(Valmistettu Euroopan oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 6 kohdan mukaisesti (1))

KILPAILUKYKY

Johdanto

Tämä valitus liittyy toiseen valitukseen (kantelu 402/2004/GG), jonka teki sama kantelija, saksalainen yritys.

Valitus 402/2004/GG

Komissio teki 3 päivänä elokuuta 1999 palvelusopimuksen RRI:n (Rhein-Ruhr Ingenieur-Gesellschaft mbH, saksalainen yritys) kanssa, joka johti yhteenliittymää, johon kantelija kuului. Sopimus koski kahden EU:n asiantuntijan, toisen johtajan ja taloudellisen/hallinnollisen johtajan, toimittamista EU:n ja Kiinan integroitua ympäristöhanketta (LIEP) koskevaan tekniseen apuun. Ohjelmatoimiston ja ympäristötietoisuushankkeen hallinnointi. W:stä, joka on kantelijan palveluksessa oleva asiantuntija, tuli talous- ja hallintojohtaja syyskuussa 2000. Syyskuussa 2001 allekirjoitettuun sopimukseen tehdyn lisäyksen jälkeen W:stä tuli apulaisjohtaja.

Komission Pekingin-edustusto ilmoitti 15.9.2003 RRI:lle kirjatulla kirjeellä päättäneensä irtisanoa sopimuksen RRI:n 15 artiklan perusteella ja sillä perusteella, että apulaisjohtaja ei ollut täyttänyt tehtäviään, sellaisina kuin ne olivat muutettuina lisäyksessä 2. Komissio selitti, että se oli todennut 6 päivänä kesäkuuta 2002 ja 30 päivänä tammikuuta 2003 lähettämissään kahdessa kirjeessä, että kantelijan toimittamia palveluja ei ollut suoritettu komissiota tyydyttävällä tavalla, ja varoittanut, että ellei apulaisjohtaja hoitaisi tehtäviään, se katsoisi RRI:n johtaman konsortion rikkovan sopimusta.

RRI kiisti tämän päätöksen 22 päivänä syyskuuta 2003 lähettämässään kirjeessä ja pyysi komissiota antamaan tarkempia tietoja sen perusteluista. Valtuuskunta huomautti 26. syyskuuta 2003 päivätyssä vastauksessaan, että apulaisjohtajalla oli muun muassa ”hankinta- ja sopimusvastuu”. Valtuuskunnan mukaan kantelijan asiantuntija ei ollut täyttänyt tätä velvollisuutta.

RRI lähetti valtuuskunnalle uuden kirjeen 10. marraskuuta 2003. Edustusto ei 18. marraskuuta 2003 päivätyssä vastauksessaan antanut tarkempia tietoja syistä, joiden vuoksi se päätti irtisanoa sopimuksen.

Teknistä apua koskevan sopimuksen irtisanomisen vuoksi kantelija katsoi tarpeelliseksi irtisanoa W:n kanssa tekemänsä työsopimuksen. W. valitti tästä päätöksestä Arbeitsgerichtiin Bonnissa (Saksa). Vaikutti siltä, että tämän menettelyn aikana kantelijan oli annettava yksityiskohtaisia tietoja W:n väitetystä kieltäytymisestä hoitaa tehtäviään.

Valituksessa 402/2004/GG kantelija väitti lähinnä, että komissio ei ollut toimittanut riittävän täsmällisiä tietoja teknistä apua koskevan sopimuksen irtisanomisen syistä.

Oikeusasiamies päätti, että asiasta olisi tehtävä tutkimus. Näin ollen hän lähetti kantelun komissiolle lausuntoa varten. Lausunto toimitettiin tämän jälkeen kantelijalle huomautusten esittämistä varten. Näiden tutkimusten tulosten perusteella oikeusasiamies katsoi, että komissio oli toimittanut riittävän tarkat tiedot sopimuksen irtisanomisen syistä ja että näin ollen kantelijan esittämässä väitteessä ei ollut hallinnollista epäkohtaa. Näin ollen asian käsittely päätettiin 12 päivänä elokuuta 2004 tehdyllä päätöksellä (2).

Kantelijan 19 päivänä maaliskuuta 2004 päivätty kirje

Kantelija oli kantelussaan maininnut esittäneensä asetuksen (EY) N:o 1049/2001 perusteella komissiolle pyynnön saada tutustua sopimuksen irtisanomista koskeviin asiakirjoihin samana päivänä, jona se oli kirjoittanut oikeusasiamiehelle (5. helmikuuta 2004).

Kantelija ilmoitti oikeusasiamiehelle 19 päivänä maaliskuuta 2004 päivätyllä kirjeellä, että pyyntö oli hylätty 26 päivänä helmikuuta 2004, että uudistettu pyyntö oli tehty 4 päivänä maaliskuuta 2004 ja että oikeusasiamiehen tutkimusta olisi laajennettava siten, että se kattaa myös komission kieltäytymisen myöntämästä oikeutta tutustua asiakirjoihin.

Koska määräaika, jonka kuluessa komission oli käsiteltävä uudistettu hakemus asetuksen (EY) N:o 1049/2001 mukaisesti (15 työpäivää kirjaamisen jälkeen), ei ollut vielä päättynyt, kun kantelija oli kirjoittanut tämän kirjeen, oikeusasiamies ilmoitti kantelijalle, että hän ei voinut vielä käsitellä tätä uutta väitettä mutta että kantelija voisi esittää tämän kysymyksen uudelleen heti, kun asianomainen määräaika oli päättynyt.

