(Valmistettu oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 6 kohdan mukaisesti.(1))

Hyvä X,
Teitte 29. huhtikuuta 1998 Euroopan oikeusasiamiehelle kantelun (818/98/OV) Euroopan parlamentin väitetystä puutteellisesta tiedottamisesta Euroopan parlamentin Brysselin Léopold-rakennuksen rakennustöiden suunnittelukilpailusta (viite 96/S 195-116670). Muut henkilöt tekivät samanlaisia kanteluja 5. toukokuuta 1998 (507/98/OV), 13. toukokuuta 1998 (515/98/OV) ja 1. kesäkuuta 1998 (576/98/OV). Tämän vuoksi päätin yhdistää nämä neljä väitettä tätä tutkimusta varten.
Toimitin kantelut 4. syyskuuta 1998 Euroopan parlamentin puhemiehelle. Parlamentti lähetti lausuntonsa 13. marraskuuta 1998, ja minä lähetin sen teille ja pyysin teitä esittämään huomautuksia, jos niin haluatte. Sain 31. joulukuuta 1998 huomautuksia ainoastaan asian 576/98/OV kantelijoilta, jotka olivat aiemmin, 20. syyskuuta 1998, toimittaneet myös lisätietoja. Teiltä ja muilta kantelijoilta en saanut huomautuksia parlamentin lausunnosta.
Kirjoitan nyt kertoakseni teille tehtyjen tutkimusten tuloksista.

Kantelut

Kantelijoiden
mukaan merkitykselliset tosiseikat olivat seuraavat:
Neljä kantelijaa lähetti hakemuksen suunnittelukilpailusta (viite 96/S 195-116670), joka koski Euroopan parlamentin Brysselissä sijaitsevan Léopold-rakennuksen D1-rakennuksen VIP-sisäänkäyntiä ja D3-D1-sisäänkäynnin kunnostusta. Kilpailu julkaistiin 8. lokakuuta 1996 Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä S 195/39. Kaikkien hakemusten ensimmäisen arvioinnin jälkeen suunnittelukilpailun valintalautakunta valitsi 15 arkkitehtia/suunnittelijaa (joista neljä kantelijaa), joita pyydettiin jättämään hankkeensa määräaikaan eli 15. tammikuuta 1997 mennessä. Kyseisen päivämäärän jälkeen kantelijat eivät kuitenkaan ole saaneet lisätietoja hakemustensa tuloksista. Kolme neljästä kantelijasta kirjoitti eri kirjeitä parlamentille ja selitti, että he olivat tehneet huomattavan määrän työtä ja että heille oli aiheutunut kuluja heidän hakemuksistaan, mutta he eivät saaneet vastausta. Esimerkiksi asiassa 507/98/OV kantelija kirjoitti parlamentille 16. maaliskuuta, 8. syyskuuta ja 18. marraskuuta 1997 ja pyysi nimenomaisesti tietoja hakemuksen tuloksesta, mutta ei saanut vastausta.
Kaksi kantelijaa ilmoitti myöhemmin oikeusasiamiehelle myös, että parlamentin hallinnon pääjohtaja ilmoitti kantelijoille vasta 17. kesäkuuta 1998 eli 17 kuukautta hakuajan päättymisen jälkeen valintalautakunnan lopullisesta päätöksestä, jonka mukaan yhtäkään kuudesta hankkeesta (jotka neuvoa-antava komitea oli valinnut 15 hakemuksen joukosta) ei voitu hyväksyä palkinnonsaajan nimeämiseksi.
Kantelijat kirjoittivat oikeusasiamiehelle ja väittivät, että 1) he eivät olleet saaneet 15. tammikuuta 1997 (hakemusten jättämisen määräaika) jälkeen mitään tietoja hakemustensa tuloksista ja että 2) parlamentti ei ollut vastannut heidän kirjeisiinsä, joissa tiedusteltiin heidän hakemustensa tuloksia.

KYSYMYS

Parlamentti totesi lausunnossaan,
että valintalautakunnan lausunto annettiin 29. toukokuuta 1998 ja että hakijoille ilmoitettiin päätöksestä henkilökohtaisella kirjeellä. Parlamentti liitti mukaan jäljennökset näistä kirjeistä.
Parlamentti selitti, että viivästys kilpailun tulosten ilmoittamisessa hakijoille johtui valintalautakunnan päätöksentekoon käyttämästä ajasta, joka puolestaan johtui sen jäsenten parlamentaarisesta työtaakasta. Parlamentti huomautti myös, että hallinnon muuttumaton vastaus hakijoiden puheluihin oli se, että koska valintalautakunta ei ollut vielä saanut käsittelyjään päätökseen, kilpailun tuloksia ei voitu vielä julkistaa.
Kantelijan huomautukset
Oikeusasiamies sai kantelijalta huomautuksia asiassa 576/98/OV. Kantelija totesi olevansa tyytymätön siihen, että kilpailupalkintoja ei koskaan jaettu ja että kukaan ei saanut sopimusta töiden suorittamisesta. Kantelija piti riittämättömänä parlamentin tekosyytä olla liian kiireinen tiedottaakseen hakijoille. Kantelija huomautti myös, että parlamentti oli muuttanut kilpailun aikataulua ja että se ei yleensä ollut järjestänyt oikeudenmukaista ja kohtuullista kilpailua. Kantelija katsoi, että parlamentti päätti kilpailun jälkeen, että palveluja ei tarvittu, ja sulki pois suurimman osan vähäisiä teknisiä yksityiskohtia tai suunnittelutietoja koskevista hakemuksista välttääkseen palkintojen myöntämisen.
Oikeusasiamies ei saanut huomautuksia muilta kantelijoilta.

