(Valmistettu Euroopan oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 6 kohdan mukaisesti (1))

KILPAILUKYKY

Taustaa

Kaksi komission Itävallassa toimivien paikallisten toimihenkilöiden edustajaa teki vuonna 1998 oikeusasiamiehelle kantelun siitä, että komissio ei ollut antanut Wienin edustustossa työskentelevälle paikalliselle henkilöstölleen täydentävää vakuutusturvaa (367/98/(VK)/GG). Asian käsittely päätettiin sen jälkeen, kun komissio oli hyväksynyt oikeusasiamiehen suositusluonnoksen. Käsiteltävän asian kantelija oli yksi kyseisen asian kantelijoista.

Komissio päätti 10. toukokuuta 2001 pidättää kantelijan virantoimituksesta häntä vastaan esitettyjen vakavien syytösten vuoksi. Samalla komissio tarjosi hänelle mahdollisuutta tulla kuulluksi näistä väitteistä. Kuuleminen järjestettiin 12. lokakuuta 2001.

Komissio hylkäsi kantelijan ilman ennakkoilmoitusta 31.1.2002 tekemällään päätöksellä. Kantelija valitti tästä päätöksestä itävaltalaiseen tuomioistuimeen, jossa asia on parhaillaan vireillä. Koska kantelija oli väittänyt, että komissio ei voinut irtisanoa häntä henkilöstön edustajana, komissio kirjoitti hänelle 14. kesäkuuta 2002 irtisanoakseen sopimuksen (jos aiemman irtisanomisen olisi pitänyt olla lainvastainen).

Kantelija pyysi myöhemmin saada tutustua tiettyihin asiakirjoihin, joihin komissio oli perustanut päätöksensä. Pyyntö johti kanteluun 242/2003/GG, jonka käsittely päätettiin sen jälkeen, kun komissio oli antanut kantelijalle oikeuden tutustua osaan asiaa koskevista asiakirjoista. Tämän tutkimuksen aikana oikeusasiamiehen yksiköt tarkastivat komission asiakirja-aineiston, joka sijaitsi Brysselissä.

Käsiteltävänä oleva väite

Kantelua 242/2003/GG koskevan oikeusasiamiehen tutkimuksen aikana komissio oli tarjonnut kantelijalle mahdollisuutta tutustua hänen henkilökansioonsa Wienissä. Kantelija käytti tätä mahdollisuutta.

Kantelija teki 11. maaliskuuta 2004 komission lehdistö- ja viestintäpääosastolle sisäisen valituksen, jossa hän väitti, että Euroopan yhteisöjen virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen 26 ja 24 artiklaa oli rikottu.

Henkilöstösääntöjen 24 artiklassa säädetään, että yhteisöjen on avustettava virkamiestä erityisesti menettelyissä, joita käydään sellaista henkilöä vastaan, joka asemansa tai tehtäviensä vuoksi joutuu uhkailun, loukkaamisen tai herjaamisen taikka henkilöön tai omaisuuteen kohdistuvan hyökkäyksen kohteeksi.

Euroopan unionin virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen 26 artiklassa säädetään seuraavaa:

”Virkamiehen henkilökansiossa on oltava

a) kaikki asiakirjat, jotka koskevat hänen hallinnollista asemaansa, sekä kaikki selvitykset, jotka koskevat hänen pätevyyttään, tehokkuuttaan ja käytöstään;

b) virkamiehen huomautukset tällaisista asiakirjoista.

Asiakirjat on kirjattava, numeroitava ja arkistoitava sarjajärjestyksessä. toimielin ei saa käyttää a alakohdassa tarkoitettuja asiakirjoja tai vedota niihin virkamiestä vastaan, ellei niitä ole annettu hänelle tiedoksi ennen niiden jättämistä. (…)

Kustakin virkamiehestä on vain yksi henkilökansio.

Virkamiehellä on palvelussuhteensa päätyttyäkin oikeus tutustua kaikkiin asiakirja-aineistoon sisältyviin asiakirjoihin ja ottaa niistä jäljennöksiä.”

Kantelija väitti lehdistö- ja viestintäpääosastolle tekemässään kantelussa, että hänen henkilökansioonsa oli hänen tietämättään lisätty useita asiakirjoja. Toisaalta suurinta osaa hänen huomautuksistaan asiakirja-aineistoon liitetyistä asiakirjoista (mukaan lukien ne, jotka hän oli merkinnyt maininnalla ”kopio henkilökansioon”) ei hänen mukaansa ollut sisällytetty asiakirja-aineistoon. Kantelija mainitsi esimerkkeinä kaksi henkilökansiossaan olevaa asiakirjaa (IV/18 ja IV/19). Kantelijan mukaan hänen henkilökansiossaan olevat asiakirjat antoivat näin ollen vääristyneen kuvan objektiivisista tosiseikoista. Kantelija väitti lisäksi, että Brysselissä oli ”rinnakkainen” henkilökansio, jonka sisällöstä suurin osa ei sisältynyt Wienin henkilökansioon. Lopuksi kantelija huomautti, että hänen henkilökansioonsa ei sisältynyt mitään seikkoja, jotka olisivat oikeuttaneet hänen irtisanomisensa, toisin sanoen ei mitään asiakirjoja sen päivämäärän jälkeen, jona hänet oli pidätetty tehtävistään toukokuussa 2001.

