1. Dernière mise à jour de cet enregistrement: 05/06/23

2. Numéro de référence: 05/2023

3. Nom et coordonnées du responsable du traitement: Médiateur européen, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex - EO@ombudsman.europa.eu

Service responsable:

Direction de l’administration (membres du personnel TIC) et équipe du projet (un membre du SG et le chef de l’équipe RH)

4. Nom et coordonnées du délégué à la protection des données: Mme Francesca Pavesi- DPD adjoint: M. Nicholas Hernanz

Courriel: mailto:DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Nom et coordonnées du sous-traitant: la société externe chargée de compiler les réponses à l'enquête et de rédiger le rapport de synthèse:

SPRL INCIDENCE

Chaussée de Bruxelles 11/15,

1300 Wavre

Belgique

Courriel: gcomhaire@incidence.be ou info@incidence.be

6. Nom et coordonnées du ou des responsables conjoints du traitement: S.O.

7. Finalité(s) du traitement: L’OE, par l’intermédiaire de LimeSurvey (un outil d’enquête interne), a l’intention de réaliser une enquête auprès du personnel afin de recueillir les retours d’information du personnel sur l’organisation du bureau, les conditions de travail, l’environnement de travail et les questions éthiques et de bien-être. L'objectif est d'identifier les domaines perçus comme fonctionnant de manière satisfaisante ainsi que les domaines qui peuvent nécessiter des actions de suivi et, dans la mesure du possible, de comparer les résultats au fil du temps et avec ceux d'autres institutions.

La base juridique de la procédure est l'article 1er sexies, paragraphes 2 et 3, du statut ^[1].

8. Description des catégories de personnes concernées et des catégories de données à caractère personnel:

- Catégories de personnes concernées: agents du Bureau du Médiateur européen (fonctionnaires, agents temporaires ou contractuels). Les stagiaires du bureau de l’OE ne participent pas à l’enquête auprès du personnel.

- Catégories de données à caractère personnel:

L'enquête est anonyme. Le dossier des réponses au sondage ne contient aucune information permettant d'identifier les répondants. Lorsque vous faites des commentaires dans la zone de texte libre, les répondants peuvent ajouter des informations. Dans ces cas, certains répondants ont la possibilité d’être identifiés ou de révéler des données à caractère personnel de tiers, en fonction du contenu des informations qu’ils choisissent de fournir.

L’OE traite les adresses électroniques professionnelles du personnel afin de pouvoir envoyer le lien vers l’enquête. L'OE traite également les réponses à l'enquête. Ces données à caractère personnel peuvent être traitées par la société externe et par le bureau de l’OE.

L’entreprise externe chargée du rapport traite les avis du personnel recueillis sur la base du questionnaire de l’enquête.

9. Délai de conservation des données et, si possible, d'effacement:

L’OE conservera les adresses électroniques des répondants à l’enquête aussi longtemps que nécessaire pour envoyer l’enquête auprès du personnel 2023 aux membres du personnel concernés.

L’OE conservera les réponses à l’enquête, y compris les éventuelles données à caractère personnel soumises par les répondants dans les zones de texte libre, pendant une durée maximale de cinq ans. Il supprimera les données par la suite.

La société externe conservera les réponses fournies par les répondants aussi longtemps qu’il sera nécessaire d’établir le rapport d’enquête et pour une durée maximale de cinq ans ^[2]. Il supprimera les données par la suite. Toutes les réponses sont présumées anonymes, à l’exception des zones de texte libre si les répondants y fournissent des données à caractère personnel.

10. Destinataires des données:

Le destinataire est l'entreprise externe chargée de rédiger le rapport sur l'enquête.

Les résultats globaux (données anonymisées) seront également partagés avec le personnel.

11. Existe-t-il des transferts de données à caractère personnel vers des pays tiers et/ou vers des organisations internationales? Sans objet

12. Description générale des mesures de sécurité:

L’OE utilise «LimeSurvey» pour envoyer l’enquête aux répondants et recueillir les réponses. LimeSurvey est un outil d'enquête interne garantissant que toutes les données traitées restent dans un serveur sécurisé du Médiateur européen et que les données sont protégées par des règles de sécurité strictes.

Les réponses aux questions de l’enquête rendent impossible l’identification des personnes concernées, sauf dans certains cas où les répondants peuvent ajouter des informations dans une zone de texte libre.

