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Commentaire de l’Office européen de sélection du personnel concernant la remarque complémentaire du Médiateur européen dans l'affaire 14/2015/JF

COMMENTAIRES EPSO

Faisant suite à l’analyse et aux recommandations constructives reçues de la part du Médiateur européen, EPSO a le plaisir de lui communiquer les développements récents dans le domaine du handicap et, de manière plus générale, concernant sa politique d’égalité et de diversité.

En complément des informations que nous avions déjà communiquées dans le cadre de la plainte introduite par le plaignant, nous sommes heureux de pouvoir partager avec le Médiateur quelques évolutions récentes.

Afin de réaliser sa vision, ayant pour ambition de pourvoir un service public européen de la plus haute qualité et qui soit représentatif de la diversité des citoyens qu’il sert, EPSO a développé une vision et une mission claires dans le cadre de sa politique d’égalité des chances et de la diversité qui va au-delà de la non-discrimination et de l’égalité des chances mais qui vise à accroitre la diversité afin de permettre aux Institutions européennes d’être représentatives de celle-ci dans nos pays membres.

EPSO EQUALITY & DIVERSITY VISION and MISSION

Apply consistently an equal opportunities policy in EPSO selection procedures in order to ensure equal treatment and access to all candidates regardless of their differences

Respect EPSO’s values and inclusion in the selection procedures and provide all candidates with an equal opportunity to fully demonstrate their competencies by identifying and eliminating their blocking factors, possible biases and risks of discrimination

Promote equal opportunitites and attract a more diverse talent. Engage with various stakeholder groups and expert organisations that support, serve and represent diversity groups.

Increase diversity in the talent pool and help the EU Civil Service to be representative of the diversity of the EU citizens we serve

Depuis 2014, EPSO applique le modèle de gestion de la diversité MIA[1] qui vise 4 objectifs principaux : 1) assurer la non-discrimination dans ses processus de sélection; 2) promouvoir l’égalité des chances et la diversité; 3) accroitre la diversité; et enfin 4) employer et retenir la diversité.

Jusqu’ici, EPSO a concentré ses efforts sur l’objectif visant à garantir l’égalité des chances, de traitement et d’accès à ses concours à tous les candidats (pour respecter le principe de non-discrimination.

Sous cet axe, une série de mesures et d’actions ont été définies et réalisées dont, notamment, les audits et screenings systématiques, dont il a été question dans notre correspondance précédente, permettant à EPSO de détecter les éventuels obstacles et risques de discrimination rencontrés par les candidats avec handicap ou, alors, encore notre procédure d’aménagements raisonnables qui s’est vue professionnalisée et remise à niveau sur base de l’expérience de notre experte dans le domaine de l’égalité et de la diversité et suite à une série de benchmarks réalisés auprès des pays et organisations avancés en matière d’aménagements (ont été consultés, ainsi, la Belgique (SELOR), l’Irlande (PAS), le Royaume-Uni (Fast Stream), les Pays-Bas et, encore dernièrement, la fonction publique canadienne).

Il est également important de noter que les méthodes de sélection utilisées par EPSO sont entièrement validées scientifiquement et standardisées de manière à réduire au maximum les risques de biais et de discrimination. Ainsi, concrètement, une équipe de psychologues et psychométriciens assurent le monitoring des processus de sélection et veillent au déroulement correct et objectif des épreuves. Un autre élément clé à signaler concerne le fait que les évaluateurs ne recevront jamais d’informations personnelles sur les candidats (y compris sur leur handicap, sauf si des aménagements d’épreuves sont nécessaires. Dans ce cas, ils ne recevront que des conseils sur la manière d’implémenter les aménagements sans jamais avoir des informations sur le diagnostic médical). Dans ce cadre, l’analyse des curriculum vitae ou encore la correction des épreuves se dérouleront de manière entièrement anonyme.

Toujours sous le même objectif, nous pensons opportun de partager avec le Médiateur européen l’engagement d’EPSO dans le cadre de la Convention des Nations Unies et de sa volonté d’améliorer l’accessibilité de sa communication et des processus de sélection.