Lisäksi kantelija väitti, että komission olisi pitänyt antaa hänelle oikeus tutustua koko asiakirja-aineistoon Brysselissä. Hän ilmoitti myös, että hän valitti hylkäämispäätöksestä ja varasi itselleen kaikki muut oikeudet.

Kesäkuussa 2004 oikeusasiamiehelle tekemässään kantelussa kantelija viittasi 11.3.2004 komissiolle tekemäänsä kanteluun ja huomautti, että komissio ei ollut vastannut kyseiseen kanteluun. Kantelija väitti näin ollen pohjimmiltaan, että komissio oli laiminlyönyt hänen henkilökansioonsa liittyvät velvollisuutensa.

KYSYMYS

Oikeusasiamiehen lähestymistapa

Kantelu lähetettiin komissiolle lausuntoa varten. Sekaannuksen välttämiseksi oikeusasiamies ilmoitti komissiolle ja kantelijalle, että hänen tutkimuksensa koski vain kantelijan henkilökansioon liittyviä kysymyksiä, eikä se näin ollen kattaisi muita kantelijan komissiolle 11. maaliskuuta 2004 lähettämässään kirjeessä mainitsemia seikkoja (kuten kysymystä oikeudesta tutustua asiakirja-aineistoon Brysselissä ja komission päätöstä kantelijan hylkäämisestä).

Komission lausunto

Lausunnossaan komissio viittasi 21 päivänä kesäkuuta 2004 tehtyyn päätökseen, jolla se oli vastannut kantelijan 11 päivänä maaliskuuta 2004 päivättyyn kirjeeseen. Komissio pahoitteli vastauksen viivästymistä.

Komissio hylkäsi kantelijan 11 päivänä maaliskuuta 2004 tekemän kantelun 21 päivänä kesäkuuta 2004 päivätyssä kirjeessään. Komissio väitti, että henkilöstösääntöjen 24 ja 26 artiklaa ei sovelleta paikallisiin toimihenkilöihin ja että Wienin-edustuston ns. henkilökansio ei näin ollen ole henkilöstösääntöjen 26 artiklassa mainitun kaltainen kansio.

Komissio lisäsi, että vaikka näitä artikloja sovellettaisiin tässä tapauksessa, ei olisi oikein verrata oikeusasiamiehen yksiköille osoitettua asiakirja-aineistoa virkamieheen liittyvään "henkilökohtaiseen asiakirja-aineistoon". Oikeusasiamiehen yksiköille esitetty asiakirja-aineisto oli vain työasiakirja, joka liittyi yksinomaan kantelijaa vastaan aloitettuun kurinpitomenettelyyn. Lisäksi kyseisessä menettelyssä kantelijalla olisi komission mukaan ollut oikeus tutustua kaikkiin niihin 8 päivänä toukokuuta 2001 päivätyssä valitusilmoituksessa mainittuihin asiakirjoihin, joihin komissio oli nojautunut. Komissio katsoi, että henkilöstösääntöjen 26 artiklalla oli tarkoitus varmistaa virkamiesten osalta juuri tämä (eli se, että päätöksiä ei tehty heille tuntemattomien tietojen perusteella).

Kantelijan huomautukset

Huomautuksissaan kantelija pysytti valituksensa. Hän esitti myös lisähuomautuksia henkilöstösääntöjen 24 artiklasta. Kantelijan mukaan komissio oli tuominnut hänet julkisesti jo kauan ennen kuulemista. Kantelija väitti myös, että hänelle oli suullisessa käsittelyssä esitetty kysymyksiä, joilla ei ollut mitään tekemistä hänelle esitettyjen epäkohtien kanssa.

Lisätiedustelut

Tarkasteltuaan huolellisesti komission lausuntoa ja kantelijan huomautuksia kävi ilmi, että lisätutkimukset olivat tarpeen.

Lisätietopyyntö

Oikeusasiamies pyysi näin ollen 12. lokakuuta 2004 komissiota (1) selittämään kantaansa, jonka mukaan Wienin-edustuston ns. henkilökansio ei ole henkilöstösääntöjen 26 artiklassa mainitun kaltainen kansio, koska a) 25. syyskuuta 2003 päivätyssä vastauksessaan oikeusasiamiehen kantelua 242/2003/GG koskevan oikeusasiamiehen tutkimuksen yhteydessä esittämään lisätietopyyntöön komissio oli huomauttanut, että kantelija voi käyttää oikeuttaan tutustua henkilökansioonsa Wienin-edustuston toimipaikassa, ja b) kantelijan toimittamissa komission asiakirjoissa (merkitty nimillä "IV/18" ja "IV/19") todettiin selvästi, että ne oli tarkoitus sisällyttää kantelijan "henkilökansioon", (2) selittämään kantelijan "henkilökansion" luonnetta ja tarkoitusta sen Wienin-edustustossa ja täsmentämään, millä oikeusperustalla tätä kansiota säilytettiin, (3) selittämään, katsoiko se, että kantelijan Wienin-edustustossa olevaan "henkilökohtaiseen asiakirja-aineistoon" ei tarvinnut sisällyttää a) kaikkia kantelijan hallinnollista asemaa koskevia asiakirjoja ja kaikkia hänen kykyjään, tehokkuuttaan ja käyttäytymistään koskevia raportteja ja b) kantelijan huomautuksia tällaisista asiakirjoista ja 4) selittämään, miksi kantelijan Wienin-edustustossaan olevaan "henkilökohtaiseen asiakirja-aineistoon" ei sisältynyt kantelijan huomautuksia asiakirjoista, jotka oli merkitty "IV/18" ja "IV/19", eikä asiakirjoja, jotka oli laadittu sen päivän jälkeen, jona kantelijan käsittely oli keskeytetty toukokuussa 2001.

