(Valmistettu Euroopan oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 6 kohdan mukaisesti (1))

TIIVISTELMÄ

Käsiteltävänä olevassa asiassa kantelu koskee sitä, että komissio on kieltäytynyt maksamasta sovittuja varoja yhteisyrityksen tukiohjelman (Joint Venture Programme Phare, JOP Phare) edunsaajalle. Komission yksiköt tarkastivat kantelijan yrityksen 13 päivänä kesäkuuta 2000. Tarkastusta ei ole vielä saatu päätökseen. Kantelu koskee sitä, että komissio on kieltäytynyt palauttamasta kantelijalle tarkastuksen aikana tehtyä tilikirjaa. Tämän tutkimuksen aikana kantelija väitti myös, että hänen yrityksensä oli merkitty mustalle listalle.

Komissio väittää, että tarkastusta ei voitu saattaa päätökseen, koska kantelija ei toimittanut tarvittavia asiakirjoja. Tarkastuksen aikana laadittu tilikirja ei myöskään ollut alkuperäinen. Kantelijaa ei myöskään kirjattu mustalle listalle vaan komission sisäiseen ennakkovaroitusjärjestelmään.

Käytettävissä olevien todisteiden perusteella oikeusasiamies katsoo, että komissio ei ole tiedottanut kantelijalle riittävästi asiakirjoista, jotka hänen oli toimitettava, jotta komissio voisi saattaa tarkastuksen päätökseen ja tehdä oikea-aikaisen päätöksen varojen maksamisesta. Lisäksi oikeusasiamies katsoo, että komissio ei ole antanut hänelle kohtuullista selitystä sille, miksi se kieltäytyi palauttamasta tilikirjaa. Lopuksi oikeusasiamies luottaa siihen, että komissio harkitsee uudelleen kantelijan yrityksen rekisteröintiä ennakkovaroitusjärjestelmään tarkastuksen tulosten perusteella.

Tässä tilanteessa oikeusasiamies laatii suositusluonnoksen. Hän pyytää komissiota ilmoittamaan kantelijalle asiakirjat, jotka hänen on määrä toimittaa tarkastusta varten, ja palauttamaan tilikirjan.

KILPAILUKYKY

Kantelija on GERE:n pääjohtaja; Luxemburgissa rekisteröity yritys. GERE haki EU:n rahoitusta JOP Facility 2 -ohjelmasta. Hakumenettelyn mukaan pyyntö oli tehtävä rahoituksen välittäjän kautta. Kantelijan mukaan komissio hyväksyi hankkeen lokakuussa 1998. Elokuussa 1999 tositteet toimitettiin komissiolle FI:n kautta, ja yrityksen odotettiin maksavan ne 60 päivän kuluessa. Komissio pyysi jälleen useaan otteeseen lisätietoja rahoitusvälineen välityksellä. Vaikuttaa siltä, että mikään toimitetuista tiedoista ei tyydyttänyt komissiota, minkä vuoksi se päätti tehdä yritystä koskevan tarkastuksen. Tämä tehtiin 13. kesäkuuta 2000. Lokakuun 2000 loppuun mennessä yritykselle ei ollut maksettu palkkaa, ja huolimatta useista yhteydenotoista komissioon sille ei ollut ilmoitettu tarkastuksen tuloksista eikä sille ollut lähetetty takaisin joitakin alkuperäisiä asiakirjoja, jotka komissio oli ottanut siltä tarkastuksen aikana.

Tämän vuoksi kantelija päätti tehdä kantelun Euroopan komissiota vastaan ja esitti seuraavat väitteet:

1. JOP-rahoitusta hakevien yritysten sopimustilanne komissioon nähden on epäselvä. Vaikka GERE ei ole koskaan allekirjoittanut sopimusta komission kanssa, komissio asettaa sille velvoitteita.

2. Tapa, jolla tietoa levitetään, on haitallinen. GERE:n ja komission väliset suhteet hoidettiin pääasiassa rahoitusvälineen kautta. Näin ollen on epäselvää, pyydettiinkö kantelijaa toimittamaan komission todella tarvitsemat tiedot.

3. Valvontaa suorittaessaan komission olisi pitänyt rajata tutkimuksensa rahoitettuun hankkeeseen liittyviin seikkoihin ilman, että se olisi valvonut yrityksen koko liikekirjanpitoa.

