Kantelun tausta

1. Kantelija toimitti 7. helmikuuta 2017 komission sisämarkkinoiden, teollisuuden, yrittäjyyden ja pk-yritystoiminnan pääosastolle (DG GROW) belgialaisen kansalaisjärjestön Vredesactien puolesta asetuksen (EY) N:o 1049/2001 mukaisen pyynnön saada tutustua asiakirjoihin.

2. Pyyntö koski seuraavia asiakirjoja:

- luettelo kasvun pääosaston (entinen yritys-ja teollisuustoiminnan pääosasto) virkamiesten ja/tai edustajien (mukaan lukien komission jäsen ja kabinetti) sekä yksittäisten yritysten edustajien, mukaan lukien edunvalvontakonsultit ja asianajotoimistot, ja/tai toimialajärjestöjen kokouksista, joissa käsiteltiin tulevaa puolustusalan tutkimusta koskevaa valmistelutoimea ja Euroopan puolustusalan tutkimusohjelmaa (EDRP)(vuodesta 2012);

näiden kokousten pöytäkirjat ja muut kertomukset; [ja]

kaikki kirjeenvaihto (myös sähköpostit) kasvun pääosaston virkamiesten ja/tai edustajien (mukaan lukien  komission jäsen  ja  kabinetti)  ja yksittäisten yritysten edustajien (mukaan lukien edunvalvontakonsultit ja asianajotoimistot) ja/tai toimialajärjestöjen välillä, joissa käsiteltiin puolustusalan tutkimusta koskevaa valmistelutoimea ja EDRP:tä (tammikuun 2012 ja tämän päivän välisenä aikana).

3. Komissio lähetti vastaanottoilmoituksen ja kirjasi pyynnön saapuneeksi 14. helmikuuta 2017, ja vastausaika oli 7. maaliskuuta 2017. Koska kantelija ei ollut ilmoittanut määräpäivää asiakirjapyynnölle, sen katsottiin kattavan asiakirjat, jotka olivat hallussa pyynnön esittämispäivään asti. Viitaten siihen, että pyyntö koski suurta määrää asiakirjoja, komissio kuitenkin pidensi ensin määräaikaa 28 päivään maaliskuuta 2017 ja lykkäsi sen jälkeen vastaustaan vielä kolme kertaa 28 päivänä maaliskuuta 2017, 11 päivänä huhtikuuta 2017 ja 28 päivänä huhtikuuta 2017.

4. Komissio lähetti 2. toukokuuta 2017 ensimmäisen vastauksensa kantelijalle. Se myönsi vain osittaisen tutustumisoikeuden.

5. Kantelija pyysi 12 päivänä toukokuuta 2017 komissiota tarkastelemaan vastaustaan uudelleen (niin kutsutulla ”uudistetulla pyynnöllä”) ja esitti yksityiskohtaisia perusteluja, joilla vastustettiin päätelmien ilmoittamista koskevien poikkeusten käyttöä. Kantelija väitti, että kaikkia pyynnön soveltamisalaan kuuluvia merkityksellisiä asiakirjoja ei ollut paljastettu, ja pyysi tarkastelupyynnön määräajan pidentämistä (”väliaikainen soveltamisala”) sisämarkkinoiden, teollisuuden, yrittäjyyden ja pk-yritystoiminnan pääosaston vastauspäivään asti.

6. Vahvistettuaan vastaanottaneensa tämän pyynnön komissio ei taaskaan noudattanut alkuperäistä määräaikaa, joka oli 7. huhtikuuta 2017, ja lykkäsi vastausta vielä kahdesti. Kantelija pyysi turhaan ajantasaista tietoa pyyntönsä tilanteesta 31. elokuuta 2017.

7. Koska kantelija ei saanut komissiolta vastausta, hän kääntyi Euroopan oikeusasiamiehen puoleen 27. syyskuuta 2017.

Tiedustelu

8. Oikeusasiamies aloitti tutkimuksensa lähettämällä komissiolle kirjeen, jossa se pyysi komissiota vastaamaan kantelijalle.

9. Oikeusasiamies sai tutkimuksensa aikana komissiolta uudelleentarkastelupäätöksen, joka lähetettiin kantelijalle 5. helmikuuta 2018, ja kantelijan huomautukset kyseisestä uudelleentarkastelupäätöksestä.

Oikeusasiamiehen arviointi

Asiakirjoihin tutustumista koskevaan pyyntöön vastaamisen viivästyminen

10. Oikeusasiamies toteaa, että komissiolta kesti kolme kuukautta vastata kantelijan alkuperäiseen pyyntöön saada tutustua asiakirjoihin ja vielä kymmenen kuukautta vastata uudistettuun pyyntöön.

11. Kantelijan kanssa käymässään yhteydenpidossa ja oikeusasiamiehen kanssa käymässään kirjeenvaihdossa komissio korosti pyyntöön liittyvien asiakirjojen suurta määrää sekä pyynnön monimutkaisuutta ja arkaluonteisuutta tämän viivästyksen selittämiseksi.

