Vierailun tausta

1. Oikeusasiamies käynnisti toukokuussa 2011 virastoihin tehtäviä vierailuja koskevan ohjelman kartoittaakseen ja levittääkseen parhaita käytäntöjä, joita EU:n virastot käyttävät suhteissaan kansalaisiin. Alun perin tehtiin kolme pilottikäyntiä Yhdistyneessä kuningaskunnassa sijaitseviin EU:n virastoihin eli Euroopan pankkiviranomaiseen, Euroopan lääkevirastoon ja Euroopan poliisiakatemiaan. Oikeusasiamies vieraili lokakuussa 2011 Euroopan ympäristökeskuksessa Kööpenhaminassa ja marraskuussa Euroopan huumausaineiden ja niiden väärinkäytön seurantakeskuksessa sekä Euroopan meriturvallisuusvirastossa Lissabonissa [1].

2. Oikeusasiamies ilmoitti Cedefopille 30.1.2012 päivätyllä kirjeellä päättäneensä virastovierailuohjelmansa puitteissa vierailla Cedefopissa 22.2.2012.

3. Cedefop perustettiin 10 päivänä helmikuuta 1975 annetulla neuvoston asetuksella (ETY) N:o 337/75 [2], sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna neuvoston asetuksella (EY) N:o 2051/2004 [3]. Sen tehtävänä on tukea eurooppalaisten ammatillista koulutusta koskevien politiikkojen kehittämistä ja edistää niiden täytäntöönpanoa. Sen strategisena tavoitteena on vahvistaa eurooppalaista yhteistyötä ja tukea komissiota, jäsenvaltioita ja työmarkkinaosapuolia sellaisten politiikkojen suunnittelussa ja täytäntöönpanossa, joilla edistetään huippuosaamista ja sosiaalista osallisuutta edistävää houkuttelevaa ammatillista koulutusta. Cedefopin tehtävänä on koota valikoituja asiakirjoja ja analyyseja tiedoista; edistää tutkimuksen kehittämistä ja koordinointia; hyödyntää ja levittää tietoa; edistää yhteisiä lähestymistapoja ammatillisen koulutuksen ongelmiin; tarjota foorumi keskustelulle ja ajatustenvaihdolle.   

4. Cedefopille lähetettiin esityslistaluonnos, joka sisälsi ne erityiskysymykset, joista oikeusasiamies halusi keskustella. Lisäksi oikeusasiamies ilmoitti Cedefopille, että vastauksena viraston henkilöstökomiteoiden kokouksen (AASC) pyynnöstä antamaansa sitoumukseen hän tapaa myös Cedefopin henkilöstökomitean vierailunsa aikana. Koska vaaleilla valittua henkilöstökomiteaa ei ollut, oikeusasiamies sai pyynnön tavata erään ammattiliiton edustajia Cedefopissa, US-Cedefopissa. Oikeusasiamies suostui tapaamaan ammattiliittojen edustajia. 

Vierailu

5. Kokous Cedefopin johdon kanssa pidettiin 22. helmikuuta 2012. Oikeusasiamiehen mukana oli hänen kabinettinsa oikeudellinen neuvonantaja Christina Karakosta. Cedefopia edustivat vt. johtaja Christian Lettmayr, jota seurasivat alueresurssien päällikkö Thierry Bernard-Guele, talous- ja hankintaosaston päällikkö George Paraskevaidis, henkilöstöosaston päällikkö Ginette Manderscheid, viestintä-, tiedotus- ja levitysosaston päällikkö Gerd-Oskar Bausewein, tutkimus- ja politiikka-analyysiosaston päällikkö Pascaline Descy, oikeudellinen neuvonantaja Miriam Fuchs, tietosuojavastaava Spyros Antoniou, vanhempi asiantuntija Jesus Bustamante, System Librarian - tietosuojavastaava, asiantuntija Paula McClure, arkistojen hallintaosaston päällikkö ja johtajan avustaja Tine Soerensen Ballis.

6. Kokous alkoi vt. johtajan pitämällä lyhyellä esittelyllä. Hän antoi oikeusasiamiehelle joitakin yleisiä tietoja virastosta, sen tehtävästä ja organisaatiosta. Oikeusasiamies puolestaan selvensi, että hänen vierailunsa tehdään virallisesti sen perusteella, että hänellä on toimivalta tehdä oma-aloitteisia tutkimuksia. Hän huomautti, että oma-aloitteinen tutkinta merkitsee muun muassa sitä, että tällaisiin tutkimuksiin sovelletaan tavanomaisia menettelyllisiä takeita. Näihin kuuluu viraston oikeus pyytää Euroopan oikeusasiamiestä käsittelemään tietoja ja asiakirjoja luottamuksellisesti [4]. Näiden alustavien esitysten jälkeen eri yksiköiden päälliköt pitivät esityksiä voidakseen vastata oikeusasiamiehen 30. tammikuuta 2012 päivätyssä kirjeessä esittämiin kysymyksiin. Oikeusasiamiehelle toimitettiin myös PowerPoint-esitys ja tositteet.

