Tutkimuksen tausta

1. Euroopan oikeusasiamies käynnisti toukokuussa 2011 vierailuohjelman EU:n virastoihin edistääkseen hyvää hallintoa ja jakaakseen parhaita käytäntöjä näiden EU:n yksiköiden kesken. Nämä vierailut tehdään virallisesti sen perusteella, että oikeusasiamiehellä on toimivalta tehdä oma-aloitteisia tutkimuksia Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 228 artiklan nojalla. Ne tarjoavat oikeusasiamiehelle ja virastoille tilaisuuden käydä rakentavaa vuoropuhelua, jonka tarkoituksena on vaalia ja vahvistaa kansalaisille tarjottavien palvelujen hallintokulttuuria [1].

2.  Cedefop perustettiin Euroopan ammatillisen koulutuksen kehittämiskeskuksen perustamisesta 10 päivänä helmikuuta 1975 annetulla neuvoston asetuksella (ETY) N:o 337/75 [2], jota on viimeksi muutettu neuvoston asetuksella (EY) N:o 2051/2004 [3]. Sen tehtävänä on tukea eurooppalaisten ammatillista koulutusta koskevien politiikkojen kehittämistä ja edistää niiden täytäntöönpanoa.

3. Oikeusasiamies vieraili Cedefopissa 22. helmikuuta 2012.

Tutkimuksen kohde

4.  Cedefopin johdon kanssa pidetyssä kokouksessa keskityttiin seuraaviin kysymyksiin:

• Hyvän hallintotavan säännöstön ja eettisten normien noudattaminen
• Avoimuus, vuoropuhelu ja vastuuvelvollisuus
• Valinta ja rekrytointi
• Tarjoukset
• Eturistiriidat
• Henkilöstökomitean puuttuminen

Oikeusasiamiehen havainnot ja ehdotukset Cedefopin vierailun jälkeen

5. Oikeusasiamies lähetti 27 päivänä huhtikuuta 2012 Cedefopille kertomuksen, joka sisälsi hänen vierailun aikana tekemänsä havainnot ja seuraavat ehdotukset [4]:

a) Sen lisäksi, että Cedefop on sitoutunut luomaan erityisen sivun asiakirjoihin tutustumista koskevia pyyntöjä varten ja laatimaan vuosikertomuksen tällaisten pyyntöjen käsittelystä, se voisi harkita virallisten menettelyjen käyttöönottoa asiakirjoihin tutustumista koskevien pyyntöjen käsittelemiseksi. Tällaisiin menettelyihin olisi sisällyttävä sekä alkuperäisiä pyyntöjä että uudistettuja pyyntöjä. Näin Cedefop voisi noudattaa asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 säädettyjä määräaikoja. Oikeudellisen neuvonantajan osallistuminen asiakirjoihin tutustumista koskevien pyyntöjen käsittelyyn olisi tarkoituksenmukaisinta ja suositeltavaa. Oikeusasiamies lisäsi auttavansa mielellään Cedefopia antamaan lisäkoulutusta asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi ja asetuksen (EY) N:o 1049/2001 soveltamisesta.

b) Oikeusasiamies kannusti Cedefopia asettamaan ainakin verkkosivustonsa kotisivun sekä tiedot sen tehtävistä ja kielipolitiikasta saataville kaikilla 23:lla perustamissopimuksen kielellä. Tervehtimällä verkkosivustolla omalla kielellään vierailevia kansalaisia ja selittämällä heille sen tehtäviä Cedefop osoittaisi selvästi, että se tunnustaa, että kaikilla Euroopan unionin kansalaisilla on oikeutettu etu sen työhön.

c) Parantaakseen hakijoille valintamenettelyissä annettavia tietoja oikeusasiamies kannusti Cedefopia tiedottamaan hakijoille kaikista heidän käytettävissään olevista mahdollisuuksista riitauttaa päätös, jolla heidät suljetaan kilpailun ulkopuolelle. Mahdollisia ulkoisia muutoksenhakukeinoja ovat oikeus kannella oikeusasiamiehelle ja oikeus nostaa kumoamiskanne EU:n tuomioistuimissa.

d) Oikeusasiamies ehdotti, että Cedefop harkitsisi uudelleen kantaansa valintalautakunnan jäsenten nimien julkistamiseen. 

e) Cedefop voisi harkita mahdollisuutta ilmoittaa tarjoajille mahdollisuudesta hakea muutosta tekemällä kantelun oikeusasiamiehelle.

f) Oikeusasiamies kannusti Cedefopia toteuttamaan kaikki tarvittavat toimenpiteet sen varmistamiseksi, että henkilöstökomitea valitaan edustamaan henkilöstön etuja.

