Arvoisa puhemies

Venäjän Ukrainaa vastaan käymän hyökkäyssodan yhteydessä EU rahoittaa EU:n jäsenvaltioiden Ukrainalle tekemiä puolustustarvikkeiden lahjoituksia Euroopan rauhanrahastosta ^[1], ja se on antanut lainsäädäntöä, jolla pyritään lisäämään ampumatarvikkeiden tuotantoa jäsenvaltioiden auttamiseksi säilyttämään varastonsa ja varmistamaan samalla ampumatarvikkeiden toimittaminen Ukrainaan [2]. 

EU käyttää vuosina 2021–2027 myös 8 miljardia euroa Euroopan puolustusrahaston kautta täydentääkseen jäsenvaltioiden investointeja turvallisuus- ja puolustusalan tutkimukseen ja kehittämiseen. Euroopan puolustusrahastoa koskevan asetuksen [3] mukaan Euroopan komissio päättää näiden varojen jakamisesta. Tässä yhteydessä sitä avustavat ulkopuoliset asiantuntijat, jotka osallistuvat ehdotusten arviointiin, eettiseen arviointiin ja talousarvioarvion arviointiin.

Komission on valittava asiantuntijat heidän taitojensa, kokemuksensa ja tietämyksensä perusteella ottaen huomioon heille annettavat tehtävät ja pyrkien varmistamaan asiantuntijoiden asianmukaisen vuorottelun ja asianmukaisen yksityisen ja julkisen sektorin välisen tasapainon. Riippumattomat asiantuntijat eivät saisi arvioida, neuvoa tai avustaa asioissa, joissa heillä on eturistiriitoja, varsinkaan kun on kyse heidän asemastaan arvioinnin ajankohtana. Yleensä silloin, kun komissio valitsee ehdotusten arvioinnissa avustavia ulkopuolisia asiantuntijoita ja maksaa heille palkkion, asiantuntijaluettelot julkistetaan, mikä mahdollistaa jonkin verran julkista valvontaa. EKR-asetuksessa kuitenkin poiketaan nimenomaisesti tästä yleissäännöstä, koska näiden asiantuntijoiden henkilöllisyyttä ei julkisteta.[4] Sen vuoksi on sitäkin tärkeämpää, että eturistiriitojen arviointi, jonka komissio tekee asiantuntijoita valitessaan, on luotettavaa.

Euroopan puolustusrahastoa [5] koskeneen aiemman kirjeenvaihdon yhteydessä komissio ilmoitti toimistolleni eturistiriitojen hallintaa koskevasta”yrityskohtaisesta lähestymistavastaan”, joka näyttää perustuvan suurelta osin valittujen ^{asiantuntijoiden} itse antamaan eturistiriitoja koskevaan ilmoitukseen (jonka mukaan eturistiriitoja ei ole).

Tätä taustaa vasten olen päättänyt käynnistää tutkimuksen sen selvittämiseksi, miten komissio varmistaa, ettei eturistiriitoja ole ulkopuolisten asiantuntijoiden kanssa, jotka avustavat sitä Euroopan puolustusrahaston hanke-ehdotusten arvioinneissa, eettisissä arvioinneissa ja kustannusarvioissa.

Olen tullut siihen tulokseen, että ensimmäisessä vaiheessa olisi hyödyllistä saada komissiolta kirjallinen vastaus liitteessä lueteltuihin kysymyksiin. Huomatkaa, että julkaisen komission vastauksen.^[6]

Tutkinnasta vastaava virkamies on Koen Roovers.

Olisin kiitollinen, jos saisin komission vastauksen 31. tammikuuta 2024 mennessä.

Vilpittömästi,

Emily O'Reilly
Euroopan oikeusasiamies

Strasbourgissa 10.11.2023

Liite – Kysymyksiä komissiolle asiakirjassa OI/5/2023/KR

1. Euroopan puolustusrahastoa koskevassa aiemmassa kirjeenvaihdossa ^[7] komissio selitti, että Euroopan puolustusrahaston erityisaiheista vastaavat komission henkilöstön jäsenet tekevät alustavia tarkastuksia eturistiriitojen puuttumisen varalta esivalitessaan asiantuntijoita asiantuntijaprofiilitietokannasta, jäljempänä ’esivalintavaihe’. Se selitti lisäksi, että komission henkilöstön jäsenet raportoivat sisäisesti asiasta vastaavalle yksikönpäällikölle asiantuntijoiden esivalintaseulonnassa käytetystä menetelmästä erikseen ja kokonaisuutena. Tähän sisältyvät muun muassa asiantuntemuksen todentaminen, saatavuus, ilmeinen eturistiriitojen puuttuminen ja erilaiset taustat.