L'enquête comprend la clause de non-responsabilité suivante : «Pour préserver l'anonymat des participants, nous veillons à ce que les réponses soient structurées de manière à empêcher l'identification des individus. Cependant, sachez que certains champs de texte libre permettent aux individus de saisir librement toute information de leur choix, y compris les données personnelles d'eux-mêmes ou d'autrui. Nous encourageons vivement les participants à s’abstenir de divulguer toute information permettant de les identifier personnellement dans ces domaines.»

13. Informations sur la manière dont les personnes concernées peuvent exercer leurs droits d’accès et de rectification et, le cas échéant, d’effacement, de limitation et de portabilité des données:

En ce qui concerne les adresses électroniques des membres du personnel de l’OE:

Les membres du personnel peuvent demander à avoir accès à leurs propres données à caractère personnel et aux informations pertinentes concernant la manière dont l’OE les utilise. Ils peuvent également demander la rectification de toute donnée incomplète ou inexacte les concernant. Sous certaines conditions, ils ont le droit de s’opposer à tout moment à l’utilisation de leurs données par l’OE pour des motifs liés à leur situation particulière, ainsi que le droit de demander à l’OE de supprimer leurs données à caractère personnel ou d’en restreindre l’utilisation.

L’OE répondra aux demandes dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d’un mois.

En ce qui concerne les réponses à l’enquête:

Une fois que les répondants ont soumis leurs réponses à l'enquête, les réponses deviennent des informations anonymes. En tant que tels, les droits des personnes concernées au titre du règlement (UE) 2018/1725 ne sont pas applicables en ce qui concerne les réponses à l’enquête. La clause de non-responsabilité figurant au-dessus des zones de texte libre fournit suffisamment d’informations aux répondants sur les risques liés à la fourniture de données à caractère personnel dans leurs réponses. Étant donné que l’enquête est réalisée de manière anonyme, il n’est techniquement pas possible d’identifier «qui a répondu quoi» ni de donner aux répondants les droits d’accès, de rectification, d’opposition, de suppression ou de restriction de leur réponse.

Toute personne concernée a toutefois le droit d'accéder, de rectifier, d'opposer, de supprimer ou de demander la limitation des données à caractère personnel figurant dans l'une des zones de texte libre si elles la concernent, sous certaines conditions énoncées dans le règlement. Ces demandes doivent être adressées à l’entreprise externe qui traite les réponses à l’enquête (info@incidence.be) ou à l’OE.

À tout moment, les membres du personnel peuvent demander au bureau des informations concernant le traitement de leurs données à caractère personnel par courrier électronique (EO@ombudsman.europa.eu) ou en contactant la direction de l’administration. Les services répondront à leurs demandes dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d’un mois. Ils peuvent également contacter le délégué à la protection des données du bureau à l’adresse suivante:

DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

S’ils souhaitent se plaindre du traitement de leurs données à caractère personnel par le Médiateur européen, ils peuvent contacter le Contrôleur européen de la protection des données (www.edps.europa.eu) à l’adresse suivante: EDPS@edps.europa.eu

Déclaration de confidentialité relative à l’enquête auprès du personnel 2023 au sein du bureau du Médiateur européen

La présente déclaration de confidentialité explique la raison du traitement, la manière dont le Médiateur européen recueille, traite et assure la protection de toutes les données à caractère personnel fournies, la manière dont ces informations sont utilisées et les droits que les personnes concernées peuvent exercer en ce qui concerne leurs données.

Le contrôleur est l'OE. Le sous-traitant est la société externe chargée de compiler les réponses à l'enquête et de rédiger le rapport de synthèse.

1. Quelles données à caractère personnel le Médiateur européen traitera-t-il?

L'enquête est anonyme. Le dossier des réponses au sondage ne contient aucune information permettant d'identifier les répondants.

L’OE traite les adresses électroniques professionnelles du personnel afin de pouvoir recevoir le lien vers l’enquête.

Les stagiaires du bureau de l’OE ne participent pas à l’enquête auprès du personnel.

Dans certains cas, les répondants peuvent ajouter des informations dans une zone de texte libre. 

