Haluatko tehdä kantelun EU:n toimielimestä tai elimestä?

Raccomandazioni pratiche per l’interazione dei funzionari pubblici con i rappresentanti di interessi

COSA FARE

COSA EVITARE

1. Verificare se i rappresentanti di interessi debbano essere iscritti al registro per la trasparenza dell’UE prima di incontrarli o prima di accettare un invito a un evento.

1. Incontrare i rappresentanti di interessi non iscritti al registro per la trasparenza dell’UE se le vostre regole non lo consentono o lo scoraggiano; occorre invece invitare il rappresentante a iscriversi se le sue attività rientrano nell’ambito di applicazione del registro.

2. Prepararsi in maniera adeguata ed effettuare ricerche di base per controllare quali interessi essi rappresentano e chi ne assicura il finanziamento. Chiedere ulteriori informazioni, se necessario.

2. Omettere di analizzare i motivi di chi cerca di incontrarvi o di chi vi invita agli eventi. L’attività di lobbismo viene svolta da una varietà di organizzazioni, tra cui società di consulenza, studi legali, ONG, gruppi di riflessione, campagne di base...

3. Assicurarsi che comunichino in anticipo lo scopo/il tema di discussione dell’incontro, i nomi dei partecipanti e le organizzazioni e/o i clienti per conto dei quali agiscono, nonché qualsiasi altra informazione pertinente.

3. Interagire con un particolare rappresentante di interessi senza considerare la possibilità di offrire ad altri gruppi un’opportunità simile.

4. Valutare ed evitare eventuali rischi di conflitto tra i vostri interessi privati e l’interesse pubblico e riflettere sul modo in cui la vostra interazione potrebbe essere percepita.

4. Accettare inviti a incontri o a eventi che potrebbero mettere la vostra organizzazione in una situazione compromettente.

5. Fermarsi e riflettere su come procedere, in caso di dubbio. Se necessario, consultare la direzione e, se si decide di procedere, aggiungere una nota al fascicolo che ne spieghi i motivi.

5. Dimenticare di informare i colleghi competenti e la direzione dopo le riunioni e gli eventi.

6. Essere consapevoli del fatto che non tutte le rappresentanze di interessi si svolgono in un contesto formale. Le attività di lobbismo possono anche svolgersi durante incontri occasionali e in contesti sociali. Rimanere professionali in ogni momento.

6. Accettare o organizzare riunioni al di fuori dell’orario d’ufficio e dei locali ufficiali. Se lo fate, considerare l’opportunità di informare la direzione e coinvolgere un altro collega.

7. Mantenere buone abitudini in materia di registrazione dei dati, in particolare data/luogo della riunione, i nomi dei partecipanti, delle organizzazioni e/o dei clienti e i temi discussi. Utilizzare il sistema di gestione ufficiale dei fascicoli della vostra organizzazione.

7. Fare o dire qualsiasi cosa che potrebbe essere visto come un trattamento preferenziale nei confronti di un rappresentante di interessi.

8. Rispettare i requisiti applicabili in materia di divulgazione, ad esempio, nella Commissione, divulgare informazioni sulle riunioni tra i rappresentanti di interessi e i commissari, i membri del gabinetto e i direttori generali.

8. Dare l’impressione a un rappresentante di interessi che un consiglio, un’idea o un’informazione particolare potrebbe essere o sarà decisivo nel processo decisionale.

9. Segnalare le pratiche di lobbismo considerate inaccettabili, in particolare alla luce del codice di condotta del registro per la trasparenza dell’UE per i rappresentanti di interessi.

9. Condividere informazioni senza essere autorizzati a farlo o fare un uso improprio delle informazioni riservate.

10. Familiarizzarsi, ad esempio attraverso attività di formazione, con le regole specifiche applicabili alla vostra organizzazione. Quando queste divergono dalle presenti raccomandazioni, le prime dovrebbero di norma avere la precedenza.

10. Accettare ospitalità da un rappresentante di interessi senza procedere a un attento esame e senza verificare che ciò sia in linea con le regole applicabili. Ove necessario, riferire informazioni sui doni e sull’ospitalità ricevuti.