Valmistettu Euroopan oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 6 kohdan mukaisesti [1]

Asia koski apurahahakemuksen hylkäämistä tutkimuksen ja teknologian kehittämisen seitsemännen puiteohjelman yhteydessä. Sen jälkeen, kun kyseinen hanke oli alun perin tarjonnut kantelijalle paikkaa, kantelijalle ilmoitettiin, että hänen aiempi työharjoittelunsa yksityisessä yrityksessä teki hänen hakemuksensa "eettisesti mahdottomaksi hyväksyä". Kantelija valitti tutkimuksen toimeenpanovirastolle, että rekrytointiprosessi ei ollut avoin eikä oikeudenmukainen. Virasto väitti, että tutkijoiden rekrytointi on yksinomaan avustusten saajien vastuulla, ja kielsi osallistuneensa päätökseen.

Oikeusasiamies tutki asiaa ja totesi, että virasto ei ollut varmistanut menettelyn avoimuutta ja oikeudenmukaisuutta. Siksi hän on antanut virastolle suosituksen.

Kantelun tausta

1. Kantelija oli hakenut apurahaa hankkeeseen, jota rahoitettiin tutkimuksen ja teknologian kehittämisen seitsemännen puiteohjelman yhteydessä Marie Curie -peruskoulutusverkkoja koskevan ehdotuspyynnön [2] perusteella, jäljempänä 'hanke'.

2. Valituksen tekijän valitsi alun perin hankkeiden valintalautakunta, ja hän tarjosi apurahaa kesäkuussa 2014. Muutamaa päivää myöhemmin apurahan valvoja ilmoitti kantelijalle, että hankkeen tieteellinen lautakunta oli hylännyt hänen hakemuksensa. Tieteellinen lautakunta totesi, että vaikka hän täytti tehtävää koskevat akateemiset vaatimukset, hänen aiempaa työtään yksityisessä yrityksessä (jäljempänä 'yritys') pidettiin "eettisesti mahdottomana hyväksyä" kolmesta syystä: i) hankeryhmän jäsenten ja yrityksen välillä oli jatkuva oikeudellinen ristiriita; ii) Marie Curie -ohjelma ei mahdollistanut yhteyksiä yksityisiin yrityksiin, jotka saattavat olla riita-asioissa muiden yritysten tai Marie Curie -hankkeiden tieteellisen henkilöstön kanssa; ja iii) yrityksen tiedettiin olevan kansainvälisesti "kiistanalainen" yritys.

3. Kantelija valitti päätöksestä hankkeen koordinaattorille ja selitti, että häntä oli kohdeltu virheellisesti kyseisen yrityksen työntekijänä, kun hän oli ollut vain harjoittelija. Hän korosti, että hänellä ei enää ollut yhteyksiä yhtiöön, että Euroopan unioni oli tuolloin rahoittanut harjoittelun [3] ja että hänen tehtävänsä oli rajattu arkisto- ja dokumenttitutkimukseen. Otettuaan yhteyttä hankevastaavaan Brysselissä hankekoordinaattori kuitenkin vahvisti kantelijan hakemuksen hylkäämisen.

4. Elokuussa 2014 kantelija teki valituksen tutkimuksen toimeenpanovirastolle, jäljempänä ’virasto’, ja väitti, että häntä oli kohdeltu epäoikeudenmukaisesti kyseisen yksityisen yrityksen työntekijänä. Vastauksessaan virasto selitti, että se ei osallistunut ITN-stipendiaattien rekrytointiin, mikä oli yksinomaan edunsaajien vastuulla. Virasto ei myöskään voinut puuttua asiaan, koska kantelijan ja hankkeen välillä ei ollut sopimussuhdetta.

5. Kantelija kääntyi 26. elokuuta 2014 oikeusasiamiehen puoleen.

Tiedustelu

6. Oikeusasiamies käynnisti kantelua koskevan tutkimuksen ja yksilöi seuraavat väitteet ja niihin liittyvät väitteet:

Väitteet

1) Virasto ei selittänyt selkeästi osallistumistaan hankkeeseen osallistuvien stipendiaattien rekrytointimenettelyyn.

2) Virasto ei varmistanut, että hankkeesta vastaavat yksiköt olivat toteuttaneet oikeudenmukaisen ja avoimen valintamenettelyn.

Vaatimukset

1) Viraston olisi selvennettävä asianmukaisesti, ketkä osallistuivat hankkeen valintamenettelyyn.

