Läsnä

EU:n avoimuusrekisterin sihteeristön edustajat

– Avoimuusrekisterin sihteeristön koordinaattori, Euroopan komissio

tiiminvetäjä, Euroopan parlamentti

EU:n neuvoston virkamies

Team Leader, Euroopan komissio

- Virkamies, Euroopan komissio

- Oikeudellinen hallintovirkamies, Euroopan parlamentti

vanhempi asiantuntija, Euroopan komission pääsihteeristö

Euroopan oikeusasiamiehen edustajat

Jennifer King, oikeudellinen asiantuntija

Francesca Abbo, tiedusteluvastaava

Michał Krajewski, tiedusteluvastaava

Natalia Chiner Ridaura, harjoittelija, tiedustelut

Kokouksen tarkoitus

Kokouksen tarkoituksena oli, että oikeusasiamiehen tutkimusryhmä saisi selvennyksiä siitä, miten EU:n avoimuusrekisterin sihteeristö käsittelee kanteluja ja suorittaa tutkimuksia, jotka koskevat rekisteröityneen väitettyä käytännesääntöjen noudattamatta jättämistä ja erityisesti tässä tapauksessa kyseessä olevien yhteisöjen osalta.

Johdanto ja menettelyä koskevat tiedot

Oikeusasiamiehen tutkimusryhmä esitteli itsensä, kiitti EU:n avoimuusrekisterin sihteeristön (sihteeristö) edustajia tapaamisesta heidän kanssaan ja kertoi kokouksen tarkoituksesta. He hahmottelivat oikeusasiamiehen kokouksiin sovellettavaa oikeudellista kehystä ja erityisesti sitä, että oikeusasiamies ei paljastaisi sihteeristön luottamuksellisiksi määrittelemiä tietoja kantelijalle eikä kenellekään muulle oikeusasiamiehen toimiston ulkopuoliselle henkilölle ilman sihteeristön ennakkosuostumusta ^[1].

Tiedusteluryhmä kertoi laativansa kokouksesta raportin, joka lähetetään sihteeristölle ja kantelijalle. Raporttiin ei sisällytettäisi luottamuksellisia tietoja eikä niitä muutoin toimitettaisi valituksen tekijälle tai kolmannelle osapuolelle.

Vaihdetut tiedot

1) Miten sihteeristö tekee tutkimuksia

a) Yleiset tiedot

Oikeusasiamiehen tutkimusryhmä pyysi sihteeristöä selittämään, miten se tutkii kanteluja, joiden mukaan rekisteröityneet eivät ole noudattaneet käytännesääntöjä.

Sihteeristö selvensi valitustenkäsittelymenettelyn vaiheita, joista määrätään pakollista avoimuusrekisteriä koskevan toimielinten välisen sopimuksen [2] liitteessä III, joka muodostaa oikeusperustan sihteeristön suorittamille tutkimuksille.

Sihteeristö selitti, että tämän menettelyn rakenne esitetään kattavasti ja yksityiskohtaisesti toimielinten välisessä sopimuksessa. Se selvensi, että sihteeristö tutkii ensin kantelun käsiteltäväksi ottamisen ja ilmoittaa siitä sitten kantelijoille. Jos valitus otetaan käsiteltäväksi, asianomaiselle rekisteröijälle ilmoitetaan asiasta, hänelle toimitetaan jäljennös valituksesta ja häntä pyydetään antamaan perusteltu vastaus 20 työpäivän kuluessa. Sihteeristö laatii kantelun arvioinnin perusteella virallisen raportin, joka sisältää tutkimuksen tulokset, joista avoimuusrekisteriä ylläpitävien kolmen toimielimen – Euroopan parlamentin, Euroopan komission ja EU:n neuvoston – avoimuusyksiköt ovat sopineet. Sihteeristö selitti myös toteuttavansa tutkinnan aikana kaikki tarvittavat toimet tehokkaan yhteistyön varmistamiseksi ja tarvittavien selvennysten saamiseksi asianomaisilta rekisteröijiltä.