Cedefopin toteuttamat jatkotoimet oikeusasiamiehen ehdotusten johdosta

6. Cedefop lähetti 18. heinäkuuta 2012 oikeusasiamiehen ehdotuksia koskevan seurantatoimintasuunnitelmansa. Cedefop ilmoitti oikeusasiamiehelle aikovansa luoda verkkosivustolleen erityisen osion asiakirjoihin tutustumista koskevia pyyntöjä varten. Verkkosivu, joka on saatavilla englanniksi, saksaksi ja ranskaksi, tarjoaa välittömän pääsyn Cedefopin ”useimpiin pyydettyihin asiakirjoihin” ja sisältää pyyntölomakkeen, jota käytetään tapauksissa, joissa pyydetty asiakirja ei ole saatavilla verkossa. Pyynnöt, joihin vastaaminen edellyttää oikeudellista neuvontaa, toimitetaan oikeudelliselle neuvonantajalle. Virasto sitoutui myös julkaisemaan vuosikertomuksen asiakirjoihin tutustumista koskevien pyyntöjen käsittelystään. Cedefop ilmoitti oikeusasiamiehelle aikovansa elokuusta 2012 alkaen asettaa saataville englannin-, saksan- ja ranskankielisen virallisen verkkosivustonsa staattiset tiedot, kuten tiedot sen tehtävästä ja tärkeimmistä toiminta-aloista, sekä navigointivalikon. Osana mahdollista siirtymistä uuteen teknologiseen ratkaisuun verkkoportaalissaan se sitoutui myös tutkimaan mahdollisuutta perustaa monikielinen verkkosivusto, joka tarjoaisi tietoa 23 virallisella kielellä. Budjettirajoitusten vuoksi hanketta ei kuitenkaan voitu aloittaa ennen vuotta 2014. Cedefop lisäsi, että se alkoi heinäkuusta 2012 alkaen tiedottaa sekä valintamenettelyihin osallistuville hakijoille että hylätyille tarjoajille heidän oikeudestaan tehdä kantelu oikeusasiamiehelle, ja tästä on nyt maininta kaikissa asiaankuuluvissa asiakirjoissa ja tiedonannoissa. Cedefop säilytti kantansa olla julkistamatta valintalautakunnan jäsenten nimiä. Lopuksi se ilmoitti oikeusasiamiehelle, että vaalien jälkeen uusi henkilöstökomitea otti tehtävänsä hoitaakseen 12. kesäkuuta 2012.

Oikeusasiamiehen analyysi ja päätelmät

Oikeusasiamiehen arvio, joka johti suositusluonnokseen

7. Oikeusasiamies oli tyytyväinen Cedefopin rakentavaan lähestymistapaan ja halukkuuteen toteuttaa suurin osa ehdotuksistaan. Hän pani tyytyväisenä merkille erityisesti, että Cedefop oli jo pannut täytäntöön hänen ehdotuksensa, jotka koskivat tietojen antamista tarjoajille ja ehdokkaille henkilöstön valintamenettelyissä. Tältä osin hän totesi, että Cedefopin verkkosivustolla äskettäin julkaistut avoimia toimia koskevat ilmoitukset sisälsivät tietoa mahdollisuudesta kannella oikeusasiamiehelle otsikon "Muutoksenhakumenettelyt" alla. Hän totesi uskovansa, että hylätyille tarjoajille lähetetyissä kirjeissä on vastaavia tietoja.