2) Viraston olisi kannustettava asiasta vastaavia tahoja harkitsemaan uudelleen valituksen tekijän hakemusta.

7. Tutkimuksen aikana oikeusasiamies sai viraston lausunnon kantelusta ja sen jälkeen kantelijan huomautukset vastauksena viraston lausuntoon. Tutkinnassa oikeusasiamies on ottanut huomioon osapuolten esittämät perustelut ja mielipiteet.

Väite, jonka mukaan virasto ei selittänyt selkeästi osallistumistaan palvelukseenottomenettelyyn ja siihen liittyvää väitettä

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut

8. Kantelija väitti, että oli epäselvää, mikä taho oli vastannut hänen hakemuksensa arvioinnista. Hän huomautti, että hankekoordinaattori oli vahvistanut kielteisen päätöksen kuultuaan Brysselissä toimivaa hankevastaavaa.

9. Lausunnossaan virasto totesi, että se ei koskaan osallistunut kantelijan palvelukseen ottamiseen tai antanut sitä koskevaa neuvontaa. Se selitti lisäksi, että sen jälkeen, kun kantelijan hakemus oli hylätty, hankkeen koordinaattori pyysi neuvoja asiasta ja yksi hankkeesta vastaavista tutkijoista ja yksi viraston hankevastaavista tapasivat toisensa. Virasto kertoi oikeusasiamiehelle, että se ei ollut antanut mitään neuvoja päätöksestä olla ottamatta kantelijaa palvelukseen ja että se oli vain todennut, että vastuu oli hankekonsortiolla ja sen jäsenillä. Tämän tueksi virasto toimitti jäljennökset kirjeenvaihdosta, jota se oli käynyt hankekoordinaattorin kanssa valintamenettelystä.

10. Huomautuksissaan kantelija korosti, että hän ei edelleenkään tiennyt tieteellisen lautakunnan kokoonpanoa eikä sitä, ketkä olivat osallistuneet rekrytointiprosessiin.

Oikeusasiamiehen arviointi

11. Oikeusasiamies toteaa, että hankekoordinaattorin kantelijalle antamissa vastauksissa viitattiin useaan otteeseen virkamiesten kuulemiseen Brysselissä. Koordinaattori totesi esimerkiksi, että tieteellinen lautakunta ei pitänyt hakemusta eettisesti hyväksyttävänä sen jälkeen, kun se oli kuullut Marie Curie -neuvonantajia Brysselissä. Lausunnossaan virasto kuitenkin totesi, ettei se neuvonut palvelukseenottomenettelyssä eikä osallistunut siihen.

12. Viraston ja hankekoordinaattorin välisessä kirjeenvaihdossa oikeusasiamies ei löytänyt todisteita siitä, että virasto todella osallistui palvelukseenottomenettelyyn. Hän panee myös merkille, että ilmoitettuaan asiasta kantelijalle virasto pyysi kantelijaa osoittamaan menettelystä vastaavaa tahoa koskevan tiedustelunsa hankekoordinaattorille.

13. Oikeusasiamies toteaa, että velvollisuus antaa kansalaisille heidän pyytämänsä tiedot on hyvän hallintotavan yleinen periaate.[4] Tässä tapauksessa ja viraston toimittamien tietojen perusteella oikeusasiamies katsoo, että virasto täytti tämän velvollisuuden ja ilmoitti asianmukaisesti kantelijalle, että se ei ollut osallistunut tutkijoiden rekrytointiin eikä vaikuttanut päätökseen hylätä kantelijan hakemus. Hän katsoo myös, että tiedelautakunnan jäsenten henkilöllisyyden osalta virasto ohjasi kantelijan asianmukaisesti hankekoordinaattorin luo, koska tämä oli oikea henkilö antamaan hänelle tällaisia tietoja. Oikeusasiamies ei näin ollen katso, että virasto olisi syyllistynyt hallinnolliseen epäkohtaan kantelun tämän näkökohdan osalta.

Väite, jonka mukaan virasto ei ollut varmistanut, että vastuussa olevat yksiköt olivat toteuttaneet oikeudenmukaisen ja avoimen valintamenettelyn, ja siihen liittyvä väite

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut

14. Kantelija väitti, että hänen hakemuksensa hylkääminen johtui epäoikeudenmukaisesta ja läpinäkymättömästä menettelystä ja että päätös ei perustunut hänen ansioihinsa vaan pikemminkin hänen väitettyihin yhteyksiinsä yritykseen.