Komission vastaus

Vastauksessaan komissio esitti seuraavat huomautukset:

Henkilöstösääntöjen 26 artiklaa sovellettiin ainoastaan virkamiehiin eikä kantelijan kaltaisiin paikallisiin toimihenkilöihin. Paikallisia toimihenkilöitä koskevissa asiaa koskevissa säännöissä ei viitattu tähän säännökseen. Euroopan yhteisöjen muuhun henkilöstöön sovellettavien palvelussuhteen ehtojen 11 artiklaa, sellaisena kuin se on uudessa muodossaan (toisin sanoen 1.5.2004 voimaan tulleiden muutosten jälkeen), jossa säädettiin, että henkilöstösääntöjen 26 artiklaa sovellettiin analogisesti väliaikaisiin toimihenkilöihin, sovellettiin nyt analogisesti sopimussuhteisiin toimihenkilöihin palvelussuhteen ehtojen 81 artiklan nojalla. Uusilla säännöillä ei kuitenkaan säännellä aikaisempia tilanteita.

Komission Itävallan-edustuston henkilökansio oli ainoa henkilökansio, jonka komissio oli avannut kantelijan työnantajana henkilöstöhallintoa varten. Komission oikeudesta tehdä näin säädettiin tässä tapauksessa Itävallan lainsäädännössä. Komission paikallisen henkilöstön henkilökansioiden säilyttämistä koskevat säännöt on vahvistettu 13 päivänä helmikuuta 1985 annetussa hallinnollisessa huomautuksessa nro 119 (2). Komission edustustoja muistutettiin myös vaatimuksesta säilyttää henkilötietoja esimerkiksi lehdistö- ja viestintäpääosaston 26. lokakuuta 2000 lähettämässä kirjeessä (3).

Itävallan lainsäädännössä ei velvoitettu työnantajia säilyttämään henkilötietoja. Komissiolla ei näin ollen ollut oikeudellista velvollisuutta sisällyttää henkilökansioon kaikkia asiakirjoja, jotka liittyivät kantelijan asemaan sekä hänen kykyihinsä, suorituksiinsa ja käytökseensä. Itävallan lainsäädännössä ei myöskään velvoitettu komissiota sisällyttämään henkilökohtaisiin asiakirjoihin kantelijan lausuntoja yksittäisistä tapahtumista.

Kantelijan toimittamaa asiakirjaa IV/19 koskevaa muistiota ei tarvinnut säilyttää kantelijan asiakirja-aineistossa. Asiakirja IV/19 oli lisätty asiakirja-aineistoon, koska kantelijaa oli kehotettu ilmoittamaan poissaoloista suullisesti edellisenä päivänä. Kantelijan esittämät asiakirjat koskivat kuitenkin ainoastaan lääketieteellisiä syitä hänen osittaiseen poissaoloonsa 3.10.2000. Nämä asiakirjat oli näin ollen tallennettava kantelijan potilaskansioon eikä hänen henkilökansioonsa.

Komissio myönsi, että muistiota, johon kantelija oli viitannut asiakirjasta IV/18, ei ollut toimitettu yhdessä tämän asiakirjan kanssa hänen henkilökansioonsa. Koska tämä laiminlyönti oli tapahtunut yli neljä vuotta sitten, ei ollut enää mahdollista selvittää, miten se oli tapahtunut. Toisin kuin kantelija väitti 11 päivänä maaliskuuta 2004 päivätyssä kirjeessään, suurin osa kantelijan mielipiteistä ja vastauksista ei kuitenkaan puuttunut hänen henkilökansiostaan. Kun kantelija oli antanut lausuntoja ja vastauksia tapahtumista, jotka oli kirjattu hänen henkilökansioonsa, ne oli liitetty asiakirja-aineistoon. Kantelija oli pystynyt tukemaan väitteitään vain kahdessa tapauksessa, joista toinen ei selvästikään ollut merkityksellinen tässä asiassa.

Kantelijan henkilökansio päättyi toukokuussa 2001, koska hänet oli vapautettu tehtävistään 10. toukokuuta 2001. Kurinpitomenettelyn oli toteuttanut lehdistö- ja viestintäpääosasto. Koska viimeksi mainittu oli sijoittautunut Brysseliin, se oli asianmukaisesti säilyttänyt kurinpitomenettelyä koskevan asiakirja-aineiston Brysselissä.

Kantelijan huomautukset

Huomautuksissaan kantelija pysytti valituksensa ja esitti seuraavat lisähuomautukset:

P:n laatiman 2.7.1999 päivätyn sisäisen muistion, joka koski varainhoidon valvojan käyntiä edustustossa, mukaan johtoa oli pyydetty noudattamaan tiettyjä henkilökansioiden säilyttämistä koskevia ohjeita, kuten periaatetta, jonka mukaan asianomaisen paikallisen toimihenkilön oli varmennettava kaikki henkilökansioon sisällytettävät asiakirjat.

Komission mainitsemista 13.11.1985 ja 26.10.2000 päivätyistä asiakirjoista kävi selvästi ilmi, että paikallisten toimihenkilöiden henkilökansioita oli käsiteltävä analogisesti virkamiesten henkilökansioiden kanssa. Lokakuun 26. päivänä 2000 päivätystä muistiosta kävi ilmi, että henkilökansio oli säilytettävä yksinomaan edustustossa.

