Asia koski pyyntöä saada tutustua kurinpitomenettelyihin liittyviin asiakirjoihin Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) komissiolle tekemän tutkimuksen ja suosituksen perusteella. Komissio yksilöi 23 asiakirjaa, jotka kuuluivat pyynnön soveltamisalaan, ja epäsi oikeuden tutustua kaikkiin asiakirjoihin kokonaisuudessaan. Näin tehdessään komissio vetosi tarpeeseen suojata henkilötietoja.

Kun kantelija pyysi komissiota tarkistamaan päätöstään, komissio vahvisti evätyn tutustumisoikeuden vedoten tutkinnan tarkoitusten suojaamisesta johtuvaan yleiseen luottamuksellisuusolettamaan. Komissio väitti myös, että yleisön oikeutta tutustua asiakirjoihin ei voida myöntää asiakirjoihin sisältyvien henkilötietojen suojaamiseksi.

Oikeusasiamies katsoi, että se, että komissio sovelsi yleistä luottamuksellisuusolettamaa kyseisen kurinpitomenettelyn päättymisen jälkeen, ei ollut järkevää. Oikeusasiamies katsoi riidanalaisten asiakirjojen tarkastuksen perusteella, että vaikka osia asiakirjoista saattaa olla tarpeen poistaa henkilöiden tunnistamisen estämiseksi tai tulevien tutkimusten tarkoitusten suojaamiseksi, asiakirjat eivät sisällä arkaluonteisia tietoja koko ajan. Oikeusasiamies ehdotti näin ollen ratkaisuna, että komissio harkitsisi uudelleen kantaansa asiakirjoihin tutustumista koskevaan pyyntöön, jotta pyydettyihin asiakirjoihin voitaisiin antaa merkityksellinen osittainen tutustumisoikeus.

Komissio vahvisti vastauksessaan tukeutuvansa yleiseen luottamuksellisuusolettamaan ja katsoi, että joka tapauksessa merkityksellinen osittainen tutustumisoikeus ei ollut mahdollinen paljastamatta henkilötietoja ja vaarantamatta komission kurinpitotutkinnan tarkoitusten suojaa.

Oikeusasiamies pahoitteli, että komissio ei myöntänyt osittaista tutustumisoikeutta hänen ratkaisuehdotuksensa johdosta. Oikeusasiamies katsoi, että tämän tutustumispyynnön käsittely komissiossa oli hallinnollinen epäkohta.

Koska komissio oli arvioinut uudelleen kantansa kantelijan pyyntöön saada tutustua asiakirjoihin oikeusasiamiehen ratkaisuehdotuksen perusteella ja tullut samaan tulokseen kuin vahvistavassa päätöksessään, oikeusasiamies ei pitänyt hyödyllisenä jatkaa tätä tutkimusta antamalla asiasta virallisen suosituksen. Näin ollen hän päätti asian käsittelyn.

Asia koski Euroopan komission päätöstä evätä yleisön oikeus tutustua lopullisiin seuraamuspäätöksiin, joilla lopetettiin komission henkilöstöä vastaan aloitettu kurinpitomenettely. Komissio sovelsi kaikkiin riidanalaisiin asiakirjoihin yleistä luottamuksellisuusolettamaa, joka perustui tarpeeseen suojata tutkinnan tarkoitusta. Komissio väitti myös, että päätöksiä ei missään tapauksessa voitu antaa yleisön tutustuttavaksi paljastamatta henkilötietoja.

Oikeusasiamies katsoi, että komissio ei voinut perustellusti vedota yleiseen luottamuksellisuusolettamaan, joka perustui tarpeeseen suojata tutkimusten tarkoitusta, evätäkseen oikeuden tutustua lopullisiin seuraamuspäätöksiin. Oikeusasiamiehen tutkimusryhmä tarkasti näin ollen kyseiset asiakirjat. Tarkastuksen perusteella oikeusasiamies katsoi, että vaikka jotkin lopullisista seuraamuspäätöksistä saattavat edellyttää laajempia poistoja kuin toiset henkilöiden tunnistamisen estämiseksi ja siten heidän yksityisyytensä ja koskemattomuutensa suojaamiseksi, komission kanta, jonka mukaan tutustumisoikeutta ei voitu myöntää, oli kohtuuton. Oikeusasiamies katsoi myös, että asiakirjat sisälsivät vain vähän tietoja, jotka olisi salattava tutkimusten tarkoitusten suojaamiseksi.

Tämän perusteella oikeusasiamies katsoi, että komission kieltäytyminen antamasta pyydettyjä asiakirjoja kokonaisuudessaan yleisön tutustuttavaksi oli hallinnollinen epäkohta.