Käsiteltävänä oleva väite

Kantelija uudisti 3 päivänä toukokuuta 2004 päivätyllä kirjeellä kantelunsa asiakirjoihin tutustumista koskevan kysymyksen osalta ja huomautti, että uudistettu hakemus oli hylätty 26 päivänä huhtikuuta 2004. Sen vuoksi tämä kirje kirjattiin uudeksi kanteluksi (kantelu 1368/2004/GG).

Komissio erotti päätöksessään kolme asiakirjaryhmää. Kahteen ensimmäiseen ryhmään kuuluvat asiakirjat (1: sopimusasiakirjat; 2: Sopimuksen täytäntöönpanoa koskeva kirjeenvaihto) luetteloitiin, kun taas ryhmään 3 viitattiin vain yleisellä tasolla (”erilaiset sopimuksen täytäntöönpanoon liittyvät kirjeenvaihdot, pääasiassa sähköpostitse, eri henkilöiden välillä”). Komissio väitti, että kysymystä oikeudesta tutustua asiakirjoihin ei voitu tarkastella tiettyjen hakijoiden osalta, koska luovutetut asiakirjat kuuluivat julkisuuteen ja olivat siten kaikkien saatavilla.

Todettuaan, että kantelijalla pitäisi jo olla hallussaan kahteen ensimmäiseen ryhmään kuuluvat asiakirjat, komissio esitti seuraavat huomautukset kaikista asiakirjoista:

Asiakirjat sisälsivät kaupallisia tietoja asianomaisista yrityksistä, asiantuntijoista ja henkilöistä. Sen vuoksi asetuksen 4 artiklan 2 kohdassa evättiin oikeus tutustua näihin asiakirjoihin, jos niiden sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi taloudellisten etujen suojaa.

Tietojen paljastaminen heikentäisi myös yksittäisten henkilöiden yksityisyyden ja koskemattomuuden suojaa. Tämä koski erityisesti asiakirjoja, jotka sisälsivät tiettyjen henkilöiden nimet (joissakin tapauksissa jopa heidän ansioluettelonsa). Näin ollen sovellettiin myös asetuksen 4 artiklan 1 kohdan b alakohdassa säädettyä poikkeusta.

Osittaista tutustumisoikeutta ei voitu myöntää, koska kaikki näiden asiakirjojen sisältämät sopimuksen täytäntöönpanoa koskevat tiedot kuuluivat asianomaisten henkilöiden taloudellisten etujen suojaamistarpeen piiriin. Mikään ei viittaa siihen, että ylivoimainen yleinen etu edellyttäisi ilmaisemista.

Kantelija myönsi oikeusasiamiehelle tekemässään kantelussa, että sillä oli hallussaan kahteen ensimmäiseen ryhmään kuuluvia asiakirjoja mutta ei kolmanteen ryhmään kuuluvia asiakirjoja. Se korosti, että se ei ollut kiinnostunut kolmansia osapuolia koskevista asiakirjoista vaan ainoastaan asiakirjoista, jotka liittyivät sen "oman" sopimuksen irtisanomiseen. Kantelija väitti myös, että komission perustelut W:n yksityisyyden ja koskemattomuuden suojan osalta olivat ”grotesque”. Se korosti, että komissio oli perustellut sopimuksensa irtisanomista W:n väitetyllä väärinkäytöksellä ja että se oli siten vaarantanut W:n koskemattomuuden paljon pahemmin kuin mitä asiakirjoihin tutustumisella voitaisiin tehdä.

Kantelija väitti lisäksi, että komission lähestymistapa tekisi asetuksesta 1049/2001 tehottoman, koska useimmat asiakirjat koskevat kolmansien osapuolten henkilökohtaisia tai kaupallisia etuja.

Kantelija väitti näin ollen olennaisilta osin, että komissio ei ollut noudattanut asetusta (EY) N:o 1049/2001 kieltäytyessään antamasta tutustuttavaksi asiakirjoja, joita se oli pyytänyt 5.2.2004 ja 4.3.2004 päivätyillä kirjeillä. Se vaati, että komission olisi myönnettävä oikeus tutustua asiaankuuluviin asiakirjoihin.

KYSYMYS

Komission lausunto

Lausunnossaan komissio esitti seuraavat huomautukset:

W:n muutetut tehtävät oli vahvistettu sopimuksen lisäyksessä. W ei kuitenkaan ollut koskaan ottanut uusia tehtäviä hoitaakseen, ehkä siksi, että hänen työsopimustaan konsortion kanssa ei ollut muutettu uuden tehtävänkuvauksen huomioon ottamiseksi. Valtuuskunta oli yrittänyt selventää asiaa, mutta se ei ollut koskaan saanut selkeää vastausta. Tämä tilanne oli johtanut valituksiin vasta rekrytoidulta apulaisjohtajalta ja kiinalaiselta johtajalta. Lopulta komissio oli päättänyt irtisanoa sopimuksen.