7. Johdon tapaamisen jälkeen oikeusasiamies ja Karakosta tapasivat kaksi Us-Cedefopin edustajaa, Tina Bertzeletoun ja David Crabben, Cedefopin henkilöstökomitean entisen puheenjohtajan. Ammattiliitto otti esiin kysymyksen henkilöstökomitean puuttumisesta ja ongelmista tiedonkulussa johdolta henkilöstölle. He huomauttivat, että Cedefopin henkilöstölle ei tiedotettu oikeusasiamiehen vierailusta. He esittivät myös kysymyksiä, jotka koskivat oikeutta tutustua asiakirjoihin ja asetuksen (EY) N:o 1049/20001 soveltamista. 

8. Oikeusasiamies ja Cedefopin johto keskustelivat seuraavista aiheista:

• Hyvän hallintotavan säännöstön ja eettisten normien noudattaminen
• Avoimuus, vuoropuhelu ja vastuuvelvollisuus
• Valinta ja rekrytointi
• Tarjoukset
• Eturistiriidat
• Henkilöstökomitean puuttuminen

Oikeusasiamiehen havainnot ja ehdotukset

(A) Hyvän hallintotavan säännöstön ja eettisten normien noudattaminen

9. Yksi oikeusasiamiehen perustehtävistä on varmistaa, että EU:n hallinto on avointa, palveluhenkistä ja tehokasta yhteydenpidossa kansalaisiin. Asiaa koskevat perusperiaatteet vahvistetaan hyvän hallintotavan eurooppalaisessa säännöstössä (CGAB). Asia on edelleen merkittävä Euroopan oikeusasiamiehen toimiston päivittäisessä työssä, mikä viittaa siihen, että EU:n hallinnolla on edelleen joitakin haasteita tällä alalla. Euroopan oikeusasiamies pyrkii tarvittaessa löytämään nopean ratkaisun kanteluihin, jotka koskevat kansalaisten alustavista yhteyksistä hallintoon johtuvia epäkohtia. Tällaisissa tapauksissa oikeusasiamiehen yksiköt ottavat yleensä yhteyttä asianomaiseen henkilöön puhelimitse.

10. Kaikki EU:n virastot sopivat hyväksyvänsä EU:n hyvän hallintotavan säännöstön virastojen johtajien kokouksessa Lissabonissa lokakuussa 2008. Vaikka oikeusasiamies oli tyytyväinen siihen, että Cedefopin verkkosivustolla on linkki Euroopan hyvän hallintotavan säännöstöön, hän halusi selvittää, miten Cedefop on pannut tämän päätöksen täytäntöön ja miten se varmistaa, että sen henkilöstö noudattaa säännöstössä vahvistettuja periaatteita.

11. Cedefop selitti, että hyvän hallintotavan säännöstö on julkaistu sekä keskuksen verkkosivustolla (kaikilla EU:n kielillä) että sen intranetsivustolla. Henkilöstön jäsenille toimitetaan kopiot käytännesääntöjen painetusta versiosta sekä informatiivinen sisäinen julkaisu ”A short guide on good behaviour”. Jälkimmäinen sisältää ohjeita ammatillisesta käyttäytymisestä kollegoihin nähden. Siinä on myös pieni osio, jossa muistutetaan Cedefopin henkilöstöä siitä, että heidän yksityinen käyttäytymisensä voi myös heijastaa Cedefopia ja EU:ta, ja kannustetaan heitä yrittämään käyttäytyä myös työelämänsä ulkopuolella tavalla, joka heijastaa myönteisesti Cedefopia ja EU:n hallintoa.

12. Cedefop ilmoitti oikeusasiamiehelle myös, että eettiset normit, kuten lahjomattomuus, oikeudenmukaisuus, objektiivisuus ja yhdenvertainen kohtelu, ovat osa arviointiperusteita, joita käytetään henkilöstön jäsenten arvioinnissa, ja sisäisen valvonnan standardeja, jotka koskevat tehokasta hallintoa. Erityisesti perusteen 2 otsikkona on "eettiset ja organisatoriset arvot". Tämän kriteerin mukaan viraston on luotava sekä aineelliset että menettelylliset puitteet, joissa henkilöstölle tiedotetaan eettisestä toiminnasta, hyvästä hallintotavasta, eturistiriitojen välttämisestä ja petosten ehkäisemisestä, ohjataan ja tuetaan niitä sekä ilmoitetaan häirinnästä tai muista sääntöjenvastaisuuksista. Tämän vaatimuksen toteuttamiseksi Cedefop sitoutui jakamaan tiedotusasiakirjoja ja järjestämään koulutusta.

13. Cedefopin intranet-osiossa ”Etiikka ja eheys” on asiakirjoja ja tietoa monista eri aiheista, kuten eturistiriidat, puolison työsuhde, lahjat ja palvelukset, häirintä, väärinkäytösten paljastaminen, ulkopuolinen toiminta ja arkaluonteiset toimet. Cedefop huomautti myös, että väärinkäytösten paljastamista, häirintää ja luottamuksellisuutta koskevia koulutustilaisuuksia on järjestetty. Häirinnän osalta oikeusasiamiehelle ilmoitettiin, että on nimitetty viisi häirintäyhdyshenkilöä, jotta kuka tahansa henkilöstön jäsen voi ottaa yhteyttä häirintäyhdyshenkilöön, jonka kanssa hänen on mukavampi puhua. Cedefop keskittyi myös tarpeeseen varmistaa tehokas viestintä johdon ja henkilöstön välillä sekä tiedonkulun parantamiseen intranetin, uutiskirjeiden, hälytysten, ehdotusten laatikon ja henkilöstökyselyjen kautta.

