# Registre public des activités de traitement: Sélection des stagiaires pour les stages pour personnes handicapées au sein du Bureau du Médiateur européen
- Auteur: Médiateur européen
- Date: 2023-02-27T00:00+01:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/fr/dataprotection/dpo-register/dpo-record/fr/166559)
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**1. Dernière mise à jour de cet enregistrement:** 14.11.2024

**2. Numéro de référence: 01/2023**

*Réf. Ares(2023)1412440*

**3. Nom et coordonnées du responsable du traitement:** Médiateur européen, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex - EO[@ombudsman.europa.eu](mailto:EOtraineeship@ombudsman.europa.eu)

++Service responsable++ : Direction de l'administration du Médiateur européen -- équipe RH -- courriel: [EOtraineeship@ombudsman.europa.eu](mailto:EOtraineeship@ombudsman.europa.eu)

**4. Nom et coordonnées du délégué à la protection des données:**Mme Francesca PAVESI-

DPD adjoint: Nicholas HERNANZ

Courriel : [Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu](mailto:Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu)

**5. Nom et coordonnées du sous-traitant:** Sans objet

**6. Nom et coordonnées du ou des responsables conjoints du traitement: Service**médical du Parlement européen (PE)

En cas de demande d'hébergement raisonnable, le service médical du PE évaluera les pièces justificatives afin de déterminer la validité des demandes d'aménagements raisonnables et proposera les dispositions nécessaires à l'OE.

Courriel : [bmedical@ep.europa.eu](mailto:bmedical@ep.europa.eu)

**7. Finalité(s) du traitement:**identifier les candidats au programme de stages pour personnes handicapées au sein du bureau de l'OE et mener à bien la procédure de sélection correspondante.

La base juridique est la [décision du Médiateur européen concernant les stages du 13/02/23,](/fr/document/fr/3460#_ftn7) l'avis du Médiateur européen sur les stages 2023 -- Stages pour personnes handicapées et l'article 1er quinquies, paragraphe 4, du statut des fonctionnaires et du régime applicable aux autres agents de l'Union européenne[\[1\],](#_ftn1){#_ftnref1} aménagements raisonnables.

Les candidats fournissent leurs données via l'outil de candidature en ligne (site web). Pour mener à bien la procédure de sélection, les données sont importées dans un outil informatique conçu pour soutenir et faciliter la procédure.

**8. Description des catégories de personnes concernées et des catégories de données à caractère personnel:**

**++- Catégories de personnes concernées:++** candidats aux stages proposés aux personnes handicapées

**++- Catégories de données à caractère personnel:++**

* Informations personnelles de base (prénom, nom, nationalité, date de naissance, e-mail, ville et pays de résidence, téléphone);
* les informations contenues dans le CV (éducation, expérience professionnelle, compétences linguistiques);
* le(s) document(s) prouvant le handicap (ex: un document délivré par une autorité nationale ou régionale ou un organisme accrédité dans un État membre de l'UE, une carte européenne du handicap, un certificat récent délivré par un médecin)
* le cas échéant, une demande de dispositions raisonnables en matière d'hébergement pour le travail pendant le stage, accompagnée d'une justification appropriée de la nécessité d'un hébergement raisonnable[\[2\];](#_ftn2){#_ftnref2}
* des copies des diplômes, diplômes ou certificats du demandeur.

**9. Délai de conservation des données et, si possible, d'effacement:**

* Les données des candidats soumises à l'outil de candidature en ligne (site web) sont conservées dans leur compte personnel en ligne pendant deux ans si les candidats souhaitent postuler à de futurs stages. Les candidats peuvent demander à l'OE de supprimer leur compte à tout moment. Si les candidats à un stage ne se connectent pas à leur compte dans un délai de deux ans, le compte et les données qu'il contient sont automatiquement supprimés après l'envoi d'un courriel de notification au candidat.
* Les données transférées vers l'outil de sélection concernant les candidats non retenus sont supprimées neuf mois après la fin de la période de stage pour laquelle les données ont été collectées. Les données des candidats sélectionnés pour des stages sont supprimées deux ans après la fin de leur période de stage.

**10. Destinataires des données:**

L'OE, le secrétaire général (le cas échéant), le directeur de l'administration, le responsable des stages, le chef de l'unité des ressources humaines, les chefs des unités d'enquête, les membres du personnel participant à l'évaluation des candidats et le secteur des TIC.

