# Euroopan oikeusasiamiehen kirje Euroopan komissiolle siitä, miten EU:n toimielimet, elimet ja laitokset tallentavat henkilöstön työtehtävissään lähettämiä tai vastaanottamia tekstiviestejä ja pikaviestejä
- Tekijä: Euroopan oikeusasiamies
- Päivämäärä: 2021-06-30T00:00+02:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/fi/doc/correspondence/fi/143787)
---
Arvoisa puhemies

Kirjoitan Teille ja samalla muille EU:n toimielimille, elimille ja virastoille pyytääkseni Teitä tekemään yhteistyötä tärkeässä mutta mahdollisesti huomiotta jäävässä asiassa: teksti- ja pikaviestien tallentaminen.

EU:n hallinto, kuten mikä tahansa muukin julkishallinto, käyttää päivittäisessä työssään yhä enemmän nykyaikaisia sähköisen viestinnän välineitä. Covid-19-kriisi ja siihen liittyvät etätyöjärjestelyt ovat lisänneet entisestään niiden käyttöä.

EU:n hallinnon olisi pyrittävä kaikin tavoin ottamaan nykyaikaisen viestinnän todellisuus huomioon asiakirjahallintoa koskevissa säännöissään ja käytännöissään. Vaikka henkilöstön jäsenten ei ole mahdollista eikä toivottavaa kirjata kaikkia työtehtävissään lähetettyjä tai vastaanotettuja teksti- ja pikaviestejä, EU:n hallinnon on EU:n lainsäädännön nojalla laadittava ja säilytettävä toimintaansa liittyvät asiakirjat mahdollisuuksien mukaan ja ei-mielivaltaisesti ja ennakoitavasti.[^\[1\]^](#_ftn1){#_ftnref1} Päätös tietyn tiedon kirjaamisesta hallinnon asiakirjahallintajärjestelmään ei saisi EU:n lainsäädännön mukaan riippua välineestä -- olipa kyse kirjeestä, sähköpostista, tekstistä tai pikaviestistä -- vaan sen sisällöstä \[2\].{#_ftnref2}

Euroopan oikeusasiamiehenä olen sitoutunut edistämään mahdollisimman korkeatasoista hallintoa koko EU:n virkamieskunnassa. Tietojen tallentaminen on tärkeää, sillä se helpottaa niiden vaihtoa, antaa näyttöä toteutetuista toimista, täyttää toimielinten oikeudelliset velvoitteet ja säilyttää niiden muistin. Se on myös ennakkoedellytys sille, että EU:n hallinto voi täyttää avoimuusvelvoitteensa erityisesti helpottamalla yleisön oikeutta tutustua asiakirjoihin ja panemalla täytäntöön julkisten toimien vastuuvelvollisuuden periaatteen.

Teksti- ja pikaviestien tallentamisesta ja niiden julkistamisesta on viime aikoina keskusteltu useissa EU:n jäsenvaltioissa.^[\[3\]](#_ftn3){#_ftnref3}^ Asia tuotiin myös tietooni lokakuussa 2020[^\[4\],^](#_ftn4){#_ftnref4} kun Eurooppa-neuvosto totesi, että sillä ei ole hallussaan matkapuhelimiin perustuvia viestejä, jotka sen silloinen puheenjohtaja oli lähettänyt valtion- ja hallitusten päämiehille vuonna 2018 vastauksena yleisön saataville saattamista koskevaan pyyntöön.

Siksi katson, että on oikea aika aloittaa keskustelu riittävistä tietojen kirjaamista koskevista säännöistä ja käytännöistä EU:n hallinnon tasolla, kun on kyse sähköisestä viestinnästä, kuten teksti- ja pikaviestinnästä.

Ensimmäiseksi haluaisin kerätä tietoa säännöistä ja käytännöistä, jotka koskevat teksti- ja pikaviestien tallentamista EU:n hallinnossa. Tätä varten toivoisin, että komissio voisi vastata tämän kirjeen liitteessä esitettyihin kysymyksiin. Keräämällä näitä tietoja toivon pystyväni tunnistamaan hyviä käytäntöjä, jotka voivat ohjata EU:n hallintoa tämän tärkeän kysymyksen käsittelyssä tulevaisuudessa.