 14. Oikeusasiamies on tyytyväinen Cedefopin sitoumukseen antaa henkilöstölleen monenlaista tietoa hyvästä hallintotavasta ja eettisistä normeista sekä järjestää koulutustilaisuuksia tietyistä aiheista, kuten väärinkäytösten paljastamisesta ja häirinnästä. Sen sisäinen julkaisu "Lyhyt opas hyvästä käytöksestä" voisi toimia inspiraation lähteenä muille EU:n elimille ja virastoille, jotka haluavat antaa henkilöstölleen ohjeita säännöistä ja periaatteista, jotka koskevat käyttäytymistä kollegoita kohtaan.

B) Avoimuus, vuoropuhelu ja vastuuvelvollisuus

15. Oikeusasiamies asettaa myös etusijalle avoimuuden edistämisen ja vastuuvelvollisuuden lisäämisen EU:n hallinnossa. Tämä vaatimus näkyy muun muassa asiakirjojen julkisuutta koskevassa EU:n lainsäädännössä, jossa oikeusasiamies mainitaan nimenomaisesti muutoksenhakuelimenä. Se näkyy myös oikeusasiamiehen laajoissa tutkintavaltuuksissa, joiden avulla hän voi perusteellisesti selvittää tutkimustensa aikana esiin nousseet tosiseikat ja kysymykset.

16. Oikeusasiamies halusikin tietää lisää seuraavista asioista:

a) Miten Cedefop käytännössä käsittelee asiakirjoihin tutustumista koskevia pyyntöjä? Mitkä ovat sen ohjeet ja/tai käytännön järjestelyt tällaisten pyyntöjen käsittelemiseksi? Esittäkää esimerkkejä, kuten pääasiallinen kirjeenvaihto, jota virasto on käynyt käsitellessään kolmea viimeistä pyyntöä saada tutustua asetuksen (EY) N:o 1049/2001 nojalla käsiteltyihin asiakirjoihin.

b) Laatiiko Cedefop sisäisen tai ulkoisen vuosikertomuksen siitä, miten se on käsitellyt yleisön oikeutta tutustua asiakirjoihin?

c) Toimiiko tai aikooko Cedefop ylläpitää asetuksen (EY) N:o 1049/2001 11 artiklassa tarkoitettua julkista rekisteriä?

d) Cedefop käsittelee valtavan määrän tietoa ja dataa. Sen verkkosivusto on käyttäjäystävällinen, ja se sisältää suuren määrän tietoja, julkaisuja ja tietoa Cedefopin tärkeimmistä toiminnoista. Erityisesti osiossa "Yhteystiedot" on yksityiskohtainen yhteystietoluettelo ja eri yhteyshenkilöt eri asioissa. Miten Cedefop käsittelee tietopyyntöjä? Antakaa tietoja palautteesta, jota Cedefopin yksiköt saavat käyttäjiltä ja sidosryhmiltä tiedonsaannista.

17. Cedefop selvitti tiedotuspolitiikkaansa. Se huomautti aluksi, että se käsittelee valtavan määrän toimintapoliittisia asiakirjoja ja tietoja. Sen verkkosivusto perustuu logiikkaan, jonka mukaan Cedefopin ydintoimintoja koskevien asiakirjojen ja tietojen olisi oltava julkisesti ja helposti saatavilla. Ennakoiva toiminta on yksi Cedefopin päähuolenaiheista. Cedefop keskittyy sähköisiin julkaisuihin, ja se on hiljattain ottanut käyttöön e-kirjan muodon julkaisuissaan tehdäkseen tiedoista houkuttelevampia ja helpommin saatavilla olevia. Cedefop toimitti oikeusasiamiehelle asiakirjoja, joissa kuvataan vakiomenettely tietopyyntöihin vastaamiseksi ja vierailijoiden vastaanottamiseksi. Cedefop toimitti tilastoja sähköpostitse lähetetyistä tietopyynnöistä sekä viitepalveluryhmän saamista tiedusteluista. Se myös tiedotti oikeusasiamiehelle määräajoista ja palautteesta. Useimmat pyynnöt käsitellään 24 tunnin kuluessa ja vain 16% käsitellään yli viikon, mutta alle 15 päivää. Se totesi, että 99 prosenttia käyttäjistä ilmoitti olevansa tyytyväisiä tai erittäin tyytyväisiä.

18. Kokouksen aikana korostettiin myös, että Cedefopin verkkosivustolla on saatavilla useita taloudellisia ja organisatorisia kysymyksiä koskevia asiakirjoja, kuten vuosittainen luettelo toimeksisaajista, tilinpäätös ja vuosikertomukset, kun taas kaikkien henkilöstön jäsenten nimet ja sähköpostit ovat julkisesti saatavilla. 

