à des versions anonymisées des décisions finales qu'il a mentionnées dans ses demandes confirmatives. À cet égard, le Médiateur renvoie aux conclusions pertinentes qu'il a formulées dans son projet de recommandation (points 81 à 85 ci-dessus), dans lesquelles il n'a constaté aucun cas de mauvaise administration de la part de la Commission.
**126.** En ce qui concerne le fond de la réponse de la Commission, le Médiateur rappelle le libellé de la première partie de son projet de recommandation:
"La Commission devrait fournir au plaignant les informations qu'elle a expressément ou implicitement jugées faciles et apparemment non problématiques à fournir. Plus précisément, la Commission a estimé qu'il était possible de fournir des informations sur le nombre (actuel) d'agents chargés du traitement des demandes concernées (voir ses observations relatives au point A.8 de la demande du plaignant). La Commission devrait fournir les informations au plaignant à compter de la date à laquelle il a présenté sa demande. En outre, la Commission devrait fournir au plaignant des informations sur le nombre de plaintes ou de décisions prises par un panel médical. Lors de l'inspection du Médiateur, la Commission a indiqué qu'elle serait probablement en mesure de récupérer ces informations assez facilement (cf. ses observations relatives au point B.5 de la demande du plaignant)."
**127.** Dans ses annexes pertinentes, la Commission a fourni les informations suivantes:
Chiffres relatifs à son service en charge des accidents et des maladies professionnelles pour les années 2007 à 2009: Chef de secteur: 1; Administration des accidents et des maladies professionnelles: 10; Administration de la subrogation: 5.
Chiffres relatifs au nombre de comités médicaux mis en place: en 2007: 31; en 2008: 30; en 2009: 24.
Chiffres relatifs au nombre de réclamations pertinentes au titre de l'article 90, paragraphe 2, du statut: année 2007: 5; année 2008: 7; année 2009: 16.
En outre, la Commission a fourni au plaignant six fiches comptables (\<\<schéma*de comptes financiers\>\>)* de son assureur Vanbreda International. Les informations contenues dans ces fiches n'ont pas été modifiées aux fins de la demande de renseignements du plaignant et restent donc dans le même format que les fiches comptables pour les besoins internes de l'assureur concerné en l'espèce. Ils contiennent une vue d'ensemble des données relatives aux années 2007 à 2009 concernant un contrat d'assurance conclu avec la Commission. Les données concernent les accidents, les maladies professionnelles et les décès de causes naturelles et sont présentées à l'aide d'un simple encadré. Ils donnent un aperçu des engagements de l'assureur par totaux, pour les accidents et pour les maladies professionnelles. Ils fournissent également des informations sur les engagements en matière de frais médicaux. Les fiches ne contiennent pas de ventilation des types de maladies ou d'accidents.
**128.** Il ressort clairement des observations du plaignant qu'il n'est pas satisfait des informations ci-dessus. Le Médiateur convient que la réponse de la Commission est minimaliste, en omettant, par exemple, toute information relative à la nature des comités médicaux et aux plaintes déposées au titre de l'article 90, paragraphe 2. En ce qui concerne les fiches comptables de l'assureur de la Commission, il convient de noter que la divulgation publique de ces documents par une société privée ne semble pas constituer une pratique courante. Le fait que la Commission ait demandé et obtenu le consentement de son assureur pour divulguer les documents devrait donc être noté comme un aspect positif de sa réponse au projet de recommandation du Médiateur.
**129.** En ce qui concerne l'utilité des informations pour l'intérêt spécifique et personnel du plaignant à obtenir les informations, le Médiateur estime qu'il est difficile de parvenir à une conclusion finale pertinente. En supposant que le plaignant souhaite obtenir des informations afin d'étayer des arguments factuels ou juridiques spécifiques dans le cadre de ses litiges en cours avec la Commission, il se peut effectivement que, à cette fin, il lui soit nécessaire d'obtenir des explications sur certaines de ces données.
**130.** Cela ne permet toutefois pas en soi de conclure que la Commission n'a pas récupéré et fourni d'informations supplémentaires et -- à première vue -- pertinentes au plaignant. Le Médiateur rappelle que l'adéquation de la réponse d'une institution à des demandes d'informations très étendues comme la présente est, en dernière analyse, une question d'équilibre. À cet égard, le Médiateur rappelle que, selon la Commission, les informations statistiques *disponibles* sont celles qui figurent dans les rapports annuels qu'il a remis au plaignant. La présente affaire concerne donc la mesure dans laquelle la Commission devrait produire de nouvelles statistiques ou informations. À cet égard, il convient de noter l'argument du plaignant selon lequel, étant donné qu'un commissaire (le commissaire Kallas) a été en mesure de fournir des informations plus détaillées sur le régime de soins médicaux au Parlement européen en 2006, la Commission devrait également être en mesure de lui fournir des informations plus détaillées. Le Médiateur n'est pas d'accord. Un service administratif récupère et fournit les informations sur instruction de sa hiérarchie, ce qui peut très bien impliquer des efforts qui vont bien au-delà de ce qui serait normalement considéré comme raisonnable pour la fourniture d'informations aux membres du public qui demandent des informations. Il n'y a pas de contradiction dans cette distinction.
