1. Dernière mise à jour de cet enregistrement: 23/02/2022

2. Numéro de référence: 1/2022

3. Nom et coordonnées du responsable du traitement:

Médiateur européen,

1, avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasbourg Cedex

Contact:

Directeur des enquêtes

EO@ombudsman.europa.eu  

4. Nom et coordonnées du délégué à la protection des données:

Mme Francesca Pavesi

Délégué à la protection des données (DPD)

M. Nicholas Hernanz

DPD adjoint

Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Nom et coordonnées du sous-traitant:

Sans objet

6. Nom et coordonnées du ou des responsables conjoints du traitement:

Sans objet

7. Finalité(s) du traitement:

Conformément à l’article 11 du TUE, le Médiateur européen organise des consultations des parties prenantes, dont l’objectif est d’informer le Médiateur des points de vue des personnes concernées par les thèmes des enquêtes et initiatives stratégiques, qui revêtent une importance publique.

Une consultation publique dans le cadre d'enquêtes et d'initiatives stratégiques comprend généralement les étapes suivantes:

• une invitation à contribuer est publiée sur le site web de l’OE,
• toute personne est invitée à contribuer jusqu'à un certain délai,
• les contributions peuvent être envoyées au moyen d’un formulaire de contact, d’un courrier électronique ou d’un courrier postal,
• toutes les contributions sont publiées sur le site web du Médiateur, et
• un rapport résumant les contributions est rédigé.

Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public [article 5, paragraphe 1, point a), du règlement (UE) 2018/1725].

Les données personnelles sont également utilisées pour communiquer avec les contributeurs.

8. Description des catégories de personnes concernées et des catégories de données à caractère personnel:

Catégories de personnes concernées

Toute personne physique ou morale peut contribuer à une consultation du Médiateur européen.

Catégories de données à caractère personnel

Les données à caractère personnel collectées et traitées ultérieurement sont des données nécessaires à la participation à la consultation, comme suit:

• prénom,
• nom de famille,
• Intitulé du poste
• adresse électronique,
• langue dans laquelle on souhaite recevoir une réponse,
• dans une autre langue, on accepterait une réponse dans,
• le sujet (titre de la consultation) et le contenu (pour la plupart, le point de vue de la personne ou de l’organisation sur le sujet).

Certaines réponses peuvent également contenir des données à caractère personnel de tiers, bien que les contributeurs soient invités à éviter d’inclure des données à caractère personnel inutiles dans leurs réponses. En principe, les catégories particulières de données ^[1] ne devraient pas être incluses. En ce qui concerne les données à caractère personnel de tiers, le Médiateur européen applique la politique relative à la fourniture d’informations à la personne concernée dans le cadre d’une enquête (https://www.ombudsman.europa.eu/fr/document/en/70851).

9. Délai de conservation des données et, si possible, d'effacement:

Les contributions sont conservées dans le dossier correspondant conformément à la politique de conservation du système de gestion des dossiers du Médiateur pendant une période de dix ans à compter de la clôture de l'affaire ^[2]. Il s’agit notamment des informations personnelles de base (prénom, nom, adresse électronique) et des préférences linguistiques ainsi que des réponses individuelles. Elles seront ensuite archivées conformément à la politique du Médiateur en matière d'archivage ^[3].

Les données à caractère personnel des contributeurs sont expurgées de la version de la contribution qui est rendue publique sur le site web du Médiateur européen sur demande ^[4]. Les adresses électroniques sont toujours expurgées. Si des données personnelles de tiers sont incluses dans une contribution, les contributeurs qui sont invités à éviter cela sont également expurgés.

Les documents soumis dans le cadre d’une consultation, tels que les documents de prise de position ou les documents d’information, seront rendus publics tels qu’ils ont été reçus. À ce titre, si de telles soumissions incluent des données personnelles de tiers, des expurgations appropriées sont effectuées.