PÄÄTÖS

1 Väite, jonka mukaan kantelijoille ei ilmoitettu ajoissa heidän hakemustensa tuloksista
1.1 Kantelijat väittivät, että 15. tammikuuta 1997 (hakemusten määräaika) jälkeen he eivät olleet saaneet mitään tietoa hakemustensa tuloksista. Parlamentti huomautti, että viivästys kilpailun tulosten ilmoittamisessa hakijoille johtui valintalautakunnan päätöksentekoon käyttämästä ajasta, joka puolestaan johtui sen jäsenten parlamentaarisesta työtaakasta.
1.2 Oikeusasiamies toteaa, että kilpailusääntöjen 3.7 artiklassa määrätään, että valintalautakunta kokoontuu vuoden 1997 ensimmäisellä vaalikaudella tutkimaan hakemukset neuvoa-antavan komitean alustavan analyysin jälkeen. Samojen sääntöjen 3.9 kohdassa määrätään, että kilpailun tulokset julkistetaan valintalautakunnan päätöstä seuraavina päivinä.
1.3 Oikeusasiamies toteaa, että käsiteltävänä olevassa asiassa valintalautakunta teki 29. toukokuuta 1998 lopullisen päätöksen, jonka mukaan se ei pidättänyt yhtään 15:stä kilpailun voittajan nimeämishankkeesta. Tästä päätöksestä ilmoitettiin kantelijoille 17. kesäkuuta 1998 ja 4. elokuuta 1998. Valintalautakunnan päätöksestä ilmenee, että neuvoa-antava komitea katsoi jo 26. maaliskuuta 1997, että yhdeksää (joista kaksi oli kantelijoita) 15 hankkeesta ei voitu hyväksyä. Lisäksi vaikuttaa siltä, että valintalautakunta katsoi 17.4.1997, ettei yhtäkään hankkeista voitu lopulta hyväksyä. Tämä päätelmä vahvistettiin valintalautakunnan 3. helmikuuta 1998 tekemän toisen arvioinnin jälkeen.
1.4 Hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti hakijoille olisi ilmoitettava hyvissä ajoin hallinnon päätöksistä, jotka vaikuttavat heidän etuihinsa. Käsiteltävänä olevassa asiassa vaikuttaa siltä, että valintalautakunnan päätös on annettu kantelijoille tiedoksi vasta 17 tai 19 kuukauden kuluttua hakemusten jättämisen määräajasta. Oikeusasiamies katsoo, että tämä on kohtuuttoman pitkä ajanjakso, erityisesti kun otetaan huomioon, että valintalautakunta oli jo 17. huhtikuuta 1997 eli vain kolme kuukautta hakemusten jättämisen määräajan jälkeen tullut siihen tulokseen, että yhtäkään 15 hankkeesta ei voitu hyväksyä.
1.5 Parlamentti ei antanut oikeusasiamiehelle kohtuullista selitystä viivästykselle, vaan viittasi ainoastaan valintalautakunnan jäsenten työmäärään. Parlamentti ei ole selittänyt oikeusasiamiehelle, miksi valintalautakunnan oli 17. huhtikuuta 1997 pitämänsä kokouksen jälkeen, jossa se totesi, ettei yhtäkään 15 hankkeesta voitu hyväksyä, vielä 13 kuukautta aikaa vahvistaa tämä päätelmä. Parlamentti on näin ollen ottanut käyttöön tarpeettoman ja perusteettoman pitkän viiveen ilmoittaessaan hakijoille heidän hakemustensa tuloksista. Viivästys on hallinnollinen epäkohta. Oikeusasiamies esittää näin ollen jäljempänä suositusluonnoksen.
2 Väitetty vastaamatta jättäminen kantelijoiden kirjeisiin
2.1 Kantelijat asioissa 507/98/OV, 576/98/OV ja 817/98/OV väittivät, että parlamentti ei vastannut niiden kirjeisiin, joissa ne pyysivät tietoja hakemustensa tuloksista. Kantelija esimerkiksi asiassa 507/98/OV kirjoitti parlamentille 16. maaliskuuta, 8. syyskuuta ja 18. marraskuuta 1997, mutta ei saanut vastausta. Parlamentti tyytyi toteamaan, että hallinto vastasi hakijoiden puheluihin siten, että kilpailun tuloksia ei voitu vielä julkistaa.