Oikeusasiamies esitti jo edellä mainitun näkemyksensä ratkaisuehdotuksessa rinnakkaisessa tutkimuksessa, joka koski yleisön oikeutta tutustua samankaltaisiin asiakirjoihin. Koska komissio oli arvioinut kantansa uudelleen tämän ratkaisuehdotuksen jälkeen ja tullut samaan tulokseen kuin vahvistavassa päätöksessään, oikeusasiamies ei pitänyt hyödyllisenä jatkaa tutkimusta antamalla asiasta virallisen suosituksen. Näin ollen hän päätti asian käsittelyn.

Asia koski Euroopan parlamentin kieltäytymistä antamasta yleisön tutustuttavaksi asiakirjoja, jotka liittyvät Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) suorittamaan tutkimukseen henkilöstön väärinkäytöksistä. Kieltäytyessään antamasta oikeutta tutustua asiakirjoihin parlamentti vetosi kahteen asiakirjoihin tutustumista koskevan unionin lainsäädännön mukaiseen poikkeukseen ja väitti, että tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi OLAFin tutkimuksen ja sen päätöksentekomenettelyn kohteena olevien henkilöiden yksityisyyttä ja koskemattomuutta.

Oikeusasiamies totesi, että kantelija ei ollut osoittanut tarvetta luovuttaa henkilötietoja yleisen edun vuoksi, kuten EU:n tietosuojalainsäädännössä edellytetään. Parlamentti oli siis perustellusti kieltäytynyt luovuttamasta riidanalaisiin asiakirjoihin sisältyviä henkilötietoja. Asiakirjojen tarkastelu osoitti kuitenkin myös, että ne eivät sisällä henkilötietoja koko ajan ja että asiakirjojen tietyt osat voitiin luovuttaa asianomaisten henkilöiden yksityisyyttä ja koskemattomuutta suojellen. Tämän vuoksi oikeusasiamies ehdotti, että parlamentti harkitsisi uudelleen kantaansa, jonka mukaan asiakirjoihin tutustumista koskeva oikeus olisi evättävä kokonaisuudessaan.

Vastauksessaan parlamentti pysyi kannassaan, jonka mukaan julkista saatavuutta ei voida myöntää, koska se katsoi, että kaikkia henkilötietoja ei ole mahdollista poistaa ja jättää samalla merkityksellistä sisältöä. Oikeusasiamies piti valitettavana, että parlamentti kieltäytyi edelleen antamasta pyydettyjä asiakirjoja tutustuttavaksi. Koska parlamentti vahvisti kantansa vastauksena hänen ratkaisuehdotukseensa, oikeusasiamies katsoi, että asian käsittely tässä asiassa ei olisi tarkoituksenmukaista. Oikeusasiamies odottaa kuitenkin, että parlamentti ottaa hänen arvionsa huomioon käsitellessään tulevia pyyntöjä saada tutustua samankaltaisiin asiakirjoihin.

Tapaus koski Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) kieltäytymistä antamasta riittävän laajaa yleisön tutustuttavaksi OLAFin loppukertomuksia ja suosituksia, jotka liittyivät kahteen tutkimukseen, jotka koskivat EU:n henkilöstön jäsenten väärinkäytöksiä. Kun OLAF epäsi oikeuden tutustua näiden asiakirjojen osiin, se vetosi kahteen asiakirjoihin tutustumista koskevan unionin lainsäädännön mukaiseen poikkeukseen ja väitti, että tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi tarvetta suojella asiakirjoissa mainittujen henkilöiden, mukaan lukien OLAFin tutkimusten kohteena olevat henkilöt, yksityisyyttä ja koskemattomuutta sekä tarvetta suojella asiakirjoissa nimettyjen yhtiöiden ja oikeushenkilöiden kaupallisia etuja.

Oikeusasiamies totesi, että kantelija ei ollut osoittanut, että kyseessä olevien henkilötietojen luovuttaminen olisi tarpeen yleisen edun vuoksi, kuten EU:n tietosuojalainsäädännössä edellytetään. Tarkasteltuaan riidanalaisia asiakirjoja oikeusasiamies katsoi myös, että kaupallisten tietojen poistaminen oli kohtuullista ja ettei ylivoimainen yleinen etu edellyttänyt tietojen ilmaisemista tältä osin. Oikeusasiamies katsoi näin ollen, että OLAFin päätös evätä yleisön oikeus tutustua osaan riidanalaisista asiakirjoista oli perusteltu. Oikeusasiamies suhtautui myönteisesti OLAFin päätökseen paljastaa merkittäviä yksityiskohtia kyseisistä kahdesta tutkimuksesta ja päätti tutkimuksen todeten, ettei hallinnollista epäkohtaa ollut.

