Hyvä Annika X

Oikeusasiamies on vastaanottanut kantelun Euroopan unionin turvapaikkavirastosta (EUAA). Kantelu koskee EUAA:n kieltäytymistä antamasta yleisön tutustuttavaksi useita asiakirjoja, jotka sisältävät tietoja muuttajien vastaanotto-olosuhteista Kyproksessa.

Kantelijan 12. syyskuuta 2023 esittämää pyyntöä saada tutustua asiakirjoihin kavennettiin 30. lokakuuta 2023 EUAA:n kanssa käytyjen lukuisten keskustelujen jälkeen. Se koski kaikkia EUAA:n hallussa olevia asiakirjoja, myös kaikkea EUAA:n ja Euroopan komission (muuttoliike- ja sisäasioiden pääosasto) välistä kirjeenvaihtoa, joka liittyi vastaanotto-olosuhteisiin Kyproksen nykyisissä tai tulevissa muuttoliikkeen hallintalaitoksissa. Pyyntö kattoi 1. helmikuuta 2023 ja 12. syyskuuta 2023 välisen ajanjakson.

Koska EUAA ei antanut alkuperäistä päätöstä asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi annetussa EU:n lainsäädännössä (asetus 1049/2001) säädetyssä määräajassa, kantelija esitti 17. tammikuuta 2024 uudistetun hakemuksen. EUAA hyväksyi 12. helmikuuta 2024 vahvistavan päätöksen, jossa se yksilöi 76 asiakirjaa kantelijan tutustumispyynnön piiriin kuuluviksi ja antoi niistä kahteen laajan osittaisen tutustumisoikeuden. EUAA epäsi oikeuden tutustua jäljellä oleviin 74 asiakirjaan kolmella asetuksen 1049/2001 mukaisella poikkeuksella, jotka ovat tarve suojella yleistä turvallisuutta koskevaa yleistä etua sekä tarve suojata henkilötietoja ja niiden päätöksentekoprosessia.

Kantelija on tyytymätön siihen, että EUAA kieltäytyi antamasta (osittaista) oikeutta tutustua asiakirjoihin. Hän katsoo, että osittainen ilmaiseminen on evätty suurelta osin hallinnollisista syistä ja että turvapaikkavirasto ei ole osoittanut, että yleiseen turvallisuuteen ja sen sisäiseen päätöksentekoon kohdistuu vakavia ja ennakoitavissa olevia riskejä. Hän ei kuitenkaan kiistä henkilötietojen poistamista.

Olemme päättäneet aloittaa tutkimuksen kantelusta, joka koskee EUAA:n päätöstä evätä oikeus tutustua 74 asiakirjaan asetuksen (EY) N:o 1049/2001 nojalla.

Asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 säädetään, että asiakirjoihin tutustumista koskevat hakemukset olisi käsiteltävä viipymättä. Tämän periaatteen mukaisesti oikeusasiamies pyrkii myös käsittelemään tällaiset tapaukset mahdollisimman nopeasti.

Ensimmäiseksi katsomme, että on tarpeen tarkastella kantelussa kyseessä olevia asiakirjoja sekä kolmansien osapuolten kuulemisia [1], joita EUAA on toteuttanut sellaisten asiakirjojen osalta, joihin se on kieltäytynyt antamasta tutustuttavaksi. Olisimme kiitollisia, jos EUAA voisi toimittaa nämä asiakirjat mieluiten sähköisessä muodossa salatussa sähköpostissa [2] 25. huhtikuuta 2024 mennessä.

Asiakirjat, joihin tutustumista koskevaa pyyntöä sovelletaan, käsitellään luottamuksellisesti, samoin kuin kaikki muu aineisto, jonka EUAA päättää jakaa kanssamme ja jota se pitää luottamuksellisena. Tällaiset asiakirjat käsitellään ja säilytetään luottamuksellisina, ja ne poistetaan oikeusasiamiehen asiakirjoista pian tutkimuksen päättymisen jälkeen.

EUAA:n kanta on esitetty sen 12. helmikuuta 2024 tekemässä vahvistavassa päätöksessä. Jos turvapaikkavirasto kuitenkin haluaa esittää lisänäkemyksiä, jotka oikeusasiamies ottaa huomioon tässä tutkimuksessa, olisimme kiitollisia, jos ne voitaisiin toimittaa meille 15 työpäivän kuluessa tämän kirjeen vastaanottamisesta eli 9. toukokuuta 2024 mennessä.

Jos asiakirjojen koko aiheuttaa ongelmia tai muita kysymyksiä, ota rohkeasti yhteyttä asiasta vastaavaan virkailijaan Amandine Le Belleciin.

Vilpittömästi,

Rosita Hickey Tutkimusjohtaja

Strasbourg, 18.4.2024

[1] Vahvistavasta päätöksestä käy ilmi, että turvapaikkavirasto kuuli Euroopan komissiota, Alankomaiden Kyproksen-suurlähetystöä, Kansainvälistä siirtolaisuusjärjestöä, Watershed-kansalaisjärjestöä, Euroopan raja- ja merivartiovirastoa ja Kyproksen viranomaisia.

[2] Salatut sähköpostit voidaan lähettää omaan postilaatikkoomme.