Dans ce cadre, EPSO effectue également des screenings d’accessibilité systématiques avec des personnes concernées (ex. : personnes aveugles utilisant des synthèses vocales et/ou des claviers en braille) et vise à garantir le niveau 2.0 des WCAG («web content accessibility guidelines»). Ainsi, tout document et/ou test non accessible à 100% aux aides techniques et aux logiciels de compensation est produit en version adaptée et accessible afin que les candidats puissent le demander à tout moment.

De plus, les exigences en matière d’accessibilité sont intégrées dans tous les nouveaux développements informatiques afin de tendre au maximum vers le principe «DESIGN FOR ALL». Dans ce cadre, EPSO prévoit de développer un guide pratique à destination de toute personne impliquée dans la communication pour les conscientiser sur les obstacles et les outiller afin de les dépasser pour garantir l’accessibilité pour tous.

Afin d’implémenter la Convention des Nations Unies sur les droits des personnes avec handicap, EPSO avait adopté un plan d’actions en 2014 visant à améliorer :

  • l’accessibilité de sa communication et de ses processus de sélection;
  • la professionnalisation continue de ses pratiques en matière d’aménagements raisonnables;
  • la formation et le développement des compétences de ses membres du jury en charge de l’évaluation des candidats (dispenser des formations en matière d’égalité des chances et de la diversité avec des outils pratiques sur la manière de conduire des entretiens avec des personnes ayant un handicap divers par exemple).

Sans vouloir être exhaustif et étant donné qu’une série de données avaient déjà été communiquées au Médiateur auparavant, nous avons souhaité (re)mettre l’accent sur certains éléments qui nous semblaient pertinents en vue de recommandations tout-a-faite pertinentes du Médiateur.

Dans la suite de notre contribution, nous aimerions nous centrer davantage sur les changements dans le cadre de la procédure d’aménagements raisonnables et, plus particulièrement, dans le domaine du handicap auditif.

Comme déjà communiqué, EPSO a testé, l’année passée, une nouvelle procédure et un formulaire de renseignements sur le handicap dans le cadre du concours pour administrateurs.

Ce changement a été reçu positivement, aussi bien par nos candidats que par l’équipe en charge des aménagements. En effet, nous avions conduit une enquête auprès de nos candidats et le feedback a été très positif : 71.4 % des candidats ayant testé le nouveau formulaire de renseignements sur le handicap estiment que celui-ci est beaucoup plus efficace que le précédent.

En outre, 90 % des candidats bénéficiant d’aménagements raisonnables déclarent être satisfaits, même très satisfaits, par les aménagements proposés. Le score moyen octroyé au service reçu est de 8.4/10.

A partir de mars 2017 - date à laquelle le prochain grand concours généraliste pour administrateurs est, a priori, prévu - nous allons entièrement intégrer cette nouvelle procédure et l’appliquer dans tous les concours à venir. Un feedback systématique sera récolté après chaque test adapté de manière à continuellement améliorer nos pratiques et procédures sur base des avis et suggestions de nos candidats que nous considérons comme les meilleurs experts de leur handicap, trouble ou maladie.

De plus, dans nos futurs développements informatiques, qui concernent le formulaire de candidature, nous prévoyons d’intégrer un volet «handicap et besoins particuliers» que les candidats devront remplir, uniquement une fois, avec la possibilité de l’adapter à tout moment en fonction de l’évolution de leurs handicaps et besoins. Ceci leur permettra de mieux formuler leurs besoins et de nous fournir les informations nécessaires en amont de la procédure afin d’éviter de recevoir ces informations de manière incomplète et/ou tardivement. Le fait de ne devoir remplir ce dossier qu’une seule fois et de pouvoir postuler en l’utilisant autant de fois que les candidats le souhaitent va contribuer à améliorer l’expérience du candidat et va rendre la procédure plus efficace.

Dans le cadre spécifique des personnes aves un handicap auditif, la nouvelle procédure prévoyait l’octroi de temps supplémentaire à tous ceux qui en ont besoin, sur base d’une analyse cas par cas. EPSO est très conscient des divers cas de figure existants dans ce cadre et a consulté des experts en la matière, ainsi que d’autres organismes de sélection, pour connaitre leurs pratiques. Nous remercions également l’analyse très utile effectuée par le Médiateur à ce sujet et dont nous avons reçu les résultats.