Asiakirjoihin tutustumista koskeva pyyntö koski muiden ohjelman täytäntöönpanoon osallistuvien henkilöiden välistä yhteydenpitoa, joka tapahtui pääasiassa sähköpostitse, ja siinä korostettiin, että W. ei ottanut hoitaakseen uusia tehtäviä, jotka johtuivat hänen toimensa päivittämisestä muutetussa toimeksiannossa. Näiden viestien paljastaminen olisi haitallista W:lle yksilönä. Se vaikuttaisi sekä hänen henkilökohtaiseen koskemattomuuteensa että hänen kaupallisiin etuihinsa, jotka koskevat hänen asemaansa työmarkkinoilla. W:n kaupallisen edun mukaista oli, että komissio katsoi velvollisuudekseen suojella ketään muuta osapuolta eikä ketään muuta osapuolta. Ei ollut mitään syytä olettaa, että W. olisi henkilökohtaisesti vastuussa siitä, että uutta toimeksiantoa ei ollut noudatettu. Hänen kieltäytymisensä ottamasta vastaan uusia tehtäviä saattoi johtua hänen sopimussuhteestaan RRI:hen tai kantelijaan.

Kun asiakirja oli luovutettu hakijalle, se tuli julkiseksi, ja se olisi annettava kaikkien muiden hakijoiden tutustuttavaksi. Oli selvää, että asiakirjoja, joihin kantelija pyysi saada tutustua, ei voitu julkistaa. Pyynnöllä pyrittiin käyttämään asiakirjoja W:tä vastaan käydyissä oikeudenkäynneissä. Tällä ei ollut mitään tekemistä avoimuuden ja toimielinten hallussa olevien asiakirjojen ilmaisemista koskevan yleisen edun kanssa.

Edellä esitetyn perusteella komissio piti voimassa päätöksensä olla luovuttamatta asiakirjoja kantelijalle. Se lisäsi, että asiakirjat voitiin asettaa oikeusviranomaisen saataville vasta sen jälkeen, kun tuomioistuin oli antanut määräyksen niiden esittämisestä.

Kantelijan huomautukset

Huomautuksissaan kantelija piti valituksensa voimassa ja esitti seuraavat lisähuomautukset:

Komission arvio, jonka mukaan W:n käyttäytyminen selittyy hänen väitetysti epätyydyttävällä työsopimuksellaan kantelijan kanssa, oli pelkkää spekulaatiota. Se (kantelija) oli jo 11.4.2002 ilmoittanut komissiolle otettuaan yhteyttä W:hen, että tämä oli hyvin tietoinen velvollisuuksistaan. Sen pyyntö saada tutustua hanketta koskeviin tarkastuskertomuksiin tai ainakin niiden otteisiin, jotka koskivat W:n väitettyä heikkoa suoritusta, oli kuitenkin hylätty. Konsortio ilmoitti 5. helmikuuta 2003 edustuston pyynnön mukaisesti seuraavaa: ”Huomaa, että [W:n] ja [kantelijan] välinen sopimus ei voi aiheuttaa hankkeille esteitä.”

Kantelija huomautti, että komission kanta, joka koski oikeutta tutustua asiakirjoihin, sai sen uskomaan, että asianomaisen sopimuksen irtisanominen W:n väitetyn toimimattomuuden vuoksi ei ollut lain mukaista. Tämän vuoksi se pyysi oikeusasiamiestä sisällyttämään tämän kysymyksen tutkimukseensa. Tässä yhteydessä valituksen tekijä totesi, että oli outoa, että sopimuksen irtisanomisesta oli päätetty sen jälkeen, kun uusi yhteisjohtaja ja kiinalainen johtaja olivat tehneet valituksen. Kantelija korosti, että uusi yhteisjohtaja oli konsortion kanssa kilpailevan yrityksen työntekijä.

Lisätiedustelut

Tarkasteltuaan huolellisesti komission lausuntoa ja kantelijan huomautuksia kävi ilmi, että lisätutkimukset olivat tarpeen.

Lisätietoja ja täydentävää lausuntoa koskeva pyyntö

Oikeusasiamies pyysi siksi komissiota 1) selittämään, miksi sillä, että kantelija aikoi käyttää asiakirjoja, joihin se oli pyytänyt saada tutustua, olisi oltava merkitystä komission käsitellessä asetuksen (EY) N:o 1049/2001 nojalla tehtyjä pyyntöjä, ja 2) toimittamaan hänelle luettelon ryhmään 3 kuuluvista asiakirjoista sekä ilmoittamaan kunkin asiakirjan tai asiakirjaryhmän osalta asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 säädetyistä poikkeuksista, joiden perusteella komissio katsoi, ettei kantelijalle voitu myöntää oikeutta tutustua asiakirjoihin.

Oikeusasiamies pyysi myös komissiota antamaan lausunnon kantelijan lisäväitteestä, jonka mukaan asianomaisen sopimuksen irtisanominen W:n käyttäytymisen vuoksi ei ollut lain mukaista.

Komission vastaus

Vastauksessaan komissio esitti seuraavat huomautukset:

Asiakirjoihin tutustumista koskevan kysymyksen osalta

Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 6 artiklan 1 kohdan mukaan hakijan ei tarvinnut perustella pyyntöään saada tutustua asiakirjoihin. Pyynnön esittäjän etu ei näin ollen ollut merkityksellinen tässä yhteydessä. Komissio oli tarkoittanut viittaamalla siihen, miten kantelija aikoi käyttää asiaankuuluvia asiakirjoja, että tätä tarkoitusta ei voitu pitää ylivoimaisena yleisenä etuna, joka olisi etusijalla tarpeeseen suojella toisen osapuolen kaupallisia etuja menettelyssä.