Les instructions de l'enquête incluront une clause de non-responsabilité spécifique dans ce sens: pour préserver l'anonymat des participants, nous veillons à ce que les réponses soient structurées de manière à empêcher l'identification des personnes. Cependant, sachez que certains champs de texte libre permettent aux individus de saisir librement toute information de leur choix, y compris les données personnelles d'eux-mêmes ou d'autrui. Nous encourageons vivement les participants à s'abstenir de divulguer toute information personnellement identifiable dans ces domaines.

Lorsque vous faites des commentaires dans la zone de texte libre, les répondants peuvent ajouter des informations. Dans ces cas, certains répondants ont la possibilité d’être identifiés ou de révéler des données à caractère personnel de tiers, en fonction du contenu des informations qu’ils choisissent de fournir.

Ces données à caractère personnel peuvent être traitées par la société externe et par le bureau de l’OE.

Un rapport sur l'enquête sera établi par une société externe et distribué au personnel et à l'équipe de direction.

2. Pourquoi le Médiateur européen traite-t-il ces données à caractère personnel?

Comme indiqué au paragraphe précédent, l'enquête conserve l'anonymat. Néanmoins, les membres du personnel ont la possibilité de divulguer volontairement leurs données à caractère personnel ou les données à caractère personnel de tiers dans les zones de texte libre. Ce n’est que dans de tels cas que le Médiateur peut incidemment traiter des données à caractère personnel.

Le bureau du Médiateur européen a l’intention de réaliser une enquête auprès du personnel afin de recueillir les retours d’information du personnel sur l’organisation du bureau, les conditions de travail, l’environnement de travail et les questions éthiques et de bien-être. L'objectif est d'identifier les domaines perçus comme fonctionnant de manière satisfaisante ainsi que les domaines qui peuvent nécessiter des actions de suivi et, dans la mesure du possible, de comparer les résultats au fil du temps et avec ceux d'autres institutions.

3. Quelles sont les bases juridiques et la nécessité du traitement de ces données?

Le traitement est nécessaire sur la base de l'article 5, paragraphe 1, point a) (exécution d'une mission d'intérêt public).

La base juridique est l'article 1er sexies, paragraphes 2 et 3, du statut .

4. Qui est responsable du traitement des données?

La première catégorie de données à caractère personnel, à savoir les adresses électroniques de tous les membres du personnel, est traitée par la direction de l’administration (membres du personnel des TIC) et l’équipe du projet (un membre du SG et le chef de l’équipe des ressources humaines).

La deuxième catégorie de données à caractère personnel, à savoir celles qui peuvent être introduites par le personnel dans les commentaires du texte libre de l’enquête, peut être traitée par la société externe chargée de rédiger le rapport sur l’enquête, la direction de l’administration (membres du personnel des TIC) et l’équipe du projet (un membre du SG et le chef de l’équipe RH). Cette société externe est présumée ne traiter que des données anonymes, sauf dans le cas des zones de texte libre, si les répondants fournissent des informations personnellement identifiables sur eux-mêmes ou sur d'autres personnes.

5. Qui seront les destinataires des données?

Le destinataire est l'entreprise externe chargée de rédiger le rapport sur l'enquête. Les résultats globaux (données anonymisées) seront également partagés avec le personnel.

6. Combien de temps les données seront-elles conservées?

Le Médiateur conservera les données à caractère personnel énumérées au point 1 ci-dessus (adresses électroniques des répondants à l’enquête) aussi longtemps que nécessaire pour envoyer l’enquête auprès du personnel 2023 aux membres du personnel concernés.

La société externe conservera les réponses fournies par les répondants aussi longtemps qu'il sera nécessaire d'établir le rapport d'enquête et pour une durée maximale de cinq ans . Il supprimera les données par la suite. Toutes les réponses sont présumées anonymes, à l’exception des zones de texte libre si les répondants y fournissent des données à caractère personnel.

7. Comment protégeons-nous vos données?

L’OE utilise «LimeSurvey» pour envoyer l’enquête aux répondants et recueillir les réponses. LimeSurvey est un outil d'enquête interne garantissant que toutes les données traitées restent dans un serveur sécurisé du Médiateur européen et que les données sont protégées par des règles de sécurité strictes.

Les réponses aux questions de l’enquête rendent impossible l’identification des personnes concernées, à l’exception de certains cas mentionnés dans la partie 1, dans lesquels les répondants peuvent ajouter des informations dans une zone de texte libre.