8.  Oikeusasiamies pani myös tyytyväisenä merkille Cedefopin ennakoivan lähestymistavan asiakirjojen saatavuuteen. Kuten oikeusasiamies on toistuvasti korostanut, hyvä hallinto edellyttää, että yleisön oikeus tutustua asiakirjoihin ymmärretään siten, että se ei koske ainoastaan sitä, että EU:n toimielinten, elinten ja laitosten on käsiteltävä asianmukaisesti asiakirjoihin tutustumista koskevat pyynnöt, vaan myös vaatimusta, jonka mukaan tiedot ja asiakirjat on asetettava helposti ja ennakoivasti yleisön saataville [5]. Cedefopin sitoumus antaa suora pääsy useisiin asiakirjoihin, joiden on todettu kiinnostavan yleisöä, oli erittäin tervetullut. 

9. Oikeusasiamies oli tyytyväinen myös Cedefopin kielipolitiikkaa koskeviin sitoumuksiin. Hän oli tyytyväinen viraston pyrkimyksiin saattaa verkkosivustonsa etusivu saataville kaikilla 23 virallisella kielellä. Oikeusasiamiehen kantana on, että mitä tulee EU:n toimielinten ulkoiseen viestintään kansalaisten kanssa, olisi ihanteellista, että tähän tarkoitukseen tarkoitettu aineisto julkaistaisiin kaikilla virallisilla kielillä. Jotta ulkoinen viestintä olisi tehokasta, kansalaisten on ymmärrettävä toimielinten heille toimittamat tiedot [6].  

10. Koska oikeusasiamies pitää henkilöstökomiteoiden roolia tärkeimpänä virallisena viestintäkanavana johdon ja henkilöstön välillä erittäin tärkeänä, oikeusasiamies suhtautui myönteisesti henkilöstökomitean valintaa koskeviin uutisiin.

11. Valintalautakunnan jäsenten nimien julkistamisen osalta Cedefop väitti oikeusasiamiehen vierailun aikana, että julkistamatta jättämisellä pyritään suojelemaan valintalautakunnan jäseniä ulkopuoliselta painostukselta. Se pyysi oikeusasiamiestä pitämään mielessä viraston pienen koon ja sijainnin. Se totesi, että sen henkilöstön jäsenet epäröivät osallistua valintalautakuntiin, jos heidän nimensä paljastetaan.

12. Vierailun jälkeen 27. huhtikuuta 2012 antamassaan kertomuksessa oikeusasiamies tarkasteli huolellisesti näitä väitteitä ja vastasi niihin seuraavasti.

”31. Cedefopin toimintaperiaatteesta, jonka mukaan sen valintalautakuntien jäsenten nimiä ei paljasteta, oikeusasiamies muistuttaa, että vakiintuneen oikeuskäytännön mukaan valintalautakuntien päätöksentekoon ja työskentelyyn liittyvä salassapitovelvollisuus otettiin käyttöön, jotta voitiin taata valintalautakuntien riippumattomuus ja niiden työskentelyn objektiivisuus suojelemalla niitä kaikelta ulkopuoliselta puuttumiselta ja painostukselta [7].  Tämän salaisuuden noudattaminen estää näin ollen valintalautakuntien yksittäisten jäsenten näkemysten ilmaisemisen. Oikeusasiamies on johdonmukaisesti katsonut, että valintalautakunnan jäsenten oikeus pitää henkilökohtaiset näkemyksensä salassa ei kuitenkaan tarkoita heidän henkilöllisyytensä pitämistä salassa [8].

32. Oikeusasiamies toteaa, että toimielinten näkemykset siitä, mikä on oikea tasapaino avoimuuden ja oikeutettujen luottamuksellisuustarpeiden välillä valintalautakuntien työssä, ovat kehittyneet siten, että avoimuutta painotetaan enemmän [9]. Hän muistuttaa, että sekä EPSOlla että komissiolla on vakiintunut käytäntö, jonka mukaan ne ilmoittavat valintalautakunnan jäsenten nimet. Oikeusasiamies katsoo, että tällainen käytäntö takaa valintamenettelyjen avoimuuden, auttaa rakentamaan ja ylläpitämään kansalaisten luottamusta EU:n toimielimiin, elimiin ja laitoksiin ja vakuuttaa hakijat siitä, että valintamenettelyssä ei ole ollut eturistiriitoja.

13.  Cedefopin vastauksessa oikeusasiamiehen ehdotuksiin ei käsitelty edellä mainittuja seikkoja. Virasto vain toisti, ettei se halua paljastaa valintalautakuntien jäsenten nimiä.