Niiden asiakirjojen luokkaan 3, joihin kantelija oli pyytänyt saada tutustua, kuului 16 asiakirjaa (3). Näiden asiakirjojen luovuttaminen vahingoittaisi "yksilön yksityisyyden ja koskemattomuuden suojaa erityisesti henkilötietojen suojaa koskevan yhteisön lainsäädännön mukaisesti" (asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 1 kohdan b alakohta). Tällaisia tietoja voidaan käsitellä eri tavoin vain, jos yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 18 päivänä joulukuuta 2000 annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 45/2001 (4) säädetyt henkilötietojen käsittelyn edellytykset täyttyvät. Tämän asetuksen 8 artiklan b alakohdassa edellytettiin, että hakija osoittaa, että henkilötiedot on tarpeen siirtää sille, ja edellytettiin, että toimielin on vakuuttunut siitä, että siirto ei vahingoita rekisteröidyn oikeutettuja etuja.

Kantelijan lisäväite

Palvelusopimus, joka koski kahden EU:n asiantuntijan (yhden johtajan ja yhden talous- ja hallintojohtajan) palkkaamista, allekirjoitettiin 3. elokuuta 1999. RRI ilmoitti 8.9.2000, että talous- ja hallintoasiantuntijan oli perhesyistä erottava tehtävästään lokakuun 2000 lopussa, ja ehdotti W:n nimittämistä hänen tilalleen. Komissio oli tästä samaa mieltä.

Koska toinen johtaja vaihtui, komissio oli 10 päivänä elokuuta 2001 päivätyssä kirjeessä ehdottanut RRI:lle W:n aseman ja vastuualueiden parantamista. RRI oli hyväksynyt tämän. Tämä oli johtanut siihen, että palvelusopimukseen oli tehty lisäys (lisäys nro 2), joka allekirjoitettiin 3. syyskuuta 2001. Tässä lisäyksessä talous- ja hallintojohtajan vastuualueita oli lisätty hyvin yksityiskohtaisesti, mukaan lukien määräys (tehtäväjärjestyksen 1.2.2 artikla), jonka mukaan "hän jakaa allekirjoitusvastuun (esimerkiksi hankintanäkökohtien, siirtopyyntöjen, tilien hallinnoinnin ja sopimusten osalta) kiinalaisen johtajan kanssa". Hänelle uskottuihin vastuisiin ja tehtäviin kuului "hankinta- ja sopimusvastuu". Toinen tärkeä tehtävä oli "korvaaminen väliaikaisesti EY:n yhteisjohtajalla, ryhmänjohtajalla" (tehtävänkuvauksen 4 artiklan 1 kohta). Talous- ja hallintojohtajasta (W.) oli siten tosiasiassa tullut apulaisjohtaja, ja hänen palkkiotaan oli korotettu.

Komissio oli 2.4.2002 lähettänyt RRI:lle kirjeen, jossa se moitti W:tä siitä, ettei tämä täyttänyt uusia velvollisuuksiaan ja tehtäviään. RRI oli sopimuksen 6 artiklan mukaan ainoa yhteyspiste sopimusta koskevassa viestinnässä. Nämä huolenaiheet otettiin uudelleen esille 6. kesäkuuta 2002. Tilanne ei kuitenkaan ollut muuttunut.

Komissio varoitti 30. tammikuuta 2003 RRI:tä jälleen siitä, että sen katsottaisiin rikkoneen sopimusta, jos tilanne ei muuttuisi. RRI oli 5.2.2003 päivätyssä vastauksessaan luvannut selventää asiaa heti, kun W. oli palannut lomaltaan. Tilanne ei kuitenkaan ollut muuttunut, ja W. oli jatkanut kaikkien uusien tehtävien hoitamista. Kaikki asianomaiset osapuolet (kiinalainen apulaisjohtaja ja EU:n apulaisjohtaja) olivat jatkuvasti tehneet asiasta valituksia edustustolle ja joutuneet ottamaan hoitaakseen tämän ylimääräisen työmäärän.

Edustusto oli irtisanonut sopimuksen 15.9.2003 saman artiklan 15 kohdan mukaisesti.

Komissio totesi lopuksi katsoneensa toimineensa RRI:n johtaman konsortion kanssa tekemänsä sopimuksen määräysten mukaisesti.

Kantelijan huomautukset

Kantelija korosti huomautuksissaan, että kuusi kahdeksasta luokkaan 3 kuuluvasta asiakirjasta, jotka olivat peräisin vuodelta 2003, oli peräisin EU:n yhteisjohtajalta, joka on kilpailevan yrityksen työntekijä. Kantelija huomautti lisäksi, että jos asianomaisten asiakirjojen pitäisi todellakin sisältää yksityisiä tietoja, komissio voi vapaasti tyhjentää nämä asiakirjojen osat. Se väitti kuitenkin W:n osalta, että tämä ei ollut toiminut yksityisenä henkilönä kyseisessä sopimuksessa vaan kantelijan työntekijänä.