Dans le cas d’envois massifs, c’est-à-dire lorsqu’un groupe de contributeurs soumet des contributions identiques, les réponses sont enregistrées dans le dossier concerné pendant une période de dix ans, après quoi elles peuvent être archivées. Ils sont conservés dans le système de courrier électronique du Médiateur européen pendant trois mois, après quoi ils sont supprimés. L’une de ces contributions est rendue publique sur le site web du Médiateur, avec une indication que le Médiateur en a reçu plusieurs autres avec le même contenu.

10. Destinataires des données:

L’accès aux données à caractère personnel est accordé aux membres du personnel du Médiateur européen chargés d’effectuer cette opération de traitement et au personnel autorisé sur la base du «besoin d’en connaître», tels que les membres du personnel de l’unité TIC pour la gestion des données soumises sur le site web du Médiateur.

Dans le cadre de la procédure d’enquête, le Médiateur transmet à l’institution, à l’organe ou à l’organisme de l’UE concerné toutes les contributions reçues.

Pour éviter toute utilisation abusive, les contributeurs sont tenus de s’identifier eux-mêmes ou d’identifier l’organisation au nom de laquelle ils répondent. Les contributions anonymes aux consultations ne sont pas acceptées.

Les contributeurs sont invités à éviter d’inclure des données à caractère personnel inutiles dans leurs contributions, notamment des données à caractère personnel de tiers.

Dans un souci de transparence, le Médiateur apporte des contributions publiques reçues dans le cadre d'une consultation. Si des données personnelles, de contributeurs ou autres, sont incluses, elles sont expurgées (en ce qui concerne les contributeurs, uniquement sur demande).

11. Existe-t-il des transferts de données à caractère personnel vers des pays tiers et/ou vers des organisations internationales?

Sans objet ^[5]

12. Description générale des mesures de sécurité:

La plupart des contributions aux consultations des parties prenantes par le Médiateur européen sont transmises par voie électronique à des boîtes aux lettres dédiées à la consultation. Les contributeurs sont invités à remplir un formulaire de contact sur le site web du Médiateur, qui renvoie les réponses à la boîte aux lettres dédiée à la consultation.

Les contributions envoyées par la poste sont numérisées et ajoutées au dossier numérique par l’enquêteur compétent. La copie papier de la contribution est ensuite détruite.

Les contributions aux consultations des parties prenantes sont stockées dans le «système de gestion des dossiers» du Médiateur. L’accès aux données à caractère personnel des contributeurs est accordé au personnel du Médiateur chargé d’effectuer cette opération de traitement et au personnel autorisé selon le principe du «besoin d’en connaître».

Le Médiateur européen vise à faire en sorte que les systèmes et services de traitement des données soient résilients et que la confidentialité des données, le cas échéant, soit protégée.

13. Informations sur la manière dont les personnes concernées peuvent exercer leurs droits d’accès et de rectification et, le cas échéant, d’effacement, de limitation et de portabilité des données:

Après avoir soumis les données via le formulaire de contact, les contributeurs reçoivent un e-mail avec une copie de leurs données en cours de traitement.

Les personnes concernées ont le droit d'accéder à leurs propres données personnelles et aux informations pertinentes concernant la façon dont nous les utilisons. Ils ont également le droit de demander la rectification de toute donnée incomplète ou inexacte les concernant. Les personnes concernées ont le droit de s'opposer à tout moment à l'utilisation de leurs données par le Médiateur européen pour des motifs liés à leur situation particulière. Sous certaines conditions, ils ont le droit de nous demander de supprimer leurs données personnelles ou d'en limiter l'utilisation.

À tout moment, les personnes concernées peuvent nous demander des informations concernant notre traitement de leurs données à caractère personnel par courrier électronique à l’adresse EO@ombudsman.europa.eu (une adresse électronique du responsable des enquêtes sera également disponible sur la page de consultation du site web du Médiateur). Les demandes des personnes concernées sont traitées le plus rapidement possible et, en tout état de cause, dans un délai d’un mois.

