Arvoisa puhemies

Euroopan komission asiantuntijaryhmäjärjestelmällä on erittäin tärkeä rooli komission tekemiä päätöksiä koskevien tietojen antamisessa. On olemassa yli 1100 asiantuntijaryhmää, joiden tehtävänä on antaa komissiolle erityisneuvontaa ^[1].

Toukokuussa 2016 komissio tarkisti komission asiantuntijaryhmien perustamista ja toimintaa koskevia yleisesti sovellettavia sääntöjään [2] oikeusasiamiehen tutkimuksen perusteella [3].

Kansalaisyhteiskunta [4] ja tutkijat [5] sekä oikeusasiamiehen julkinen kuuleminen avoimuudesta ja osallistumisesta ympäristöä koskevaan EU:n päätöksentekoon [6] ovat herättäneet huolta siitä, miten näitä sääntöjä sovelletaan.

Siksi olen päättänyt aloittaa tämän strategisen tutkimuksen jatkotoimena aiemmalle tutkimukselleni ja arvioida, miten komissio soveltaa sääntöjään asiantuntijaryhmiin.

Aion keskittyä erityisesti siihen, miten komissio varmistaa, että sen sääntöihin sisältyviä avoimuustoimenpiteitä noudatetaan mielekkäällä tavalla.[7] Tässä yhteydessä totean, että komissio on sitoutunut parantamaan asiantuntijaryhmien rekisteriä koskevien tietojen saatavuutta ja luotettavuutta muiden avoimuustoimenpiteiden ohella.

Pyydän Teitä näin ollen vastaamaan liitteessä oleviin kysymyksiin 15. lokakuuta 2024 mennessä. Julkaisemme vastauksesi.

Jos teillä on kysyttävää, voitte ottaa yhteyttä asiasta vastaaviin virkamiehiin Koen Rooversiin ja Alice Bernardiin.

Vilpittömästi,

Emily O'Reilly
Euroopan oikeusasiamies

Strasbourgissa 1.7.2024

Liite – Kysymyksiä komissiolle

1) Jotta yleisö voisi seurata asiantuntijaryhmien kehitystä, osallistua päätöksentekoon tai ymmärtää, onko tietty asiantuntijaryhmä edelleen aktiivinen, on tärkeää saada ajantasaista tietoa asiantuntijaryhmien toiminnasta.

a. Antaako komissio asiantuntijaryhmistä vastaaville henkilöstönsä jäsenille ohjeita siitä, mitä asiakirjoja asiantuntijaryhmien on julkistettava? Jos on, esittäkää asiaankuuluvat asiakirjat tarkastusta varten.

b. Mitä komissio tekee varmistaakseen, että asiantuntijaryhmien kokousten pöytäkirjat ovat merkityksellisiä? Saavatko esimerkiksi asiantuntijaryhmien kokousten pöytäkirjojen laatimisesta vastaavat tahot ohjeistusta tältä osin? Jos on, esittäkää asiaankuuluvat asiakirjat tarkastusta varten.

c. Miten komissio varmistaa, että kaikki asiaankuuluvat asiakirjat, myös esityslistat, julkaistaan hyvissä ajoin ennen kokousta?

d. Pitkään perustettujen asiantuntijaryhmien osalta aiemmin pidettyjen kokousten pöytäkirjat eivät ehkä ole enää saatavilla. Poistaako komissio vanhat minuutit? Jos vastaus on kyllä, millä kriteereillä se tehdään?

2) Asiantuntijaryhmä voi yhteisymmärryksessä komission toimivaltaisten yksiköiden kanssa päättää jäsentensä yksinkertaisella enemmistöllä, että sen keskustelut ovat julkisia.

a. Kuinka moni asiantuntijaryhmä on suoratoistanut kokouksiaan verkossa?

b. Mitä kannustimia komissio on ottanut käyttöön edistääkseen asiantuntijaryhmien toiminnan avoimuutta ja saatavuutta yleisölle?

Sitä vastoin joillakin asiantuntijaryhmillä, joilla on tarkkailijoita, voi olla suljettuja istuntoja, mikä tarkoittaa, että nämä istunnot ovat suljettuja akkreditoiduilta tarkkailijoilta.

c. Millä perusteella asiantuntijaryhmä päättää pitää istuntoja, jotka on suljettu akkreditoiduilta sidosryhmien tarkkailijoilta, ja milloin tällaisia suljetuin ovin pidettäviä kokouksia pidetään asianmukaisina?

d. Kuinka monta asiantuntijaryhmää on pitänyt istuntoja, jotka on suljettu akkreditoiduilta sidosryhmien tarkkailijoilta?