Komission perustelut asiakirjan IV/19 osalta olivat käsittämättömät. Asiaa koskevassa asiakirjassa häntä (kantelijaa) oli syytetty siitä, että hän oli poissa töistä ilman lupaa. Vastauksessaan hän puolusti itseään tätä syytöstä vastaan. Tämä vastaus ei siis koskenut pelkästään hänen poissaolonsa lääketieteellisiä syitä, vaan se oli hänen reaktionsa täysin perusteettomaan syytökseen. Tämä tapaus oli erittäin hyvä esimerkki siitä, miten edustuston tuolloinen johto oli sisällyttämällä asiakirja-aineistoon vain valikoituja asiakirjoja yrittänyt luoda vaikutelman, että hän oli laiminlyönyt velvollisuutensa tai syyllistynyt väärinkäytöksiin.

Kuten hän korosti 11.3.2004 päivätyssä kirjeessään, viittaukset asiakirjoihin IV/18 ja IV/19 olivat vain havainnollistavia esimerkkejä.

Kantelija sisällytti yksityiskohtaisen luettelon asiakirjoista, jotka oli sisällytetty henkilökansioon hänen tietämättään, ja huomautuksista, joita ei ollut sisällytetty, vaikka hän oli merkinnyt ne sisällytettäväksi hänen henkilökansioonsa. Kantelijan mukaan hänen henkilökansioonsa merkitsemistään muistiinpanoista ainakin 12:ta ei ollut otettu mukaan, kun taas lähes 30 hallinnon kirjettä oli otettu mukaan hänen tietämättään. Kantelija toimitti myös jäljennöksen 29. syyskuuta 2000 päivätystä sähköpostiviestistä, jossa hän oli ilmoittanut edustuston johdolle, että hänen oli määrä mennä lääkäriin aamupäivällä 3. lokakuuta 2000.

PÄÄTÖS

1 Alkuhuomautukset

1.1 Kesäkuussa 2004 tehty alkuperäinen kantelu koski sitä, miten komissio oli käsitellyt kantelijan henkilötietoja, mutta siinä mainittiin myös joitakin muita seikkoja. Tutkimuksen aloittamista koskevissa kirjeissään oikeusasiamies ilmoitti sekaannusten välttämiseksi komissiolle ja kantelijalle, että hänen tutkimuksensa koski ainoastaan kantelijan henkilökansioon liittyviä kysymyksiä eikä se näin ollen kattaisi muita kantelijan komissiolle 11 päivänä maaliskuuta 2004 lähettämässään kirjeessä mainitsemia seikkoja (kuten kysymystä oikeudesta tutustua asiakirja-aineistoon Brysselissä ja komission päätöstä hylätä kantelija).

1.2 Komission lausuntoa koskevissa huomautuksissaan kantelija esitti lisähuomautuksia henkilöstösääntöjen 24 artiklasta, johon hän oli jo viitannut kantelussaan. Kantelijan mukaan komissio oli tuominnut hänet julkisesti jo kauan ennen kuulemista. Kantelija väitti myös, että hänelle oli suullisessa käsittelyssä esitetty kysymyksiä, joilla ei ollut mitään tekemistä hänelle esitettyjen epäkohtien kanssa. Oikeusasiamies katsoo, ettei olisi asianmukaista laajentaa tätä tutkimusta siten, että se kattaisi nämä lisäkysymykset. Tämä viivästyttäisi väistämättä oikeusasiamiehen tutkimusta kantelijan alkuperäisestä väitteestä. Oikeusasiamies katsoo, että tämä ei olisi kantelijan edun mukaista. Kantelija voi kuitenkin vapaasti tehdä uuden valituksen näistä kysymyksistä.

2 Väite, jonka mukaan komissio ei ole hoitanut kantelijan henkilökansioon liittyviä velvollisuuksiaan

2.1 Kantelija työskenteli aiemmin paikallisena edustajana komission Wienin-edustustossa. Komissio päätti 10. toukokuuta 2001 pidättää kantelijan virantoimituksesta häntä vastaan esitettyjen vakavien syytösten vuoksi. Komissio hylkäsi kantelijan ilman ennakkoilmoitusta 31.1.2002 tekemällään päätöksellä. Kantelija valitti tästä päätöksestä itävaltalaiseen tuomioistuimeen, jossa asia on parhaillaan vireillä. Kantelija pyysi myöhemmin saada tutustua tiettyihin asiakirjoihin, joihin komissio oli perustanut päätöksensä. Pyyntö johti kanteluun 242/2003/GG, jonka käsittely päätettiin sen jälkeen, kun komissio oli antanut kantelijalle oikeuden tutustua osaan asiaa koskevista asiakirjoista. Tämän tutkimuksen aikana oikeusasiamiehen yksiköt tarkastivat komission asiakirja-aineiston, joka sijaitsi Brysselissä.

