Asia koski sitä, että yhteinen kriisinratkaisuneuvosto kieltäytyi antamasta tarjousasiakirjoja ja tilintarkastuskertomuksia kokonaisuudessaan yleisön saataville. Evätessään oikeuden tutustua asiakirjojen osiin kriisinratkaisuneuvosto vetosi useisiin asiakirjoihin tutustumista koskevan unionin lainsäädännön mukaisiin poikkeuksiin.

Tarkasteltuaan riidanalaisia asiakirjoja ja arvioituaan kriisinratkaisuneuvoston lisäselvityksiä oikeusasiamies katsoi, että kriisinratkaisuneuvoston päätös evätä yleisön oikeus tutustua osaan riidanalaisista asiakirjoista oli perusteltu.

Oikeusasiamies päätti näin ollen tutkimuksen, jossa ei havaittu hallinnollista epäkohtaa.

Asia koski pyyntöä saada tutustua Euroopan pankkiviranomaisen (EPV) hallussa oleviin asiakirjoihin, jotka koskivat väitettyjä viherpesutapauksia rahoitusalalla. EPV katsoi, että kaksi asiakirjaa kuului pyynnön soveltamisalaan, ja epäsi oikeuden tutustua toiseen niistä. Evätessään oikeuden tutustua asiakirjaan EPV väitti, että kyseisen asiakirjan sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi taloudellisten etujen suojaa, tarkastus-, tutkinta- ja tilintarkastustoimien tarkoitusten suojaa ja meneillään olevan päätöksentekomenettelyn suojaa.

Oikeusasiamiehen tutkimusryhmä tarkasteli riidanalaista asiakirjaa ja siihen liittyviä asiakirjoja ja tapasi EPV:n edustajia. Tarkastuksen ja kokouksessa annettujen lisäselvitysten perusteella oikeusasiamies piti EPV:n päätöstä kieltäytyä antamasta kyseistä asiakirjaa yleisön tutustuttavaksi kohtuullisena.

Oikeusasiamies päätti tutkimuksen todeten, ettei EPV:n toiminnassa ollut hallinnollista epäkohtaa.

Asia koski pyyntöä saada tutustua ”sisäisiin asiakirjoihin” ja ”kirjeenvaihtoon Espanjan kanssa”, ja se liittyi kanteluun, joka koski unionin oikeuden rikkomista ja jonka kantelija oli aiemmin toimittanut Euroopan komissiolle. Komissio vastasi, että sillä ei ole hallussaan asiakirjoja, jotka vastaisivat kantelijan tutustumispyynnössä esitettyä kuvausta, minkä vuoksi se ei pystynyt täyttämään pyyntöä. Komissio viittasi kuitenkin tiettyihin sisäisiin asiakirjoihin, joita ei ollut kirjattu sen asiakirjahallintajärjestelmään, koska ne eivät täyttäneet sovellettavia rekisteröintiperusteita. Komissio ilmoitti kantelijalle katsovansa, että nämä asiakirjat eivät ole sen hallussa.

Oikeusasiamies tarkasti komission mainitsemat sisäiset asiakirjat ja piti niitä asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi annetun EU:n lainsäädännön (asetus 1049/2001) mukaisina ”asiakirjoina”.

Oikeusasiamies katsoi tältä osin, että jotta asiakirja kuuluisi asetuksen 1049/2001 soveltamisalaan, ei ole ratkaisevaa, onko se rekisteröity toimielimen asiakirjahallintojärjestelmään. Vaikka on kohtuullista, että komissio aloittaa asiakirjojen etsimisen asiakirjahallintajärjestelmästään, jos yksityishenkilöt esittävät kohdennettuja pyyntöjä saada tutustua tiettyihin asiakirjoihin, komission olisi etsittävä tällaisia asiakirjoja asiakirjahallintajärjestelmänsä ulkopuolelta. Jos komissio myöhemmin paikantaa pyydetyt asiakirjat, sen olisi arvioitava, voidaanko ne luovuttaa asetuksen (EY) N:o 1049/2001 mukaisesti, riippumatta siitä, täyttävätkö ne sovellettavat rekisteröintiperusteet.

Tässä tapauksessa komissio löysi pyydetyt asiakirjat. Sen vuoksi komission olisi pitänyt arvioida ne päätelmien ilmoittamista varten. Se, että komissio ei ole tehnyt näin, on hallinnollinen epäkohta.

Vaikka oikeusasiamies oli näin ollen eri mieltä siitä, miten komissio käsitteli pyynnön, hän katsoi, että tutkimuksen jatkaminen ja suositus asetuksen (EY) N:o 1049/2001 mukaisen sähköpostiviestien vaihdon arvioinnista ei olisi hyödyllistä. Tämä johtuu siitä, että oikeusasiamies on johdonmukaisesti katsonut, että komission käytäntö yhdistää asiakirjojen rekisteröinti niiden tunnistamiseen ja käsittelyyn asetuksen (EY) N:o 1049/2001 mukaisesti on ongelmallinen, myös hänen asiassa 1316/2023/MIG antamassaan suosituksessa. Oikeusasiamies päätti näin ollen asian käsittelyn toteamalla hallinnollisen epäkohdan.