4. GERE:lle ei ole koskaan ilmoitettu 13 päivänä kesäkuuta 2000 tehdyn tarkastuksen tuloksista.

5. Komissio kieltäytyi palauttamasta sille edellä mainittua tarkastusta varten annettuja alkuperäisiä asiakirjoja.

Kantelija vaati varojen maksamista ja komissiolle uskottujen alkuperäisten asiakirjojen palauttamista.

KYSYMYS

Euroopan komission lausunto

Euroopan komissio antoi kantelusta seuraavan lausunnon:

1. Komissio ja Suomi allekirjoittivat puitesopimuksen 18. tammikuuta 1996. Jokaisesta hankkeesta allekirjoitetaan komission ja rahoitusvälineen välinen erityissopimus. Viimeksi mainittu puolestaan allekirjoittaa rahoituksen saajan kanssa rahoitussopimuksen (FinA). GERE:n tapauksessa SA ja FinA allekirjoitettiin 26 päivänä lokakuuta 1998. FinA viittasi erityisesti FA:han ja SA:han. Molemmissa on säännöksiä, joilla luodaan tuensaajalle velvoitteita komissiota kohtaan. Kantelija ei näin ollen voinut väittää olevansa tietämätön tilanteesta ja velvollisuuksistaan komissiota kohtaan.

2. Periaatteessa kaikki yhteydet edunsaajiin kulkevat rahoitusvälineen kautta, eikä komissio pidä tätä haitallisena. Päinvastoin, tämä tarjoaa mahdollisille edunsaajille kaikkialla Euroopassa mahdollisuuden hyötyä kokeneiden ammattilaisten avusta. Käsiteltävänä olevassa asiassa ongelmat näyttävät johtuvan FI:n ja kantelijan välisistä suhteista.

3. FinA viittaa FA:n ja SA:n määräyksiin, joiden mukaan komissiolla on oikeus suorittaa ”…any and all controls…”. Tehdyillä tarkastuksilla pyrittiin varmistamaan, että GERE oli oikeutettu rahoitukseen, ja valvomaan rahoitettua toimea itse. Tämä edellytti pääsyä kaikkiin yrityksen tiedostoihin.

4. Komission tarkastajat ilmoittivat GERE:lle 13 päivänä kesäkuuta 2000 alustavista päätelmistä. Edunsaajaa pyydettiin kuitenkin toimittamaan täydentäviä tositteita ennen tarkastuksen päättämistä. Yksi kantelijan asianajajan 16. elokuuta 2000 toimittamista ilmoituksista ei ollut tyydyttävä. Komissio on siitä lähtien pyrkinyt saamaan ilmoituksen antaneelta henkilöltä asianmukaisen asiakirjan. Kantelija ei koskaan noudattanut velvoitteitaan, asianmukaisia tositteita ei koskaan toimitettu, joten niitä ei voitu hyväksyä eikä varoja näin ollen maksettu.

5. Komission hallussa oleva tilikirja (Grand Livre) on päivätty 13.6.2000 eli tarkastuspäivänä, ja GERE:n kirjanpitäjä on painanut sen tilintarkastajien pyynnöstä. Tilinpitäjä toimitti GERE:lle vuoden 1999 tilinpäätöksen 13 päivänä huhtikuuta 2000; Näin ollen alkuperäinen tilikirja oli välttämättä laadittu ennen kyseistä päivämäärää. Lopuksi komissio tarjosi kantelijan asianajajalle mahdollisuutta tutustua komission hallussa oleviin asiakirjoihin. Tätä mahdollisuutta ei koskaan käytetty.

Kantelijan huomautukset

Euroopan oikeusasiamies välitti Euroopan komission lausunnon kantelijalle ja kehotti tätä esittämään huomautuksia. Vastauksessaan kantelija totesi tiivistetysti seuraavaa:

1. Pyynnöistään huolimatta FI ei koskaan paljastanut GERE:lle jäljennöksiä eikä antanut sille lupaa konsultoida FA:ta ja SA:ta. Vaikka nämä asiakirjat mainitaan FinA:n liitteinä, GERE ei koskaan nähnyt niitä. Komissiolle oli ilmoitettu tästä tilanteesta. GERE kuitenkin hyväksyy oman vastuunsa tässä asiassa.

2. Tällainen sopimus, jossa viitataan muihin sopimuksiin, joissa on mukana kolmansia osapuolia, on hämmentävä. Vastoin komission odotuksia kantelija ei pidä kyseistä rahoitusvälinettä erittäin pätevänä ammattilaisena. GERE olisi voinut toivoa asian parempaa seurantaa ja katsoo, että komission olisi seurattava rahoituksen välittäjien toimintaa.

