Asia koski pyyntöä saada tutustua Ranskan tasavallan presidentin tammikuussa 2024 Euroopan komission puheenjohtajalle lähettämään tekstiviestiin, joka koski EU:n ja Mercosurin välisiä kauppaneuvotteluja.

Komissio vastasi heinäkuussa 2025 ja totesi, että vaikka tällainen tietojenvaihto oli tosiasiallisesti tapahtunut, se ei voinut paikantaa pyydettyä viestiä. Komissio totesi, että viesti oli vastaanotettu pikaviestisovelluksen ”Signal” kautta, jossa oli aktivoitu ”katoavat viestit” -ominaisuus. Näin ollen komissio päätteli, ettei sillä ollut hallussaan pyynnön soveltamisalaan kuuluvia asiakirjoja.

Oikeusasiamies käynnisti tutkimuksen siitä, miten komissio oli käsitellyt pyyntöä. Hänen tutkintaryhmänsä tutustui komission asiakirja-aineistoon, joka koski tutustumispyyntöä, ja piti kokouksen komission edustajien kanssa.

Tarkastuksen ja kokouksen perusteella oikeusasiamies ei voinut sulkea pois mahdollisuutta, että viesti poistettiin automaattisesti puhemiehen puhelimesta pyynnön vastaanottamisen jälkeen. Tutkimuksessa kävi myös ilmi, että komission puheenjohtajan kabinetti ei ollut käsitellyt kantelijan pyyntöä 15 kuukauteen, kun taas pääsihteeristö ei ollut toteuttanut jatkotoimia tai muistuttanut sen käsittelyn seurannasta. Oikeusasiamies totesi, että tämän pyynnön käsittely komissiossa oli hallinnollinen epäkohta.

Tämän vuoksi oikeusasiamies suositteli, että komissio tarkastelisi uudelleen ja parantaisi sellaisten asiakirjoihin tutustumista koskevien pyyntöjen käsittelyä, joissa on mukana puheenjohtajan tai minkä tahansa komission jäsenen kabinetti, ja seuraisi aktiivisesti tällaisten pyyntöjen edistymistä aiheettomien viivästysten välttämiseksi.

Lisäksi oikeusasiamies teki kaksi parannusehdotusta. Ensinnäkin komission olisi mukautettava sisäisiä sääntöjään sen varmistamiseksi, että kaikki asiakirjat, joista on esitetty asiakirjoihin tutustumista koskeva pyyntö, säilytetään heti, kun tällainen pyyntö on vastaanotettu, ja kunnes kaikki asiakirjoihin tutustumisen epäämisen riitauttamista koskevat menettelyt on saatettu päätökseen, riippumatta siitä, täyttääkö asiakirja komission asiakirjojen rekisteröintiperusteet. Toiseksi komission olisi säilytettävä asianmukaisesti kohtuullisen ajan kaikki valtion- tai hallitusten päämiesten tai ministerien ja komission jäsenten välillä vaihdetut teksti- ja pikaviestit, myös ne, jotka poistetaan automaattisesti tietyn ajan kuluttua, kun otetaan huomioon tällaisten viestien todennäköinen merkitys.

 

Kantelija, joka edustaa valtiosta riippumatonta järjestöä, pyysi saada tutustua Euroopan komission lähettämiin ja vastaanottamiin asiakirjoihin, jotka koskivat ehdotettua tekoälysäädöstä. Komissio luovutti tiettyjä asiakirjoja, mutta epäsi (täydellisen) oikeuden tutustua neljään asiakirjaan vedoten kansainvälisiin suhteisiin sekä yksityisyyden ja yksilön koskemattomuuden suojaan liittyvän yleisen edun suojaamista koskeviin poikkeuksiin.

Oikeusasiamiehen tutkimusryhmä tarkasti riidanalaiset asiakirjat ja tapasi asiaankuuluvia komission edustajia. Kokouksen aikana komissio ilmoitti oikeusasiamiehen tutkintaryhmälle, että se oli päättänyt antaa riidanalaisiin asiakirjoihin laajemman tutustumisoikeuden ajan kulumisen vuoksi.

Oikeusasiamies suhtautui myönteisesti komission päätökseen myöntää laajempi tutustumisoikeus ja päätti tutkimuksen sovitulla tavalla.

Asia koski Euroopan komission kieltäytymistä antamasta yleisön tutustuttavaksi EU:n ja Yhdysvaltojen kauppa- ja teknologianeuvostoa koskevia asiakirjoja. Kantelija, eräs toimittaja, pyysi saada tutustua kilpailun pääosaston (DG COMP) asiakirjoihin, joissa mainitaan EU:n ja Yhdysvaltojen kauppa- ja teknologianeuvosto, sekä kilpailun pääosaston edustajien, myös kilpailuasioista vastaavan komission jäsenen, kokouksiin ja pöytäkirjoihin.

Tutkinnan aikana oikeusasiamiehen tutkimusryhmä tarkasti 50 asiakirjaa, joiden komissio katsoi kuuluvan pyynnön soveltamisalaan. Tarkastuksen perusteella oikeusasiamies teki ratkaisuehdotuksen ja pyysi komissiota harkitsemaan kantaansa uudelleen, jotta riidanalaiset asiakirjat olisivat laajalti yleisön saatavilla. Tämän jälkeen komissio myönsi täyden oikeuden tutustua yhdeksään asiakirjaan ja laajan oikeuden tutustua 41 asiakirjaan edellyttäen, että niistä tehdään vain henkilötietojen suojaa koskevia poistoja. Yhden asiakirjan osalta komissio pysyi kannassaan, jonka mukaan sen sisältämien tietojen ilmaiseminen voisi vahingoittaa kansainvälisiä suhteita koskevaa yleistä etua.

Vaikka oikeusasiamies oli tyytyväinen siihen, että komissio harkitsi uudelleen kantaansa ja myönsi laajan tutustumisoikeuden, hän totesi, että kantelija sai pyydetyt asiakirjat vuoden odotuksen jälkeen. Näin ollen hän muistutti komissiota aiemmista havainnoistaan, erityisesti oma-aloitteisesta tutkimuksestaan, joka koski komission järjestelmällisiä viivästyksiä julkisuuspyyntöjen käsittelyssä ja jossa hän antoi komissiolle suosituksen ja ehdotuksia näiden järjestelmällisten viivästysten käsittelemiseksi.