Komission asiakirja-aineiston tarkastelu

Oikeusasiamiehen yksiköt tarkastivat komission asiakirja-aineiston 22. helmikuuta 2005. Tässä yhteydessä oikeusasiamiehen henkilöstö huomautti, että komissio oli yksilöinyt asiakirja-aineistoon sisältyvät asiakirjat luottamuksellisiksi ja että näin ollen niistä ei ollut tarkoitus tehdä jäljennöksiä. Vastauksena oikeusasiamiehen henkilöstön esittämään kysymykseen tarkastuksessa läsnä olleet komission edustajat selittivät, että komissio pysyi kannassaan, jonka mukaan oikeus tutustua merkityksellisiin asiakirjoihin oli evättävä sekä asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 1 kohdan b alakohdan että 4 artiklan 2 kohdan perusteella huolimatta siitä, että ainoastaan ensimmäinen näistä poikkeuksista oli mainittu komission 2.12.2004 päivätyssä kirjeessä.

Kantelijan huomautukset

Jäljennös tarkastuskertomuksesta lähetettiin kantelijalle huomautusten esittämistä varten.

Huomautuksissaan kantelija huomautti, että sen kanta pysyi muuttumattomana. Koska oikeusasiamies oli nyt nähnyt asiaankuuluvat asiakirjat, kantelija kysyi häneltä 1), sisälsivätkö nämä asiakirjat riittävästi seikkoja, jotka oikeuttivat sopimuksen irtisanomisen, 2) olisiko näihin asiakirjoihin mahdollisesti sisältyviin väitteisiin voitu vastata ja kumota, jos komissio olisi myöntänyt oikeuden tutustua näihin asiakirjoihin hyvissä ajoin, 3) sisälsivätkö asiakirjat henkilötietoja kolmansista henkilöistä ja oliko komissio katsonut riittävällä tavalla, että W. oli toiminut (kantelijan) työntekijänä, 4) oliko olemassa syitä tai perusteluja, joiden perusteella asiakirjoja olisi voitu pitää luottamuksellisina, 5) oliko komissio ottanut huomioon, että asiakirjojen pitäminen luottamuksellisina oli asetuksen 1049/2001 9 artiklan 1 kohdan mukaisesti esteenä tutustumisoikeuden myöntämiselle ainoastaan silloin, kun nämä asiakirjat koskivat yleistä turvallisuutta, puolustusta tai sotilasasioita, ja 6) oliko olemassa viitteitä siitä, että komissio pyrki peittämään kilpailijoiden hallinnollisen epäkohdan tai kohtuuttoman vaikutuksen.

PÄÄTÖS

1 Alkuhuomautukset

1.1 Käsiteltävänä olevan kantelun on tehnyt saksalainen yhtiö. Komissio teki vuonna 1999 palvelusopimuksen RRI:n (Rhein-Ruhr Ingenieur-Gesellschaft mbH, saksalainen yritys) kanssa, joka johti yhteenliittymää, johon kantelija kuului. Sopimus koski kahden EU:n asiantuntijan, yhden apulaisjohtajan ja yhden rahoitus- tai hallintojohtajan hankkimista Kiinassa toteutettavaa hanketta varten. W., joka on kantelijan palveluksessa oleva asiantuntija, nimitettiin talous- ja hallintojohtajaksi syyskuussa 2000. Syyskuussa 2001 allekirjoitettuun sopimukseen tehdyn lisäyksen (lisäys nro 2) jälkeen W:stä tuli apulaisjohtaja. Komission Pekingin-edustusto ilmoitti RRI:lle 15 päivänä syyskuuta 2003, että se oli päättänyt irtisanoa sopimuksen sillä perusteella, että apulaisjohtaja oli laiminlyönyt tehtävänsä, sellaisina kuin ne ovat muutettuina lisäyksessä 2. Tämän jälkeen kantelija pyysi komissiolta oikeutta tutustua asiakirjoihin, joihin menettelyn päättäminen perustui. Komissio hylkäsi pyynnön.

1.2 Kantelija väitti oikeusasiamiehelle toukokuussa 2004 tekemässään kantelussa lähinnä, että komissio ei ollut noudattanut Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi 30 päivänä toukokuuta 2001 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EY) N:o 1049/2001 (5), koska se oli kieltäytynyt myöntämästä oikeutta tutustua asianomaisiin asiakirjoihin.

1.3 Kantelija esitti kantelua koskevasta komission lausunnosta esittämissään huomautuksissa lisäväitteen, jonka mukaan asianomaisen sopimuksen irtisanominen W:n käyttäytymisen vuoksi ei ollut lainmukaista. Oikeusasiamies päätti sisällyttää tämän väitteen tutkimukseensa ja pyysi komissiolta täydentävää lausuntoa.

1.4 Tämän jälkeen oikeusasiamies tarkasti komission asiakirja-aineiston. Tätä tarkastusta koskevasta kertomuksesta esittämissään huomautuksissa kantelija kysyi oikeusasiamieheltä 1), sisälsivätkö nämä asiakirjat riittävästi seikkoja, jotka oikeuttivat sopimuksen irtisanomisen, 2) olisiko näihin asiakirjoihin mahdollisesti sisältyviin väitteisiin voitu vastata ja kumota, jos komissio olisi antanut oikeuden tutustua näihin asiakirjoihin hyvissä ajoin, 3) sisälsivätkö asiakirjat henkilötietoja kolmansista henkilöistä ja oliko komissio katsonut riittävällä tavalla, että W. oli toiminut (kantelijan) työntekijänä, 4) oliko olemassa syitä tai perusteluja pitää asiakirjoja luottamuksellisina, 5) oliko komissio ottanut huomioon, että asiakirjojen pitäminen luottamuksellisina oli asetuksen (EY) N:o 1049/2001 9 artiklan 1 kohdan mukaisesti esteenä tutustumisoikeuden myöntämiselle ainoastaan silloin, kun nämä asiakirjat koskivat yleistä turvallisuutta, puolustusta tai sotilasasioita, ja 6) oliko olemassa viitteitä siitä, että komissio pyrki peittämään epäkohtia tai kilpailijoiden epäsuotuisaa vaikutusvaltaa.

