Etätarkastusjärjestelyt

Asiakirjojen tarkastuksen tarkoitus

Oikeusasiamies pyysi 6. kesäkuuta 2024 tarkastettavaksi seuraavat asiakirjat:

• Kaikki asiakirjat, jotka sisältävät komission arviot kysymyksissä 2 a ja 4 b tarkoitetuista eturistiriidoista, sellaisina kuin ne esitetään 10 päivänä marraskuuta 2023 päivätyn kirjeen liitteessä [1].
• Kolmessa tapauksessa asiantuntijat eivät ilmoittaneet (mahdollisista) eturistiriidoista, mutta komissio havaitsi ongelman, jota se halusi selventää.
• EKR:n arviointimenetelmä, jossa vahvistetaan EKR:n ehdotusten arviointiprosessia koskevat säännöt ja periaatteet, sellaisena kuin toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä on sen hyväksynyt.

Komissio jakoi 27. kesäkuuta 2024 oikeusasiamiehen pyynnöstä 15 luottamuksellista asiakirjaa.

Tarkastetut asiakirjat 

Komissio toimitti tarkastettavaksi seuraavat luottamukselliset asiakirjat:

• Asiakirja 1 on komission julkaisun ”Experts for EDF 2023 Calls” kansilehti.
• Asiakirja 2 sisältää EKR:n vuoden 2023 ehdotuspyyntöjen asiantuntijoita koskevia tilastoja, jotka kattavat tiedot vuoteen 2023 saakka, mukaan lukien (mahdolliset) eturistiriidat;
• Asiakirjat 3–11 ovat sisäisiä muistioita, jotka sisältävät komission arviot vuosina 2022 ja 2023 ilmoitetuista mahdollisista eturistiriidoista.
• Asiakirjat 12 ja 13 ovat komission selvennyspyyntöjä tapauksissa, joissa ei ole ilmoitettu eturistiriidoista, mutta eturistiriita on kuitenkin havaittu.
• Asiakirja 14 on esimerkki EKR:n edeltäneestä ohjelmasta EDIDP [2], jonka komissio totesi osoittavan, että sillä oli tuolloin samanlainen käytäntö kuin konfliktien riskeillä.
• Asiakirja 15 on DEFIS-pääosaston sisäinen menetelmä.

Taustaa

EKR:n vuoden 2023 ehdotuspyyntöä varten nimitettyjen ulkopuolisten asiantuntijoiden eturistiriitoja tarkastellaan arviointiprosessin viidessä vaiheessa. Näitä ovat muun muassa alustavat arvioinnit, jotka komissio tekee asiantuntijatietoja sisältävään tietokantaan tehtyjen merkintöjen perusteella tai vertaamalla asiantuntijoiden ansioluetteloita ehdotuksiin. Komissio arvioi myös asiantuntijoiden ilmoittamia mahdollisia eturistiriitoja.

Tarkastus

Tilastotiedot

Asiakirja 1 on kuvakaappaus EKR:n vuoden 2023 asiantuntijapyynnöstä, joka on avoinna pysyvästi.

Asiakirjassa 2 esitetään tiettyjä tilastotietoja EKR:n vuoden 2023 ehdotuspyyntöä varten.

Oma ilmoitus mahdollisista eturistiriidoista

Asiakirjat 3–11 koskevat komission arviointeja mahdollisista eturistiriidoista, jotka asiantuntijat ovat ilmoittaneet komissiolle arviointiehdotusten vastaanottamisen jälkeen [3].

Näihin arviointeihin sisältyvät (jotkin) seuraavat osatekijät (komission noudattama lähestymistapa ei ole täysin johdonmukainen):

1. yhteenveto ilmoituksen tosiseikoista, mukaan lukien asiantuntijoiden ammatillinen toiminta, joka voi olla ristiriidassa Euroopan puolustusrahaston ehdotusten arvioinnissa osoitettujen tehtävien kanssa;

2. Eturistiriitojen erilaiset mahdollisuudet osassa, jonka otsikko on ”Pätevyys”. Komissio tekee eron seuraavien välillä:

a) Suorat eturistiriidat [4], jotka määriteltäessä sulkevat automaattisesti pois asiantuntijat kaikista tai joistakin ehdotuspyynnön ehdotuksista. Välittömiä eturistiriitoja syntyy, kun asiantuntija i) osallistuu ehdotusten valmisteluun, ii) on osa hakijoiden johtoa ja/tai iii) on hakijoiden palveluksessa tai sopimussuhteessa.[5]

b) Välilliset eturistiriidat [6], jotka määriteltäessä sulkevat automaattisesti pois myös asiantuntijat kaikista tai joistakin ehdotuspyynnön ehdotuksista. Välillisiä eturistiriitoja syntyy, kun asiantuntija i) osallistunut ehdotuspyyntöön jätettyjen ehdotusten valmisteluun, ii) hyötyisi, jos jokin ehdotuspyyntöön jätetty ehdotus hylätään tai hyväksytään, ja/tai iii) hänellä on läheiset perhesiteet tai läheiset henkilökohtaiset suhteet henkilöihin, jotka osallistuvat ehdotuspyyntöön jätettyjen ehdotusten valmisteluun, sellaisen henkilön kanssa, joka hyötyisi, jos tällainen ehdotus hyväksytään tai hylätään.

c) Mahdolliset eturistiriidat [7], jotka määritettyinä jättävät komissiolle harkintavaltaa sen suhteen, toteutetaanko lieventäviä toimenpiteitä vai ei.

