Kysymyksiä ja vastauksia asiakirjojen julkisuudesta

1. Mitä yleisön oikeus tutustua EU:n asiakirjoihin tarkoittaa?

EU:n perussopimuksissa ja EU:n perusoikeuskirjassa annetaan yleisölle oikeus pyytää jäljennöksiä EU:n toimielinten, elinten ja laitosten (EU:n toimielinten) hallussa olevista asiakirjoista. EU:n toimielinten on myönnettävä oikeus tutustua pyydettyihin asiakirjoihin, paitsi tietyissä unionin lainsäädännön ja sääntöjen mukaisissa olosuhteissa (ks. kysymys 8).

2. Miten yleisön oikeus tutustua asiakirjoihin koskee EU:n hallintoa?

Yleiset säännöt, joilla tämä oikeus pannaan täytäntöön, vahvistetaan EU:n asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi annetussa asetuksessa (EY) N:o 1049/2001.

Asetusta 1049/2001 sovelletaan suoraan Euroopan komissioon, Euroopan unionin neuvostoon ja Euroopan parlamenttiin, joilla on hyväksytty työjärjestys asetuksen 1049/2001 soveltamisesta. Eurooppa-neuvosto soveltaa myös asetusta 1049/2001 ja asiaa koskevaa Euroopan unionin neuvoston työjärjestystä.

Kolme muuta EU:n toimielintä – EU:n tuomioistuin, Euroopan tilintarkastustuomioistuin ja Euroopan keskuspankki – soveltavat erillisiä sääntöjä, jotka eroavat eriasteisesti asetuksesta 1049/2001.

3. Kuka voi esittää asiakirjoihin tutustumista koskevan pyynnön?

Jokaisella EU:n kansalaisella, EU:n jäsenvaltiossa asuvalla henkilöllä ja EU:n jäsenvaltioon rekisteröidyllä oikeushenkilöllä (kuten yrityksellä, järjestöllä tai yhdistyksellä) on oikeus pyytää saada tutustua EU:n asiakirjoihin.

Toimielimellä on oikeus pyytää yhteystietojasi tutustumispyynnön käsittelyä varten ja tarkistaa, oletko EU:n kansalainen tai asutko EU:ssa.

4 Mihin yleisö voi pyytää pääsyä?

Asiakirjalla tarkoitetaan mitä tahansa sisältöä (sanat, numerot, symbolit, tietokonekoodi, kuvat, äänet) missä tahansa muodossa (kuten paperilla tai sähköisessä muodossa olevia asiakirjoja, sähköpostiviestejä, tekstiviestejä tai ääni-, kuva- tai audiovisuaalitallenteita). Yleisön oikeus tutustua asiakirjoihin koskee asiakirjoja, jotka liittyvät toimielimen vastuualueeseen kuuluviin politiikkoihin, toimintaan ja päätöksiin. Asetuksen 1049/2001 mukaan kaikkien toimielinten on pidettävä rekisteriä hallussaan olevista asiakirjoista.

Yksityishenkilöt voivat pyytää saada tutustua asiakirjoihin, joiden he tietävät olevan olemassa, mutta he voivat myös pyytää saada tutustua kaikkiin toimielimen hallussa oleviin asiakirjoihin, jotka liittyvät tiettyyn, määriteltyyn asiaan, tietämättä tarkkoja yksityiskohtia kyseisistä asiakirjoista. Vaikka pyydettyjen asiakirjojen määrää ei ole rajoitettu, EU:n toimielimet voivat asetuksen 1049/2001 mukaisesti kieltäytyä käsittelemästä pyyntöä, joka koskee erittäin suurikokoisia asiakirjoja tai erittäin suurta määrää asiakirjoja. Tällaisissa tapauksissa niiden olisi kuitenkin ensin pyrittävä löytämään tutustumisoikeutta pyytävän henkilön kanssa oikeudenmukainen ratkaisu tilanteeseen.

5. Millä kielillä pyyntö voidaan esittää ja asiakirjat saada tutustuttaviksi?

Yksityishenkilöt voivat pyytää saada tutustua asiakirjoihin millä tahansa EU:n 24 virallisesta kielestä, ja toimielimen on vastattava pyyntöön tällä kielellä. Jos toimielin myöntää oikeuden tutustua asiakirjaan, se luovuttaa asiakirjan sillä kielellä tai kielillä, jolla se on olemassa, mutta sillä ei ole velvollisuutta kääntää asiakirjaa.

6. Minkälaisia asiakirjoihin tutustumista koskevan pyynnön menettely ja aikataulu ovat?

Henkilöiden on pyydettävä oikeutta tutustua asiakirjoihin kirjallisesti. Joillakin toimielimillä on käytössä verkkolomakkeita tai -portaaleja, mikä voi nopeuttaa pyyntöjen käsittelyä. Pyyntöä esittäessään henkilöiden tulisi antaa tietoja henkilöllisyydestään ja yksilöidä haluamansa asiakirjat.

Kun toimielin on vastaanottanut pyynnön, sen tulee yleensä ilmoittaa vastaanottamisesta. Toimielinten on vastattava pyyntöön 15 työpäivän kuluessa sen rekisteröinnistä, elleivät ne tarvitse lisäselvennystä pyyntöön. Monimutkaisten tai laajamittaisten pyyntöjen osalta toimielimet voivat pidentää määräaikaa 15 päivällä.