14. Oikeusasiamies pahoitteli viraston omaksumaa kantaa ja katsoi, että valintalautakunnan jäsenten nimien julkistamista koskevan kysymyksen osalta Cedefopin toiminta, eli sekä se, että oikeusasiamiehen tästä asiasta esittämiä väitteitä ei käsitelty, että itse vastaus osoittivat haluttomuutta käydä rakentavaa vuoropuhelua oikeusasiamiehen kanssa tavalla, joka edistää ja vahvistaa kansalaisille tarjottavien palvelujen hallintokulttuuria.

15. Oikeusasiamies tutki näin ollen edelleen asiakysymystä ja säilytti edellä 12 kohdassa mainitun analyysin. Lisäksi oikeusasiamies huomautti, että jokaisella julkisella henkilöllä, joka on tekemisissä virkamiehen kanssa, on oikeus tietää kyseisen virkamiehen nimi. Tämä on hyvän hallinnon perusperiaate. Hallinto ilman kasvoja ja nimeä vieraannuttaa [10]. Valintalautakuntien jäsenten näkemysten salassa pitäminen ei myöskään ole sama asia kuin heidän henkilöllisyytensä salassa pitäminen [11]. Ensin mainittu suojelee valintalautakuntien jäseniä ulkoiselta painostukselta, kun taas jälkimmäinen edistää salailun ja epäluottamuksen ilmapiiriä.

16. Oikeusasiamies totesi myös, että valintalautakuntien jäsenten nimien paljastaminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä asianomaisessa EU:n toimielimessä, elimessä tai laitoksessa ja johtaa näin ollen asetuksen (EY) N:o 45/2001 soveltamiseen. Oikeusasiamies katsoo, että nimien julkistaminen olisi sopusoinnussa tietosuojaa koskevan oikeuden kanssa edellyttäen, että asianomainen toimielin noudattaa useita oikeudellisia vaatimuksia. Näihin kuuluvat i) päätöksen tekeminen, jossa täsmennetään tällaisen luovuttamisen oikeusperusta sekä tarkoitus ja yksityiskohtaiset säännöt, ja ii) rekisteröidyn oikeuksien suojan varmistaminen, mukaan lukien oikeus saada etukäteen selkeät ja täydelliset tiedot luovuttamisesta ja oikeus vastustaa tietojen luovuttamista asetuksen 18 artiklan nojalla [12].

17. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies antoi Cedefopille seuraavan suositusluonnoksen:

Valintamenettelyjen avoimuuden varmistamiseksi Cedefopin olisi otettava käyttöön uudet toimintaperiaatteet, joiden avulla se voi julkistaa valintalautakunnan jäsenten nimet tietosuojasääntöjen mukaisesti.  

Oikeusasiamiehelle hänen suositusluonnoksensa jälkeen esitetyt perustelut

18. Cedefop totesi, että sen alkuperäinen vastaus oikeusasiamiehen ehdotukseen valintalautakunnan jäsenten nimien julkistamisesta perustui termin "julkistaminen"väärinkäsitykseen, jonka se halusi korjata. Cedefop väitti, että se oli virheellisesti ymmärtänyt julkistamisen käsitteen tarkoittavan julkistamista sen verkkosivustolla eikä ilmaisemista tietyille henkilöille/ehdokkaille, jotka voivat osoittaa, että tällaisia tietoja on tarpeen saada. Se totesi, että vaikka se on eri mieltä yleisestä periaatteesta, jonka mukaan nimet julkistetaan milloin tahansa (joko etukäteen tai jälkikäteen), se tutkii konkreettiset, yksittäiset tietojen ilmaisemista koskevat pyynnöt asiaa koskevan lainsäädännön ja oikeuskäytännön mukaisesti. Se lisäsi, että sen pitkäaikainen käytäntö valintamenettelyissä on, että valintalautakuntien jäsenet esittäytyvät aina haastatteluvaiheessa valituille hakijoille.

