Tapauksen nimi: Euroopan komission kieltäytyminen antamasta yleisön tutustuttavaksi komission puheenjohtajan ja lääkeyhtiön toimitusjohtajan välillä covid-19-rokotteen ostamisesta vaihdettuja tekstiviestejä

Päiväys: Tiistai 5. lokakuuta 2021

Etäkokous (Webex)

Läsnä

Euroopan komissio (pääsihteeristö)

Johtaja (avoimuus, tehokkuus ja tehokkuus; resurssit)

Apulaisyksikönpäällikkö (avoimuus, asiakirjahallinto ja asiakirjojen saatavuus)

Apulaisyksikönpäällikkö (terveys, koulutus ja kulttuuri)

Poliittinen toimihenkilö - Team Leader Records Management and Archives

Oikeudellinen ja poliittinen neuvonantaja – oikeus tutustua asiakirjoihin

Vanhempi asiantuntija – toimielinten välisten suhteiden koordinaattori – suhteet Euroopan oikeusasiamieheen

Euroopan oikeusasiamies (tutkintaosasto)

HICKEY Rosita, tutkimusjohtaja

DYRBERG Peter, tiedustelu- ja prosessiasiantuntija

KING Jennifer, oikeudellinen asiantuntija

GEHRING Michaela, tiedusteluvastaava

EHNERT Tanja, tiedusteluvastaava

Kokouksen tarkoitus

Kokouksen tarkoituksena oli, että oikeusasiamiehen tutkintaryhmä saisi lisätietoja tapauksesta, erityisesti i) komission käytännöstä säilyttää tekstiviestejä (jäljempänä myös yksinkertaisesti ”tekstit”) ja siitä, miten tätä politiikkaa toteutetaan käytännössä, ja ii) siitä, onko komissio etsinyt kantelijan pyynnön mukaisia mahdollisia tekstiviestejä, ja jos on, niin miten ja mistä.

Johdanto ja menettelyä koskevat tiedot

Oikeusasiamiehen tutkintaryhmä esitteli itsensä, kiitti komission edustajia heidän tapaamisestaan ja esitteli kokouksen tarkoituksen. He hahmottelivat oikeusasiamiehen kokouksiin sovellettavaa oikeudellista kehystä ja erityisesti sitä, että oikeusasiamies ei paljastaisi mitään komission luottamuksellisiksi määrittelemiä tietoja kantelijalle eikä kenellekään muulle oikeusasiamiehen toimiston ulkopuoliselle henkilölle ilman komission ennakkosuostumusta ^[1].

Tiedusteluryhmä selitti, että se laatii kokousta koskevan raporttiluonnoksen, joka lähetetään komissiolle sen varmistamiseksi, että se on asiasisällöltään täsmällinen ja täydellinen. Kokousraportti viimeistellään, sisällytetään asiakirja-aineistoon ja toimitetaan kantelijalle. Raporttiin ei sisällytettäisi luottamuksellisia tietoja eikä niitä muutoin toimitettaisi valituksen tekijälle tai kolmannelle osapuolelle.

Komission toimittamat tiedot

Kirjanpitoa koskevista komission toimintaperiaatteista

Komission edustajat selittivät, että komission kirjanpitoa koskevat säännöt vahvistetaan komission päätöksessä asiakirjahallinnosta ja arkistoista ^[2] sekä komission asiakirjassa ”Guidelines on document registration”^[3].

Päätöksen 7 artiklan 1 kohta sisältää seuraavan määritelmän asiakirjoista, jotka on kirjattava komission asiakirjahallintajärjestelmään:

”Asiakirjat rekisteröidään, jos ne sisältävät tärkeitä tietoja, jotka eivät ole lyhytaikaisia, tai jos niihin voi liittyä komission tai jonkin sen yksikön toimia tai jatkotoimia.”

Suuntaviivoissa vahvistetaan seuraavat yksityiskohtaiset rekisteröintiperusteet:

Jos vastaus kaikkiin seuraaviin kysymyksiin on ”kyllä”, asiakirja on rekisteröitävä Aresiin ja/tai asiaankuuluvaan organisaation asiakirjahallintajärjestelmään.

1. Liittyykö asiakirja toimielimen vastuualueeseen kuuluviin toimintaperiaatteisiin, toimiin tai päätöksiin?

2. Ovatko asiakirjan sisältämät tiedot tärkeitä eivätkä lyhytaikaisia?

Tämä kysymys edellyttää hienovaraista harkintaa, jossa otetaan huomioon kyseisen asiakirjan sisältö ja asiayhteys.

• Asiakirja, joka edellyttää Euroopan komission tai jonkin sen yksikön toimia tai jatkotoimia tai joka kuuluu toimielimen vastuualueeseen, on tärkeä eikä lyhytaikainen. Vastaavasti asiakirjaa, jota voidaan myöhemmin tarvita todisteena taustalla olevaan ”liiketoimintaprosessiin” sovellettavien sääntöjen ja määräysten mukaisesti, pidetään tärkeänä eikä lyhytaikaisena;
• Sitä vastoin tietoja pidetään merkityksettöminä ja lyhytikäisinä, jos niiden säilyttämisellä ei olisi kielteisiä hallinnollisia tai oikeudellisia vaikutuksia Euroopan komissiolle.