Ennen kuin Euroopan puolustusrahaston hanke-ehdotukset osoitetaan ulkopuolisten asiantuntijoiden arvioitavaksi, komission henkilöstön jäsenet tarkistavat asiantuntijoiden ansioluetteloiden perusteella, että ehdotusten arviointiin nimetyillä asiantuntijoilla ei ole samaa työnantajaa kuin rahoitusta hakevilla asiantuntijoilla (ehdotusten ennakkovastaanottovaihe).

a. Voivatko näihin arviointeihin osallistuvat komission henkilöstön jäsenet

• pyytää potentiaalisilta asiantuntijoilta lisätietoja siitä, onko eturistiriitojen riski olemassa? Jos on, esittäkää joitakin esimerkkejä.
• käyttää julkisesti saatavilla olevaa aineistoa näkökohtien ristiinviittaukseen tai todentamiseen vai tukeutuvatko ne yksinomaan asiantuntijoiden antamiin (tai heidän vastauksissaan antamiinsa) tietoihin?

b. Mitä tietoja asiantuntijoiden on täytettävä rekisteröityessään verkossa?[8] Antakaa asianmukainen malli.

Jos asiantuntijoiden on ladattava ansioluettelo, määrääkö komissio tietyn muodon/vähimmäistiedot?

c. Voisiko komissio kertoa tarkemmin, miten asiantuntijoiden käytännesääntöjen [9] puolueettomuutta koskevassa 2 luvussa esitettyjä seikkoja arvioidaan esivalintavaiheessa?

2. Euroopan puolustusrahastoa koskevassa aiemmassa kirjeenvaihdossa [10] kävi ilmi, että komissio soveltaa eturistiriitojen hallintaan ”yrityslähestymistapaa”, joka perustuu suurelta osin valittujen asiantuntijoiden itse antamaan eturistiriitoja koskevaan ilmoitukseen (jonka mukaan eturistiriitoja ei ole).

a. Kuinka usein asiantuntijat ovat tähän mennessä itse ilmoittaneet eturistiriidoista? Antakaa tiedot kultakin vuotuiselta varainkäyttökierrokselta [11].

b. Kuinka usein asiantuntijat jäivät ehdotusten arvioinnin ulkopuolelle? Antakaa tiedot kultakin vuotuiselta varainkäyttökierrokselta.

3. Jos havaitaan eturistiriita, joka yleensä johtaisi asiantuntijan poissulkemiseen [12], komission henkilöstön jäsenet voivat päättää pitää asiantuntijan palveluksessaan, jos seuraavat kolme kumulatiivista edellytystä täyttyvät:

• i. asiantuntija työskentelee eri osastossa/laboratoriossa/laitoksessa kuin se, jossa toimi toteutetaan, ja
• ii. kyseisen organisaation osastot/laboratoriot/laitokset toimivat erittäin itsenäisesti ja
• iii. osallistuminen on perusteltua parhaiden käytettävissä olevien asiantuntijoiden nimittämistä koskevan vaatimuksen ja pätevien asiantuntijoiden ryhmän rajallisen koon vuoksi.”

a. Kuinka usein arviointilautakunnissa on ollut asiantuntijoita, joilla on eturistiriitoja [13]?

b. Onko komissio myös antanut ohjeita eturistiriitatilanteiden hallintaan osallistuville henkilöstön jäsenille muun muassa siitä, miten poissulkemista koskevan poikkeuksen soveltamisessa voidaan käyttää harkintavaltaa? Jos vastasitte myöntävästi, toimittakaa jäljennös näistä ohjeista vastauksenne kanssa.

4. Seuraavien tilanteiden voidaan katsoa muodostavan eturistiriidan, jos komission henkilöstön jäsenet niin päättävät ”objektiivisten olosuhteiden, käytettävissä olevien tietojen ja mahdollisten riskien perusteella”:

i. asiantuntijan palvelukseen ottaminen yhdeltä hakijalta (tai siihen yhteydessä olevilta kolmansilta osapuolilta tai muilta toimeen osallistuvilta kolmansilta osapuolilta) kolmen viimeksi kuluneen vuoden aikana

ii. asiantuntijan osallistuminen sopimukseen, [..] tai jäsenyyteen hallintorakenteissa (esim. johdon tai neuvoa-antavan lautakunnan jäsen) tai tutkimusyhteistyöhön hakijan, rahoituksen saajaan yhteydessä olevan kolmannen osapuolen tai muun toimeen osallistuvan kolmannen osapuolen kanssa kolmen viimeksi kuluneen vuoden aikana

iii. mikä tahansa muu tilanne, joka voisi asettaa kyseenalaiseksi hänen kykynsä osallistua arviointiin puolueettomasti tai jonka voidaan kohtuudella olettaa tekevän niin ulkopuolisen kolmannen osapuolen silmissä.[14]

a. Onko mallisopimuksen perusteella oikein, että jos yksi tai useampi näistä tapauksista ilmenee, asiasta vastaavat komission henkilöstön jäsenet voivat päättää jättää asiantuntijan kyseisen ehdotuksen tai myös kilpailevien ehdotusten tai koko ehdotuspyynnön arvioinnin ulkopuolelle ja tarvittaessa korvata hänet toisella henkilöllä ja järjestää uudelleenarvioinnin?

