Hyvä Annika X

Oikeusasiamies on vastaanottanut Euroopan tietosuojaneuvostoa vastaan kantelun, joka koskee sen kieltäytymistä antamasta yleisön tutustuttavaksi tietosuojaviranomaisen lausuntoja, kysymyksiä, lausuntoja ja huolenaiheita sisältäviä valmisteluasiakirjoja, joiden perusteella on hyväksytty tietosuojaneuvoston asiakirjat 04/2021 ^[1], 02/2020 ^[2], 01/2029 ^[3] ja OUT2021-0119 ^[4]. Pyynnössään saada tutustua Euroopan tietosuojaneuvoston asiakirjoihin kantelija viittasi oikeusasiamiehen asiassa 386/2022/AMF ^[5] tekemiin havaintoihin. Tässä tapauksessa tietosuojaneuvosto päätti antaa laajemman pääsyn kansallisten valvontaviranomaisten anonymisoituihin lausuntoihin, jotka sisältyvät sen ohjeiden valmisteluasiakirjoihin, jotka koskevat henkilötietojen käsittelyä verkkopalvelujen tarjoamisen yhteydessä.

Tietosuojaneuvosto on yksilöinyt 103 asiakirjaa (tai asiakirjojen osaa), jotka kuuluvat pyynnön soveltamisalaan. Se on antanut 21 asiakirjaa kokonaisuudessaan yleisön tutustuttavaksi ja evännyt oikeuden tutustua (joko kokonaan tai osittain) muihin 82 asiakirjaan. Tietosuojaneuvosto on väittänyt, että näiden asiakirjojen sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi vakavasti sen päätöksentekoprosessia ^[6]. Tietosuojaneuvosto on lisännyt, että joidenkin asiakirjojen sisältämien tietojen ilmaiseminen vaarantaisi meneillään olevan tutkimuksen tarkoituksen ja tuloksen ^[7]. Lisäksi osa asiakirjoista sisältää henkilötietoja, ja ne oli poistettava asianomaisten henkilöiden yksityisyyden ja koskemattomuuden suojaamiseksi ^[8].

Tietosuojaneuvosto totesi 14. tammikuuta 2022 antamassaan vahvistavassa päätöksessä, että ”asiakirjaluonnosten aiempien versioiden asettaminen julkisesti saataville aiheuttaisi sekaannusta. Nämä asiakirjaluonnokset ovat osa tietosuojaneuvoston sisäisiä keskusteluja ja alustavia kuulemisia, eivätkä ne välttämättä kuvasta koko tietosuojaneuvoston kantaa”. Tietosuojaneuvosto katsoo, että sen jäsenten, sihteeristön tai Euroopan komission neuvottelujen eri vaiheissa esittämät näkemykset ovat ”katsauksia” laadintaprosessista. Tietosuojaneuvosto lisäsi, että ”yksittäisten jäsenten ja/tai tietosuojaneuvoston sihteeristön henkilöstön huomautusten asettaminen julkisesti saataville [...] heikentäisi vakavasti tietosuojaneuvoston päätöksentekoprosessia, koska jäsenet eivät todennäköisesti jakaisi sensuroimattomia näkemyksiään asiasta, jos he tietäisivät etukäteen, että ne julkaistaan myöhemmin (vaikka anonymisoidulla tavalla). Tietosuojaneuvosto katsoo lopuksi, että oikeusasiamiehen asiassa 386/2022/AMF tekemät havainnot eivät muodosta ennakkotapausta sille, miten tietosuojaneuvosto käsittelee asiakirjoihin tutustumista koskevia pyyntöjä. Se arvioi tällaiset pyynnöt aina tapauskohtaisesti.

Olemme päättäneet aloittaa tutkimuksen tästä kantelusta.

Asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 säädetään, että asiakirjoihin tutustumista koskevat hakemukset olisi käsiteltävä viipymättä. Tämän periaatteen mukaisesti oikeusasiamies pyrkii myös käsittelemään tällaiset tapaukset mahdollisimman nopeasti.

Ensimmäiseksi katsomme, että kantelijan pyynnössä olevia riidanalaisia asiakirjoja on tarkasteltava uudelleen. Olisin kiitollinen, jos tietosuojaneuvosto voisi toimittaa meille jäljennöksen kaikista asiakirjoista, joihin tutustumisoikeus on evätty joko osittain tai kokonaan, mieluiten sähköisessä muodossa salatussa sähköpostissa ^[9] 2. helmikuuta 2022 mennessä.  

Asiakirjoja, joihin tutustumista koskevaa pyyntöä sovelletaan, käsitellään luottamuksellisesti, samoin kuin mitä tahansa muuta aineistoa, jonka tietosuojaneuvosto päättää jakaa kanssamme ja jota se pitää luottamuksellisena. Tällaiset asiakirjat käsitellään ja säilytetään luottamuksellisina, ja ne poistetaan oikeusasiamiehen asiakirjoista pian tutkimuksen päättymisen jälkeen.

Tietosuojaneuvoston kanta on esitetty sen vahvistavassa päätöksessä. Jos tietosuojaneuvosto kuitenkin haluaa esittää lisänäkemyksiä, jotka Euroopan oikeusasiamies ottaa huomioon tässä tutkimuksessa, olisimme kiitollisia, jos ne voitaisiin toimittaa meille 15 työpäivän kuluessa tämän kirjeen vastaanottamisesta eli 16. helmikuuta 2022.

Asiasta vastaava virkamies Angela Marcos Figueruelo.

Vilpittömästi,

Rosita Hickey Tutkimusjohtaja

Strasbourgissa 26.1.2022

[1] Tietosuojaneuvoston lausuma 4/2021 ”Siirrot sisältävät kansainväliset sopimukset”

[2] Tietosuojaneuvoston suuntaviivat 02/2020 ”asetuksen 2016/679 46 artiklan 2 kohdan a alakohta ja 46 artiklan 3 kohdan b alakohta ETA:n ja ETA:n ulkopuolisten viranomaisten ja elinten välisten henkilötietojen siirtojen osalta”

[3] Tietosuojaneuvoston lausunto 01/2019 Yhdysvaltojen ulkomaisia tilejä koskevasta verosäännösten noudattamislaista (FATCA)

[4] Tietosuojaneuvoston vastaus hollantilaiselle Euroopan parlamentin jäsenelle Sophie in 't Veldille, päivätty 7. heinäkuuta 2021, viitteellä OUT2021-0119

[5] Saatavilla osoitteessa https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/146504

[6] Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 3 kohdan toinen alakohta

[7] Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 2 kohdan kolmas luetelmakohta

[8] Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 1 kohdan b alakohta

[9] Salatut sähköpostit voidaan lähettää omaan postilaatikkoomme.