15. Virasto viittasi lausunnossaan Marie Curie -oikeudelliseen kehykseen, jonka mukaan rahoituksen saajien on valittava tutkijat avoimilla, läpinäkyvillä, puolueettomilla ja tasapuolisilla valintamenettelyillä.[5] Virasto selitti, että sen varmistamiseksi, että palvelukseenottomenettelyt toteutetaan näiden arvojen mukaisesti, se antaa rahoituksen saajille ohjausta ja koulutusta ja tarkistaa palvelukseenottoprosessit seuraamalla niitä ja raportoimalla niistä vuosittain. Se huomautti, että se oli suorittanut tällaisen uudelleentarkastelun tästä palvelukseenottomenettelystä marraskuussa 2014 ja todennut, että valintamenettely oli täyttänyt asiaa koskevien sääntöjen ja asetusten vaatimukset. Virasto selvensi kuitenkin, että toisin kuin koordinaattori väittää, asiaa koskevissa säännöissä "ei kielletä sellaisten tutkijoiden palkkaamista, joilla on tai oli yhteyksiä yrityksiin, jotka ovat riita-asioissa Marie Curie -hankkeiden edunsaajien kanssa, eikä ilmoiteta tällaisia yhteyksiä epäeettisiksi".

Oikeusasiamiehen arviointi

16. Seitsemännestä puiteohjelmasta annetussa asetuksessa [6] säädetään, että tästä ohjelmasta rahoitettavien hankkeiden palvelukseenotossa on noudatettava avoimuuden, oikeudenmukaisuuden ja puolueettomuuden periaatteita.[7] Nämä perusperiaatteet on vahvistettu myös avustussopimuksessa, jonka mukaan rahoituksen saajien on valittava tutkijat kelpoisuusperusteiden mukaisesti avointen, läpinäkyvien, puolueettomien ja tasapuolisten palvelukseenottomenettelyjen mukaisesti.

17. Virasto on lausunnossaan tunnustanut nämä velvoitteet ja selittänyt, että näiden arvojen kunnioittamisen varmistamiseksi se järjestää koulutustilaisuuksia ja toteuttaa vuotuista seurantaa. Virasto on myös viitannut avustussopimuksen mukaisiin valvontaoikeuksiinsa, erityisesti seurantatoimiinsa ja harkintavaltaansa tehdä tapauskohtaisia tarkastuksia hankkeiden täytäntöönpanosta ja toteutuksesta.

18. Näin ollen virasto ei kiistä sitä, että sillä on yleinen velvollisuus valvoa myöntämänsä rahoituksen käyttöä. Oikeusasiamiehen käsityksen mukaan tähän velvollisuuteen kuuluu asianmukaisten toimien toteuttaminen silloin, kun se saa kolmansien osapuolten sille toimittamien riittävän perusteltujen tietojen tai huolenaiheiden perusteella tietoonsa, että avustuksen saaja on mahdollisesti jättänyt noudattamatta avustussopimuksen mukaisia velvoitteitaan.

19. Tässä tapauksessa avustussopimuksessa määrättiin, että palvelukseen ottamisen on perustuttava useisiin vaatimuksiin, kuten hakijoiden tieteelliseen osaamiseen ja heidän tutkimuskokemuksensa merkityksellisyyteen.[8] Kantelijalle ilmoitettiin kuitenkin, että hänen hakemuksensa oli hylätty "eettisin perustein". Virasto on tältä osin selvästi todennut, että toisin kuin koordinaattori väittää, ei ole olemassa oikeudellisia rajoituksia tai sääntöjä, joilla kiellettäisiin sellaisten tutkijoiden palkkaaminen, joilla on tai oli yhteyksiä tiettyihin yksityisiin yrityksiin. Tästä huolimatta virasto tuli siihen tulokseen, että palvelukseenotto oli toteutettu sovellettavien sääntöjen mukaisesti, ja korosti, että vastuu oli joka tapauksessa hankekonsortiolla ja sen jäsenillä.

20. Oikeusasiamiehen on oltava kantelijan kanssa samaa mieltä siitä, että viraston vastauksessa ilmeisesti myönnetään, että kantelijalle esitetyt perusteet hänen hakemuksensa hylkäämiselle eivät olleet sovellettavien sääntöjen mukaisia. Oikeusasiamies ei näin ollen voi ymmärtää, miten virasto saattoi päätellä, että palvelukseenottomenettely oli kuitenkin avustussopimuksen vaatimusten mukainen. Oikeusasiamies panee myös merkille, että virasto tarkasteli palvelukseenottoprosessia vasta marraskuussa 2014 eli useita kuukausia kantelijan kantelun jälkeen.