3. GERE ei koskaan vastustanut tarkastusta. Tekniset ja taloudelliset kertomukset toimitettiin kuitenkin 5 päivänä elokuuta 1999. Sen jälkeen GERE ei ole koskaan saanut komissiolta kirjallisia huomautuksia tai maksuja. Vaikka hyvän hallintokäytännön mukaan joko komissio tai FI olisivat voineet pyytää kaikkia lisätietoja kirjallisesti, GEREltä pyydettiin tietoja suullisesti ja useaan otteeseen. Lisäksi nämä pyynnöt esitettiin vasta, kun GERE tiedusteli asian käsittelyn etenemisestä.

4. GERE ei saanut kirjallisia tai alustavia päätelmiä tarkastuksesta. Komission kirjalliset tietopyynnöt olivat jatkoa GERE:n kirjallisille pyynnöille, jotka koskivat sen tilikirjan palauttamista. Vaikka GERE on toistuvasti pyytänyt komissiolta tarkastuksen tuloksia ja varojen maksamista, kantelija ei ole vieläkään tietoinen komission syistä olla saattamatta tarkastusta päätökseen.

5. Kantelija katsoo, että komission tehtävänä ei ole päättää, onko toimitettu asiakirja alkuperäinen vai ei. Itse asiassa joka kerta, kun tilikirja tulostetaan, se laskutetaan GERE: ltä. Jokaisen Luxemburgiin sijoittautuneen yrityksen on kuitenkin pidettävä toimitiloissaan tilikirjaa. Komission kieltäytyminen tilikirjan palauttamisesta maksaa GERE:lle vähintään 100 euroa.

Lopuksi kantelija pitää valitettavana, että heikoimman osapuolen eli GERE:n on vastattava kaikista hankkeen puutteiden seurauksista. Vaikka GERE:lle ei ilmoitettu kaikista sopimusehdoista, se ei koskaan kieltäytynyt yhteistyöstä. Kantelija pahoittelee, että GERE:n osalta tuomio annettiin ennen tuomiota ja että se merkittiin mustalle listalle.

Lisätiedustelut

Kantelija toimitti 2. toukokuuta 2001 oikeusasiamiehelle todisteita GERE:n merkitsemisestä komission mustalle listalle. Kantelija oli saanut Euroopan komission Yhteiseltä tutkimuskeskukselta (JRC) Isprassa faksin, jossa hänelle ilmoitettiin, että toisesta hankkeesta suoritettava maksu keskeytettiin, koska GERE oli "EU:n mustalla listalla ".

Tämän uuden tekijän huolellisen tarkastelun jälkeen kävi ilmi, että lisätutkimukset olivat tarpeen. Oikeusasiamies pyysi siksi komissiota ilmoittamaan hänelle, estikö komissio maksujen suorittamisen GERE:lle riidattomien sopimusten nojalla. Lisäksi oikeusasiamies tiedusteli erään komission virkamiehen mainitseman mustan listan toiminnasta.

Komissio pahoitteli sanamuotoa, jota eräs sen virkamiehistä käytti mainitakseen Euroopan parlamentin pyynnöstä perustetun sisäisen ennakkovaroitusjärjestelmänsä. Ennakkovaroitusjärjestelmän tarkoituksena on tunnistaa yhteisön varojen saajat, jotka ovat syyllistyneet hallinnollisiin virheisiin tai petoksiin. Ennakkovaroitusjärjestelmä ei keskeytä maksua; se vain vaikeuttaa tilannetta ja pyytää asiasta vastaavia yksiköitä tekemään lisätarkistuksia. GERE: n tapauksessa tapahtui valitettavia viivästyksiä. Heinäkuussa komissio pyysi siltä anteeksi ja maksoi riidattomaan hankkeeseen liittyvät saatavat sekä viivästyskorot.

Kantelija katsoi, että GERE:lle ei ollut koskaan ilmoitettu petoksista tai hallinnollisista virheistä, joiden perusteella se olisi rekisteröity ennakkovaroitusjärjestelmään. Kantelija väittää, että komission virkamiehet yleensä nimeävät ennakkovaroitusjärjestelmän mustaksi listaksi ja että se estää maksut. Lisäksi jos ennakkovaroitusjärjestelmä ei ole musta lista, sitä ei pitäisi käsitellä sellaisenaan ja rekisteröidyille yrityksille olisi ilmoitettava siitä kirjallisesti.