Kantelua 242/2003/GG koskevan oikeusasiamiehen tutkimuksen aikana komissio oli tarjonnut kantelijalle mahdollisuutta tutustua hänen henkilökansioonsa Wienissä. Kantelija käytti tätä mahdollisuutta. Tämän jälkeen hän valitti komission lehdistö- ja viestintäpääosastolle ja väitti, että hänen henkilökansioonsa oli hänen tietämättään lisätty useita asiakirjoja ja että suurinta osaa hänen huomautuksistaan asiakirja-aineistoon liitetyistä asiakirjoista (mukaan lukien huomautukset, jotka hän oli merkinnyt merkinnällä ”kopio henkilökansioon”) ei ollut sisällytetty asiakirja-aineistoon. Kantelija mainitsi esimerkkeinä kaksi henkilökansiossaan olevaa asiakirjaa (IV/18 ja IV/19). Kantelijan mukaan hänen henkilökansiossaan olevat asiakirjat antoivat näin ollen vääristyneen kuvan objektiivisista tosiseikoista. Kantelija väitti lisäksi, että Brysselissä oli ”rinnakkainen” henkilökansio, jonka sisällöstä suurin osa ei sisältynyt Wienin henkilökansioon. Lopuksi kantelija huomautti, että hänen henkilökansioonsa ei sisältynyt mitään seikkoja, jotka olisivat oikeuttaneet hänen irtisanomisensa, toisin sanoen ei mitään asiakirjoja sen päivämäärän jälkeen, jona hänet oli pidätetty tehtävistään toukokuussa 2001.

Kesäkuussa 2004 oikeusasiamiehelle tekemässään kantelussa kantelija viittasi 11.3.2004 komissiolle tekemäänsä kanteluun ja huomautti, että komissio ei ollut vastannut kyseiseen kanteluun. Kantelija väitti näin ollen pohjimmiltaan, että komissio oli laiminlyönyt hänen henkilökansioonsa liittyvät velvollisuutensa.

Kantelija viittasi valituksessaan Euroopan unionin virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen 26 artiklaan, jossa säädetään seuraavaa:

”Virkamiehen henkilökansiossa on oltava

a) kaikki asiakirjat, jotka koskevat hänen hallinnollista asemaansa, sekä kaikki selvitykset, jotka koskevat hänen pätevyyttään, tehokkuuttaan ja käytöstään;

b) virkamiehen huomautukset tällaisista asiakirjoista.

Asiakirjat on kirjattava, numeroitava ja arkistoitava sarjajärjestyksessä. toimielin ei saa käyttää a alakohdassa tarkoitettuja asiakirjoja tai vedota niihin virkamiestä vastaan, ellei niitä ole annettu hänelle tiedoksi ennen niiden jättämistä. (…)

Kustakin virkamiehestä on vain yksi henkilökansio.

Virkamiehellä on palvelussuhteensa päätyttyäkin oikeus tutustua kaikkiin asiakirja-aineistoon sisältyviin asiakirjoihin ja ottaa niistä jäljennöksiä.”

2.2 Komissio katsoi lausunnossaan, että henkilöstösääntöjen 26 artiklaa ei voida soveltaa paikallisiin toimihenkilöihin ja että Wienin-edustuston ns. Komissio väitti lisäksi, että kantelijaa vastaan aloitetun kurinpitomenettelyn aikana kantelijalla olisi ollut oikeus tutustua kaikkiin asiakirjoihin, joihin komissio oli vedonnut häntä vastaan. Komission mukaan henkilöstösääntöjen 26 artiklalla oli tarkoitus varmistaa virkamiesten osalta juuri tämä (eli se, että päätöksiä ei tehty heille tuntemattomien tietojen perusteella).

Vastauksessaan oikeusasiamiehen esittämään lisätietopyyntöön komissio totesi, että sen Wienin-edustustossa säilytetty henkilökansio oli ainoa henkilökansio, jonka se oli avannut kantelijan työnantajana henkilöstöhallintoa varten. Komissio katsoi, että sen oikeudesta tehdä näin säädettiin tässä tapauksessa Itävallan oikeudessa. Komission paikallisen henkilöstön henkilökansioiden säilyttämistä koskevat säännöt vahvistettiin 13. helmikuuta 1985 päivätyssä hallinnollisessa muistiossa nro 119. Komission edustustoja muistutettiin myös vaatimuksesta säilyttää henkilötietoja esimerkiksi lehdistö- ja viestintäpääosaston 26. lokakuuta 2000 lähettämässä kirjeessä. Komissio väitti, että Itävallan lainsäädännössä ei velvoiteta työnantajia säilyttämään henkilötietoja ja että sillä ei näin ollen ollut lakisääteistä velvollisuutta sisällyttää henkilökansioon kaikkia asiakirjoja, jotka liittyvät kantelijan asemaan sekä hänen kykyihinsä, suorituksiinsa ja käytökseensä. Se väitti myös, että Itävallan lainsäädännössä ei velvoiteta komissiota sisällyttämään henkilökohtaisiin asiakirjoihin kantelijan lausuntoja yksittäisistä tapahtumista.

Komission mukaan kantelijan toimittamaa asiakirjaa IV/19 koskevaa muistiota ei tarvinnut säilyttää kantelijan henkilökansiossa vaan hänen potilaskansiossaan. Komissio myönsi, että muistiota, johon kantelija oli viitannut asiakirjasta IV/18, ei ollut toimitettu yhdessä tämän asiakirjan kanssa hänen henkilökansioonsa. Komission mukaan suurin osa kantelijan mielipiteistä ja vastauksista ei kuitenkaan puuttunut hänen henkilökansiostaan. Komissio väitti, että kantelija oli pystynyt tukemaan väitteitään vain kahdessa tapauksessa, joista toinen ei selvästikään ollut merkityksellinen tässä asiassa.