21. Lopuksi oikeusasiamies toteaa, että virasto on toistuvasti todennut koordinaattorin ja kantelijan kanssa käymässään kirjeenvaihdossa sekä oikeusasiamiehelle antamassaan vastauksessa, ettei se ole vastuussa palvelukseenottomenettelystä. Tällä lausumalla virasto näyttää kiistävän olevansa millään tavoin vastuussa siitä, että avustuksen saaja olisi mahdollisesti jättänyt noudattamatta avustussopimusta.

22. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies katsoo, että virasto laiminlöi tässä tapauksessa yleisen velvollisuutensa valvoa rahoittamaansa hanketta ensinnäkin siksi, että se ei tutkinut asiaa asianmukaisesti (vaikka se oli jo havainnut mahdollisen puutteen palvelukseenottomenettelyssä), ja toiseksi siksi, että se luopui vastuustaan valvoa edunsaajaa. Tämä oli hallinnollinen epäkohta.

23. Normaalissa tilanteessa, jossa oikeusasiamies havaitsee hallinnollisen epäkohdan, hän yrittää löytää ratkaisun, joka palauttaa kantelijan asemaan, jossa hän olisi ollut, jos hallinnollista epäkohtaa ei olisi ollut. Tässä tapauksessa kantelija on ilmoittanut hänelle, että hänen tilanteensa on tällä välin muuttunut ja että hän ei enää halua, että hänen hakemustaan tarkastellaan uudelleen. Näin ollen oikeusasiamies katsoo, että tässä nimenomaisessa tapauksessa ei ole mahdollista löytää ratkaisua.

24. Todettuaan viraston syyllistyneen hallinnolliseen epäkohtaan oikeusasiamies korostaa kuitenkin, että hyvän hallintotavan periaatteiden mukaisesti viraston olisi toteutettava tarvittavat toimenpiteet sen varmistamiseksi, että tässä tapauksessa todetut huonot käytännöt eivät vaikuta kielteisesti tuleviin avustussopimuksiin. Siksi hän antaa asiaa koskevan suosituksen.

Suositus

Kun virasto saa luotettavia tietoja kolmansilta osapuolilta ja havaitsee mahdollisia sääntöjenvastaisuuksia tai epäjohdonmukaisuuksia sen rahoittamien avustussopimusten mukaisessa palvelukseenottomenettelyssä, viraston olisi suoritettava asianmukainen ja oikea-aikainen tutkinta sen varmistamiseksi, että tietty avustuksen saaja rekrytoi tutkijoita oikeudenmukaisella ja avoimella tavalla.

Kantelijalle ja tutkimuksen toimeenpanovirastolle ilmoitetaan tästä suosituksesta. Virasto lähettää Euroopan oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 6 kohdan mukaisesti yksityiskohtaisen lausunnon viimeistään 31 päivänä tammikuuta 2016. Yksityiskohtainen lausunto voisi sisältää suosituksen hyväksymisen ja kuvauksen siitä, miten se on pantu täytäntöön.

Emily O'Reilly

Strasbourgissa 26.10.2015

[1] Euroopan parlamentin päätös, tehty 9 päivänä maaliskuuta 1994, oikeusasiamiehen ohjesäännöstä ja hänen tehtäviensä hoitamista koskevista yleisistä ehdoista (94/262/EHTY, EY, Euratom), EYVL L 113, s. 15.

[2] FP7-PEOPLE-2013-ITN (EUVL C 202, 10.7.2012).

[3] Elinikäisen oppimisen ohjelma Leonardo da Vinci, http://ec.europa.eu/education/tools/llp_en.htm

[4] Euroopan hyvän hallintotavan säännöstön 22 artikla.

[5] Seitsemännen puiteohjelman Marie Curie -avustussopimus – liite III, III.2.2 artiklan a alakohta ja III.3.4 artiklan b alakohta

[6] Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 1906/2006, annettu 18 päivänä joulukuuta 2006, säännöistä, jotka koskevat yritysten, tutkimuskeskusten ja korkeakoulujen osallistumista seitsemännen puiteohjelman toimiin sekä tutkimustulosten levittämistä (2007–2013), EUVL L 391, s. 1.

[7] Ks. asetuksen 19 artiklan 6 kohta.

[8] Avustussopimuksen III.3.4 artiklan b alakohta