b. Kuinka monen tapauksen komissio on todennut kuuluvan i–iii alakohdan soveltamisalaan? Antakaa tiedot kultakin vuotuiselta varainkäyttökierrokselta.

c. Kuinka monessa näistä tapauksista arviointilautakuntien ulkopuolelle jätettiin asiantuntijoita, joilla oli eturistiriitoja? Antakaa tiedot kultakin vuotuiselta varainkäyttökierrokselta.

d. Onko komissio antanut ohjeita eturistiriitojen arvioinnin suorittavalle henkilöstölle muun muassa siitä, miten voidaan käyttää harkintavaltaa mahdollisesti ristiriitaisten asiantuntijoiden pitämiseksi arviointilautakunnissa? Jos vastasitte myöntävästi, toimittakaa jäljennös näistä ohjeista vastauksenne kanssa.

5. a. Saiko komissio esimerkiksi muilta asiantuntijoilta, hakijoilta tai kolmansilta osapuolilta varoituksia eturistiriitojen riskeistä asiantuntijoiden omien ilmoitusten lisäksi? Jos vastasitte myöntävästi, antakaa esimerkkejä ja tietoja kustakin vuotuisesta varainkäyttökierroksesta.

b. Tarjoaako komissio muita mahdollisuuksia tällaisten kuulutusten tekemiseen?

c. Ovatko asiantuntijat tietoisia sovellettavista väärinkäytösten paljastamista koskevista säännöistä? Jos on, miten?

d. Voiko komissio tehdä tarkastuksia tai jälkitarkastuksia varmistaakseen, että nimetyt asiantuntijat eivät joudu ristiriitaan?

6. Raportoiko komissio eturistiriitoihin liittyvistä kysymyksistä komission ulkopuolella, esimerkiksi ohjelmakomitealle (EU:n jäsenvaltioiden edustajille) tai Euroopan parlamentille?

[1] Euroopan rauhanrahasto perustuu neuvoston hyväksymään päätökseen. Ks. https://www.consilium.europa.eu/en/policies/european-peace-facility/.

[2] Ks. ampumatarvikkeiden tuotantoa tukeva laki (ASAP): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=uriserv%3AOJ.L_.2023.185.01.0007.01.ENG&toc=OJ%3AL%3A2023%3A185%3ATOC.

[3] Asetus (EU) 2021/697 Euroopan puolustusrahaston perustamisesta, ks. https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2021/697/oj.

[4] Ks. asetuksen 2021/697 26 artiklan 2 kohta, joka on linkitetty alaviitteessä 2.

[5] Ks. https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/172253.

[6] Jos haluatte toimittaa asiakirjoja tai tietoja, joita pidätte luottamuksellisina ja joita ei pitäisi julkistaa, merkitkää ne kohtaan ”Luottamuksellinen”. Salattuja sähköposteja voidaan lähettää tähän tarkoitukseen varattuun sähköpostilaatikkoon.Tällaiset tiedot ja asiakirjat poistetaan Euroopan oikeusasiamiehen asiakirjoista pian tutkimuksen päättymisen jälkeen.

[7] Ks. https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/172253.

[8] Ks. https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/work-as-an-expert.

[9] Ks. asiantuntijasopimuksen mallisopimuksen liitteen 1 sivuilla 1–5 olevassa a alakohdassa luetellut tilanteet: https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf.

[10] Ks. https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/172253.

[11] Komissio on tehnyt päätökset kahdesta vuotuisesta varainkäyttökierroksesta:

· 20. heinäkuuta 2022: https://defence-industry-space.ec.europa.eu/funding-and-grants/calls-proposals/european-defence-fund-2021-calls-proposals-results_en;

· 26. kesäkuuta 2023: https://defence-industry-space.ec.europa.eu/funding-and-grants/calls-proposals/result-edf-2022-calls-proposals _en#:~:text=Following%20the%20second%20calls%20for,Million%20are%20selected%20for%20rahoitus

[12] Ks. asiantuntijasopimuksen mallisopimuksen sivulla 2 olevassa 2.1 kohdan a alakohdassa luetellut tilanteet: https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf.

[13] Ks. asiantuntijasopimuksen mallisopimuksen liitteessä 1 olevan 2 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti alaviite 7.

[14] Sama kuin edellä.