Les personnes concernées peuvent également contacter notre délégué à la protection des données à l'adresse suivante: dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu. S’ils souhaitent se plaindre du traitement de leurs données à caractère personnel par le Médiateur, ils peuvent contacter le Contrôleur européen de la protection des données (www.edps.europa.eu) à l’adresse suivante: EDPS@edps.europa.eu

Lors de l’organisation d’une consultation des parties prenantes, le Médiateur européen fournit les informations suivantes aux contributeurs en ce qui concerne leur vie privée: https://www.ombudsman.europa.eu/document/61555

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Déclaration de confidentialité

Consultations du Médiateur européen dans le cadre d'enquêtes et d'initiatives stratégiques ^[6]

La présente déclaration de confidentialité décrit comment le Médiateur européen protège vos données à caractère personnel lorsque vous répondez à une consultation du Médiateur et où, en tant que tel, le Médiateur agit en tant que responsable du traitement des données. Cette déclaration définit également les droits dont vous disposez en tant que personne concernée.

En particulier, il explique la raison de la collecte et du traitement des données; la manière dont le Médiateur collecte, traite et assure la protection des données fournies; et quels droits les contributeurs peuvent exercer en ce qui concerne leurs données.

1. Quelles données à caractère personnel le Médiateur européen traitera-t-il?

Les contributeurs remplissent le formulaire de contact sur le site web du Médiateur européen, qui dirige les contributions vers la boîte aux lettres dédiée à la consultation. Les contributions peuvent également être envoyées par lettre ou par courriel. Le personnel compétent du bureau du Médiateur européen traite les contributions.

Le Médiateur européen peut contacter les contributeurs pour demander des éclaircissements et/ou diffuser les résultats de la consultation/enquête. Les coordonnées de la personne responsable de la demande sont fournies dans l’invitation à répondre à la consultation.

Les données à caractère personnel collectées et traitées ultérieurement sont des données nécessaires à la participation à la consultation, comme suit: le prénom, le nom, le courriel, la description de poste et la langue préférée pour la correspondance ultérieure, une autre langue dans laquelle on accepterait une réponse et le contenu (pour la plupart, les points de vue de la personne ou de l’organisation sur le sujet).

2. Pourquoi le Médiateur européen traite-t-il ces données à caractère personnel?

Le Médiateur européen souhaite donner au public et aux parties prenantes intéressées la possibilité d’exprimer leur point de vue dans le cadre d’enquêtes et d’initiatives stratégiques qui bénéficieraient d’une contribution extérieure et pourraient donc lancer des consultations publiques.

3. Quelle est la base juridique et la nécessité du traitement de ces données?

La base juridique de ce traitement est l'article 11 du TUE.

Les données à caractère personnel sont traitées conformément au règlement (UE) 2018/1725 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’UE. Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public [article 5, paragraphe 1, point a), du règlement (UE) 2018/1725].

4. Qui est responsable du traitement des données?

Le secteur des technologies de l’information et de la communication (TIC) du Médiateur européen gère les données transmises sur le site web. Le personnel du Médiateur européen chargé d’effectuer les consultations publiques et le personnel autorisé, selon le principe du «besoin d’en connaître», traiteront en outre les données soumises par les contributeurs.

5. Qui seront les destinataires des données?

le personnel du Médiateur européen chargé d’effectuer cette opération de traitement a accès à vos données à caractère personnel; ainsi que d’autres membres autorisés du personnel du Médiateur européen selon le principe du «besoin d’en connaître».

Dans le cadre de la procédure d’enquête, le Médiateur européen transmet à l’institution, à l’organe ou à l’organisme de l’UE concerné toutes les contributions reçues. Dans un souci de transparence, le Médiateur européen apporte des contributions publiques reçues dans le cadre d'une consultation.