19. Cedefop selitti lisäksi syyt, joiden vuoksi se ei voinut hyväksyä oikeusasiamiehen suositusta. Ensinnäkin se viittasi henkilöstösääntöjen liitteessä III olevaan 6 artiklaan. Cedefop katsoi, että valintalautakunnan jäsenten nimien julkistaminen altistaisi heidät ulkoiselle painostukselle samalla tavalla kuin heidän hyväksymiensä yksittäisten arviointien julkistaminen. Cedefop katsoi, että tämä olisi vastoin liitteessä III olevan 6 artiklan tarkoitusta.

20. Toiseksi Cedefop väitti, että sen kieltäytymistä voidaan perustella henkilötietojen suojaa koskevalla lainsäädännöllä ja oikeuskäytännöllä. Se katsoi, että termi "henkilötiedot" kattaa kiistatta valintalautakunnan jäsenten nimet ja että näin ollen niiden luovuttamisen olisi täytettävä asetuksissa (EY) N:o 1049/2001 ja (EY) N:o 45/2001 säädetyt edellytykset. Sen mukaan valintalautakunnan jäsenten nimien yleistä julkistamista ei tue asiakirjojen julkisuutta, henkilötietojen suojaa ja valintalautakuntien työskentelyn salassapitoa koskevan lainsäädännön yhteinen tulkinta. Cedefopin mukaan jos hyväksyttäisiin käytäntö, jonka mukaan valintalautakuntien jäsenten nimet julkistetaan ehdoitta, olisi mahdotonta punnita tapauskohtaisesti vastakkaisia periaatteita ja etuja. Cedefop väitti lisäksi, että EU:n lainsäädännössä ei aseteta ehdotonta avoimuusvelvoitetta eikä se oikeuta henkilötietojen rajoittamattomaan tai rajoittamattomaan luovuttamiseen. Kun vedotaan salassapitoperiaatteeseen, avoimuutta voidaan rajoittaa tai se voidaan sulkea pois sen periaatteen mukaisesti, että erityissäännös poikkeaa yleissäännöstä (lex specialis derogat legi generali).

21. Cedefop lisäsi, että sen valintamenettelyjä ei voida verrata EPSOn tai komission järjestämiin menettelyihin. Kun otetaan huomioon sen pieni koko ja se, että se järjestää valintamenettelyjä, kun tietyt virat on täytettävä, tarve suojautua paineilta on välttämättömämpi kuin EPSOn nimittämien valintalautakuntien tapauksessa. Cedefop totesi lopuksi, että se on ottanut käyttöön sisäisen valvonnan järjestelmän varmistaakseen, että valintalautakunnan jäsenillä ei ole eturistiriitoja ja että heidän arviointinsa perustuvat objektiivisiin kriteereihin. Henkilöstöpäällikkö ilmoittaa tätä varten kaikille valintalautakuntien jäsenille heidän vastuualueistaan ja velvollisuudestaan ilmoittaa eturistiriidoista.

Oikeusasiamiehen arvio suositusluonnoksen jälkeen

22. Oikeusasiamies selventää, että sekä hänen ehdotuksensa vierailun jälkeen että hänen suositusluonnoksensa Cedefopille koskivat valintalautakunnan jäsenten nimien ilmoittamista hakijoille [13]. Oikeusasiamiehen tehtävänä ei ole ilmoittaa, olisiko tällainen julkistaminen tehtävä kirjeellä tai sähköpostilla, jossa kaikille hakijoille ilmoitetaan valintalautakunnan kokoonpanosta, tai julkaisemalla luettelo valintalautakunnan jäsenten nimistä Cedefopin verkkosivustolla. Vaikka oikeusasiamies tukee kaikkia käytäntöjä, joilla varmistetaan avoimuuden korkea taso, Cedefopin olisi päätettävä toimintapolitiikasta, joka parhaiten vastaa sen organisatorisia tarpeita. Oikeusasiamies toteaa kuitenkin, että Cedefopin nykyinen käytäntö tiedottaa hakijoille valintalautakunnan jäsenten henkilöllisyydestä haastatteluvaiheessa ei ole riittävä ja riittävä keino varmistaa avoimuuden korkea taso. Ensinnäkin tällainen käytäntö sulkee tosiasiallisesti pois sen, että kaikki hakijat, joita ei kutsuttu haastatteluun, tietäisivät valintalautakunnan jäsenten henkilöllisyyden.  Lisäksi vaikuttaa siltä, että sen hyväksyminen perustuu lähinnä kohteliaisuuteen eikä niinkään tarpeeseen taata valintaprosessin avoimuus. Cedefopin vastauksesta oikeusasiamiehen suositusluonnokseen käy ilmi, että viraston lähestymistapa tietojen julkistamiseen on edelleen kielteinen. Oikeusasiamies voi vain pahoitella Cedefopin vaatimusta pitää valintalautakuntien jäsenten nimet salassa.  Seuraavissa kohdissa esitetyistä syistä hän ei voi hyväksyä viraston esittämiä perusteluja kantansa perustelemiseksi.