Komissio totesi lisäksi, että kantelijan henkilökansio päättyi toukokuussa 2001, koska hänet oli vapautettu tehtävistään 10. toukokuuta 2001. Kurinpitomenettelyn oli toteuttanut lehdistö- ja viestintäpääosasto. Koska viimeksi mainittu sijaitsi Brysselissä, komissio väitti, että se oli asianmukaisesti säilyttänyt kurinpitomenettelyä koskevan asiakirja-aineiston Brysselissä.

2.3 Ennen kantelijan väitteen käsittelyä on hyödyllistä tarkastella alustavaa kysymystä. Komissio väitti lausunnossaan, että sen oikeuteen säilyttää henkilöstönsä henkilötietoja Wienin-edustustossa sovelletaan Itävallan lainsäädäntöä ja että Itävallan lainsäädännössä ei velvoiteta työnantajia säilyttämään tällaisia tietoja. Oikeusasiamies toteaa kuitenkin, että komissio ei ole väittänyt, että Itävallan lainsäädäntö estäisi sitä säilyttämästä tällaisia henkilötietoja. Lisäksi oikeusasiamiehen käytettävissä olevista todisteista käy selvästi ilmi, että komissio päätti säilyttää paikallisten toimihenkilöidensä henkilötietoja ja että se antoi sisäisiä ohjeita siitä, miten tämä olisi tehtävä 13 päivänä helmikuuta 1985 antamassaan hallinnollisessa muistiossa nro 119. Näissä olosuhteissa mikään ei estä oikeusasiamiestä tutkimasta tapaa, jolla komissio käsitteli kantelijaa koskevaa henkilökansiota.

2.4 On hyvän hallintotavan mukaista varmistaa, että yhteisön toimielimen tai elimen henkilöstön jäsenen henkilökansiossa on 1) kaikki hänen hallinnollista asemaansa koskevat asiakirjat ja kaikki hänen pätevyyttään, tehokkuuttaan ja käytöstään koskevat kertomukset sekä 2) kaikki virkamiehen näitä asiakirjoja koskevat huomautukset. Tästä velvollisuudesta säädetään virkamiesten osalta henkilöstösääntöjen 26 artiklassa. Paikallisten toimihenkilöiden palvelukseen ottamista koskevissa ehdoissa ei tosin ennen 1.5.2004 voimaan tulleiden muutosten tekemistä nimenomaisesti määrätty, että Euroopan yhteisöjen virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen 26 artiklaa olisi sovellettava myös paikallisiin toimihenkilöihin. On kuitenkin huomattava, että 13 päivänä helmikuuta 1985 annetussa hallinnollisessa huomautuksessa nro 119 määrätään nimenomaisesti, että paikallisten toimihenkilöiden henkilökansioissa olisi oltava ainoastaan näihin ohjeisiin liitetyssä luettelossa mainitut asiakirjat. Lehdistö- ja tiedotuspääosasto toisti 26. lokakuuta 2000 päivätyssä muistiossaan, jossa muistutettiin paikallisten toimihenkilöiden henkilökansioita koskevista säännöistä vastaavia henkilöitä, saman kaavan ("[p]ar analogie avec les dossiers staffs des fonctionnaires"). Lisäksi on huomattava, että vuonna 1985 annettuihin ohjeisiin liitetyssä luettelossa (G kohta) mainitaan nimenomaisesti tarve lisätä henkilökansioon kaikki huomautukset, joita asiamiehellä voi olla hänen kykyjään, suorituksiaan ja käytöstään koskevista kertomuksista ("les observations éventuelles de l'agent à leur sujet"). Lopuksi komissio itse myönsi, että kantelijan huomautukset asiakirjasta IV/18 olisi pitänyt sisällyttää hänen henkilökansioonsa tässä tapauksessa. Näissä olosuhteissa oikeusasiamies katsoo, että henkilöstösääntöjen 26 artiklalla kodifioidaan hyvän hallinnon periaatteesta johtuvat velvoitteet ja että komissiolla oli nämä velvoitteet paikallisten toimihenkilöiden osalta jo ennen sellaisen säännön voimaantuloa, jossa säädetään nimenomaisesti henkilöstösääntöjen 26 artiklan soveltamisesta paikallisiin toimihenkilöihin analogisesti.