PÄÄTÖS

1 Väitetty epäselvä sopimustilanne suhteessa komissioon

1.1 Kantelija katsoi, että JOP-rahoitusta hakevien yritysten sopimustilanne komissioon nähden on epäselvä. GERE ei ole koskaan allekirjoittanut sopimusta komission kanssa, ja komissio asettaa sille velvoitteita.

1.2 Komissio väitti, että kantelija ei voinut olla tietämätön sopimusvelvoitteistaan komissiota kohtaan. Kaikki määräykset sisältyivät selvästi rahoitussopimukseen ja siihen liitettyihin puite- ja erityissopimuksiin.

1.3 Oikeusasiamies toteaa, että kantelija katsoo, että rahoituslaitos ei ilmoittanut GERElle asianmukaisesti kaikista rahoitussopimukseen sovellettavista sopimusmääräyksistä. Kantelija myönsi myös olevansa vastuussa tästä tapaukseen liittyvästä seikasta. GERE näyttää tehneen sopimuksen tutustumatta tämän sopimuksen liitteisiin, joihin sisältyi määräyksiä, joilla luotiin velvoitteita komissiota kohtaan. Oikeusasiamies katsoo näin ollen, ettei ole näyttöä siitä, että komissio olisi syyllistynyt hallinnolliseen epäkohtaan asian tämän näkökohdan osalta.

2 Tietojen jakaminen GERE:n ja komission välillä

2.1 Kantelija katsoi, että tietojen levittäminen oli haitallista. GERE:n ja komission väliset suhteet hoidettiin pääasiassa rahoitusvälineen kautta. Näin ollen on epäselvää, pyydettiinkö kantelijaa toimittamaan komission todella tarvitsemat tiedot.

2.2 Komissio katsoi, että rahoituksen välittäjän käyttö takaa, että asian käsittelee kokenut ammattilainen.

2.3 Oikeusasiamies toteaa, että asiakirja-aineistossa ei ole näyttöä siitä, että rahoituksen välittäjien käyttö sinänsä olisi syynä GERE:n ja komission välisissä suhteissa ilmenneisiin vaikeuksiin. Sekä komissio että kantelija näyttävät osoittavan osan vastuusta tiedonkulun puutteista FI:lle. Oikeusasiamies päättelee näin ollen, ettei ole näyttöä siitä, että komissio olisi syyllistynyt hallinnolliseen epäkohtaan asian tämän näkökohdan osalta.

3 Tarkastuksen laajuus

3.1 Kantelija katsoi, että tilintarkastusta suorittaessaan komission olisi pitänyt rajata tutkimuksensa rahoitettuun hankkeeseen liittyviin seikkoihin valvomatta yrityksen koko liikekirjanpitoa.

3.2 Komissio katsoi, että tarkastuksen laajuus vastasi GERE:n sopimusvelvoitteita.

3.3 Kun otetaan huomioon sopimusmääräykset ja erityisesti asiaa koskeva puitesopimus, komissio ei näytä ylittäneen valtuuksiaan GERE:n tilintarkastuksen yhteydessä. Oikeusasiamies toteaa näin ollen, ettei asiassa ole ilmennyt hallinnollista epäkohtaa tämän näkökohdan osalta.

4 Tarkastuksen tuloksista ei ilmoitettu GERE:lle

4.1 Kantelijan mukaan GERE:lle ei ole koskaan ilmoitettu 13. kesäkuuta 2000 suoritetun tarkastuksen tuloksista.

4.2 Komissio katsoi, että komission tarkastajat ilmoittivat GERE:lle alustavista päätelmistä 13. kesäkuuta 2000. Edunsaajaa pyydettiin kuitenkin toimittamaan täydentäviä tositteita ennen tarkastuksen päättämistä. Toistuvista pyynnöistä huolimatta kantelija ei koskaan noudattanut velvoitteitaan, näitä asiakirjoja ei koskaan toimitettu, joten niitä ei voitu hyväksyä eikä varoja näin ollen maksettu.

4.3 Oikeusasiamies toteaa, että käsiteltävänä olevista asiakirjoista ilmenee, että komissio ei näytä saattaneen kantelijaa tietoiseksi asiakirjoista, jotka hänen on määrä toimittaa, jotta komission päätös varojen maksamisesta ei viivästyisi. Tämä voi olla hallinnollinen epäkohta, ja oikeusasiamies laatii sen vuoksi suositusluonnoksen oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 6 kohdan mukaisesti.

5 Tarkastuksen aikana otettujen alkuperäisten asiakirjojen palauttamisesta kieltäytyminen

5.1 Kantelija väitti, että komissio kieltäytyi palauttamasta alkuperäisiä asiakirjoja, jotka se oli antanut edellä mainittua tarkastusta varten.