19. Myös käännöskeskuksen julkaisuissa käytettyjä kieliä koskeva kysymys otettiin esille. Selitettiin, että kaikki asiakirjat julkaistaan englanniksi. Julkaisut julkaistaan myös ranskaksi, saksaksi, kreikaksi, italiaksi, portugaliksi ja espanjaksi sekä kiertävän EU-puheenjohtajuuskauden kielellä. Cedefop selitti, että rajallinen aika ja rajalliset taloudelliset resurssit eivät mahdollista kääntämistä kaikille 23 viralliselle kielelle. Lisäksi Cedefop kannustaa kumppaneitaan kääntämään tutkimuksiaan ja raporttejaan muille kielille ja antaa helposti käännöksiä koskevia lisenssejä kolmansille osapuolille. Se totesi, ettei se ole koskaan saanut valitusta kielten käytöstä, mitä todennäköisimmin siksi, että suurin osa sen sidosryhmistä, poliittisista päättäjistä, tutkijoista ja asiaankuuluvasta tiedeyhteisöstä on tottunut työskentelemään englanniksi.  

20. Asiakirjoihin tutustumista koskevien pyyntöjen osalta oikeusasiamies huomautti, että vaikka eri asioissa on eri yhteyshenkilöitä, Cedefopin verkkosivustolla ei ole yhteyshenkilöä asiakirjoihin tutustumista varten eikä viittauksia asetukseen (EY) N:o 1049/2001. Cedefop lupasi lisätä verkkosivustolleen erityisen "Asiakirjojen saatavuus" -osion, jossa on tietoa asetuksesta 1049/2001. Cedefop totesi, että sen yksiköt saavat hyvin vähän pyyntöjä saada tutustua asiakirjoihin, koska suurin osa sen yleisöä kiinnostavista asiakirjoista liittyy sen ydintoimintaan ja on siten jo julkisesti saatavilla. Se lisäsi, että asiakirjoihin tutustumista koskevat pyynnöt koskevat yleensä hankinta- tai valintamenettelyjä ja että ne käsittelee toimivaltainen yksikkö. Jos toimivaltainen yksikkö havaitsee monimutkaisen oikeudellisen ongelman, oikeudelliselta neuvonantajalta pyydetään apua. Uudistetut hakemukset käsittelee johtaja, joka yleensä vastaa välittömästi ja pyrkii noudattamaan 15 työpäivän määräaikaa. Myös johtajan sihteeristö tukee tätä yritystä.

21. Lisäksi huomautettiin, että Cedefopin asiakirjahallintajärjestelmää ollaan parhaillaan viimeistelemässä. Saapuvan postin sisäinen rekisteri on saatu valmiiksi, kun taas lähtevää kirjeenvaihtoa koskeva osa on täytäntöönpanonsa viimeisessä vaiheessa. Cedefop totesi, että vaikka se ei ole julkaissut kertomusta asetuksesta (EY) N:o 1049/2001, koska Cedefopille on esitetty hyvin harvoin asiakirjapyyntöjä, se on valmis tekemään niin oikeusasiamiehen ehdotuksesta.

22. Oikeusasiamies onnittelee Cedefopia sen verkkosivustosta, joka on käyttäjäystävällinen, helppo navigoida ja informatiivinen. Vaikka hän pitää Cedefopin julkaisuja koskevan kielipolitiikan taustalla olevia syitä riittävinä, hän kannustaa Cedefopia asettamaan saataville ainakin verkkosivustonsa kotisivun sekä tietoa Cedefopin tehtävistä ja kielipolitiikasta kaikilla 23:lla perustamissopimuksen kielellä. Tervehtimällä verkkosivustolla omalla kielellään vierailevia kansalaisia ja selittämällä heille sen tehtäviä Cedefop osoittaisi selvästi tunnustavansa, että kaikilla Euroopan unionin kansalaisilla on oikeutettu etu sen työhön.

23. Cedefop tarjoaa suurelle yleisölle valtavia määriä tietoja, jotka liittyvät pääasiassa sen ydintoimintoihin, sekä joitakin tietoja taloudellisista ja organisatorisista asioista. Se on omaksunut ennakoivan lähestymistavan tiedon levittämiseen, ja sitä olisi kiitettävä tältä osin. Oikeusasiamies antaa myös tunnustusta Cedefopin pyrkimyksille täydentää asiakirjahallintojärjestelmäänsä. Oikeusasiamies suhtautuu myönteisesti myös Cedefopin sitoumuksiin a) helpottaa tutustumispyyntöjen tekemistä asiakirjoista ja tiedoista, joita se ei ole julkaissut ennakoivasti, luomalla tätä varten verkkosivustolleen asiaa koskevan sivun ja b) laatia vuosikertomus siitä, miten se käsittelee yleisön oikeutta tutustua asiakirjoihin.

24. Sen lisäksi, että Cedefop on sitoutunut luomaan tällaisen erillisen sivun, sen olisi harkittava virallisten menettelyjen käyttöönottoa asiakirjoihin tutustumista koskevien pyyntöjen, sekä alkuperäisten pyyntöjen että uudistettujen pyyntöjen, käsittelemiseksi. Näin se voisi noudattaa asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 säädettyjä määräaikoja. Oikeudellisen neuvonantajan osallistuminen asiakirjoihin tutustumista koskevien pyyntöjen käsittelyyn olisi tarkoituksenmukaisinta. Oikeusasiamies auttaa mielellään Cedefopia antamaan lisäkoulutusta asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi ja asetuksen (EY) N:o 1049/2001 soveltamisesta.