3. Laaditaanko tai vastaanotetaanko asiakirja Euroopan komissiossa?

• Asiakirja katsotaan ”laadituksi” vain, jos se on ”vakaa” eli jos henkilö, jolla on valtuudet ottaa vastuu sen sisällöstä, on hyväksynyt sen lähetettäväksi taustalla olevaan ”liiketoimintaprosessiin” sovellettavien sääntöjen ja määräysten mukaisesti;
• Tämän henkilön ei tarvitse olla henkilö, joka vastaa käytännön laatimisesta tai kirjoittamisesta, vaan henkilö tai hallinnollinen yksikkö, joka vastaa sisällöstä kyseistä liiketoimintaprosessia koskevien Euroopan komission menettelyvaatimusten ja sisäisten sääntöjen mukaisesti.
• Asiakirja katsotaan vastaanotetuksi, jos (ulkoinen) lähettäjä on tarkoituksellisesti toimittanut sen Euroopan komissiolle.”

Komission edustajat katsoivat, että tekstit ja vastaavat viestit ovat lyhytaikaisia ja lyhytaikaisia, minkä vuoksi ne eivät täytä edellä mainittuja kriteerejä niiden kirjaamiseksi komission asiakirjahallintajärjestelmään. Komission edustajat totesivat kuitenkin, että tietojen tallentamisen kannalta merkityksellinen seikka ei ole niiden tallennusväline vaan niiden sisältö. Jos siis tekstin sisältö olisi sellainen, että se kuvastaa komission päätöstä tai sitoo komissiota millään tavoin, se olisi kirjattava muiden asiakirjojen tavoin esimerkiksi kirjaamalla tiedot asiaa koskevaan asiakirja-aineistoon.

Komissio ei ole tähän mennessä tallentanut tekstiviestejä asiakirjahallintajärjestelmäänsä. Tämä on loogista, koska tekstit ovat yleensä lyhytaikaisia eikä niitä käytetä komission virallisessa päätöksenteossa eivätkä ne sido toimielintä.

Koska tekstien ei katsota täyttävän rekisteröintiperusteita, komissiolla ei ole tähän tarkoitukseen teknistä mekanismia. Sitä vastoin on olemassa sähköpostimekanismi, joka voidaan kirjata komission asiakirjahallintajärjestelmään melko helposti napsauttamalla yhtä painiketta (jos ne täyttävät edellä mainituissa suuntaviivoissa vahvistetut kolme kriteeriä). Koska tekstejä ei ole rekisteröity, ne eivät kuulu komission säilytysaikataulun piiriin.

Varmistaakseen, että henkilöstö on tietoinen siitä, mitä on rekisteröitävä, komissio tarjoaa säännöllisesti asiakirjahallintoa koskevaa koulutusta kaikilla tasoilla, myös vastuuvirkamiehille, yksikönpäälliköille ja kabinettien jäsenille. Vaikka tämä koulutus perustuu komission suuntaviivoihin, tekstien ja pikaviestien käsittelyä ei mainita erikseen koulutuksen aikana. Koska tekstiviestejä ei rekisteröidä, osallistujat eivät saa ohjeita siitä, miten teksti olisi tallennettava. Komission käytettävissä olevissa ohjeissa todetaan kuitenkin, että jos tekstiin sisältyviä tietoja pidetään tärkeinä, pitkäaikaisina ja edellä esitettyjen rekisteröintiperusteiden mukaisina, ne olisi tallennettava ja tallennettava eri muodossa, esimerkiksi asiakirja-aineistoon liitettävänä muistiona.

Lisäksi kullakin pääosastolla on etiikan ja avoimuuden asiantuntija, joka saa säännöllistä kohdennettua koulutusta tietojen säilyttämisestä. Asiantuntijat kokoontuvat kuukausittain keskustelemaan alan kehityksestä. He puolestaan kouluttavat kollegoitaan pääosastossa ja toimivat yhteyspisteinä kysymyksissä.

Kullakin komissaarikabinetilla on asiakirjahallintovastaava, joka saa asiakirjahallintokoulutusta kunkin uuden toimikauden alussa. Tämän jälkeen kabinettien tehtävänä on luoda prosessit, joilla varmistetaan tietojen säilyttämistä koskevien komission sääntöjen noudattaminen.

Kirjattavien asiakirjojen yksilöimisen osalta komission edustajat totesivat, että kunkin asiakirjan laatijan/vastaanottajan vastuulla on arvioida asiakirja ja päättää, täyttääkö se kriteerit.