Tapaus koski Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) päätöstä evätä yleisön oikeus tutustua loppukertomuksiin ja niihin liittyviin suosituksiin 44 tutkimuksessa sekä asiakirja-aineistoon tietyssä loppuun saatetussa kurinpitoasiassa. OLAF sovelsi yleistä salassapito-olettamaa kaikkiin riidanalaisiin asiakirjoihin, joten se kieltäytyi antamasta yleisön tutustuttavaksi mitään asiakirjoja ilman, että se olisi tehnyt tapauskohtaista arviointia.

Oikeusasiamies totesi, että OLAF ei voinut perustellusti nojautua yleiseen salassapito-olettamaan, joka perustui tarpeeseen suojella sen tutkimusten tarkoitusta ja evätä oikeus tutustua 37 loppukertomukseen ja suositukseen, joiden osalta tutkimukset ja jatkotoimet oli päätetty. Mitä tulee loppukertomuksiin ja suosituksiin, joiden osalta OLAF katsoi, että jatkotoimet olivat edelleen käynnissä, oikeusasiamies katsoi, ettei ollut selvää, arvioiko OLAF, ja jos arvioi, millä tavoin, että tämä seuranta-aika oli edelleen kohtuullinen ennen yleisen salassapito-olettaman soveltamista.

Tämän vuoksi oikeusasiamies ehdotti ratkaisuna, että OLAF i) arvioisi tapauskohtaisesti loppukertomukset ja suositukset, jotka liittyvät niihin tutkimuksiin, joiden jatkotoimet on päätetty, ja poistaisi tarvittaessa henkilötiedot, jotta ne olisivat mahdollisimman laajasti yleisön saatavilla; ja ii) selitettävä, miksi se katsoo, että kohtuullinen määräaika jatkotoimien loppuun saattamiselle ei ollut vielä kulunut, jos se oli sovellettavissa.

OLAF arvioi 41 loppukertomusta ja suositusta erikseen kaikkien sellaisten tutkimusten osalta, joiden osalta oli vahvistettu, että seurantatoimet oli päätetty. OLAF antoi osittaisen oikeuden tutustua kaikkiin näihin asiakirjoihin. OLAF kuvaili myös, miten se arvioi yleisesti, onko toimivaltaiselle viranomaiselle kulunut kohtuullinen aika päättää suositustensa asianmukaisista jatkotoimista.

Oikeusasiamies totesi, että OLAF hyväksyi hänen ehdotuksensa ratkaisuksi, jolla 41 loppukertomusta ja niihin liittyviä suosituksia annettaisiin laajalti osittain yleisön tutustuttavaksi. Hän oli tyytyväinen myös meneillään olevia jatkotoimia koskeviin selvennyksiin. Hän totesi kuitenkin, että kyseessä olevissa tutkimuksissa seurantatoimet olivat olleet käynnissä huomattavasti pidempään kuin mitä unionin tuomioistuimet ovat tähän mennessä todenneet kohtuulliseksi. Siksi hän teki OLAFille parannusehdotuksia tässä asiassa.

Oikeusasiamies ei myöskään ollut vakuuttunut siitä, että OLAFilla olisi oikeus vedota yleiseen olettamaan tietojen ilmaisematta jättämisestä, kun otetaan huomioon, että sen tutkinta- ja seurantamenettely oli molemmat päätetty. Tutkittuaan asiakirjat oikeusasiamies katsoi myös, että osittainen tutustuminen vaikutti mahdolliselta, kun erityisesti henkilötietoja poistettiin. Oikeusasiamies totesi kuitenkin, että asiakirja-aineistoon sisältyvien asiakirjojen määrä on merkittävä, että kantelija sai nyt merkityksellisen osittaisen oikeuden tutustua tätä tutkimusta koskevaan loppukertomukseen ja että ei ole selvää, sisältävätkö muut asiakirjat, joihin osittainen oikeus tutustua voi olla mahdollista, kantelijaa kiinnostavia lisätietoja. Tämän vuoksi oikeusasiamies katsoi, että kantelun tätä näkökohtaa koskevat lisätutkimukset eivät olleet perusteltuja. Hän viittasi tässä yhteydessä OLAFille äskettäin tehdyssä tutkimuksessa esitettyyn parannusehdotukseen, joka koski yleisön oikeutta tutustua kokonaisiin asiakirja-aineistoihin koskevien pyyntöjen käsittelyä.