La clause de non-responsabilité suivante sera ajoutée: «Pour préserver l'anonymat des participants, nous nous assurons que les réponses sont structurées de manière à empêcher l'identification des personnes. Cependant, sachez que certains champs de texte libre permettent aux individus de saisir librement toute information de leur choix, y compris les données personnelles d'eux-mêmes ou d'autrui. Nous encourageons vivement les participants à s’abstenir de divulguer toute information personnellement identifiable dans ces domaines.»

8. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer?

En ce qui concerne la première catégorie de données à caractère personnel, à savoir les adresses électroniques de tous les membres du personnel:

Vous avez le droit d’accéder à vos propres données à caractère personnel et aux informations pertinentes concernant la manière dont l’OE les utilise.

Sous certaines conditions, vous avez également le droit de demander la rectification de toute donnée incomplète ou inexacte vous concernant. Vous pouvez rectifier les données d'identification à tout moment. Vous avez le droit de vous opposer à tout moment à l'utilisation de vos données par l'OE pour des motifs liés à votre situation particulière.

Sous certaines conditions, vous avez le droit de demander à l'OE de supprimer vos données personnelles ou d'en restreindre l'utilisation.

L’OE répondra aux demandes dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d’un mois.

En ce qui concerne la deuxième catégorie de données à caractère personnel, à savoir les réponses à l’enquête:

Une fois que les répondants ont soumis leurs réponses à l'enquête, les réponses deviennent des informations anonymes. En tant que tels, les droits des personnes concernées au titre du règlement (UE) 2018/1725 ne sont pas applicables en ce qui concerne les réponses à l’enquête. La clause de non-responsabilité figurant au-dessus des zones de texte libre fournit suffisamment d’informations aux répondants sur les risques liés à la fourniture de données à caractère personnel dans leurs réponses. Étant donné que l’enquête est réalisée de manière anonyme, il n’est techniquement pas possible d’identifier «qui a répondu quoi» ni de donner aux répondants les droits d’accès, de rectification, d’opposition, de suppression ou de restriction de leur réponse.

Toute personne concernée a toutefois le droit d'accéder, de rectifier, d'opposer, de supprimer ou de demander la limitation des données à caractère personnel figurant dans l'une des zones de texte libre si elles la concernent, sous certaines conditions énoncées dans le règlement. Ces demandes doivent être adressées à l'entreprise externe qui traite les réponses à l'enquête.

9. Qui contacter en cas de questions ou de réclamations concernant la protection des données?

À tout moment, vous pouvez envoyer des questions relatives à la protection des données concernant l’organisation de l’enquête auprès du personnel 2023 à l’OE, à l’adresse suivante:

Médiateur européen

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasbourg Cedex

EO@ombudsman.europa.eu

Vous pouvez contacter l'entreprise externe qui traite les réponses à l'enquête à l'adresse suivante:

Geoffroy Comhaire

SPRL INCIDENCE

Chaussée de Bruxelles 11/15,

1300 Wavre

Belgique

gcomhaire@incidence.be

Il est important de noter que, en principe, la société externe ne traite que des informations anonymes, à savoir des informations qui ne se rapportent pas à une personne physique identifiée ou identifiable ou à des données à caractère personnel rendues anonymes de manière à ce que la personne concernée ne soit pas ou plus identifiable.

Vous pouvez également contacter le délégué à la protection des données du bureau du Médiateur européen à l’adresse suivante: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Vous pouvez introduire une réclamation auprès du Contrôleur européen de la protection des données à tout moment à l'adresse suivante: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] Article 1er sexies, paragraphes 2 et 3 Les fonctionnaires en activité bénéficient de conditions de travail conformes aux normes de santé et de sécurité appropriées, au moins équivalentes aux exigences minimales applicables en vertu des mesures adoptées dans ces domaines en vertu des traités. 3. Les mesures à caractère social adoptées conformément au présent article sont mises en œuvre par chaque institution en étroite coopération avec le comité du personnel, sur la base d'actions pluriannuelles proposées. Ces actions proposées sont transmises chaque année à l’autorité budgétaire dans le cadre de la procédure budgétaire».

[2] Voir article 21.2.13 des conditions générales du contrat: https://www.ombudsman.europa.eu/fr/office/publicprocurements/generalconditions/fr