Mahdollisia eturistiriitoja syntyy, kun asiantuntija i) jotka ovat olleet ehdotuksiin kolmen viimeksi kuluneen vuoden aikana osallistuneen yhteisön palveluksessa, ii) jotka ovat osallistuneet sopimukseen, avustukseen, palkintoon tai hallintorakenteiden jäsenyyteen tai tutkimusyhteistyöhön hakijan, rahoituksen saajaan yhteydessä olevan kolmannen osapuolen tai muun toimeen kolmen viimeksi kuluneen vuoden aikana osallistuneen kolmannen osapuolen kanssa, tai iii) mikä tahansa muu tilanne, joka voisi asettaa kyseenalaiseksi asiantuntijan kyvyn osallistua arviointiin puolueettomasti tai jonka ulkopuolisen osapuolen voidaan kohtuudella olettaa tekevän niin.

Asiantuntijat voidaan jättää kaikkien ehdotusten arvioinnin ulkopuolelle, jos asianomainen hakija on osallistuja, tai kaikkien ehdotuspyynnön ehdotusten arvioinnin ulkopuolelle.

3. Komission arviointi päättyy ”yksiköiden sijaintiin”.

EKR:n vuoden 2021 ehdotuspyyntöjen osalta komissio totesi, että yksi riippumaton arviointiasiantuntija kuului edellä c alakohdan ii alakohdan soveltamisalaan (asiakirja 3) ja kolme riippumatonta arviointiasiantuntijaa kuului edellä c alakohdan iii alakohdan soveltamisalaan (asiakirjat 4, 5 ja 6). Näissä tapauksissa komissio hylkäsi asiantuntijan ehdotuksen mahdollisten haastavien näkemysten lieventämiseksi ja arvioinnin maineen koskemattomuuden säilyttämiseksi.

EKR:n vuoden 2022 ehdotuspyyntöjen osalta komissio totesi, että yksi riippumaton arviointiasiantuntija kuului edellä c alakohdan ii alakohdan soveltamisalaan (asiakirja 7) ja neljä riippumatonta asiantuntijaa kuului edellä c alakohdan iii alakohdan soveltamisalaan (asiakirjat 8, 9, 10 ja 11). Se päätti jättää asiantuntijat näiden ehdotusten arvioinnin ulkopuolelle.

Ilmoittamattomien eturistiriitojen tunnistaminen ja riskien ennakoiva lieventäminen

Asiakirjat 12 ja 13 koskevat tapauksia, joissa komissio on omasta aloitteestaan pyrkinyt selvittämään, onko kyseessä eturistiriita. Komissio yksilöi käsiteltävänä olevat tapaukset, kun se laati luettelon asiantuntijoista, jotka voisivat arvioida ehdotuspyynnöt ansioluetteloidensa perusteella [8].

Komissio toimitti oikeusasiamiehelle asiakirjan 14 osoittaakseen, että se noudatti samaa lähestymistapaa EDIDP:ssä (ks. alaviite 2), joka oli EKR:n edeltäjäohjelma.

Kaikissa kolmessa tapauksessa kyseinen asiantuntija jätettiin ehdotuspyynnön ulkopuolelle, koska kyseinen työnantaja/organisaatio oli pyynnön esittäjä, joka kuuluu yhteen kolmesta välittömien eturistiriitojen luokasta.

Menetelmät

Asiakirja 15 on DEFIS-pääosaston sisäinen menetelmä. Tässä asiakirjassa vahvistetaan toimet, jotka komissio esitti vastatessaan oikeusasiamiehelle eturistiriitojen välttämiseksi EKR:n ehdotusten arvioinnissa.

Bryssel 25. marraskuuta 2024

Jennifer King Koen Roovers

Oikeudellisten asiantuntijoiden tiedusteluista vastaava virkamies

[1] Ks. oikeusasiamiehen kirje, joka on saatavilla osoitteessa https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/177626 ja komission 8. huhtikuuta 2024 antama vastaus, joka on saatavilla osoitteessa https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/185435.

[2] Lisätietoja Euroopan puolustusalan teollisen kehittämisen ohjelmasta (EDIDP), ks. https://defence-industry-space.ec.europa.eu/eu-defence-industry/european-defence-industrial-development-programme-edidp_en.

[3] Nämä arvioinnit tehtiin vaiheessa 6, johon komissio viittasi 8. huhtikuuta 2024 antamassaan vastauksessa, ks. https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/185435.

[4] Ks. sovellettavien käytännesääntöjen 2 artiklan 1 kohdan a alakohta, joka on saatavilla osoitteessa https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf.

[5] Poikkeuksellisissa olosuhteissa, joissa ei ole käytettävissä muita asiantuntijoita, joilla on samanlainen asiantuntemus, asiantuntijat, joilla on todettu olevan välitön eturistiriita, voivat edelleen osallistua arviointiin, mutta muille asiantuntijoille on ilmoitettava asiasta. Asiantuntija voidaan pitää arvioijana, jos

• asiantuntija työskentelee eri osastossa/laboratoriossa/laitoksessa kuin se, joka osallistuu ehdotuspyyntöön, ja

• kyseisen organisaation osastot/laboratoriot/laitokset toimivat erittäin itsenäisesti ja

• osallistumista perustellaan vaatimuksella nimittää parhaat käytettävissä olevat asiantuntijat ja pätevien asiantuntijoiden ryhmän rajallisella koolla.

Tämä vaihe esitetään yksityiskohtaisesti käytännesäännöissä, jotka sisältyvät asiantuntijoiden allekirjoittamaan sopimukseen, mutta ei mahdollisia eturistiriitoja koskeviin komission arviointeihin.

[6] Ks. sovellettavien käytännesääntöjen 2 artiklan 1 kohdan b alakohta.

[7] ks. myös 2 artiklan 1 kohdan loppu.

[8] Nämä keskustelut käytiin komission 8. huhtikuuta 2024 antamassa vastauksessa ”vaiheiksi 3 ja 4” kutsuman menettelyn aikana, ks. https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/185435.