2.5 Oikeusasiamies ei ole itse nähnyt kantelijan henkilötietoja, joita säilytetään Wienissä. Sekä kantelijan että komission toimittamista tiedoista käy kuitenkin ilmi, että tähän asiakirja-aineistoon ei sisälly mitään asiakirjoja, jotka koskisivat kantelijaa vastaan aloitettuja kurinpitomenettelyjä sen päivän jälkeen, jona hänet erotettiin tehtävistään toukokuussa 2001. Vastauksessaan oikeusasiamiehen lisätietopyyntöön komissio väitti, että kurinpitomenettelyä koskevat asiakirjat oli säilytetty Brysselissä olevassa asiakirja-aineistossa, koska nämä menettelyt oli toteuttanut lehdistö- ja viestintäpääosasto, jonka toimipaikka on Brysselissä. Oikeusasiamies katsoo, että tätä selitystä ei voida hyväksyä. Komission 13 päivänä helmikuuta 1985 antamiin sisäisiin ohjeisiin, jotka koskevat paikallisten toimihenkilöiden henkilökansioiden säilyttämistä, on liitetty H-osa, jonka otsikkona on "Kysymyksiä koskevat kurinpitoasiat" ("Kysymyksiä koskevat kurinpitomenettelyt"). Näin ollen on selvää, että kurinpitomenettelyä koskevat asiakirjat on sisällytettävä paikallisen toimihenkilön henkilökansioon. Lisäksi on todettava, että henkilöstösääntöjen 26 artiklassa (josta johtuvat velvoitteet, kuten edellä on todettu, koskevat paikallisia toimihenkilöitä) säädetään, että kustakin toimihenkilöstä säilytetään vain yksi henkilökansio. Sama periaate muistutetaan 26 päivänä lokakuuta 2000 päivätyn komission muistion 3 kohdassa, jonka mukaan henkilökansio on säilytettävä edustustossa "yksinomaan". Oikeusasiamies myöntää, että komission kuvaamissa olosuhteissa voi olla järkevää säilyttää jäljennös kurinpitomenettelyyn liittyvistä asiakirjoista tätä menettelyä käsittelevässä yksikössä (4). Tämä ei kuitenkaan vaikuta tarpeeseen lisätä asiakirjat itse kantelijan henkilökansioon, jota säilytetään Wienissä. Se, että komissio ei ole tehnyt näin nyt esillä olevassa asiassa, merkitsee näin ollen hallinnollista epäkohtaa.

2.6 Asiakirjan IV/19 osalta oikeusasiamies toteaa, että kyse on kantelijan esimiehen K:n kantelijalle 3. lokakuuta 2000 osoittamasta sähköpostiviestistä, joka on kopioitu useille muille henkilöille, muun muassa edustuston päällikölle. Tässä sähköpostiviestissä K. väitti kantelijan ilmoittaneen, että hän olisi poissa klo 9.30 asti, mutta että hän oli itse asiassa saapunut töihin vasta kyseisenä päivänä klo 12.00 ilmoittamatta asiasta etukäteen esimiehelleen, vastaanottoon tai hallintoon. K:n mukaan hän ei tiennyt mitään myöhemmästäkään selityksestä. K. päätteli, että kantelija oli näin ollen ollut ilman lupaa poissa töistä. Samana päivänä antamassaan vastauksessa kantelija huomautti, että hän oli ilmoittanut K:lle sähköpostitse 29.9.2000, että hänen olisi käytävä sairaalassa "tiistaiaamuna" (eli 3.10.2000 aamulla) ja että hän ei ollut pystynyt ilmoittamaan tarkasti, kuinka kauan tämä kestäisi. Kantelija selitti lisäksi, että hän oli toimittanut todistuksen hallinnolle. Tämän asiakirjan mukaan kantelija oli ollut sairaalassa kello 11:een asti sinä päivänä. Oikeusasiamies katsoo, että toista kantelijan toimittamaa asiakirjaa (lääkärin 27. syyskuuta 2000 päivätty todistus) ei todellakaan tarvinnut säilyttää kantelijan henkilökansiossa vaan hänen potilaskansiossaan. Oikeusasiamies katsoo kuitenkin, että on tehtävä erilainen päätelmä kantelijan K:lle 3. lokakuuta 2000 lähettämästä sähköpostiviestistä ja hänen sairaalassa viettämästään ajasta annetusta todistuksesta. Kantelija vastasi sähköpostiviestissään K:n syytökseen, jonka mukaan hän oli ollut poissa töistä ilman lupaa. Oikeusasiamies katsoo, että koska K:n 3. lokakuuta 2000 lähettämä sähköpostiviesti sisältyi kantelijan henkilökansioon, siihen oli sisällytettävä ainakin kantelijan samana päivänä antama vastaus. Komission laiminlyönnin vuoksi kantelijan henkilökansio näyttää todellakin antavan vääristyneen kuvan objektiivisista tosiseikoista (5). Oikeusasiamies katsoo näin ollen, että se, että komissio ei ole sisällyttänyt (ainakaan) kantelijan 3. lokakuuta 2000 lähettämää sähköpostiviestiä hänen henkilökansioonsa, on myös hallinnollinen epäkohta.

2.7 Edellä esitetystä seuraa, että komissio ei sisällyttänyt kantelijan henkilökansioon huomautuksia asiakirjoista IV/18 ja IV/19. Oikeusasiamies toteaa, että kantelija oli maininnut nämä asiakirjat havainnollisina esimerkkeinä asiakirjoista, jotka olisi pitänyt sisällyttää hänen henkilökansioonsa. Huomautuksissaan komission vastauksesta lisätietopyyntöön kantelija esitti yksityiskohtaisen luettelon asiakirjoista, jotka oli sisällytetty henkilökansioon hänen tietämättään, ja huomautuksista, joita ei ollut sisällytetty, vaikka hän oli merkinnyt ne henkilökansioonsa. Toisin kuin komissio olettaa, mikään ei siis viittaa siihen, että kantelija voisi tukea väitteitään vain kahdessa tapauksessa. Vaikka lähemmin tarkasteltuna sen pitäisi osoittaa, että mitään kantelijan mainitsemista lisähuomautuksista ei tarvinnut sisällyttää hänen henkilökansioonsa, tämä ei kuitenkaan vaikuttaisi päätelmään, jonka mukaan hänen asiakirjoja IV/18 ja IV/19 koskevat huomautuksensa oli sisällytettävä hänen henkilökansioonsa. Tässä yhteydessä oikeusasiamies panee merkille, että komissio myönsi, että asiakirjaa IV/18 koskevat huomautukset olisi pitänyt sisällyttää asiakirjaan, mutta ei kuitenkaan ilmoittanut, onko näin tehty tällä välin.