Sihteeristö selvensi, että kunkin tutkimuksen osalta yksi toimielimistä nimetään ”asiamieheksi” ja että se johtaa tutkimusta. Nimeäminen riippuu työmäärästä ja vastaanotettujen valitusten määrästä. Sihteeristö selitti, että vaikka yksi toimielimistä on johtavassa asemassa, kaikista tutkintamenettelyyn liittyvistä päätöksistä keskustellaan kaikkien kolmen toimielimen edustajien kanssa ja ne hyväksytään yksimielisesti. Keskustelut käydään teknisissä kokouksissa, joissa kaikkien kolmen toimielimen edustajat keskustelevat ja sopivat johtavan laitoksen tekemästä arvioinnista. Sihteeristö selitti, että kaikissa vaiheissa hyväksytyt päätökset annetaan tiedoksi sihteeristön koordinaattorin allekirjoittamilla kirjeillä. Sihteeristö totesi, että se pyrkii aina olemaan mahdollisimman objektiivinen tutkimuksia suorittaessaan, erityisesti koska valituksen tekijöiden ja asianomaisten rekisteröityneiden välillä on usein jännitteitä.

Sihteeristö selitti, että sen jälkeen, kun uusi toimielinten välinen sopimus hyväksyttiin vuonna 2021, se on saanut yhä enemmän valituksia, koska se on ryhtynyt toimiin lisätäkseen tietoisuutta avoimuusrekisteristä. Tarkempia tietoja valitusten määrästä on saatavilla avoimuusrekisterin toimintaa koskevissa vuosikertomuksissa [3].

b) Käsiteltävässä asiassa kyseessä olevat väitteet

Kahden käsiteltävänä olevan kantelun osalta sihteeristön edustajat vahvistivat, että kaikkia toimielinten välisessä sopimuksessa määrättyjä menettelyvaiheita noudatettiin asianmukaisesti ja että asianomaiset rekisteröijät tekivät rakentavaa yhteistyötä ja päivittivät rekisterissä annetut tiedot sen jälkeen, kun sihteeristö oli havainnut joitakin tietojen laatuun liittyviä ongelmia.

Oikeusasiamiehen tutkimusryhmä totesi, että sihteeristön havaintoja koskevat kertomukset sisälsivät vain vähän tietoa. Sihteeristö vahvisti, että kanteluista tehdyn arvioinnin koko laajuus oli sisällytetty kertomuksiin. Sihteeristö selitti, että kaikkia kanteluja koskevien keskustelujen sisältöä ei ole sellaisenaan sisällytetty kertomukseen, mutta kertomukset sisältävät kaikki tutkimusten tulokset, kuten toimielinten välisen sopimuksen liitteessä III edellytetään.

Sihteeristö selvensi, että raporttien pituus riippuu valituksessa esitettyjen väitteiden luonteesta. Se totesi, että vaikka jotkin kantelut ovat monimutkaisempia ja johtavat siten laajempiin kertomuksiin, toiset, kuten kyseessä olevat kaksi kantelua, ovat yksinkertaisempia ja johtavat lyhyempiin arviointeihin ja kertomuksiin.

2) Sihteeristön valvontatehtävä suhteessa sen tutkintavaltuuksiin

Vaikka sekä sihteeristön seurantatoimilla että tutkimuksilla pyritään parantamaan rekisteröityneiden tietojen laatua, niillä on kaksi erillistä tehtävää. Sihteeristö valvoo rekisterin koko sisältöä, johon on rekisteröity yli 12 000 yhteisöä. Seurantavaltuuksiin kuuluvat uusien rekisteröintihakemusten kelpoisuus- ja laatutarkastukset sekä kohdennetut laaduntarkastukset esimerkiksi rekisterin vuotuisten painopisteiden osalta. Vaikka seuranta liittyy rekisterin tietojen laatutoimintoon, valitusten käsittely liittyy toimielinten välisen sopimuksen liitteessä I esitettyjen käytännesääntöjen minkä tahansa kohdan mahdolliseen noudattamatta jättämiseen, mukaan lukien tietojen laatu (f alakohta), joka sisältää yleiset eettiset säännöt ja periaatteet, joita rekisteröityneiden on noudatettava vuorovaikutuksessaan EU:n toimielinten kanssa.

