Le plaignant a demandé à la Commission européenne l’accès du public à des courriels spécifiques et à d’autres échanges liés aux politiques et à la législation environnementales de l’UE. La Commission a accordé l’accès à une partie des documents qu’elle a identifiés comme relevant du champ d’application de la demande. À l'appui de sa décision d'expurger certaines informations, elle a invoqué diverses exceptions au titre de la législation de l'UE sur l'accès du public aux documents (règlement (CE) n° 1049/2001), faisant valoir que la divulgation pourrait porter atteinte à la vie privée, aux intérêts commerciaux et au processus décisionnel. En ce qui concerne les courriels demandés, la Commission a déclaré qu’ils n’étaient pas enregistrés car elle ne les considérait pas comme relevant de ses critères d’enregistrement des documents en raison de leur contenu et de leur courte durée de vie.

L’enquête de la Médiatrice a démontré que les courriels concernaient des «politiques, activités et décisions» relevant de la responsabilité de la Commission et étaient clairement des «documents» au sens du règlement (CE) no 1049/2001. À ce titre, alors que l’enquête était en cours, la Médiatrice a exhorté la Commission à évaluer si l’accès du public pouvait être accordé. La Commission a enregistré les courriels et a accepté de les examiner en vue d’une éventuelle divulgation au titre du règlement (CE) no 1049/2001.

La Médiatrice a estimé que le défaut initial de la Commission d’enregistrer et d’inclure les courriels dans le champ d’application de la demande constituait un cas de mauvaise administration. Toutefois, étant donné que la Commission a accepté de les examiner dans le cadre de la demande, des enquêtes supplémentaires n’étaient pas justifiées. Compte tenu du temps considérable que la Commission a pris pour traiter correctement la demande d’accès du public du plaignant, la Médiatrice a exhorté la Commission à finaliser son évaluation sans délai.