Asia koski Euroopan ulkosuhdehallinnon (EUH) kieltäytymistä antamasta yleisön tutustuttavaksi asiakirjoja, jotka liittyvät Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) tutkimuksiin EU:n henkilöstön jäsenten väärinkäytöksistä. Evätessään oikeuden tutustua asiakirjoihin EUH vetosi asiakirjoihin tutustumista koskevan unionin lainsäädännön mukaiseen poikkeukseen ja väitti, että tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi tarvetta suojella asiakirjoissa mainittujen henkilöiden, myös OLAFin tutkimusten kohteena olevien henkilöiden, yksityisyyttä ja koskemattomuutta. Lisäksi EUH poisti asiakirjoissa mainittujen oikeushenkilöiden nimet niiden maineen suojaamiseksi.

Oikeusasiamies totesi, että kantelija ei ollut osoittanut tarvetta luovuttaa henkilötietoja yleisen edun vuoksi, kuten EU:n tietosuojalainsäädännössä edellytetään. Tarkasteltuaan riidanalaisia asiakirjoja oikeusasiamies piti myös kaupallisten tietojen vähäisiä poistoja kohtuullisina eikä voinut havaita tältä osin mitään ylivoimaista yleistä etua. Oikeusasiamies katsoi näin ollen, että EUH:n päätös kieltäytyä luovuttamasta riidanalaisia asiakirjoja kokonaisuudessaan oli perusteltu. Oikeusasiamies päätti näin ollen tutkimuksen, jossa ei havaittu hallinnollista epäkohtaa.

Tapaus koski konsulttiyritystä, joka oli Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) tutkinnan kohteena EU:n rahoittamiin hankkeisiin liittyvien epäiltyjen sääntöjenvastaisuuksien vuoksi. OLAF ilmoitti yritykselle lopettaneensa tutkimuksen ja esitti komissiolle taloudellisia ja hallinnollisia suosituksia. Vaikka OLAF ilmoitti yritykselle, että se voisi kääntyä OLAFin prosessuaalisten takeiden valvojan puoleen, OLAF ei antanut selkeitä tietoja valituksen tekemiselle asetetusta määräajasta. Tämä tarkoitti, että yritys jätti valituksen määräajan jälkeen, ja valvoja hylkäsi valituksen.

Oikeusasiamies totesi, että OLAF oli syyllistynyt hallinnolliseen epäkohtaan, koska se ei ollut toimittanut kantelijalle selkeitä tietoja erityisesti tutkimuksen päättymispäivästä. Oikeusasiamies katsoi kuitenkin, että kantelijalle ei ollut asianmukaista suositusta asian käsittelemiseksi. Hän esitti kuitenkin ehdotuksen, jonka tarkoituksena oli estää tällaisen ongelman esiintyminen tulevissa samankaltaisissa tapauksissa.

The case concerned the European Anti-Fraud Office's (OLAF) decision to refuse public access to the contents of its investigation file concerning a closed case and to grant only partial access to the final report from this investigation. OLAF argued that full disclosure of the investigation file and final report would undermine the protection of personal data, the commercial interests of the companies concerned by the investigation, and the effectiveness of OLAF’s future investigations by revealing its methods and strategies. As regards the investigation file, OLAF applied a general presumption of non-disclosure, meaning that it refused to grant public access to the file without having conducted an individual assessment of the documents contained in it.

The Ombudsman took the preliminary view that, according to case law, once OLAF’s investigation and related follow-up activities are closed, the general presumption of non-disclosure can only be applied to OLAF’s internal and preliminary analyses, as opposed to the entire investigation file. OLAF disagreed, arguing that all documents in the investigation file contain sensitive information and, as such, should be covered by the general presumption of non-disclosure.

The Ombudsman therefore proceeded to an inspection of a sample of different categories of documents from the investigation file. Based on the inspection, the Ombudsman found that not all documents from the investigation file appear to be equally sensitive and thus deserving of the application of the general presumption of non-disclosure.

Nonetheless, the Ombudsman found that, based on an individual assessment of the documents in this particular case, OLAF could reasonably argue that the majority of documents from the investigation file could not be disclosed based on the need to protect personal data and sensitive commercial information. Since OLAF had already provided the complainant with meaningful access to its final report, the Ombudsman closed the case finding that no further inquiries were justified.

However, the Ombudsman suggested that OLAF should, in the future, carry out an individual assessment of documents from its the investigation files when applicants request public access to documents contained therein that are clearly not covered by the general presumption of non-disclosure as recognised in the case law. In case of broad requests for public access to the entire investigation file, OLAF should consider asking applicants to specify which documents they seek access to.