3) Sihteeristö tarkistaa rekisteröityneiden tutkimuksen aikana antamien tietojen todenperäisyyden

Oikeusasiamiehen tutkimusryhmä kysyi sihteeristöltä, pyytääkö se havaintojensa laatimista varten tietoja kerätessään rekisteröijiltä todistusasiakirjoja toimitettujen tietojen todenperäisyyden varmistamiseksi.

Sihteeristö selvensi, että sen pääasiallinen toimivalta tutkimuksen yhteydessä on pyytää rekisteröityneiltä lisätietoja tai selvennyksiä. Sihteeristö voi pyytää rekisteröityneitä vastaamaan valitusta koskeviin erityiskysymyksiin. Joissakin tapauksissa sihteeristö pyytää rekisteröityneitä toimittamaan asiakirjoja annettujen vastausten tueksi ja antaa sihteeristölle mahdollisuuden tehdä päätelmiä tapauksesta.  

Sihteeristö totesi, että se ei voi pakottaa yksikköä toimittamaan tietoja tai asiakirjoja, mutta käytännesääntöjen mukaan yksiköiden on tehtävä yhteistyötä sihteeristön kanssa, ja jos näin ei tehdä, kyseessä on käytännesääntöjen rikkominen, joka voi johtaa rekisteristä poistamiseen.

Sihteeristö selvensi, että se ei luota yksinomaan rekisteröityneiden toimittamiin vastauksiin ja asiakirjoihin, vaan se voi toteuttaa lisätoimia varmistaakseen, että toimitetut tiedot ovat paikkansapitäviä. Tähän sisältyy toimitettujen tietojen vertaaminen kaikkiin saatavilla oleviin lähteisiin, mukaan lukien verkossa saatavilla olevien tietojen hakeminen. Sihteeristö voi myös kuulla sisäisesti muita EU:n toimielinten yksiköitä, joilla voi olla merkityksellisiä tietoja yhteisöstä.

Sihteeristö totesi kuitenkin, että vaikka rekisteri tekee monia laaduntarkastuksia, sihteeristöllä ei ole keinoja tarkistaa, että kaikkien rekisteröityneiden toimittamat tiedot ovat paikkansapitäviä. Vaikka rekisteri on vapaaehtoinen järjestelmä, on rekisteröityneiden edun mukaista toimittaa tarkat tiedot, koska ilman rekisteriin kirjaamista he eivät voi harjoittaa tietyntyyppisiä suojattuja edunvalvontatoimia, joiden edellytyksenä EU:n toimielimet ovat asettaneet ennakkorekisteröinnin.

Oikeusasiamiehen tutkimusryhmä kysyi, pyytääkö sihteeristö tutkimusten yhteydessä kansallisilta viranomaisilta tietoja asianomaisista rekisteröityneistä. Sihteeristö selitti, ettei se tee tässä yhteydessä yhteistyötä kansallisten viranomaisten kanssa. Se totesi, että sihteeristöllä on toimivalta käsitellä ainoastaan asioita, jotka liittyvät soveltamisalaan kuuluvaan toimintaan, joka on lobbaustoimintaa EU:n tasolla. Tämä tarkoittaa sitä, että yhteistyö kansallisten viranomaisten kanssa ei todennäköisesti tarjoaisi tässä yhteydessä hyödyllistä tietoa, koska kansallisten viranomaisten keräämien tietojen painopiste on erilainen. Lisäksi tämä aiheuttaisi todennäköisesti tietosuojaongelmia.

Riidanalaisten kantelujen osalta oikeusasiamiehen tutkimusryhmä kysyi sihteeristöltä, oliko se pyytänyt rekisteröijiltä tositteita, jotka koskivat erityisesti yhdistystä, sen jäseniä ja oikeudellista asemaa.