2.8 Kantelijan väitteestä, jonka mukaan asiakirjat oli liitetty asiakirjaan ilmoittamatta siitä hänelle, oikeusasiamies toteaa, että komissio näyttää väittävän, ettei se missään tapauksessa voinut vedota mihinkään näistä asiakirjoista antamatta kantelijalle mahdollisuutta kommentoida niitä. Oikeusasiamies toteaa, että henkilöstösääntöjen 26 artiklassa säädetään, että "toimielin ei saa käyttää a alakohdassa tarkoitettuja asiakirjoja tai vedota niihin virkamiestä vastaan, ellei niitä ole annettu hänelle tiedoksi ennen niiden jättämistä." Tällä säännöksellä suojellaan näin virkamiehiä (tai, jos siitä johtuvia velvoitteita sovelletaan paikallisiin toimihenkilöihin, toimihenkilöä) sellaisten asiakirjojen käytöltä, jotka on liitetty henkilökansioon ilmoittamatta siitä virkamiehelle (tai toimihenkilölle). Oikeusasiamies katsoo kuitenkin, että hyvä hallintokäytäntö edellyttää, että tätä kielteistä suojelua täydennetään positiivisella velvoitteella antaa asianomaiselle henkilölle mahdollisuus kommentoida asiakirjaa ennen kuin se sisällytetään henkilökansioon (6). On selvää, että virkamies tai toimihenkilö ei voi esittää huomautuksia (ja pyytää, että nämä huomautukset sisällytetään hänen henkilökansioonsa) asiakirjoista, joita ei ole saatettu hänen tietoonsa. Oikeusasiamies toteaa kuitenkin, että kantelija on tällä välin tutustunut hänen henkilökansioonsa ja siten löytänyt kaikki siihen sisältyvät asiakirjat. Hän toteaa lisäksi, että kantelussaan, komission lausuntoa koskevissa huomautuksissaan ja erityisesti huomautuksissaan komission vastauksesta lisätietopyyntöön kantelija on esittänyt yksityiskohtaisesti asiakirjat ja huomautukset, jotka olisi vielä sisällytettävä hänen henkilökansioonsa. Koska oikeusasiamies tekee suositusluonnoksen, jossa komissiota kehotetaan harkitsemaan uudelleen näitä asiakirjoja ja huomautuksia niiden sisällyttämiseksi kantelijan henkilökansioon (ks. jäljempänä), ei vaikuta tarpeelliselta tehdä lisätutkimuksia siitä, että komissio ei kuullut kantelijaa asiakirjoista, jotka se oli sisällyttänyt hänen henkilökansioonsa.

2.9 Näissä olosuhteissa oikeusasiamies katsoo, että komissio on laiminlyönyt kantelijan henkilökansiota koskevat velvollisuutensa, koska se ei ole sisällyttänyt siihen kaikkia asiaankuuluvia asiakirjoja.

3 Päätelmä

Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies esittää komissiolle seuraavan suositusluonnoksen oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 6 kohdan mukaisesti:

Suositusluonnos

Komission olisi tarkasteltava kantelijan mainitsemia asiakirjoja, jotta ne voidaan sisällyttää hänen henkilökansioonsa, ja myönnettävä hänelle oikeus tutustua asianmukaisesti muodostettuun asiakirja-aineistoon.

Komissiolle ja kantelijalle ilmoitetaan tästä suositusluonnoksesta. Oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 6 kohdan mukaisesti komissio antaa yksityiskohtaisen lausunnon viimeistään 31 päivänä toukokuuta 2005. Yksityiskohtainen lausunto voisi koostua oikeusasiamiehen päätöksen hyväksymisestä ja suositusluonnoksen täytäntöönpanemiseksi toteutettujen toimenpiteiden kuvauksesta.

Strasbourg, 28. helmikuuta 2005

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Oikeusasiamiehen ohjesäännöstä ja hänen tehtäviensä hoitamista koskevista yleisistä ehdoista 9.3.1994 tehty Euroopan parlamentin päätös 94/262/EY (EYVL 1994, L 113, s. 15).

(2) Komissio toimitti jäljennöksen tästä muistiosta.

(3) Komissio toimitti myös jäljennöksen tästä asiakirjasta.

(4) Komission 26.10.2000 päivätyn muistion 3 kohdassa määrätään, että jäljennökset henkilökansioon sisältyvistä asiakirjoista voidaan pyynnöstä toimittaa Brysseliin.

(5) On huomattava, että kantelijan esittämä todistus näyttää osoittavan, että hän lähti sairaalasta vasta klo 11.00 3.10.2000. Oikeusasiamies toteaa lisäksi, että yhdessä komission lisätietopyyntöön antamaa vastausta koskevien huomautustensa kanssa kantelija toimitti jäljennöksen 29. syyskuuta 2000 päivätystä sähköpostiviestistään, jossa K:lle ilmoitettiin hänen tulevasta poissaolostaan 3. lokakuuta 2000.

(6) Jos P:n muistio, johon kantelija viittasi huomautuksissaan komission vastauksesta lisätietopyyntöön, todellakin vastaa kantelijan väittämää sisältöä, komissio itse näyttää olevan samaa mieltä.