2.2 Hyvän hallintotavan periaatteet edellyttävät, että kansalaisten parlamentin hallinnolle lähettämiin kirjeisiin vastataan kohtuullisessa ajassa. Käsiteltävänä olevassa asiassa vaikuttaa siltä, että parlamentti ei ole vastannut kantelijan eri kirjeisiin. Parlamentti ei ole esittänyt oikeusasiamiehelle pätevää syytä, miksi se ei olisi voinut antaa kantelijoille vastausta, mahdollisesti pysyvää vastausta. Tämä vastaamatta jättäminen on näin ollen hallinnollinen epäkohta. Oikeusasiamies esittää näin ollen jäljempänä suositusluonnoksen.
3 Johtopäätös Hyvän hallinnon periaatteiden
mukaisesti hakijoille olisi ilmoitettava hyvissä ajoin hallinnon päätöksistä, jotka vaikuttavat heidän etuihinsa. Käsiteltävänä olevassa asiassa vaikuttaa siltä, että valintalautakunnan päätös on annettu kantelijoille tiedoksi vasta 17 tai 19 kuukauden kuluttua hakemusten jättämisen määräajasta. Oikeusasiamies katsoo, että tämä on kohtuuttoman pitkä ajanjakso, erityisesti kun otetaan huomioon, että valintalautakunta oli jo 17. huhtikuuta 1997 eli vain kolme kuukautta hakemusten jättämisen määräajan jälkeen tullut siihen tulokseen, että yhtäkään 15 hankkeesta ei voitu hyväksyä.
Parlamentti ei antanut oikeusasiamiehelle kohtuullista selitystä viivästykselle, vaan viittasi ainoastaan valintalautakunnan jäsenten työmäärään. Parlamentti ei ole selittänyt oikeusasiamiehelle, miksi valintalautakunnan oli 17. huhtikuuta 1997 pitämänsä kokouksen jälkeen, jossa se totesi, ettei yhtäkään 15 hankkeesta voitu hyväksyä, vielä 13 kuukautta aikaa vahvistaa tämä päätelmä. Parlamentti on näin ollen ottanut käyttöön tarpeettoman ja perusteettoman pitkän viiveen ilmoittaessaan hakijoille heidän hakemustensa tuloksista. Viivästys on hallinnollinen epäkohta.
Hyvän hallintotavan periaatteet edellyttävät myös, että kansalaisten parlamentin hallinnolle lähettämät kirjeet saavat vastauksen kohtuullisessa ajassa. Käsiteltävänä olevassa asiassa vaikuttaa siltä, että parlamentti ei ole vastannut kantelijoiden eri kirjeisiin. Parlamentti ei ole myöskään esittänyt oikeusasiamiehelle pätevää syytä, miksi se ei olisi voinut antaa kantelijoille vastausta, joka lopulta olisi ollut pysyvä vastaus. Tämä vastaamatta jättäminen on näin ollen hallinnollinen epäkohta.
Ottaen huomioon nämä päätelmät ja sen, että osapuolten välillä ei ollut mahdollista löytää sovintoratkaisua näissä kysymyksissä, oikeusasiamies esittää Euroopan parlamentille seuraavan suositusluonnoksen:

Parlamentin olisi hyvän hallintotavan vuoksi esitettävä kantelijoille anteeksipyyntönsä siitä, että kilpailun tuloksista tiedottaminen on viivästynyt kohtuuttomasti, ja siitä, että se ei ole vastannut kantelijoiden kirjeisiin, joissa ne nimenomaisesti pyysivät tietoja kilpailun tuloksista.

Euroopan parlamentille ilmoitetaan tästä suositusluonnoksesta. Oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 6 kohdan mukaisesti parlamentti lähettää yksityiskohtaisen lausunnon kolmen kuukauden kuluessa. Yksityiskohtaiseen lausuntoon voisi sisältyä oikeusasiamiehen suosituksen hyväksyminen ja kuvaus suosituksen täytäntöönpanemiseksi toteutetuista toimenpiteistä.
Päätöksestä ilmoitetaan myös Euroopan parlamentin puhemiehelle.
Vilpittömästi sinun,
Jacob Söderman.

---

(1) Euroopan parlamentin päätös 94/262/EY, tehty 9 päivänä maaliskuuta 1994, oikeusasiamiehen ohjesäännöstä ja hänen tehtäviensä hoitamista koskevista yleisistä ehdoista, EYVL L 113, 1994, s. 15.