En cas de demande d'aménagements raisonnables, le service médical du PE évaluera les pièces justificatives afin de déterminer la validité de la demande et proposera les dispositions nécessaires à l'OE. Seul le service médical a accès aux documents présentés.

**11. Existe-t-il des transferts de données à caractère personnel vers des pays tiers et/ou vers des organisations internationales?** Sans objet

**12. Description générale des mesures de sécurité:**

Les données sont collectées en ligne en mode sécurisé. L'accès aux données au moyen du formulaire en ligne est protégé par le mot de passe choisi par le demandeur.

Les données électroniques sont stockées dans l'outil d'application en ligne, sur les serveurs de l'OE, ce qui signifie qu'elles sont protégées par de nombreuses mesures de sécurité mises en place par le secteur des TIC pour protéger l'intégrité et la confidentialité de la propriété électronique de l'institution.

Seuls les membres du personnel de l'unité des ressources humaines auront accès aux documents certifiant le handicap. Les autres membres du personnel ou les membres du comité de sélection n'y ont pas accès.

Les stagiaires sélectionnés nécessitant des aménagements raisonnables fournissent directement au service médical du PE les détails concernant la demande correspondante et les pièces justificatives. Ce dernier procède à une évaluation préalable de la demande d'accords d'AR et soumet son rapport aux services des ressources humaines du Médiateur.

**13. Informations sur la manière dont les personnes concernées peuvent exercer leurs droits d'accès et de rectification et, le cas échéant, d'effacement, de limitation et de portabilité des données** [\[3\]:](#_ftn3){#_ftnref3}

Les candidats ont le droit d'accéder à leurs propres données personnelles et aux informations pertinentes concernant la façon dont nous les utilisons. Ils ont également le droit de demander la rectification de toute donnée incomplète ou inexacte les concernant, pour autant que la confidentialité des délibérations et de la prise de décision des membres du personnel participant à l'évaluation des candidats soit préservée, ainsi que les droits des autres candidats. Les candidats peuvent rectifier les données d'identification à tout moment au cours de la procédure. En ce qui concerne les données relatives aux critères de recevabilité ou d'évaluation, le droit de rectification peut être exercé jusqu'à la date limite de dépôt des demandes.

Les candidats ont le droit de s'opposer à tout moment à l'utilisation de leurs données par le Médiateur européen pour des motifs liés à leur situation particulière. Sous certaines conditions, ils ont le droit de nous demander de supprimer leurs données personnelles ou d'en limiter l'utilisation. À tout moment, les candidats peuvent demander à la direction \<\<Administration -- Équipe RH\>\> des informations concernant le traitement de leurs données à caractère personnel par courrier électronique: [EOtraineeship@ombudsman.europa.eu](mailto:EOtraineeship@ombudsman.europa.eu). Ils peuvent également contacter le délégué à la protection des données du bureau à [l'adresse dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu.](mailto:dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu)

S'ils souhaitent se plaindre du traitement de leurs données à caractère personnel par le Médiateur européen, ils peuvent contacter le Contrôleur européen de la protection des données (www.edps.europa.eu)[](http://www.edps.europa.eu) à l'adresse suivante: [EDPS@edps.europa.eu](mailto:EDPS@edps.europa.eu)

Les personnes concernées sont informées de leurs droits au moyen d'une déclaration de confidentialité, disponible à l'adresse suivante: [https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/166139](/fr/document/fr/166139)

[\[1\]](#_ftnref1){#_ftn1} Voir l'article 1er quinquies, paragraphe 4, du statut: *(...) On entend par aménagements raisonnables, eu égard aux fonctions essentielles de l'emploi, les mesures appropriées, le cas échéant, pour permettre à une personne handicapée d'accéder à un emploi, d'y participer ou d'y progresser, ou de suivre une formation, à moins que ces mesures n'imposent une charge disproportionnée à l'employeur.\>\>*

[\[2\]](#_ftnref2){#_ftn2} Seul le candidat retenu sera invité à fournir les pièces justificatives pertinentes pour justifier sa demande d'aménagements raisonnables. Le service médical du PE évaluera les pièces justificatives afin de déterminer la validité de la demande d'aménagements raisonnables et proposera les dispositions nécessaires à l'OE.

[\[3\]](#_ftnref3){#_ftn3} Envisagez de publier la partie pertinente de la déclaration de confidentialité et de fournir un lien. Voir les articles 15 et 16 sur les informations à fournir à la ou aux personnes concernées et les articles 17 à 22 sur les droits des personnes concernées du règlement (UE) 2018/1725: <https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725>