1.5 On huomattava, että oikeusasiamiehen tehtävänä on tutkia hallinnollisia epäkohtia koskevat väitteet, ei kuitenkaan vastata kantelijoiden hänelle esittämiin erityiskysymyksiin. Oikeusasiamies ei missään tapauksessa voisi vastata hypoteettisiin kysymyksiin, kuten kantelijan esittämään toiseen kysymykseen. Vaikuttaa kuitenkin siltä, että suurin osa muista kysymyksistä liittyy tämän tutkimuksen kohteena oleviin väitteisiin. Näiden väitteiden tutkiminen oikeusasiamiehen toimesta vastaa näin ollen myös näihin kysymyksiin.

1.6 Oikeusasiamies katsoo kuitenkin aiheelliseksi selventää niitä tosiseikkoja, joihin kantelijan neljäs ja viides kysymys näyttävät perustuvan. Asiakirja-aineiston tarkastuskertomuksessa olevalla viittauksella kyseisten asiakirjojen "luottamukselliseen" luonteeseen pyrittiin osoittamaan, että oikeusasiamies oli pannut merkille komission kannan, jonka mukaan asiaankuuluvia asiakirjoja ei pitäisi luovuttaa kantelijalle. Se, että oikeusasiamies käyttää tätä ilmaisua, ei tarkoita, että komissio olisi esittänyt lisäperusteluja tukeakseen näkemystään, jonka mukaan asiakirjoja ei pitäisi luovuttaa. Kantelijan viittauksesta asetuksen (EY) N:o 1049/2001 9 artiklan 1 kohtaan on huomattava, että tämä säännös kattaa "arkaluonteiset" asiakirjat (eikä "luottamukselliset" asiakirjat).

2 Sopimuksen väitetty lainvastainen irtisanominen

2.1 Komission lausuntoa koskevissa huomautuksissaan kantelija väitti, että komission päätös irtisanoa sopimus W:n käyttäytymisen vuoksi ei ollut lainmukainen.

2.2 Komissio selitti, että palvelusopimuksessa oli sovittu kahden EU:n asiantuntijan, yhden apulaisjohtajan ja yhden talous- ja hallintojohtajan, palkkaamisesta ja että vuonna 2000 W. oli nimitetty talous- ja hallintojohtajaksi. Sopimukseen oli allekirjoitettu lisäys syyskuussa 2001. Komission mukaan tämä lisäys oli lisännyt huomattavasti talous- ja hallintojohtajan vastuuta, mukaan lukien määräys (tehtäväjärjestyksen 1.2.2 artikla), jonka mukaan "hän jakaa allekirjoitusvastuun (esimerkiksi hankintanäkökohtien, siirtopyyntöjen, tilien hallinnoinnin ja sopimusten osalta) kiinalaisen johtajan kanssa". Komissio totesi, että W:lle annettuihin vastuisiin ja tehtäviin kuuluivat "hankinta- ja sopimusvastuu" sekä velvollisuus "korvata väliaikaisesti EY:n yhteisjohtaja, ryhmänjohtaja" (tehtävänkuvauksen 4 artiklan 1 kohta).

Komissio oli 2.4.2002 lähettänyt RRI:lle kirjeen, jossa se moitti W:tä siitä, ettei tämä täyttänyt uusia velvollisuuksiaan ja tehtäviään. Nämä huolenaiheet otettiin uudelleen esille 6. kesäkuuta 2002. Komission mukaan tilanne ei kuitenkaan ollut muuttunut.

Komissio varoitti 30. tammikuuta 2003 RRI:tä jälleen siitä, että sen katsottaisiin rikkoneen sopimusta, jos tilanne ei muuttuisi. RRI oli 5.2.2003 päivätyssä vastauksessaan luvannut selventää asiaa heti, kun W. oli palannut lomaltaan. Komission mukaan tilanne ei kuitenkaan ollut muuttunut, ja W. oli jatkanut kaikkien uusien tehtävien hoitamista. Komissio totesi, että kaikki asianomaiset osapuolet (kiinalainen apulaisjohtaja ja EU:n apulaisjohtaja) olivat jatkuvasti esittäneet edustustolle tätä koskevia valituksia ja että niiden oli vastattava tästä ylimääräisestä työmäärästä.

Komissio väitti, että sen päätös purkaa sopimus sopimuksen 15 artiklan mukaisesti oli näin ollen ollut oikea.

2.3 Ennen tämän väitteen käsittelyä oikeusasiamies pitää hyödyllisenä korostaa, ettei hänellä ole valtuuksia tutkia W:n toimintaa.

2.4 Oikeusasiamies toteaa, että kantelija ei kiistä sitä, että edellä mainittu sopimuksen lisäys lisäsi W:n velvollisuuksia ja että näihin velvollisuuksiin sisältyi "hankintoja ja sopimuksia" koskeva vastuu.