(C) Valinta ja rekrytointi

25. Valinta- ja palvelukseenottopäätösten sisällön osalta oikeusasiamies noudattaa samanlaista lähestymistapaa kuin EU:n tuomioistuimet. Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että hän tunnustaa hallinnon erittäin laajan harkintavallan sen henkilöstön valinnassa. Valinnan ja palvelukseenoton menettelyllisten näkökohtien osalta oikeusasiamies on pyrkinyt erittäin aktiivisesti lisäämään EU:n palvelukseenoton avoimuutta. Tämä on esimerkiksi lisännyt valintalautakuntien jäsenten nimien avoimuutta ja antanut hakijoille yksityiskohtaisempia arviointilomakkeita, joiden avulla he saavat paremman käsityksen siitä, miten heitä on arvioitu.

26. Oikeusasiamies totesi, että Cedefop oli hyväksynyt ja julkaissut verkkosivustollaan järjestämiään valintamenettelyjä koskevat ohjeet. Tämän jälkeen hän pyysi lisäselvennystä seuraaviin kysymyksiin:

a) Miten Cedefop varmistaa tehokkaan viestinnän valintamenettelyihin osallistuvien hakijoiden kanssa heidän hakemustensa tilanteesta ja/tai valintamenettelyn tuloksista?

b) Ovatko hakijat tietoisia valintalautakunnan jäsenten nimistä?  Missä määrin Cedefop tarjoaa työnhakijoille mahdollisuuden tutustua hakemustensa arviointiin?

c) Missä määrin Cedefop pyrkii ratkaisemaan valinta- ja palvelukseenottopäätöksiä koskevat riidat nopeammin ja epämuodollisemmin kuin henkilöstösääntöjen 90 artiklassa tarkoitetut riidat?

d) Ilmoittaako Cedefop hakijoille järjestelmällisesti, että he voivat tehdä kantelun oikeusasiamiehelle hyvän hallintotavan säännöstön 19 artiklan mukaisesti?

27. Cedefop antoi tietoja valintamenettelyistään. Se totesi, että kaikille hakijoille annetaan vastaanottotodistus, kun he ovat jättäneet hakemuksensa, ja että sekä hyväksytyille että hylätyille hakijoille ilmoitetaan menettelyn tuloksesta. Hakijoilla on pääsy hakemustensa arviointeihin. Ne voivat erityisesti pyytää yhteenvetopalautetta esivalintavaiheessa ja kokonaistuloksia kirjallisessa testi- ja haastatteluvaiheessa.

28. Cedefop totesi lisäksi, että sen valintalautakuntien jäsenten nimet eivät ole julkisia eikä niitä julkisteta. Se selitti, että ilmoittamatta jättämisellä pyritään suojelemaan valintalautakuntaa ulkoiselta paineelta, kun otetaan huomioon viraston pieni koko ja sijainti. Se totesi, että henkilöstön jäsenet epäröisivät osallistua valintalautakuntiin, jos heidän nimensä paljastettaisiin.

29. Cedefopin mukaan riita-asiat ratkaistaan niiden tietojen avulla, jotka se antaa vastauksena hakijoiden tiedusteluihin. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi huomautukset, perusteet ja vertaileva arviointi. Onnettomat hakijat tekevät vain harvoissa tapauksissa henkilöstösääntöjen 90 artiklan mukaisia virallisia valituksia. Cedefopin nykyisenä käytäntönä ei ole tiedottaa hakijoille mahdollisuudesta tehdä kantelu oikeusasiamiehelle. Hakijoille ilmoitetaan ainoastaan oikeussuojakeinoista. Vastauksena tähän oikeusasiamies selvensi valtuuksiaan valintatapauksissa ja selitti oikeusasiamiehen ja tilintarkastustuomioistuimen väliintulon eroja tällaisissa tapauksissa antamalla konkreettisia esimerkkejä.

30. On sekä kohteliasta että palveluhenkistä ilmoittaa hakemusten vastaanottamisesta ja tiedottaa hakijoille merkittävistä vaiheista, jotka vaikuttavat heidän etenemiseensä palvelukseenottomenettelyssä [5]. Tältä osin oikeusasiamies suhtautuu myönteisesti Cedefopin käytäntöön antaa hakijoille tietoa valintamenettelyjen tuloksista. Hakijoille annettavien tietojen parantamiseksi oikeusasiamies kannustaa Cedefopia tiedottamaan yksityishenkilöille kaikista mahdollisuuksista riitauttaa päätös, jolla heidät suljetaan kilpailun ulkopuolelle. Mahdollisia ulkoisia muutoksenhakukeinoja ovat oikeus kannella oikeusasiamiehelle ja oikeus nostaa kumoamiskanne EU:n tuomioistuimissa.