Olisin kiitollinen, jos saisin komission vastauksen kysymyksiini 15. **marraskuuta 2021** mennessä. Jos komissio tarvitsee lisätietoja tai selvennyksiä tästä aloitteesta, ota yhteyttä asiasta vastaavaan tutkintavastaavaan Tanja Ehnertiin.

Kiitos jo etukäteen yhteistyöstänne tässä tärkeässä asiassa.

Vilpittömästi,

Emily O'Reilly

Euroopan oikeusasiamies

Strasbourg 30.6.2021

**liite**
---------

1) ++Sovellettavat säännöt:++

• Kattaako komission tietueiden hallintaa koskeva päätös teksti- ja pikaviestit, jotka lähetetään tai vastaanotetaan ammattikäyttöön tarkoitettujen ja/tai henkilökohtaisten laitteiden kautta?

• Vahvistetaanko komission tietojenhallintapäätöksessä teksti- ja pikaviestien tallentamista koskevat kriteerit/periaatteet?

• Määritelläänkö komission tietojenhallintapäätöksessä, miten henkilöstön jäsenten olisi tallennettava teksti- ja pikaviestit?

Esittäkää meille aineistonhallintapäätöksenne asiaa koskevat säännökset.

2) ++Sovellettavien sääntöjen täytäntöönpanosta:++

• Miten tietueiden hallintaa koskeva päätös pannaan täytäntöön tekstin ja pikaviestien osalta? Onko komissio esimerkiksi antanut henkilöstölle asiaa koskevia ohjeita vai tarjoaako se henkilöstölle asiaa koskevaa koulutusta?

• Onko komissio käytännössä tallentanut teksti- ja pikaviestejä? Jos vastaus on kyllä, voisiko komissio antaa esimerkkejä?

• Onko komissio jo saanut asetuksen (EY) N:o 1049/2001 mukaisia pyyntöjä saada tutustua tekstiviesteihin ja/tai pikaviesteihin tai onko komissio todennut, että tekstiviesteihin ja/tai pikaviesteihin sovelletaan asiakirjoihin tutustumista koskevaa pyyntöä? Jos on, voisiko komissio antaa esimerkkejä?

• Miten komissio hakee asiaankuuluvia asiakirjoja, kun se vastaanottaa pyyntöjä, jotka koskevat nimenomaisesti tai implisiittisesti teksti- ja/tai pikaviestejä? Onko komissio ottanut käyttöön mekanismeja (esimerkiksi suuntaviivoja tai ohjeita), joilla autetaan henkilöstöä etsimään tällaisia asiakirjoja?

Pyydämme toimittamaan tarvittavat asiakirjat.

**Sama kirje on lähetetty seuraaville toimielimille ja virastoille:**

* neuvoston
* Euroopan parlamentti
* Euroopan kemikaalivirasto
* Euroopan elintarviketurvallisuusviranomaisen
* Euroopan lääkeviraston
* Euroopan raja- ja merivartiovirasto
* Euroopan keskuspankki

[\[1\]](#_ftnref1){#_ftn1} Yhteisöjen ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuimen [tuomio 26.4.2007 asiassa T-264/04,](http://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=61308&pageIndex=0&doclang=en&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=5501506) WWF European Policy Programme v. neuvosto, 61 kohta: <https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HR/TXT/?uri=CELEX:62004TJ0264>

[\[2\]](#_ftnref2){#_ftn2} Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi annetun asetuksen (EY) N:o 1049/2001 3 artiklan a alakohdassa olevan asiakirjan määritelmän mukaisesti https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/ALL/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[\[3\]](#_ftnref3){#_ftn3} Esimerkiksi Alankomaissa (Raad van Staat Uitspraak [201800258/1/A3](https://www.raadvanstate.nl/@114477/201800258-1-a3/), 20.3.2019), Saksassa (Berliinin hallintotuomioistuin (VG) 2 K 163/18, 26.8.2020) ja Irlannissa (Irish Information Commissioner, asian numero: 180450, 15. toukokuuta 2019).

[\[4\]](#_ftnref4){#_ftn4} Päätös asiassa 1219/2020/MIG, joka koskee tapaa, jolla Eurooppa-neuvosto käsitteli pyyntöä saada tutustua matkapuhelimiin perustuviin viesteihin, jotka sen silloisen puheenjohtajan oletetaan lähettäneen valtion- ja hallitusten päämiehille, 26. lokakuuta 2020: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/134237.