2.5 Oikeusasiamies on tutkinut komission asiakirja-aineiston tässä asiassa. Tässä yhteydessä tarkastetuista asiakirjoista kävi ilmi, että W. näytti todellakin olettavan, ettei hän ollut vastuussa "hankinnoista ja sopimuksista" ja että muiden hankkeen toteutukseen osallistuvien henkilöiden oli näin ollen käsiteltävä useita tähän alaan kuuluvia asioita. On totta, että kantelija on korostanut, että osa asiaankuuluvista asiakirjoista on peräisin EU:n yhteisjohtajalta, joka on kilpailevan yrityksen työntekijä. On kuitenkin huomattava, että asiaa koskeviin asiakirjoihin sisältyy myös W:n itsensä lähettämiä viestejä ja että näiden viestien sisältö tukee myös komission kantaa.

2.6 Näin ollen ja ottaen huomioon komission pyrkimykset ratkaista ongelma komission kanta vaikuttaa järkevältä. Komission päätökseen purkaa sopimus ei näin ollen liity hallinnollista epäkohtaa.

3 Asiakirjoihin tutustumista koskevan oikeuden väitetty puuttuminen

3.1 Helmikuussa 2004 kantelija oli pyytänyt komissiolta oikeutta tutustua sopimuksen irtisanomista koskeviin asiakirjoihin. Komissio oli hylännyt tämän pyynnön. Kantelija väitti oikeusasiamiehelle tekemässään kantelussa, että näin tehdessään komissio ei ollut noudattanut asetusta (EY) N:o 1049/2001. Kantelija teki selväksi, että sen kantelu koski vain kolmatta komission tässä yhteydessä yksilöimistä kolmesta asiakirjaluokasta. Komissio kuvasi tätä ryhmää siten, että siihen kuuluu ”eri henkilöiden välinen kirjeenvaihto, joka liittyy sopimuksen täytäntöönpanoon, pääasiassa sähköpostitse”.

3.2 Komissio katsoi lausunnossaan, että näiden viestien paljastaminen olisi haitallista W:lle yksityishenkilönä, koska se vaikuttaisi sekä hänen henkilökohtaiseen koskemattomuuteensa että hänen kaupallisiin etuihinsa, jotka liittyvät hänen asemaansa työmarkkinoilla. Komissio korosti, ettei ollut mitään syytä olettaa, että W. olisi henkilökohtaisesti vastuussa siitä, että uutta toimeksiantoa ei ollut noudatettu. Hänen kieltäytymisensä ottamasta vastaan uusia tehtäviä saattoi johtua hänen sopimussuhteestaan RRI:hen tai kantelijaan.

3.3 Vastauksessaan oikeusasiamiehen lisätietopyyntöön komissio huomautti, että kyseinen asiakirjaryhmä käsitti 16 asiakirjaa. Komissio katsoi, että näiden asiakirjojen sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi "yksilön yksityisyyden ja koskemattomuuden suojaa erityisesti henkilötietojen suojaa koskevan yhteisön lainsäädännön mukaisesti" (asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 1 kohdan b alakohta). Se totesi lisäksi, että tällaisten tietojen ristiriitaisuus voi toteutua vain, jos yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 18 päivänä joulukuuta 2000 annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 45/2001 (6) säädetyt henkilötietojen käsittelyn edellytykset täyttyvät. Komissio totesi, että tämän asetuksen 8 artiklan b alakohdassa edellytetään, että hakija osoittaa, että henkilötiedot on tarpeen siirtää sille, ja edellytetään, että toimielin on vakuuttunut siitä, että siirto ei vaaranna rekisteröidyn oikeutettuja etuja. Asiakirja-aineistoa tarkastellessaan komissio selvensi, että se katsoi edelleen, että sen päätös oli perusteltu myös asetuksen 1049/2001 4 artiklan 2 kohdan perusteella.

3.4 Oikeusasiamies ei voi yhtyä komission kantaan asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 1 kohdan b alakohdan osalta. Aluksi on huomattava, että asiaankuuluvat asiakirjat koskevat EU:n rahoittaman hankkeen täytäntöönpanoa. W. oli yksi tähän tarkoitukseen palvelukseen otetuista henkilöistä. Näin ollen on vaikea ymmärtää, miten tämän hankkeen toteuttamista koskevien asiakirjojen julkistaminen voisi vaarantaa W:n yksityisyyden suojan tai eheyden. Oikeusasiamies toteaa lisäksi, että kuten edellä todettiin (ks. 2.4 kohta), asiaa koskevat asiakirjat ainoastaan vahvistavat komission väitteen, jonka mukaan W. ei ollut täyttänyt kaikkia hänelle sopimuksessa annettuja velvollisuuksia. Kun otetaan huomioon, että komissio on esittänyt väitteensä lausunnossaan, joka on julkisesti saatavilla oleva asiakirja, on vaikea nähdä, mitä lisävahinkoa kyseisten asiakirjojen ilmaiseminen voisi aiheuttaa W:n oikeudelle yksityisyyteen ja koskemattomuuteen. Vaikka oletettaisiin, että asiakirjojen luovuttaminen voisi vaikuttaa W:n yksityisyyteen tai koskemattomuuteen, oikeusasiamies katsoo kuitenkin, että komissio ei ole riittävästi tutkinut mahdollisuutta myöntää osittainen tutustumisoikeus esimerkiksi myöntämällä oikeuden tutustua asiakirjojen versioihin, joissa W:n nimi on poistettu.

