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Décision du Médiateur européen sur les procédures internes de traitement des demandes d'accès public aux documents et des demandes d'information

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Les procédures définies par la présente décision ont pour but de garantir que le Médiateur applique les normes les plus strictes de transparence et d'efficience à l'examen des demandes d'accès public aux documents et des demandes d'information.

Les demandes d'accès aux documents détenus par les services du Médiateur européen sont traitées conformément au règlement (CE) n° 1049/2001[1], dans le respect du statut du Médiateur européen[2].

La présente décision s'applique aussi aux demandes d'information adressées aux services du Médiateur.

Le Médiateur arrête les procédures internes suivantes:

Article premier: Réception des demandes d'accès public aux documents et des demandes d'information

1.1 Le service compétent au premier chef pour le traitement des demandes d'accès public aux documents et des demandes d'information est une unité désignée à cette fin.

1.2 Toute personne qui, dans les services du Médiateur, reçoit une demande d'accès à des documents la transmet promptement à l'unité désignée en vue de son enregistrement et de son traitement.

1.3 Toute personne qui, dans les services du Médiateur, reçoit une demande écrite d'information y répond directement avec diligence. Si ce n'est pas possible, la demande d'information est transmise à l'unité désignée.

Article 2: Demandes d'accès public aux documents

2.1 Les demandes d'accès aux documents sont traitées conformément aux dispositions procédurales[3] des articles 6 à 10 du règlement (CE) n° 1049/2001. Ces dispositions comprennent le droit pour le demandeur de présenter une demande confirmative[4] en cas de refus total ou partiel ou d'absence de réponse dans le délai requis.

2.2 Les décisions concernant les demandes initiales sont prises par le chef de l'unité désignée. Si l'accès aux documents demandés est totalement ou partiellement refusé, la décision concernant une demande initiale est motivée et informe le demandeur de son droit de présenter une demande confirmative.

2.3 Les décisions concernant les demandes confirmatives sont prises par le secrétaire général. Si l'accès aux documents demandés continue d'être totalement ou partiellement refusé, la décision concernant une demande confirmative est motivée et informe le demandeur de son droit de former un recours devant la Cour de justice de l'Union européenne, en vertu des dispositions pertinentes du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne.

2.4 L'accès du public aux documents est accordé, à moins qu'il ne soit nécessaire de protéger certains intérêts publics ou privés au titre des exceptions prévues à l'article 4 du règlement (CE) n° 1049/2001.

2.5 Lorsqu'une demande d'accès public à des documents concerne un document obtenu au cours d'une enquête d'une personne physique ou morale, d'une institution européenne ou d'un État membre sous le sceau de la confidentialité, la non-divulgation du document est présumée conformément au statut du Médiateur européen[5].

2.6 Dans de tels cas, par souci de transparence, le Médiateur peut s'adresser à la personne, à l'institution ou à l'État membre qui a fourni le document pour voir si la confidentialité pourrait être levée et le document divulgué.

Article 3: Données à caractère personnel

3.1 Lorsqu'un document auquel l'accès du public est demandé contient des données à caractère personnel au sens du règlement sur la protection des données[6], le traitement de ces données à caractère personnel est conforme aux dispositions dudit règlement.

3.2 Par souci de transparence, les noms des membres du personnel du Médiateur, s'ils sont mentionnés dans le cadre de leurs fonctions, sont normalement divulgués, à moins qu'il n'existe une raison valable de s'en abstenir.

Article 4: Demandes d'information

4.1 Les demandes d'information sont traitées aussi rapidement que possible et, en tout cas, dans un délai de quinze jours ouvrables.

4.2 Toute décision refusant de donner des informations est motivée[7] et informe le demandeur de son droit de demander la révision de cette décision.

4.3 En cas de demande de révision, le secrétaire général réexamine la décision refusant de donner les informations demandées. Cette révision est effectuée aussi rapidement que possible et, en tout cas, dans un délai de quinze jours ouvrables.

Article 5: Adoption et entrée en vigueur

La présente décision entre en vigueur le jour de son adoption. La décision du Médiateur européen du 26 mai 2014 adoptant les procédures internes de traitement des demandes d'accès public aux documents et des demandes d'information est abrogée.

Strasbourg, le 01/09/2016

[1] Règlement (CE) n° 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission (JO L 145 du 31.5.2001, p. 43).

[2] Décision du Parlement européen du 9 mars 1994 concernant le statut et les conditions générales d'exercice des fonctions du médiateur (JO L 113 du 4.5.1994, p. 15), telle que modifiée par les décisions du 14 mars 2002 (JO L 92 du 9.4.2002, p. 13) et du 18 juin 2008 (JO L 189 du 17.7.2008, p. 25).

[3] Par "procédurales", on entend faire référence aux questions de délais, de mode d'accès et de révision.

[4] "Demande confirmative" est le terme utilisé dans le règlement (CE) n° 1049/2001 pour les demandes de révision.

[5] Le Médiateur considère que les documents suivants entrent dans le champ de l'article 2, paragraphe 5, de la présente décision: 1. documents sensibles, au sens de l'article 9 du règlement (CE) n° 1049/2001, obtenus d'une institution européenne, 2. documents obtenus, y compris après inspection, d'une institution européenne sous le sceau de la confidentialité, 3. documents classés secrets par la législation ou la réglementation obtenus d'un État membre, 4. preuves obtenues par témoignage, à titre confidentiel, de fonctionnaires ou d'autres agents de l'Union, 5. documents émanant d'un plaignant ou d'un tiers que le Médiateur, afin de protéger les intérêts légitimes du plaignant ou de tiers, classe comme confidentiels, soit à la demande du plaignant ou du tiers concerné, soit de sa propre initiative.

[6] Règlement (CE) n° 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données (JO L 8, du 12.1.2001, p. 1).

[7] Les motifs qui peuvent fonder un tel refus comprennent la confidentialité, le secret professionnel ou l'obligation de ne pas nuire à un plaignant ou à un tiers.