Sihteeristö selitti oikeudellisesta asemastaan, että se ei pyytänyt liiteasiakirjoja, koska rekisteröityneiden oikeudellisella muodolla ei ole merkitystä rekisteriin rekisteröitymisen kannalta. Sihteeristö korosti, että toimielinten välinen sopimus koskee vain soveltamisalaan kuuluvia toimia ja että ehdollisuusperiaatetta sovelletaan vain tietyntyyppisiin soveltamisalaan kuuluviin toimiin. Valituksissa olisi näin ollen keskityttävä näihin soveltamisalaan kuuluviin toimintoihin, kun ilmoitetaan käytännesääntöjen väitetyistä rikkomisista. Kyseinen kantelu ei koskenut yhdistyksen oikeudellista asemaa, joten asiaa ei tutkittu.

Yhdistyksen jäsenyyden osalta sihteeristö selitti, että tällaiset tiedot ovat yleensä saatavilla rekisteröijän verkkosivustolla. Tässä tapauksessa yhdistys tarjosi yhteyden manifestiinsa. Verkkosivusto ilmoittaa, että tätä manifestia tukevat eri taustoista tulevat henkilöt. Sihteeristön edustajat vahvistivat, että he tiedustelevat rekisteröijän jäsenyydestä, jos valituksessa tuodaan esiin tätä koskevia huolenaiheita.

Oikeusasiamiehen tutkimusryhmä kysyi, pidettiinkö molempien yhteisöjen liittymisen määrittämisen kannalta merkityksellisenä sitä, että liittouma ei toimittanut tietoja manifestin allekirjoittajista, koska nämä tiedot eivät olleet saatavilla verkkosivustolla. Sihteeristö selitti katsovansa, että nämä tiedot eivät ole merkityksellisiä valituksen laajuuden vuoksi.

4) Miten sihteeristö päättää yhteisöjen kuulumisesta rekisteriin

Sihteeristö totesi, että rekisteröityneitä pyydetään rekisteröityessään antamaan tietoja jäsenyydestään ja jäsenyydestään. Täytäntöönpano-ohjeissa ilmoitetaan, millaisia tietoja rekisteröijien odotetaan antavan näissä kohdissa.

Sihteeristö selitti, että vaikka rekisteröityneet voivat määritelmän mukaan olla oikeushenkilöitä tai luonnollisia henkilöitä, sihteeristö voi pyytää ainoastaan itsenäisiksi ammatinharjoittajiksi rekisteröityneitä luonnollisia henkilöitä ilmoittamaan henkilökohtaisesta toiminnastaan ja mahdollisista jäsenyyksistään ja/tai jäsenyyksistään. Näin ollen käsitettä ”jäsenyys” ei voida tulkita yksilöllisen jäsenyyden vaan ainoastaan yhteisöjen välisten suhteiden kannalta, esimerkiksi jos yritys on ammattiliiton jäsen tai jos yhdistys on osa laajempaa kattojärjestöä.

Näin ollen sihteeristö katsoo, että jos sama henkilö on kahden yhteisön jäsen tai työntekijä, näitä kahta yhteisöä ei katsottaisi sidosyhteisöiksi rekisterissä. Sama pätee nyt käsiteltävään asiaan, jossa konsulttitoimiston johtaja on myös yhdistyksen perustaja. Sihteeristö korosti myös, että nämä kaksi rekisteröijää eivät ole millään tavoin salanneet, että heitä johtaa sama henkilö, koska nämä tiedot näkyvät näkyvästi niiden kahden rekisteröijän rekisteröintilomakkeissa, joita valitukset koskevat. Sihteeristö myönsi kuitenkin, että tämä yhteys on tunnistettavissa vain, jos haku tehdään asianomaisen henkilön nimellä eikä konsultin tai yhteenliittymän nimellä.

Sihteeristö selitti lisäksi vastauksena oikeusasiamiehen tutkintaryhmän kysymykseen, että ”yhteydelle” ei ole saatavilla määritelmää. Se on laajasti muotoiltu termi, jolla ei ole tiukkaa oikeudellista määritelmää. Koska rekisteri on avoimuusväline, siinä ei sovelleta jäsenyyden muodollista määritelmää. Sihteeristö viittasi laadittuihin ohjeisiin, joissa annetaan rekisteröityneille ohjeita siitä, mitä tietoja rekisteriin olisi sisällytettävä.