Entre temps, EPSO a modifié sa manière de considérer le temps supplémentaire pour les personnes malentendantes et sourdes. Il s’agira toujours d’une analyse effectuée cas par cas et EPSO accordera de l’importance aux éléments suivants lors de la définition des aménagements :

  • le degré de surdité;
  • le moment auquel la surdité s’est déclarée;
  • la capacité de compensation;
  • l’acquisition du langage parlé et écrit;
  • la présence de mémoire échoïque;
  • la maitrise de la langue des signes;
  • les compensations et mesures pratiquées par d’autres organismes (ex. : université) à titre indicatif et justificatif.

A priori, un tiers de temps supplémentaire sera accordé s’il a été établi nécessaire. Cette décision se base, notamment, sur les études sur le tiers temps pédagogique démontrant qu’il s’agit d’une limite à ne pas dépasser afin de ne pas avantager les personnes bénéficiant de temps supplémentaire. EPSO effectuera des analyses très détaillées sur la performance des candidats avec handicap en fonction du temps supplémentaire octroyé, afin d’en assurer l’égalité de traitement. C’est dans ce cadre que nous souhaitons partager nos premières observations qui indiquent que le temps supplémentaire accordé aux personnes malentendantes et/ou sourdes n’a aucun impact sur leur performance aux tests informatisés. Etant donné le faible nombre de données disponibles actuellement, nous ne pouvons, à ce stade, tirer aucune conclusion mais, a priori, cette observation pourrait suggérer davantage un manque de compétences que la présence de discrimination.

Un autre axe auquel EPSO souhaite, à présent, s’atteler est celui de la communication et, notamment, de la manière d’accroitre la diversité afin de contribuer à une meilleure représentativité des personnes avec handicap au sein des Institutions européennes.

EPSO souhaite, à présent, attirer davantage de candidats avec des handicaps divers. Pour ce faire, EPSO a adopté, cet été, un plan d’actions ciblées qui prévoit davantage d’information et de communication concernant sa politique d’égalité et de la diversité concernant le handicap et les mesures prévues pour les personnes avec handicap et besoins particuliers. L’objectif de cette étape est de démystifier les procédures et les exigences des concours EPSO et de permettre aux personnes de mieux connaitre leurs droits et leurs possibilités. Cet hiver, EPSO prévoit, ainsi, de publier des témoignages de collègues avec handicap sur son site internet, de permettre des échanges et des feedbacks avec les candidats actuels et potentiellement futurs qui visitent notre site et de redynamiser sa page dédiée à l’égalité des chances. A côté de cela, EPSO souhaite s’approcher du groupe cible afin de mieux le connaitre pour mieux l’attirer.

Dans ce cadre, EPSO s’adressera directement au groupe cible et proposera des enquêtes en donnant la possibilité aux candidats et aux visiteurs de partager leur feedback. EPSO prévoit, également, de développer des partenariats avec des experts et des organisations représentant les personnes avec handicap afin de diffuser ses offres d’emploi à plus grande échelle, via des canaux de communication ciblés tels que l’EDF («European Disability Forum») entre autre. Tout ceci devrait avoir lieu à partir de l’année prochaine.

Cette partie qui vise la promotion d’égalité et de diversité, ainsi que l’accroissement de cette dernière, est entièrement en ligne avec les récentes observations et recommandations du Comité en charge de la Convention des Nations Unies. En effet, attirer davantage de talents avec handicap et leur garantir l’égalité des chances, de traitement et d’accès aux concours permettront à EPSO d’accroitre la diversité dans ses réserves de recrutement et, donc, de permettre aux Institutions européennes de recruter davantage de talents avec handicap. Pour ceux qui le souhaitent, des actions positives seront possibles à cette étape.

Finalement, pour pouvoir mesurer les progrès de ces actions et projets, identifier les écarts en terme de représentation mais aussi pouvoir contrôler et assurer la non-discrimination depuis la sélection, en passant par le recrutement et, enfin, dans la carrière des personnes avec handicap, EPSO proposera en 2017 un outil de monitoring sur l’égalité et la diversité.

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EPSO espère avoir apporté au Médiateur toutes les informations utiles concernant sa recommandation.

 

[1]MIA model, “Diversity in the workplace - when we are equal but not the same” (2005) Nour, S., Thisted, L.