Asiakirjoihin tutustumista koskevien pyyntöjen osalta komission edustajat selittivät, että pyynnön käsittelyn alkuvaiheessa pyyntö osoitetaan toimivaltaiselle yksikölle, jolta asiakirjat (mahdollisesti) ovat peräisin, ottaen huomioon pyynnön kohde. Asianomainen pääosasto ja kabinetti ^[4] (jos pyyntö liittyy kabinetin asiakirjoihin) tekevät alustavan haun mahdollisista asiakirjoista. Jos asiakirjoja ei ole ja hakija epäilee sitä (tehdessään ”uudistetun hakemuksen”), pääsihteeristön yksikkö C1 ”Avoimuus, asiakirjahallinto ja -vahvistus; asiakirjoihin tutustuminen” ottaa uudelleen yhteyttä asianomaiseen pääosastoon ja pyytää sitä tekemään uuden haun. Jos pääosasto vahvistaa, ettei muita asiakirjoja ole, yksikkö C1 ”Avoimuus, asiakirjahallinto ja -vahvistus; asiakirjoihin tutustuminen” edellyttää pääjohtajan allekirjoittamaa muistiota, jossa vahvistetaan tämä lausuma. 

Ammattimaisten älypuhelinten käytön osalta komission edustajat totesivat, että komissiolla on politiikka, joka koskee sitä, kuka voi saada älypuhelimen. Komissiolla on kuitenkin myös ”ota oma älypuhelin” -lähestymistapa, mikä tarkoittaa, että henkilöstö voi asentaa asiaankuuluvia ohjelmistoja henkilökohtaisiin älypuhelimiinsa voidakseen käyttää komission sähköpostitilejään. Tässä tapauksessa henkilöstön velvollisuudet vahvistetaan yksityistä mobiililaitetta koskevassa käyttäjän peruskirjassa. Komission edustajat ilmoittivat tarkistavansa, onko tästä politiikasta määrätty kirjallisesti, ja jos asiaa koskevia asiakirjoja on olemassa, toimittavansa niistä jäljennöksen oikeusasiamiehelle.

Käsiteltävänä olevassa asiassa

Kantelijan tutustumispyynnön osalta komission edustajat selittivät, että alkuperäisen pyynnön vastaanottamisen jälkeen pyyntöä käsittelevä pääsihteeristön yksikkö kuuli puhemiehen kabinettia. Kabinetti yksilöi kolme asiakirjaa, jotka kuuluvat pyynnön soveltamisalaan. Pääsihteeristön yksikkö E.4 ”Health, Education & Culture”, joka vastasi pyynnön käsittelystä alkuvaiheessa, arvioi nämä kolme asiakirjaa ja päätti antaa kantelijalle laajan osittaisen tutustumisoikeuden.

Kun kantelija esitti uudistetun pyynnön väittäen, että lisäasiakirjoja eli tekstejä olisi oltava, pääsihteeristön yksikkö C1 ”Avoimuus, asiakirjahallinto ja -vahvistus; asiakirjoihin tutustuminen” kuuli uudelleen puhemiehen kabinettia sisäisen menettelyn mukaisesti. Puheenjohtajan kabinetti vahvisti, että rekisteröintikriteerit täyttäviä muita asiakirjoja ei ole olemassa. Pääsihteeristö otti tämän arvioinnin huomioon vastatessaan kantelijalle.

Keskustelut puhemiehen kabinetin kanssa kirjattiin asiakirjoihin tutustumista koskevaan asiakirja-aineistoon, ja ne jaetaan oikeusasiamiehen kanssa.

Kokouksen päättäminen

Tutkimusryhmä kiitti komission edustajia heidän ajastaan ja annetuista selvityksistä, ja kokous päättyi.

Kokouksen jälkeen komissio toimitti oikeusasiamiehelle jäljennökset seuraavista asiakirjoista, jotka se ilmoitti luottamuksellisiksi:

• keskustelut puhemiehen kabinetin kanssa kantelijan tutustumispyynnöstä,
• Yksityinen mobiililaite – käyttäjän peruskirja
• Yrityksen mobiililaite – käyttäjän peruskirja ja
• Kaksi asiakirjaa, jotka koskevat tietoteknisten laitteiden jakamista koskevaa komission politiikkaa.

Bryssel 8. joulukuuta 2021

Rosita Hickey Michaela Gehring

Tiedustelujohtaja Tiedusteluvastaava

[1] Euroopan oikeusasiamiehen täytäntöönpanomääräysten 4 artiklan 8 kohta.

[2] Komission päätös, annettu 6 päivänä heinäkuuta 2020, asiakirjahallinnosta ja arkistoista, saatavilla osoitteessa https://ec.europa.eu/info/sites/default/files/c_2020_4482_en.pdf.

[3] Komissio vahvisti, että tämä asiakirja voidaan toimittaa kantelijalle. Se liitetään tähän kertomukseen.

[4] On tärkeää korostaa, että kabinetit eivät vastaa suoraan asiakirjoihin tutustumista koskeviin pyyntöihin. Pyynnöt, jotka koskevat kabineteista peräisin olevia asiakirjoja, käsitellään asianomaisen komission jäsenen (mukaan lukien komission puheenjohtaja ja varapuheenjohtajat) asiasta vastaavissa pääosastoissa/yksiköissä. Komission hallintokäytännön mukaan kabinetit yleensä yksilöivät asiakirjat, ja asianomainen yksikkö laatii vastaukset kuultuaan kyseistä kabinettia mahdollisesta ilmaisemisesta.