Oikeusasiamiehen tutkimusryhmä kysyi, miten politiikkavastaavan rekisteröityminen itsenäiseksi ammatinharjoittajaksi/ei-yhdeksi henkilöksi olisi antanut hänelle mahdollisuuden yksilöidä asianmukaisesti edustamansa taho käytännesääntöjen a, n ja o kohdan perusteella ja miten sihteeristö piti tätä asianmukaisena rekisteröitymisenä.

Sihteeristö selitti, että asia ei kuulu avoimuusrekisterin toimivaltaan. Se selvensi, että parlamentin järjestämään tapahtumaan osallistujia ei tarvitse merkitä rekisteriin, jotta he voivat osallistua tapahtumaan. Julkiseen tapahtumaan osallistuminen ei näin ollen edellytä rekisteröitymistä avoimuusrekisteriin. Sihteeristö selvensi lisäksi, että edunvalvontaa harjoitetaan pääasiassa kokouksissa, joissa edunvalvojat pyrkivät vaikuttamaan politiikan tai lainsäädännön laatimiseen tai täytäntöönpanoon tai EU:n toimielinten päätöksentekoprosesseihin. Pelkkä osallistuminen tapahtumiin ei yleensä kuulu soveltamisalaan kuuluviin toimintoihin, koska sillä ei ole samaa tavoitetta. Sihteeristö katsoi näin ollen, että tämä kantelujen osa ei kuulu toimielinten välisen sopimuksen käytännesääntöjen soveltamisalaan eikä siten sen tutkintavaltuuksiin.

Sihteeristö vahvisti myös, että kantelun näkökohta, joka koski sitä, että konsultin työntekijät mahdollisesti väärinkäyttivät valtuutettua pääsyä parlamenttiin yhdistyksen edun vuoksi, ei myöskään kuulunut sen toimivaltaan. Sihteeristö totesi, että kyse on pikemminkin siitä, miten parlamentti antaa akkreditoinnin yhteisöjen edustajille, eikä se kuulunut toimielinten välisen sopimuksen liitteessä I esitettyihin käytännesääntöihin.

Oikeusasiamiehen tutkimusryhmä totesi, että sihteeristö ei ollut selittänyt kantelijalle, että näitä näkökohtia ei voitu ottaa käsiteltäväksi. Sihteeristö selitti, että siinä käsitellään valitusten tutkittavaksi ottamista kokonaisuudessaan toimielinten välisen sopimuksen [4] mukaisesti tekemättä eroa hyväksyttävien ja käsiteltäväksi otettavien näkökohtien välillä. Sihteeristö myönsi näin ollen, että kantelijalle ei ilmoitettu siitä, että sihteeristö katsoi, että tapahtumaan osallistuminen tai väite parlamentin jäsenten pääsyn väärinkäytöstä oli jätettävä tutkimatta. Sihteeristö totesi kuitenkin antaneensa kantelijalle pyynnöstä lisäselvityksiä ja olisi mielellään antanut lisätietoja siitä, miten se on pyydettäessä käsitellyt kanteluja.

Kokouksen päättäminen

Tiedusteluryhmä kiitti EU:n avoimuusrekisterin sihteeristön edustajia heidän ajastaan ja annetuista selvityksistä, ja kokous päättyi.

Bryssel 20.6.2023

 

Jennifer King Francesca Abbo

Oikeudellisten asiantuntijoiden tiedusteluista vastaava virkamies

 

[1] Euroopan oikeusasiamiehen täytäntöönpanomääräysten 4 artiklan 8 kohta.

[2] Euroopan parlamentin, Euroopan unionin neuvoston ja Euroopan komission välinen toimielinten sopimus, tehty 20 päivänä toukokuuta 2021, pakollisesta avoimuusrekisteristä.

[3] Avoimuusrekisteri (europa.eu)

[4] II A, liite III, kohta 2.1.