23. Cedefop viittasi laajasti valintalautakunnan työskentelyn salassapidon periaatteeseen. Oikeusasiamies toteaa, että henkilöstösääntöjen liitteessä III vahvistetaan kilpailujen järjestämistä ja kulkua koskevat säännöt. Ehdotuksen 3 artiklassa on valintalautakuntien kokoonpanoa koskevat yksityiskohtaiset säännöt [14], kun taas 6 artiklassa taataan valintalautakunnan työskentelyn salaisuus [15]. Oikeusasiamies korostaa, että missään edellä mainituista säännöksistä ei säädetä valintalautakunnan kokoonpanoon liittyvästä nimettömyydestä tai salassapidosta. Ainoa sääntö, jonka lainsäätäjä halusi nimenomaisesti sisällyttää liitteeseen III, koskee menettelyn salaisuutta, joka otettiin käyttöön "valintalautakuntien riippumattomuuden ja niiden menettelyjen objektiivisuuden takaamiseksi suojelemalla niitä kaikelta ulkopuoliselta puuttumiselta ja painostukselta riippumatta siitä, tulevatko ne yhteisön hallinnolta itseltään vai asianomaisilta hakijoilta tai kolmansilta osapuolilta"[16].

24. Näin ollen 6 artiklassa ei säädetä yleisestä salassapitoperiaatteesta valintamenettelyissä eikä yleisestä poikkeuksesta avoimuusperiaatteeseen. Oikeusasiamiehen mielestä on erotettava toisistaan valintalautakunnan yksittäisten jäsenten esittämien näkemysten ilmaiseminen ja kaikki muut valintamenettelyyn liittyvät tiedot. Vaikka on totta, että tiedot, jotka voivat johtaa valintalautakuntien yksittäisten jäsenten ilmaisemien näkemysten ilmaisemiseen ja kaikkien hakijoiden yksilölliseen tai vertailevaan arviointiin liittyvien tekijöiden paljastamiseen, kuuluvat liitteessä III olevan 6 artiklan soveltamisalaan, sama ei koske kaikkia valintamenettelyyn liittyviä tietoja, mukaan lukien valintalautakunnan jäsenten nimet.

25. Vaikka on myös totta, että yhteisöjen tuomioistuin on useaan otteeseen todennut, että tällä säännöksellä voidaan rajoittaa yleisön oikeutta tutustua joihinkin asiakirjoihin tai sulkea se pois, tällä oikeuskäytännöllä on hyvin erityinen soveltamisala [17]. Kaikissa niissä tapauksissa, joissa unionin tuomioistuin katsoi, että valintalautakuntien työskentelyn salassapidon periaate oli etusijalla avoimuusperiaatteeseen nähden, kantajat pyrkivät saamaan oikeuden tutustua korjattuihin kirjallisiin kokeisiinsa ja valintalautakuntien täyttämiin arviointilomakkeisiin. Tässä tutkimuksessa ei kuitenkaan ole kyse oikeudesta tutustua tällaisiin asiakirjoihin.