**131.** À la lumière de ce qui précède, le Médiateur estime que la réponse de la Commission pourrait être considérée comme adéquate. Toutefois, une telle conclusion doit être fondée sur l'acceptation et la mise en œuvre par la Commission de la partie 4 du projet de recommandation, qui dispose ce qui suit:
\<\<4. Si la Commission conclut que **certaines informations ne peuvent toujours pas être fournies parce qu'elles entraîneraient une charge de travail excessive ou des modifications de ses systèmes de recherche d'informations,** l'institution devrait veiller à justifier adéquatement son refus. Plus précisément, la Commission devrait fournir suffisamment d'informations pour rendre un tel refus susceptible de recours, ce qui signifie, dans la pratique, qu'elle devrait indiquer au moins une estimation approximative du temps et des ressources nécessaires pour que les informations soient récupérées.\>\>
**132.** Le Médiateur note que la Commission n'a effectivement pas répondu à cette partie de son projet de recommandation. Il est difficile de comprendre cette omission comme un message implicite selon lequel il n'y avait pas d'autres informations potentielles pertinentes qui ne pouvaient toujours pas être fournies (ou produites) pour la raison susmentionnée; ou que la Commission elle-même a considéré que, dans sa réponse au projet de recommandation, elle avait effectivement fourni au plaignant les informations qu'il demandait. Le Médiateur rappelle que, en ce qui concerne l'inspection effectuée par son service dans le cadre de la présente enquête, la Commission a admis que certains aspects des demandes d'information du plaignant n'étaient pas tout à fait clairs (par exemple, le point A.2 de la demande). Elle a également admis que, jusqu'alors, aucun membre du personnel informatique n'avait été impliqué dans la recherche de certaines informations. En outre, il a admis qu'un service administratif compétent n'avait pas participé au traitement de la demande du plaignant. Pour ces raisons, le Médiateur a inclus les parties suivantes dans son projet de recommandation:
\<\< 2. La Commission devrait contacter le plaignant afin **d'obtenir des éclaircissements sur tout point de sa demande d'informations qu'elle pourrait encore ne pas comprendre,** en particulier les points qui ont été décrits par la Commission comme étant peu clairs.
**3.** Lorsque la Commission prend contact **avec le plaignant, elle devrait discuter avec lui de toute modification qui pourrait être pertinente compte tenu du temps écoulé depuis sa demande initiale** et **des améliorations apportées aux systèmes de collecte et de recherche d'informations de la Commission** dans le domaine des demandes de prestations de maladie et de l'assurance maladie."
**133.** Le Médiateur attendait de la Commission qu'elle comprenne la nature et l'objectif de ces parties de son projet de recommandation, à savoir fournir une base pour une solution pragmatique et actualisée au présent litige. La Commission a choisi de ne pas contacter le plaignant. Compte tenu du contexte de la présente affaire -- et compte tenu également des conclusions ci-dessous relatives à la partie 5 du projet de recommandation --, le Médiateur a l'impression que cette omission est due au manque persistant de confiance et de coopération entre les parties. Dans des décisions antérieures déjà publiées en 2007, le Médiateur a fait référence à la rupture des relations entre les parties. Dans certains cas, cela a conduit le Médiateur à clore son enquête en raison de l'absence de perspectives de parvenir à un véritable règlement du ou des différends[\[11\].](#_ftn11){#_ftnref11}
**134.** Le Médiateur souligne qu'à aucun moment au cours de cette enquête il n'a suggéré que la Commission soit obligée de satisfaire, point par point, les nombreuses et indéniablement étendues demandes formulées par le plaignant. Toutefois, dans son analyse du projet de recommandation, le Médiateur a souligné l'importance de traiter ces demandes avec diligence et de garantir une base raisonnable pour la possibilité d'examen. La Commission aurait normalement dû fournir une estimation approximative du travail qu'elle aurait dû faire pour satisfaire la demande du plaignant. Il va sans dire que ce n'est pas une question de mathématiques. Dans l'ensemble, il n'est généralement pas possible de fournir une estimation précise et fiable du temps qu'une réponse complète à une demande d'information complexe et très étendue peut impliquer. Il est néanmoins tout à fait possible de consulter brièvement le personnel administratif et technique compétent (ce dernier en particulier lorsqu ' il s ' agit*de bases de données) pour formuler une estimation approximative, par exemple "*deux membres du personnel à temps plein pour une période de deux à quatre semaines*", ou " jusqu ' à deux jours de reprogrammation afin de récupérer les données* ". Ce qui n ' est pas acceptable, ce sont les réponses formulées en utilisant des expressions telles que "*travail trop lourd* " ou "*travail excessif*", étant donné qu ' elles sont dépourvues de toute estimation objective et vérifiable du travail en question. La Médiatrice rappelle l'observation exacte formulée par la Commission dans son avis précédent, à savoir que le règlement (CE) n° 1049/2001 n'introduisait un droit d'accès qu'aux \<\<documents\>\>. Les obligations administratives applicables aux demandes d'accès aux documents doivent donc être déterminées progressivement en application des dispositions générales pertinentes du traité et des codes de bonne administration applicables. Le Médiateur ne peut pas aider la Commission à trouver le bon équilibre à moins qu'elle ne lui fournisse à son tour des réponses pouvant faire l'objet d'un examen approprié en réponse à des demandes d'informations qu'elle juge appropriées de rejeter. En conséquence, le Médiateur formulera ci-après une observation complémentaire à ce sujet.