3.5 Yleisemmin voidaan todeta, että komission käsiteltävässä asiassa omaksuma kanta voitaisiin ymmärtää siten, että aina kun henkilön nimi (joka on henkilötieto) mainitaan komission hallussa olevassa asiakirjassa, tämä asiakirja voidaan luovuttaa vain, jos tutustumista pyytävä henkilö osoittaa, että henkilötiedot on tarpeen siirtää hänelle asetuksen 45/2001 8 artiklan b alakohdan mukaisesti. Koska useimmat asiakirjat sisältävät nimiä, tämä tulkinta veisi suurelta osin yleisön oikeuden tutustua asiakirjoihin, joka on Euroopan unionin perusoikeuskirjan 42 artiklassa tunnustettu perusoikeus. Tässä yhteydessä on erityisesti todettava, että asetuksen N:o 1049/2001 6 artiklan 1 kohdassa säädetään, että hakijan, joka pyytää saada tutustua yhteisön toimielimen hallussa oleviin asiakirjoihin, ei tarvitse esittää perusteluja. Komission näkemystä, jonka mukaan asiakirjaan tutustumista pyytävän henkilön on osoitettava, että hänelle on annettava nimi aina, kun kyseinen asiakirja sisältää tällaisen nimen, on vaikea sovittaa yhteen tämän säännöksen kanssa.

3.6 Epäselvyyksien välttämiseksi oikeusasiamies haluaa korostaa olevansa samaa mieltä siitä, että tarve suojella henkilön yksityisyyttä voi edellyttää, että yhteisön toimielin ei paljasta kyseisen henkilön nimeä, kun siltä pyydetään oikeutta tutustua kyseisen henkilön nimen sisältävään asiakirjaan. Oikeusasiamies katsoo kuitenkin, että tällaisen päätöksen on perustuttava yksittäistapauksen tosiseikkoihin ja että se on tehtävä ottaen asianmukaisesti huomioon, että tiedonsaantioikeutta koskevia poikkeuksia on tulkittava suppeasti. Hän katsoo lisäksi, että mahdollisuutta myöntää osittainen tutustumisoikeus on harkittava erityisen huolellisesti tällaisissa tapauksissa.

3.7 Komissio on myös vedonnut asetuksen 1049/2001 4 artiklan 2 kohdan ensimmäiseen luetelmakohtaan, jonka mukaan oikeus tutustua asiakirjoihin voidaan evätä, jos tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön taloudellisia etuja. Tässä yhteydessä on huomattava, että komissio on korostanut, että se oli ajatellut W:n eikä minkään muun henkilön kaupallista etua. On kuitenkin vaikea nähdä, mitkä voisivat olla W:n kaupalliset edut, joita komissio väittää puolustavansa. Kuten edellä on todettu, asian kannalta merkitykselliset asiakirjat tukevat ainoastaan komission väitettä, jonka mukaan W. ei ollut täyttänyt kaikkia hänelle sopimuksessa annettuja velvollisuuksia. Koska komissio on esittänyt väitteensä lausunnossaan, joka on julkisesti saatavilla oleva asiakirja, on vaikea nähdä, mitä lisävahinkoa merkityksellisten asiakirjojen sisältämien tietojen ilmaiseminen voisi aiheuttaa W:n oletetuille kaupallisille eduille. Lisäksi on todettava, että komissio on korostanut, ettei ollut mitään syytä olettaa W:n olevan henkilökohtaisesti vastuussa siitä, että uutta toimeksiantoa ei ollut noudatettu. Tämän vuoksi on vielä vaikeampaa ymmärtää, miten asiakirjojen sisältämien tietojen ilmaiseminen voisi vahingoittaa W:n taloudellisia etuja.

3.8 Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies katsoo, että komissio ei ole esittänyt kohtuullista selitystä sille, miksi se kieltäytyi antamasta oikeutta tutustua asianomaisiin asiakirjoihin. Kyseessä on hallinnollinen epäkohta.

4 Päätelmä

Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies esittää komissiolle seuraavan suositusluonnoksen oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 6 kohdan mukaisesti:

Suositusluonnos

Komission olisi tarkasteltava uudelleen kantelijan pyyntöä saada tutustua asiakirjoihin.

Komissiolle ja kantelijalle ilmoitetaan tästä suositusluonnoksesta. Oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 6 kohdan mukaisesti komissio antaa yksityiskohtaisen lausunnon viimeistään 31 päivänä heinäkuuta 2005. Yksityiskohtainen lausunto voisi koostua oikeusasiamiehen päätöksen hyväksymisestä ja suositusluonnoksen täytäntöönpanemiseksi toteutettujen toimenpiteiden kuvauksesta.

Strasbourg, 29. huhtikuuta 2005

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Oikeusasiamiehen ohjesäännöstä ja hänen tehtäviensä hoitamista koskevista yleisistä ehdoista 9.3.1994 tehty Euroopan parlamentin päätös 94/262/EY (EYVL 1994, L 113, s. 15).

(2) Saatavilla oikeusasiamiehen verkkosivustolla (http://www.ombudsman.europa.eu).

(3) Komissio toimitti luettelon näistä asiakirjoista.

(4) EYVL 2001, L 8, s. 1.

(5) EYVL L 145, s. 43.

(6) EYVL 2001, L 8, s. 1.