3) Asiantuntijaryhmien työhön liittyviä asiakirjoja on saatavilla useista verkkopaikoista, kuten asiantuntijaryhmärekisteristä, asiantuntijaryhmän verkkosivustolta, pääosastojen alustalta tai CIRCABC-alustalta, tai delegoitujen säädösten ja täytäntöönpanosäädösten rekisteristä ^[8]. Kansalaisten näkökulmasta näihin rekistereihin tutustuminen voi olla haastavaa ja vaikeuttaa niiden oikea-aikaista ja merkityksellistä osallistumista asiantuntijaryhmien työhön.

a. Voiko komissio selittää, miksi se käyttää erilaisia alustoja asiantuntijaryhmien työhön liittyvien julkisten asiakirjojen tallentamiseen ja julkistamiseen?

b. Voisiko komissio harkita tietoympäristönsä virtaviivaistamista esimerkiksi luomalla keskitetyn hakuportaalin kaikille asiantuntijaryhmiin liittyville asiaankuuluville asiakirjoille?  Mitkä olisivat tekniset haasteet tällaisen portaalin luomisessa?

Asiakirjan löytämiseksi asiantuntijaryhmärekisteristä tai delegoitujen säädösten rekisteristä on lisäksi tiedettävä i) asiakirja on olemassa, ii) sen tarkka nimi ja (mahdollisesti) iii) kokous ja asiantuntijaryhmä, jossa siitä keskusteltiin, mikä vaikeuttaa asiakirjojen löytämistä.

c. Miten komissio voi parantaa asiantuntijaryhmiin liittyvien asiakirjojen hakumahdollisuuksia lyhyellä aikavälillä? Antaako komissio esimerkiksi henkilöstölleen ohjeita asiakirjoihin liittyvien avainsanojen tuottamisesta sekä asiakirjojen otsikoiden antamisesta asiakirjahakujen optimoimiseksi?

4) Kun sidosryhmien tarkkailijoita pyydetään esittämään huomautuksia kirjallisesti, ei välttämättä ole aina selvää, miten asiantuntijaryhmä ja komissio sitten ottavat huomautukset huomioon.

a. Miten komissio varmistaa, että sidosryhmille on selvää, miten niiden (ja muiden sidosryhmien) kirjalliset näkemykset on otettu huomioon? Kuinka usein ja missä olosuhteissa komissio esimerkiksi laatii taulukon kommentteihin saaduista vastauksista? Jos komissio on antanut tätä koskevia ohjeita, voisiko se toimittaa asiaankuuluvat asiakirjat?

b. Onko sidosryhmien näkemykset anonymisoitu tällaisissa asiakirjoissa, ja jos on, miksi?

[1] Ks. https://ec.europa.eu/transparency/expert-groups-register/screen/expert-groups-explained?lang=fi.

[2] Komissio viittaa näihin sääntöihin komission asiantuntijaryhmien perustamista ja toimintaa koskevina horisontaalisina sääntöinä, jotka ovat saatavilla osoitteessa https://ec.europa.eu/transparency/documents-register/detail?ref=C(2016)3301&lang=en.

[3] Ks. Euroopan oikeusasiamiehen päätös strategisessa tutkimuksessa OI/6/2014/NF Euroopan komission asiantuntijaryhmien kokoonpanosta ja avoimuudesta: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/86030.

[4] Ks. esimerkiksi https://corporateeurope.org/en/expert-groups/2017/02/corporate-interests-continue-dominate-key-expert-groups ja https://eeb.org/wp-content/uploads/2023/06/NGO-Letter-on-the-functioning-of-the-Expert-Group-on-Carbon-Removals-and-its-meetings-June-2023.pdf.

[5] Ks. esimerkiksi Radulova ym. (2021) ”Euroopan komission asiantuntijaryhmät: Adapting to the Contestation of Expertise in the EU, s. 91–121.

[6] Julkinen kuuleminen avoimuudesta ja osallistumisesta ympäristöön liittyvään EU:n päätöksentekoon (SI/5/2022/KR). Ks. https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/168767.

[7] Muut oikeusasiamiehen edun mukaiset alat koskevat tapaa, jolla komissio soveltaa sääntöjensä määräyksiä eturistiriitojen ehkäisemiseksi, ks. esimerkiksi oikeusasiamiehen päätös siitä, miten Euroopan komissio käsitteli pääomamarkkinaunionia käsittelevän korkean tason foorumin kokoonpanoon liittyviä huolenaiheita ja joidenkin sen jäsenten väitettyjä eturistiriitoja (asia 1777/2020/KR).

[8] Delegoitujen säädösten ja täytäntöönpanosäädösten rekisteri koostuu kahdesta rekisteristä eli delegoitujen säädösten rekisteristä ja täytäntöönpanosäädösten rekisteristä. Viimeksi mainittu on erillinen komiteamenettelyrekisteristä, joka sisältää myös täytäntöönpanosäädöksiä ja muita asiaankuuluvia komission säädösluonnoksia, joista myös asiantuntijaryhmiä voidaan kuulla.