31. Cedefopin toimintaperiaatteesta, jonka mukaan sen valintalautakuntien jäsenten nimiä ei paljasteta, oikeusasiamies muistuttaa, että vakiintuneen oikeuskäytännön mukaan valintalautakuntien työskentelyyn ja työskentelyyn liittyvä salassapitovelvollisuus otettiin käyttöön, jotta voitiin taata valintalautakuntien riippumattomuus ja niiden työskentelyn objektiivisuus suojelemalla niitä kaikelta ulkopuoliselta puuttumiselta ja painostukselta [6].  Tämän salaisuuden noudattaminen estää näin ollen valintalautakuntien yksittäisten jäsenten näkemysten ilmaisemisen. Oikeusasiamies on johdonmukaisesti katsonut, että valintalautakunnan jäsenten oikeus pitää henkilökohtaiset näkemyksensä salassa ei kuitenkaan tarkoita heidän henkilöllisyytensä pitämistä salassa [7].

32. Oikeusasiamies toteaa, että toimielinten näkemykset siitä, mikä on oikea tasapaino avoimuuden ja oikeutettujen luottamuksellisuustarpeiden välillä valintalautakuntien työssä, ovat kehittyneet siten, että avoimuutta painotetaan enemmän [8]. Hän muistuttaa, että sekä EPSOlla että komissiolla on vakiintunut käytäntö, jonka mukaan ne ilmoittavat valintalautakunnan jäsenten nimet. Oikeusasiamies katsoo, että tällainen käytäntö takaa valintamenettelyjen avoimuuden, auttaa rakentamaan ja ylläpitämään kansalaisten luottamusta EU:n toimielimiin, elimiin ja laitoksiin ja vakuuttaa hakijat siitä, että valintamenettelyssä ei ole ollut eturistiriitoja.

D) Tarjoukset

33. Valvonnan tasolla tarjouskilpailupäätöksiä ja sopimussuhteita koskevat riidat käsitellään yleisimmin tuomioistuimissa. Merkittävä osa oikeusasiamiehen tapauksista on kuitenkin vuosien mittaan koskenut myös näitä aloja. Tarjousten osalta oikeusasiamies ottaa mallia tuomioistuinten lähestymistavasta, jonka mukaan hallinnolla on laaja harkintavalta tarjousehdotusten aineellisten näkökohtien arvioinnissa, ja tarkistaa huolellisesti, onko se perustellut päätöksensä pätevästi ja asianmukaisesti ja onko se noudattanut asianmukaisesti sovellettavia menettelyjä ja tiedonsaantioikeuksia. Sopimusriitojen osalta oikeusasiamies ei sinänsä arvioi, onko kyseessä sopimusrikkomus. Hän tutkii kuitenkin perusteellisesti, onko hallinto perustellut kantansa hyvin, ja tutkii myös hallinnollisten toimien tai laiminlyöntien oikeudenmukaisuutta.

34. Oikeusasiamies halusi tietää, miten Cedefop käsittelee näihin aloihin liittyviä riitoja ja ilmoitetaanko tarjoajille ja toimeksisaajille, että ne voivat tehdä kantelun oikeusasiamiehelle.

35. Cedefop ilmoitti oikeusasiamiehelle, että tarjouskilpailuja koskevat yksityiskohtaiset ohjeet ja ohjeet ovat saatavilla sen intranetsivustolla. Cedefopin talous- ja hankintaosasto tekee järjestelmällisesti yhteistyötä komission asianomaisten yksiköiden kanssa. Sen lisäksi, että he tutustuvat budjettipääosaston verkkosivustolla oleviin asiakirjoihin ja tietoihin, he käyttävät säännöllisesti budjettipääosaston neuvontapalvelua ja virastojen verkostoa mahdollisesti ilmenevien kysymysten ratkaisemiseen ja ongelmien ratkaisemiseen.

36. Se selitti, että tarjouskilpailut julkaistaan yleensä englanniksi ja joskus tarvittavien palvelujen luonteen vuoksi kreikaksi. Koska ehdotuspyyntö kuitenkin julkaistaan myös Euroopan unionin virallisessa lehdessä, se käännetään kaikille virallisille kielille. Tarjoukset voi jättää kaikilla virallisilla kielillä. Cedefop ilmoitti oikeusasiamiehelle, että avointen ja oikeudenmukaisten hankintamenettelyjen varmistamiseksi a) kaiken yhteydenpidon tarjoajien kanssa hoitaa hankintayksikkö, ja aina kirjallisesti b) tarjousten hylkäämistä koskevissa kirjeissä mainitaan syyt, joiden vuoksi tarjouksia ei valita c) toimivaltainen hankinta-avustaja laatii tällaiset kirjeet ensin arviointikomitean palautteen perusteella, minkä jälkeen talous- ja hankintapäällikkö tarkistaa ja lopulta allekirjoittaa ne, jotta varmistetaan tarjoajien lähestymistavan ja menettelyjen johdonmukaisuus d) kun vastaanotetaan muita pyyntöjä, jotka koskevat päätöksiä, joita ei valita, toimitetaan yksityiskohtaisempi vertailu valitun tarjoajan kanssa. Tilintarkastustuomioistuimessa ei ole viiden viime vuoden aikana koskaan nostettu hankintakannetta Cedefopia vastaan.  