26. Cedefop väitti, että nimien ilmaisematta jättämisellä on sama tarkoitus kuin menettelyn salaamisella eli valintalautakuntien suojaaminen ulkoiselta painostukselta ja häirinnältä. Oikeusasiamies katsoo, että painostuksen käsitteeseen ei voida vedota yleisesti ja abstraktisti. On todettava, että valintalautakuntaan kohdistuva painostus olisi kohdennettua, todellista ja niin intensiivistä ja tehokasta, että se heikentäisi vakavasti sen riippumattomuutta. Oikeusasiamies toteaa, että Cedefop ei ole osoittanut, että tällainen todellinen riski on olemassa. Se, että on olemassa hypoteettinen riski siitä, että joihinkin valintalautakunnan jäseniin voidaan ottaa yhteyttä meneillään olevan valintamenettelyn yhteydessä, ei riitä asettamaan valintalautakuntien jäsenten nimiä salaisiksi etenkään tapauksissa, joissa voidaan ottaa käyttöön tarkoituksenmukaisempia suojamekanismeja. Valintalautakuntien riippumattomuuden tehokas suojaaminen merkitsee sitä, että viraston olisi otettava käyttöön tarvittavat menettelyt ja suojatoimet, jotta voidaan estää ulkoinen sekaantuminen ja painostus ja käsitellä niitä menestyksekkäästi. Tällaisia toimenpiteitä ovat muun muassa eturistiriitoja koskevien kattavien toimintaperiaatteiden laatiminen, kaikille hakijoille tiedottaminen siitä, että he eivät saa ottaa yhteyttä valintalautakuntien jäseniin, ja velvollisuus ilmoittaa välittömästi kaikista hakijoiden tai kolmansien osapuolten yrityksistä ottaa yhteyttä valintalautakuntien jäseniin. Cedefopin oikeusasiamiehelle toimittamien tietojen mukaan virastolla on käytössään tällaisia mekanismeja.  

27. Jos tällaisista toimenpiteistä huolimatta valintalautakuntiin kohdistettiin kohtuutonta painostusta, oikeusasiamies katsoo, että Cedefopin olisi kutsuttava muista toimielimistä tulevia henkilöstön jäseniä osallistumaan valintalautakuntiinsa sen sijaan, että se vain pyrkisi ratkaisemaan tämän ongelman pitämällä jäsentensä henkilöllisyyden salassa [18].

28. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies päättelee, että henkilöstösääntöjen liitteessä III oleva 6 artikla tai siihen liittyvä oikeuskäytäntö eivät voi oikeuttaa Cedefopin kieltäytymistä hyväksymästä valintalautakunnan jäsenten nimien julkistamista koskevia uusia toimintaperiaatteita.

29. Cedefop väitti myös, että valintalautakunnan jäsenten nimien julkistaminen on ristiriidassa henkilötietojen suojaa koskevien sääntöjen kanssa. Näkemyksensä tueksi Cedefop viittasi laajasti asetusten (EY) N:o 1049/2001 ja (EY) N:o 45/2001 väliseen vuorovaikutukseen, sellaisena kuin yhteisöjen tuomioistuin on sitä tulkinnut asiassa Bavarian Lager antamassaan tuomiossa [19]. Valintalautakuntien jäsenten nimien paljastaminen edellyttää epäilemättä Cedefopin suorittamaa henkilötietojen käsittelyä ja asetuksen 45/2001 soveltamista.

30. Oikeusasiamies kiinnittää kuitenkin Cedefopin huomion siihen, että asetuksen (EY) N:o 45/2001 osalta olisi tehtävä ero henkilötietoja sisältävien tietojen ennakoivan julkistamisen ja tällaisiin tietoihin tutustumista koskeviin pyyntöihin vastaamisen välillä. Henkilötietoja sisältäviin asiakirjoihin tutustumista koskevaa pyyntöä tehtäessä sovelletaan asetuksen (EY) N:o 45/2001 8 artiklaa, ja vastaanottajan on osoitettava siirron tarpeellisuus asiassa Bavarian Lager annetun tuomion perusteella. Näin ei kuitenkaan ole silloin, kun toimielin levittää henkilötietoja sisältäviä tietoja etukäteen esitetystä pyynnöstä riippumatta. Tilanteet, joissa asiakirjoja tai tietoja toimitetaan ennakoivasti, eivät kuulu Bavarian Lager -oikeuskäytännön soveltamisalaan [20]. Tämä ei tarkoita sitä, että tietosuojasääntöjä ei sovellettaisi, vaan ainoastaan sitä, että asetuksen 8 artiklalla ei ole merkitystä.  