**135.** Pour réitérer, la partie 5 du projet de recommandation du Médiateur prévoyait ce qui suit:
\<\<*5. La Commission devrait fournir des informations claires et précises sur les raisons pour lesquelles elle a spécifiquement invoqué l'article 19 du statut pour limiter l'utilisation par le plaignant des rapports annuels du régime d'assurance maladie, et indiquer en termes clairs pourquoi cette disposition pourrait potentiellement être applicable si elle maintient que tel est le cas. Dans le même ordre d'idées, la Commission devrait fournir des informations sur les raisons pour lesquelles elle a jugé utile d'informer le plaignant, dans sa réponse à la proposition de solution à l'amiable du Médiateur, qu'il ne peut pas utiliser les informations contenues dans les rapports annuels du régime d'assurance maladie à des fins commerciales.\>\>*
**136.** Dans son avis, la Commission s'est contentée d'affirmer que les rapports annuels sont des documents internes et que c'est la raison pour laquelle elle a imposé une limitation à leur utilisation par le plaignant.
**137.** La Commission s'est donc abstenue de fournir des informations claires et précises sur les raisons pour lesquelles elle a spécifiquement invoqué l'article 19 du statut pour limiter l'utilisation des rapports annuels par le plaignant. Elle s'est également abstenue d'expliquer pourquoi elle avait demandé au plaignant de ne pas utiliser les rapports à des \<\<fins commerciales\>\>. Par ces omissions, la Commission n'a malheureusement pris aucune mesure pour répondre à l'impression mentionnée au point 101 ci-dessus, à savoir qu'elle a invoqué la disposition susmentionnée afin de tenter de limiter l'utilisation par le plaignant des rapports dans les affaires judiciaires contre l'institution elle-même. Le Médiateur émettra une remarque critique correspondante ci-dessous.
### C. Conclusions
Sur la base de son enquête sur cette plainte, le Médiateur clôt celle-ci par la remarque critique suivante:
{#CR04/2011}
**Bien qu'elle ait pris des mesures positives en réponse à la vaste demande d'informations du plaignant, la Commission s'est abstenue de respecter pleinement les normes applicables au traitement de ces demandes, notamment un niveau approprié d'esprit de service, de diligence et d'objectivité. Cela équivalait à un cas de mauvaise administration.**
Le plaignant et la Commission seront informés de cette décision.
Remarque complémentaire
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{#FR04/2011}
**La présente affaire soulevait des questions concernant le traitement par la Commission de demandes de renseignements complexes et étendues. Le Médiateur encourage la Commission à adopter et à publier des lignes directrices supplémentaires à l'intention de ses services à cet égard. Les lignes directrices devraient viser à faire en sorte que le refus total ou partiel des demandes d'informations, qui sont complexes et/ou étendues et qui ne sont pas manifestement abusives, comprenne une *estimation approximative* du temps ou des ressources que les services devraient autrement investir pour répondre à la demande d'informations.**
**Le Médiateur rappelle qu'en 2008, il a publié une étude sur la question de l'accès à l'information dans les bases de données. Cette étude, qui à l'époque a été transmise à la Commission pour information, est disponible sur le site web du Médiateur** [\[12\]](#_ftn12){#_ftnref12}**. La Commission souhaitera peut-être s'inspirer du contenu de cette étude.**
**Il va sans dire que le Médiateur se fera un plaisir de formuler des observations sur le type de lignes directrices mentionnées ci-dessus.**
P. Nikiforos Diamandouros
Fait à Strasbourg, le 9 février 2011
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[\[1\]](#_ftnref1){#_ftn1} Il convient de noter à ce stade qu'en raison du chevauchement des droits relatifs à la question de l'accès aux documents et de l'accès à l'information, et à la lumière des obligations implicites de bonne administration dans le traitement de ces demandes confirmatives, la portée de cette allégation a nécessairement été interprétée de manière large tout au long de l'enquête.