Jos toimielin epää pyynnön vetoamalla johonkin asetuksessa 1049/2001 säädettyyn poikkeukseen (ks. kysymys 8), henkilö voi pyytää toimielintä tarkistamaan päätöstään (tekemällä uudistetun hakemuksen). Aikataulu on samanlainen kuin alkuperäisessä pyynnössä.

Jos toimielin pitää voimassa päätöksensä evätä oikeus tutustua asiakirjoihin (tai ei vastaa määräaikaan mennessä), yksityishenkilöt voivat kääntyä Euroopan oikeusasiamiehen tai EU:n tuomioistuinten puoleen (ks. kysymys 7).

7. Missä olosuhteissa EU:n toimielin, elin, toimisto tai virasto voi evätä tutustumisoikeuden?

Asetuksessa 1049/2001 säädetään tietyistä poikkeuksellisista olosuhteista, joissa EU:n toimielin voi evätä oikeuden tutustua asiakirjoihin (asetuksen 4 artikla). Näitä poikkeuksia ovat muun muassa tapaukset, joissa toimielin katsoo, että tietojen luovuttaminen vahingoittaisi yleistä etua tietyillä arkaluonteisilla aloilla tai loukkaisi yksilöiden yksityisyyttä (EU:n tietosuojalainsäädännön mukaisesti). Poikkeukset kattavat myös meneillään olevien päätöksentekomenettelyjen, oikeudellisten menettelyjen tai kaupallisten etujen suojaamisen.

Vedotessaan näihin tutustumisen epäämistä koskeviin poikkeuksiin toimielimen on osoitettava, ettei ole olemassa ylivoimaista yleistä etua, jolla voitaisiin perustella asiakirjojen luovuttaminen tutustuttavaksi.

8. Mitä tehdä, jos tutustumispyyntö hylätään? Miten asiakirjoihin tutustumisoikeuden epäämistä koskeviin päätöksiin voidaan hakea muutosta?

Henkilö voi tehdä kantelun Euroopan oikeusasiamiehelle, jos toimielin on hylännyt hänen pyyntönsä kokonaan tai osittain uudelleentarkastelun jälkeen (vahvistava päätös) tai ei vastaa määräajassa. Tällaiset kantelut oikeusasiamies pyrkii käsittelemään mahdollisimman nopeasti ja oikeusasiamies on ottanut tätä varten käyttöön nopeutetun menettelyn. Oikeusasiamiehellä on toimivalta tutkia riidanalaiset asiakirjat, ja hän voi antaa suosituksen asiakirjojen luovuttamisesta.

Yksityishenkilöt voivat nostaa kanteen myös unionin tuomioistuimissa, jos toimielin on hylännyt heidän pyyntönsä kokonaan tai osittain uudelleentarkastelun jälkeen.

9. Mitä sääntöjä sovelletaan ympäristöasioita koskevaan tietoon?

Tietojen ja asiakirjojen saatavuutta, yleisön osallistumista päätöksentekoon sekä oikeussuojan toteutumista ympäristöasioissa säännellään kansainvälisellä tasolla niin sanotulla Århusin yleissopimuksella (1998), joka sitoo EU:n toimielimiä ja joka on sisällytetty EU:n lainsäädäntöön. Ympäristöasioita koskevien tietojen ja päätöksenteon avoimuutta pidetään erityisenä yleisenä etuna, ja tällaisten tietojen olisi oltava helposti saatavilla. EU:n toimielimet voivat silti evätä tutustumisoikeuden asetuksessa 1049/2001 säädettyihin poikkeuksiin vedoten, mutta näitä poikkeuksia on tulkittava suppeasti ottaen huomioon tietojen julkistamiseen liittyvä yleinen etu.

10. Julkaistaanko asiakirjoihin tutustumista koskevan pyynnön johdosta luovutetut asiakirjat?

Se, että toimielimen on annettava asiakirja tiedoksi pyynnön esittäjälle, ei merkitse sitä, että toimielimellä olisi velvollisuus julkaista asiakirja ennakoivasti. Toimielimillä on kuitenkin velvollisuus asettaa asiakirjat suoraan saataville mahdollisimman laajasti esimerkiksi verkkosivustoilleen ja/tai julkisiin asiakirjarekistereihinsä.

Henkilöt, joille myönnetään oikeus tutustua asiakirjoihin, voivat julkaista asiakirjat, paitsi jos toimielin ilmoittaa, että rajoitukset ovat tarpeen, esimerkiksi jos asiakirja kuuluu tekijänoikeuden tai muiden immateriaalioikeuksien piiriin.

11. Mitä sääntöjä sovelletaan turvallisuusluokiteltuihin asiakirjoihin?

Arkaluonteiset asiakirjat voidaan merkitä turvallisuusluokitelluiksi EU:n keskeisten etujen suojaamiseksi, erityisesti yleisen turvallisuuden, puolustuksen ja sotilasasioiden osalta. Asetuksen 1049/2001 mukaisesti henkilöt voivat pyytää saada tutustua turvallisuusluokiteltuihin asiakirjoihin. Pyyntöjä voivat käsitellä ainoastaan henkilöt, joilla on turvallisuusselvityksen mukainen oikeus käsitellä tällaisia asiakirjoja, eikä toimielimillä ole velvollisuutta vahvistaa arkaluonteisen asiakirjan olemassaoloa.