31. Oikeusasiamies toteaa, että avoimuus ja henkilötietojen suoja eivät ole ristiriidassa periaatteiden kanssa. Kuten Euroopan tietosuojavaltuutettu on johdonmukaisesti korostanut, toimielimet voivat saavuttaa oikeudenmukaisen tasapainon tietosuojaa koskevan oikeuden ja avoimuutta koskevien yleisten etujen välillä omaksumalla asiaa koskevan ennakoivan lähestymistavan. ”Ennakoiva toiminta merkitsee sitä, että avoimuuden perustana olevien yleisten etujen ja tietosuojasäännöillä suojattujen etujen välinen tasapaino on saavutettu jo ennen tietojen keräämistä tai ainakin sillä hetkellä ja siten ennen tietojen julkista saatavuutta koskevan pyynnön esittämistä”[21]. Joissakin tapauksissa kyseessä olevien eri intressien välinen tasapaino suosii henkilötietojen ilmaisematta jättämistä, kun taas toisissa se luo olettamuksen avoimuudesta.

32. Suositusluonnoksessaan oikeusasiamies katsoi, että nimien julkistaminen voisi olla sopusoinnussa tietosuojaa koskevan oikeuden kanssa edellyttäen, että Cedefop noudattaa useita oikeudellisia vaatimuksia, mukaan lukien rekisteröityjen oikeuksien asianmukainen huomioon ottaminen. Jälkimmäisen osalta Cedefop voisi antaa etukäteen valintalautakuntien jäsenille selkeät ja kattavat tiedot heidän henkilöllisyytensä paljastamisen tarkoituksista, laajuudesta ja yksityiskohtaisista säännöistä ja antaa heille oikeuden vastustaa sitä pakottavista ja perustelluista syistä. Tässä yhteydessä hän viittasi Euroopan tietosuojavaltuutetun antamaan lausuntoon, jossa voitaisiin antaa virastolle ohjeita ja apua suositusluonnoksen täytäntöönpanossa [22]. Hän pitää valitettavana, että Cedefop ei käyttänyt tilaisuutta hyväkseen ja ottanut käyttöön uutta ennakoivaa politiikkaa valintalautakunnan jäsenten nimien julkistamiseksi.

33. Edellä esitetyn analyysin perusteella on selvää, että Cedefop ei hyväksynyt oikeusasiamiehen suositusluonnosta. Oikeusasiamies toteaa kuitenkin, että valintalautakunnan jäsenten nimien ilmoittaminen hakijoille on herättänyt useita kysymyksiä hänen vieraillessaan eri virastoissa. Jotkin virastot ovat pyytäneet oikeusasiamieheltä ohjeita siitä, mikä olisi paras lähestymistapa tässä asiassa [23]. Oikeusasiamies katsoo näin ollen, että paras tapa edetä on päättää tämä tutkimus ja käynnistää oma-aloitteinen tutkimus valintalautakunnan jäsenten nimien julkistamisesta. Asiasisällön vuoksi oikeusasiamies sisällyttää tutkimukseensa kaikki EU:n virastot, joissa hän ei ole vielä käynyt, sekä virastot, joiden lähestymistapa näyttää poikkeavan oikeusasiamiehen suosittelemasta lähestymistavasta.

Päätelmä

Oikeusasiamies tekee tutkimuksensa perusteella seuraavan päätelmän:

Oikeusasiamies on tyytyväinen Cedefopin rakentavaan lähestymistapaan ja halukkuuteen panna täytäntöön suurin osa ehdotuksista, jotka hän teki virastoon tekemänsä vierailun jälkeen.

Hän pitää kuitenkin valitettavana, että Cedefop ei voinut hyväksyä hänen ehdotustaan ottaa käyttöön uudet ennakoivat toimintaperiaatteet valintalautakunnan jäsenten nimien julkistamiseksi. Ottaen huomioon oikeusasiamiehen päätöksen käynnistää oma-aloitteinen tutkimus siitä, miten virastot käsittelevät tätä asiaa, ei ole perusteita jatkaa asian tutkimista.

Cedefopille ilmoitetaan tästä päätöksestä.

P. Nikiforos Diamandouros

Tehty Strasbourgissa 30 päivänä huhtikuuta 2013.