Lorsque vous contribuez à une consultation, vous devez vous identifier et identifier l'organisation au nom de laquelle vous contribuez. Les contributions anonymes aux consultations ne sont pas acceptées. Il s'agit d'éviter les abus.

Dans un souci de transparence, la Médiatrice européenne apporte des contributions publiques qu’elle a reçues en réponse à une consultation publique. Vos données personnelles ne seront pas rendues publiques. Vous devriez éviter d'inclure des données personnelles inutiles dans vos contributions, notamment des données personnelles de tiers. Si ces données sont incluses, elles seront expurgées de la version rendue publique.

6. Combien de temps les données seront-elles conservées?

Les contributions sont conservées dans le dossier correspondant conformément à la politique de conservation du système de gestion des dossiers du Médiateur pendant une période de dix ans à compter de la clôture de l'affaire ^[7]. Il s’agit notamment des informations personnelles de base (prénoms, noms, adresse électronique), des préférences linguistiques et des réponses. Les contributions sont archivées conformément à la politique du Médiateur en matière d'archivage ^[8].

7. Comment protégeons-nous vos données?

Les données électroniques sont stockées sur les serveurs du Médiateur européen. Ces données sont protégées par de nombreuses mesures de sécurité mises en place par le secteur des technologies de l’information et de la communication du Médiateur européen afin de protéger l’intégrité et la confidentialité de la propriété électronique de l’institution.

L’accès aux données à caractère personnel est protégé par la gestion des droits d’accès, qui sont strictement limités et fondés sur le principe du «besoin d’en connaître».

Les adresses électroniques ne sont jamais rendues publiques, mais elles sont stockées et peuvent être utilisées par le Médiateur européen pour la correspondance liée à la réponse fournie.

8. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer?

Lorsque vous contribuez à une consultation, vous pouvez choisir si vos données personnelles doivent être publiées ou non sur notre site Web.

Vous disposez également de droits spécifiques en tant que «personne concernée» au titre du chapitre III (articles 14 à 25) du règlement (UE) 2018/1725, en particulier le droit d’accéder à vos données à caractère personnel et de les rectifier si elles sont inexactes ou incomplètes. Sous certaines conditions, vous avez le droit d'effacer vos données personnelles, de limiter le traitement de vos données personnelles et le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles.

Le Médiateur européen répondra à vos demandes dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d’un mois.

Enfin, vous avez le droit de saisir à tout moment le Contrôleur européen de la protection des données si vous estimez que le Médiateur européen a violé vos droits au titre du règlement (UE) 2018/1725 en raison du traitement de vos données à caractère personnel.

9. Qui contacter en cas de questions ou de réclamations concernant la protection des données?

À tout moment, vous pouvez envoyer des questions relatives à la protection des données concernant les consultations publiques du Médiateur européen à l’adresse suivante: EO@ombudsman.europa.eu

Vous pouvez également contacter le délégué à la protection des données du Médiateur européen à l’adresse suivante: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Vous pouvez introduire une réclamation auprès du Contrôleur européen de la protection des données à tout moment à l'adresse suivante: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] Voir article 10 du règlement (UE) 2018/1725.

[2] Voir: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850

[3] Voir: https://www.ombudsman.europa.eu/fr/document/en/70850

[4] Voir: https://www.ombudsman.europa.eu/fr/strategic-issues/public-consultations.

[5] Les données à caractère personnel publiées sur le site web du Médiateur européen sont accessibles dans le monde entier. Les juridictions de l’UE ont constaté que le chargement de données à caractère personnel sur une page web ne constitue pas un transfert de données à caractère personnel (voir arrêt de la Cour du 6 novembre 2003, Lindqvist, C-101/01).

[6] Disponible sur le site web du Médiateur européen à l’adresse suivante: https://www.ombudsman.europa.eu/fr/document/en/61555.

[7] Voir: https://www.ombudsman.europa.eu/fr/document/en/70850.

[8] Voir: https://www.ombudsman.europa.eu/fr/document/en/70850.