37. Se lisäsi, että tarjoajille ei ilmoiteta mahdollisuudesta kannella oikeusasiamiehelle komission ohjeiden mukaisesti. Se viittasi erityisesti budjettipääosaston lokakuussa 2008 lähettämään kirjeeseen, jossa selvennettiin, että "Euroopan oikeusasiamies ei suorita sovittelua ei-sitovassa riitojenratkaisumenettelyssä, jossa riippumaton kolmas osapuoli auttaa riidan osapuolia ratkaisemaan erimielisyytensä päättämättä riidan asiasisällöstä". Kirjeen mukaan: " hankintailmoituksen ja jälki-ilmoituksen otsikossa "Sovittelumenettelyistä vastaava elin" ei pitäisi viitata Euroopan oikeusasiamieheen.

38. Oikeusasiamies toteaa, että hyvän hallintotavan mukaista on nimenomaisesti tiedottaa tarjoajille kaikista niiden käytettävissä olevista muutoksenhakukeinoista. Tältä osin hän haluaa kiinnittää Cedefopin huomion siihen, että sen lisäksi, että hylätyt tarjoajat voivat hakea muutosta oikeusteitse, ne voivat hakea muutosta myös oikeusasiamieheltä. Vaikka sen valvonnan laajuus, jonka se voi suorittaa tarjouskilpailuasioissa, on väistämättä rajallinen, se tarkistaa kuitenkin, onko asiaankuuluvia menettelyjä noudatettu ja onko tehty arviointi ilmeisen virheellinen. Näin ollen hän ottaa kantaa hänen tietoonsa saatetun riita-asian perusteltavuuteen.

39. Tämä lähestymistapa eroaa sovitteluelimestä, joka, kuten komission kirjeessä perustellusti todetaan, auttaa osapuolia ratkaisemaan erimielisyytensä ratkaisematta riidan asiasisältöä. Itse asiassa komission kirje olisi pikemminkin ymmärrettävä siten, että sillä halutaan varmistaa, että toimivaltaiset yksiköt eivät viittaa oikeusasiamieheen "sovittelijana" eivätkä ohjeena olla viittaamatta oikeuteen kannella oikeusasiamiehelle. Oikeusasiamies toteaa, että tämä oikeus on vahvistettu perusoikeuskirjan 43 artiklassa.

(E) Eturistiriidat

40. Eturistiriitoja syntyy, kun julkishallinnossa työskentelevillä henkilöillä voidaan katsoa olevan epäasianmukainen henkilökohtainen etu käsiteltävässä asiassa. Tällaisia konflikteja on käsiteltävä asianmukaisesti, jotta voidaan varmistaa puolueeton päätöksenteko ja lisätä kansalaisten luottamusta hallintoon. Viimeaikaiset tapahtumat ja tapaukset osoittavat, että EU:n hallinto ei selvästikään nauti kansalaisten täyttä luottamusta tähän asiaan. Näiden seikkojen perusteella oikeusasiamiestä kiinnosti tietää, mitä konkreettisia toimenpiteitä Cedefop soveltaa välttääkseen eturistiriidat, jotka liittyvät a) henkilöstön, myös ylempien toimihenkilöiden, palvelukseen ottamiseen ja b) nykyisiin ja entisiin henkilöstön jäseniin, erityisesti ulkoiseen toimintaan Cedefopin palveluksessa ja sen jälkeen (ks. esimerkiksi henkilöstösääntöjen 11, 11 a, 12 b ja 16 artikla).

41. Mitä tulee eturistiriitojen välttämiseen palvelukseenotossa, Cedefop toimitti oikeusasiamiehelle valintalautakuntia koskevan oppaan sekä luottamuksellisuutta ja eturistiriitoja koskevan lausunnon, joka valintalautakunnan jäsenten on allekirjoitettava. Se lisäsi, että ennen valintamenettelyn aloittamista valintalautakunnan jäsenten ja henkilöstöpäällikön välillä pidetään aina kokouksia, joissa selitetään tiettyjä kysymyksiä, kuten eturistiriitoja.

42. Ulkopuolisen toiminnan osalta Cedefop ilmoitti talouden toimijalle, että sen intranetsivusto sisältää useita asiaankuuluvia tietoja ja useita lomakkeita. Henkilöstölle annettavissa tiedoissa on seuraava maininta: ”Ilmoitetaan eturistiriita: (....) Jos uskot, että vaikka pystyisit olemaan puolueeton, olisi järkevää, että muut epäilevät sitä. Yhteistyössä komission kanssa on järjestetty erityisiä tiedotus- ja koulutustilaisuuksia. Oikeusasiamiehelle toimitettiin PowerPoint-esitys ulkopuoliseen toimintaan liittyvästä koulutuksesta. Koulutuksessa käsiteltiin erityisesti työhön rinnastettavaan ulkoiseen toimintaan, vapaa-ajan ulkopuoliseen toimintaan, työsuhteen päättymisen jälkeiseen toimintaan, julkaisuihin ja puheisiin liittyviä kysymyksiä. Cedefop totesi myös, että lähteviä henkilöstön jäseniä muistutetaan velvollisuuksistaan palvelussuhteen päättymisen jälkeen henkilöstöpäällikön allekirjoittamassa kirjeessä.

