# Työtehtävissä toimivien henkilöstön jäsenten lähettämien/vastaanottamien teksti- ja pikaviestien tallentaminen – Käytännön suosituksia EU:n hallinnolle
- Tekijä: Euroopan oikeusasiamies
- Päivämäärä: 2022-07-14T00:00+02:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/fi/doc/correspondence/fi/158302)
- [PDF](https://www.ombudsman.europa.eu/pdf/fi/158302)
---
> Nämä käytännön suositukset voivat ohjata EU:n hallintoa tekstiviestien ja pikaviestien tallentamisessa tulevaisuudessa. Ne ovat tulosta Euroopan oikeusasiamiehen toteuttamasta tiedonkeruusta ja kuvastavat hänen tässä yhteydessä havaitsemiaan hyviä käytäntöjä.
> 
**EU:n toimielinten, elinten ja laitosten olisi**

* **Otetaan asiakirjojen hallintaa koskevissa säännöissä ja käytännöissä huomioon,** **että teksti- ja pikaviestien käyttö lisääntyy jatkuvasti.** Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että päätöksen tietyn tiedon kirjaamisesta hallinnon asiakirjahallintajärjestelmään ei pitäisi olla riippuvainen välineestä -- olipa kyse kirjeestä, sähköpostista, tekstistä tai pikaviestistä -- vaan sen sisällöstä.
* **Otetaan käyttöön teknisiä ratkaisuja,** jotka mahdollistavat teksti- ja pikaviestien helpon tallentamisen asiakirjojen hallintajärjestelmiin. Tällä välin on tarjottava vaihtoehtoisia tapoja tällaisten viestien tallentamiseen.
* **Annetaan henkilöstölle selkeät ohjeet**siitä, miten asiakirjojen tallentamisen kriteerit täyttävät teksti- ja pikaviestit olisi poimittava, siirrettävä ja tallennettava. Kaikkien työntekijöiden, jotka käyttävät sähköisiä laitteita työhön, olisi voitava ymmärtää, miten tekstiviestit ja pikaviestit poimitaan ja siirretään viestintäsovelluksista tai -alustoista asiaankuuluvaan asiakirjojen hallintajärjestelmään.
* **Lisätään henkilöstön tietoisuutta**tarpeesta varmistaa, että tallennuskriteerit täyttävät teksti- ja pikaviestit poimitaan, siirretään ja tallennetaan säännöllisesti ja rutiininomaisesti. Tavanomaisten sisäisten viestintäviestien lisäksi tämä voitaisiin tehdä tarjoamalla koulutusta nykyisille henkilöstön jäsenille ja esimerkiksi osana uusille henkilöstön jäsenille tarkoitettuja perehdytysohjelmia.
* **Varmista, että** työssä käytettävillä sähköisillä laitteilla säilytettävien teksti- ja pikaviestien **säilytysajat ovat säilytysperiaatteiden mukaisia.**
* **Käytössä on oltava prosessi, jolla varmistetaan,** että kun henkilöstön jäsen lähtee, kaikki henkilöstön jäsenen hallussa olevat asiakirjat, mukaan lukien **kaikki tallennuskriteerit täyttävät teksti- ja pikaviestit, kirjataan.**
* **Tunnustetaan, että työhön liittyvät teksti- ja pikaviestit ovat asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi annetussa asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 tarkoitettuja** asiakirjoja.
* Käsitellessään pyyntöjä saada tutustua asiakirjoihin, jotka voivat kattaa teksti- ja pikaviestejä, **otettava huomioon kaikki paikat, joihin tällaisia viestejä saatetaan tallentaa,** mukaan lukien henkilöstön käyttämät sähköiset laitteet, ja avustettava henkilöstöä, joka mahdollisesti säilyttää tällaisia viestejä hauissaan, esimerkiksi antamalla ohjeita.
* **Varmistetaan, että niiden vakiohakutyökalu mahdollistaa teksti- ja pikaviestien tunnistamisen**(sellaisenaan) sen jälkeen, kun ne on rekisteröity niiden asiakirjahallintajärjestelmään.