[\[2\]](#_ftnref2){#_ftn2} Le PMO est l'acronyme de \<\<Office de gestion et de paiement des droits individuels\>\>.
[\[3\]](#_ftnref3){#_ftn3} JO 2001, L 145, p. 43.
[\[4\]](#_ftnref4){#_ftn4} "*Le fonctionnaire ne peut, sans l ' autorisation de l ' autorité investie du pouvoir de nomination, divulguer, pour quelque motif que ce soit, dans le cadre d ' une procédure judiciaire, des informations dont il a connaissance en raison de ses fonctions. L'autorisation n'est refusée que lorsque l'intérêt des Communautés l'exige et que ce refus n'entraîne pas de conséquences pénales pour le fonctionnaire. Le fonctionnaire reste lié par cette obligation après la cessation de ses fonctions.\>\>*
[\[5\]](#_ftnref5){#_ftn5} Code *de bonne conduite administrative du personnel de la Commission européenne dans ses relations avec le public,* décision de la Commission du 17 octobre 2000 modifiant son règlement intérieur (2000/633/CE, CECA, Euratom), JO L 267, p. 63.
[\[6\]](#_ftnref6){#_ftn6} " "*document ", tout contenu quel que soit son support (écrit sur papier ou stocké sous forme électronique ou sous forme d ' enregistrement sonore, visuel ou audiovisuel) concernant une matière relative aux politiques, activités et décisions relevant de la compétence de l ' institution.*"
[\[7\]](#_ftnref7){#_ftn7} Dans le même ordre d'idées, la Médiatrice a rappelé que limiter le droit d'accès aux informations qui peuvent être extraites à l'aide des outils de recherche existants risquerait de compromettre l'utilité du droit d'accès, car ces outils n'auront normalement été développés qu'en tenant compte des besoins de la gestion interne de l'information.
[\[8\]](#_ftnref8){#_ftn8} \< \<*Le fonctionnaire ne peut, sans l ' autorisation de l ' autorité investie du pouvoir de nomination, divulguer, pour quelque motif que ce soit, dans le cadre d ' une procédure judiciaire, des informations dont il a connaissance en raison de ses fonctions. L'autorisation n'est refusée que lorsque l'intérêt des Communautés l'exige et que ce refus n'entraîne pas de conséquences pénales pour le fonctionnaire. Le fonctionnaire reste lié par cette obligation après la cessation de ses fonctions.\>\>*
[\[9\]](#_ftnref9){#_ftn9} Code *de bonne conduite administrative du personnel de la Commission européenne dans ses relations avec le public,* décision de la Commission du 17 octobre 2000 modifiant son règlement intérieur (2000/633/CE, CECA, Euratom), JO L 267, p. 63. Voir également le code européen de bonne conduite administrative, disponible sur [http://www.ombudsman.europa.eu/resources/code.faces.](/resources/code.faces)
[\[10\]](#_ftnref10){#_ftn10} La question de savoir si le plaignant a reçu ces rapports au titre du règlement (CE) no 1049/2001 peut être considérée comme sans objet, étant donné qu'il n'avait pas spécifiquement demandé l'accès à ces rapports. La Commission entendait plutôt fournir des informations, en lui remettant les rapports, en réponse partielle à sa demande de renseignements. La question ne nécessitait pas de conclusion concluante en l'espèce.
[\[11\]](#_ftnref11){#_ftn11} Voir la décision sur la plainte 1434/2005/PB, point 1.24: "Le*Médiateur rappelle qu'il a déjà présenté une proposition motivée de solution à l'amiable dans cette affaire. En outre, il note qu'il a traité un nombre considérable de plaintes déposées par le plaignant contre la Commission. Ces affaires témoignent d'un différend plus général et plus intense entre elles, dans le cadre duquel l'institution a fermement défendu et insisté sur ses positions (souvent fondées sur des principes), même lorsque le Médiateur, sur la base d'une analyse motivée, ne les a pas jugées justifiées. Le Médiateur regrette également que l'intensité de ce différend entre la Commission et le plaignant et la rupture des communications qu'il implique aient, à toutes fins pratiques, empêché de parvenir à une solution raisonnable concernant cette plainte."*
[\[12\]](#_ftnref12){#_ftn12} Site web: [http://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/otherdocument.faces/en/4160/html.bookmark](/fr/resources/otherdocument.faces/fr/4160/html.bookmark)