43. Hankintojen osalta huomautettiin, että kaikki avaamis- ja arviointikomiteoiden jäsenet sekä ulkopuoliset arvioijat saavat ohjeita ja allekirjoittavat konflikteja koskevan vakuutuksen, jonka liitteenä on varainhoitosääntöjen asianomainen artikla ja soveltamissääntöjen vastaava artikla. Menettelyn aloittamista ja arviointia käsitteleviä komiteoita koskevissa ohjeissa viitataan myös nimenomaisesti tähän asiaan ja annetaan siitä riittävät selitykset, mukaan lukien menettely, jota on noudatettava, jos on ilmoitettu tai oletettu eturistiriita.

44. Oikeusasiamies on todennut useaan otteeseen, että EU:n toimielinten, elinten ja virastojen olisi tehtävä kaikkensa, jotta vältetään todellisten eturistiriitojen lisäksi myös ilmeiset eturistiriidat, jotta voidaan säilyttää kansalaisten luottamus niiden toimintaan ja suojella niiden henkilöstöä perusteettomilta epäilyiltä. Oikeusasiamies on tyytyväinen siihen, että Cedefop on hyväksynyt eturistiriidan käsitteen laajan määritelmän, mukaan lukien ilmeisen eturistiriidan käsite. Hän suhtautuu myönteisesti myös Cedefopin aloitteeseen järjestää koulutusta, jossa keskitytään eturistiriitoihin, kuten ulkopuoliseen toimintaan, liittyviin kysymyksiin.

F) Henkilöstökomitean puuttuminen

45. Oikeusasiamies huomauttaa, että hänen tehtävänään ei ole puuttua siihen, miten EU:n toimielin, elin tai virasto päättää käynnistää vuoropuhelun sen johdon ja henkilöstön välillä. Henkilöstösääntöjen 9 artiklan 1 kohdan mukaan kaikilla EU:n toimielimillä, elimillä ja virastoilla on kuitenkin oltava henkilöstökomitea [9]. Oikeusasiamiehen mukaan se, ettei henkilöstökomiteaa ole perustettu kohtuulliset rajat ylittäväksi ajaksi, voi merkitä edellä mainitun velvoitteen rikkomista.

Tiivistelmä oikeusasiamiehen ehdotuksista

46. Oikeusasiamies tekee vierailunsa ja Cedefopin hänelle toimittamien tietojen perusteella seuraavat ehdotukset:

a) Sen lisäksi, että Cedefop on sitoutunut luomaan erityisen sivun asiakirjoihin tutustumista koskevia pyyntöjä varten ja laatimaan vuosikertomuksen tällaisten pyyntöjen käsittelystä, se voisi harkita virallisten menettelyjen käyttöönottoa asiakirjoihin tutustumista koskevien pyyntöjen käsittelemiseksi. Tällaisiin menettelyihin olisi sisällyttävä sekä alkuperäisiä pyyntöjä että uudistettuja pyyntöjä. Näin Cedefop voisi noudattaa asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 säädettyjä määräaikoja. Oikeudellisen neuvonantajan osallistuminen asiakirjoihin tutustumista koskevien pyyntöjen käsittelyyn olisi tarkoituksenmukaisinta ja suositeltavaa. Oikeusasiamies auttaa mielellään Cedefopia antamaan lisäkoulutusta asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi ja asetuksen (EY) N:o 1049/2001 soveltamisesta.

b) Oikeusasiamies kannustaa Cedefopia asettamaan ainakin verkkosivustonsa kotisivun sekä tiedot sen tehtävistä ja kielipolitiikasta saataville kaikilla 23:lla perustamissopimuksen kielellä. Tervehtimällä verkkosivustolla omalla kielellään vierailevia kansalaisia ja selittämällä heille sen tehtäviä Cedefop osoittaisi selvästi, että se tunnustaa, että kaikilla Euroopan unionin kansalaisilla on oikeutettu etu sen työhön.

c) Hakijoille valintamenettelyissä annettavien tietojen parantamiseksi oikeusasiamies kannustaa Cedefopia tiedottamaan hakijoille kaikista heidän käytettävissään olevista mahdollisuuksista riitauttaa päätös, jolla heidät suljetaan kilpailun ulkopuolelle. Mahdollisia ulkoisia muutoksenhakukeinoja ovat oikeus kannella oikeusasiamiehelle ja oikeus nostaa kumoamiskanne EU:n tuomioistuimissa.

d) Oikeusasiamies ehdottaa, että Cedefop harkitsisi uudelleen kantaansa valintalautakunnan jäsenten nimien julkistamiseen. 

e) Cedefop voisi harkita mahdollisuutta ilmoittaa tarjoajille mahdollisuudesta hakea muutosta tekemällä kantelun oikeusasiamiehelle.

f) Oikeusasiamies kannustaa Cedefopia toteuttamaan kaikki tarvittavat toimenpiteet sen varmistamiseksi, että henkilöstökomitea valitaan edustamaan henkilöstön etuja.

Olisin tyytyväinen, jos Cedefop voisi raportoida minulle 31. heinäkuuta 2012 mennessä edellä mainittujen ehdotusten johdosta toteuttamistaan jatkotoimista.

Nikiforos Diamandouros

Tehty Strasbourgissa 27 päivänä huhtikuuta 2012.