La plainte concerne une demande d’accès du public aux messages fondés sur la téléphonie mobile qui ont été envoyés par le président du Conseil européen aux chefs d’État et de gouvernement en 2018. Le Conseil européen a déclaré qu'il ne détenait aucun message qui constituerait un "document", en vertu des règles de l'UE relatives à l'accès du public aux documents. Les plaignants ont remis en question cet argument.

La Médiatrice a estimé que l'argument du Conseil européen était juridiquement correct et elle n'a donc constaté aucun cas de mauvaise administration. Toutefois, elle a noté que la plainte soulevait des questions importantes, notamment la nécessité de tenir des registres adéquats en ce qui concerne le texte et la messagerie instantanée, qui sont de plus en plus utilisés pour la communication professionnelle, y compris la communication d'informations de fond. Compte tenu de leur obligation d’établir et de conserver des documents relatifs à leurs activités, les institutions de l’UE devraient refléter cette réalité dans leurs règles respectives en matière d’enregistrement des documents, en veillant à ce que les communications pertinentes soient dûment enregistrées.