5.2 Komissio katsoi, että GERE:n tilintarkastajille antama tilikirja, jota komission yksiköt pitävät, ei ole alkuperäinen asiakirja. Se painettiin tarkastuspäivänä.

5.3 Oikeusasiamies ymmärtää, että komissio on 13. kesäkuuta 2000 lähtien käyttänyt GERE:n vuoden 1999 tilikirjaa valvontatarkoituksiin. Vaikka asiakirja painettiin erityisesti tarkastusta varten, kantelija väittää, että hänen yritykseltä perittiin merkittävä maksu tämän asiakirjan uudelleen julkaisemisesta. Kantelija pyysi näin ollen, että hänelle palautettaisiin pääkirja, jonka hän katsoo olevan GERE:n omaisuutta.

5.4 Komissio ei ole antanut oikeusasiamiehelle kohtuullista selitystä sille, miksi se on kieltäytynyt jatkamasta kirjan valokopiota koskevaa työtään ja palauttamasta GERElle 13. kesäkuuta 2000 tulostettua asiakirjaa. Oikeusasiamies laatii sen vuoksi suositusluonnoksen oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 6 kohdan mukaisesti.

6 Väitetty GERE: n rekisteröinti mustalle listalle ja sen seuraukset

6.1 Kantelija väitti, että GERE oli komission mustalla listalla. Tämä esti kaikki maksut, jotka komission oli suoritettava GERE:lle myös riidattomien sopimusten nojalla.

6.2 Komissio selitti, että maksut viivästyivät komission sisäisen ennakkovaroitusjärjestelmän vuoksi. Järjestelmä edellyttää lisätarkastuksia ennen maksujen suorittamista edunsaajille, jotka on rekisteröity ennakkovaroitusjärjestelmään hallinnollisten virheiden tai petosten vuoksi. Käsiteltävässä asiassa GERE kirjattiin ennakkovaroitusjärjestelmään JOP-hankkeen yhteydessä allekirjoitettuun sopimukseen liittyvien vaikeuksien vuoksi.

6.3 Oikeusasiamies toteaa, että tämän tutkimuksen aikana voitaisiin suorittaa maksuja GERE:lle kiistattomien sopimusten nojalla. Komissio on antanut oikeusasiamiehelle kohtuullisen selvityksen syistä, joiden vuoksi GERE rekisteröitiin ennakkovaroitusjärjestelmään. Oikeusasiamies on näin ollen tullut siihen tulokseen, ettei asiassa ole ilmennyt hallinnollista epäkohtaa.

6.4 Oikeusasiamies toteaa, että eräät komission virkamiehet näyttävät pitävän ennakkovaroitusjärjestelmää mustana listana, vaikka komissio on todennut, että näin ei ole. Oikeusasiamies voi näin ollen myöhemmin tutkia ennakkovaroitusjärjestelmän yleistä toimintaa oma-aloitteisessa tutkimuksessa.

7 Päätelmä

Oikeusasiamies katsoo, että komission lähestymistapa tässä asiassa on aiheuttanut hallinnollisia epäkohtia. Oikeusasiamies esittää näin ollen komissiolle seuraavan suositusluonnoksen oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 6 kohdan mukaisesti:

Suositusluonnos

Komission olisi ilmoitettava kantelijalle kirjallisesti asiakirjoista, jotka hänen oletetaan toimittavan, jotta komissio voi tehdä päätöksen maksusta kohtuullisessa määräajassa. Lisäksi komission olisi palautettava kantelun tehneen GERE:n vuoden 1999 tilikirja, joka painettiin 13 päivänä kesäkuuta 2000.

Komissiolle ja kantelijalle ilmoitetaan tästä suositusluonnoksesta. Oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 6 kohdan mukaisesti komissio antaa yksityiskohtaisen lausunnon ennen 28 päivää helmikuuta 2002. Yksityiskohtaiseen lausuntoon voisi sisältyä oikeusasiamiehen suositusluonnoksen hyväksyminen ja kuvaus siitä, miten se on pantu täytäntöön.

 

Jacob SÖDERMAN

Strasbourg, 4. joulukuuta 2001

---

(1) Euroopan parlamentin päätös 94/262/EHTY, EY, Euratom, tehty 9 päivänä maaliskuuta 1994, oikeusasiamiehen ohjesäännöstä ja hänen tehtäviensä hoitamista koskevista yleisistä ehdoista (EYVL L 113, s. 15).