À FAIRE

1. Vérifier si les représentants d’intérêts doivent être enregistrés dans le registre de transparence de l'UE avant de les rencontrer ou d'accepter une invitation à un événement.

2. Bien se préparer et effectuer des recherches de base pour vérifier quels sont les intérêts que ceux-ci représentent et qui en assure le financement. Solliciter des informations complémentaires, si nécessaire.

3. Veiller à ce que les représentants communiquent, au préalable, l'objet de la réunion/le thème à débattre, les noms des participants et les organismes et/ou les clients pour le compte desquels ils agissent, ainsi que toute autre information pertinente.

4. Évaluer et éviter tout risque de conflit entre vos intérêts privés et l'intérêt public, et réfléchir à la façon dont votre interaction pourrait être perçue.

5. Bien réfléchir à la manière de procéder en cas de doute. Si nécessaire, consulter vos supérieurs et, s'il est décidé que vous devez poursuivre l'interaction, ajouter une note au dossier expliquant les raisons pour lesquelles vous devez le faire.

6. Avoir conscience que les représentations d'intérêts n'ont pas toutes lieu dans des contextes officiels. Les rencontres non officielles et les contextes sociaux peuvent également être le théâtre de lobbying. Conserver une attitude professionnelle en toutes circonstances.

7. Entretenir de bonnes habitudes en matière de conservation des données, notamment en ce qui concerne la date/le lieu de la réunion, les noms des participants, des organisations et/ou des clients, et les thèmes de discussion. Utiliser le système officiel de gestion des dossiers de votre organisation.

8. Respecter les exigences applicables en matière de divulgation, par exemple, à la Commission, divulguer des informations concernant les réunions entre des représentants d'intérêts et les commissaires, les membres du cabinet et les directeurs généraux.

9. Rendre compte de pratiques de lobbying considérées comme inacceptables, en particulier à la lumière du code de conduite des représentants d'intérêts du registre de transparence de l'UE.

10. Vous familiariser, par exemple par le biais de formations, aux règles spécifiques qui s'appliquent à votre propre organisation. Lorsque ces règles spécifiques divergent des présentes recommandations pratiques, les règles spécifiques l'emportent sur les recommandations.

À NE PAS FAIRE

1. Rencontrer des représentants d'intérêts non enregistrés dans le registre de transparence de l'UE si vos propres règles ne le permettent pas ou découragent cette pratique; veuillez demander au représentant de s'enregistrer si ses activités relèvent du champ d'application du registre.

2. Ignorer les motivations des représentants qui cherchent à vous rencontrer ou à vous inviter à des événements. Diverses organisations pratiquent le lobbying, notamment des sociétés de conseil, des cabinets d'avocats, des ONG, des groupes de réflexion, des campagnes dirigées vers les simples citoyens, etc.

3. Interagir avec un représentant d'intérêts particulier sans envisager d'offrir une possibilité similaire à d'autres groupes.

4. Accepter une invitation à une réunion ou à un événement qui pourrait placer votre organisation dans une situation compromettante.

5. Oublier de faire un compte rendu aux collègues concernés et à vos supérieurs hiérarchiques après les réunions et les événements.

6. Accepter ou organiser des réunions en dehors des heures de bureau et des locaux officiels. Si tel est le cas, envisagez d'en informer vos supérieurs hiérarchiques et demandez à un autre collègue d'y participer.

7. Faire ou dire quelque chose qui pourrait être interprété comme l'octroi d'un traitement préférentiel à un représentant d'intérêts.

8. Donner à un représentant d'intérêts l'impression qu'une idée, une information ou un conseil particulier pourrait constituer ou constituera un élément décisif dans le processus de décision.

9. Partager des informations que vous n'êtes pas autorisé à partager ou faire un mauvais usage d'informations confidentielles.

10. Accepter les marques d'hospitalité d'un représentant d'intérêts sans procéder à un examen attentif et sans vérifier que celles-ci s'inscrivent dans le cadre des règles applicables. Si nécessaire, donner des informations sur les cadeaux et les marques d'hospitalité reçus.