12. Oikeusasiamies katsoo kuitenkin, että sekä alkuperäisen vastauksen että vahvistavan päätöksen viivästykset ylittävät selvästi asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 unionin toimielimille asetetut määräajat, jotka koskevat asiakirjoihin tutustumista koskeviin pyyntöihin vastaamista, myös poikkeustapauksissa. Vaikka asetuksessa sallitaan alkuperäisen hakemuksen tai erittäin pitkää asiakirjaa tai erittäin suurta asiakirjamäärää koskevan uudelleentarkastelun käsittelyajan pidentäminen, se on rajattu 15 lisätyöpäivään. Lisäksi on esitettävä yksityiskohtaiset perustelut.

13. Oikeusasiamies katsoo näin ollen, että komission vastauksessa kantelijan asiakirjapyyntöön ilmeinen viive on selvä hallinnollinen epäkohta.

Komission oikeus tutustua pyydettyihin asiakirjoihin

I. Pyynnön soveltamisalaan kuuluvat asiakirjat

14. Komission tarkastelupäätöksessä jätetään pyynnön ulkopuolelle 32 asiakirjaa sisämarkkinoiden, teollisuuden, yrittäjyyden ja pk-yritystoiminnan pääosaston alun perin yksilöimistä 45 asiakirjasta sillä perusteella, että ne eivät ole kirjeenvaihtoa toimialan kanssa eivätkä pöytäkirjoja tai muita raportteja toimialan kanssa pidetyistä kokouksista. Poissuljettuihin asiakirjoihin kuuluu 29 tiedotustilaisuutta, joita pidetään sisäisinä asiakirjoina, yksi sisäinen puhe, yksi vain jäsenvaltioille osoitettu kutsu ja yksi vain jäsenvaltioille osoitettu sähköposti.

15. Oikeusasiamies hyväksyy komission arvion asiasta, koska kantelija ei esittänyt pyyntönsä tueksi asiakirjoja, jotka liittyvät komission ja puolustusteollisuuden välisiin kokouksiin tai viestintään.

16. Uudelleentarkastelua koskevassa päätöksessään komissio totesi, ettei se ollut yksilöinyt pyynnön soveltamisalaan kuuluvia muita asiakirjoja. Tarkastelupyynnössään kantelija viittasi neljään kokoukseen, joiden asiakirjoja ei ollut merkitty komission asiakirjarekisteriin eikä sisämarkkinoiden, teollisuuden, yrittäjyyden ja pk-yritystoiminnan pääosaston alkuperäiseen vastaukseen. Komissio vahvisti, että nämä kokoukset pidettiin, mutta niistä ei ollut olemassa asiakirjoja.

17. Oikeusasiamies myöntää, että komissiota ei voida vaatia luovuttamaan asiakirjoja, jotka eivät ole sen hallussa, ja toteaa, että asiakirjan puuttumisen osalta on olemassa laillisuusolettama [1], mikä tarkoittaa, että toimielinten väite, jonka mukaan asiakirjaa ei ole olemassa, perustuu todenmukaisuusolettamaan.

18. Kantelija yksilöi kolme muuta kokousta (joista kahta ei ollut sisällytetty komission luetteloon), joiden pöytäkirjoja komissio ei ollut julkistanut. Oikeusasiamies ei katso, että asiaa olisi syytä tutkia tarkemmin, koska kantelija on jo saanut kyseiset asiakirjat Euroopan puolustusvirastolta vastauksena erilliseen asiakirjoihin tutustumista koskevaan pyyntöön.

19. Kantelijan pyynnöstä, joka koskee hänen pyyntönsä määräajan pidentämistä uudelleentarkastelua varten sisämarkkinoiden, teollisuuden, yrittäjyyden ja pk-yritystoiminnan pääosaston vastauksen antamispäivään, komissio väittää, ettei se voi tehdä niin, koska asetuksessa 1049/2001 sallitaan ainoastaan alkuperäisessä vastauksessa esitetyn kannan uudelleentarkastelu.

20. Vaikka tämä saattaa olla tiukka oikeudellinen tilanne, oikeusasiamies katsoo, että komission vastauksen epätavallisen pitkä viive huomioon ottaen tässä suhteessa tietty joustavuus olisi hyvän hallinnon periaatteiden mukaista. Esimerkiksi ajallisen soveltamisalan laajentamista koskeva pyyntö olisi voitu käsitellä uutena lisäajan kattavia asiakirjoja koskevana pyyntönä.

II. Komission ja puolustusteollisuuden välisiin kokouksiin osallistuneiden nimien ilmoittaminen

21. Oikeusasiamies on tyytyväinen komission päätökseen tarkistaa alkuperäisessä päätöksessä omaksuttua kantaa ja julkistaa niiden yritysten ja niiden toimitusjohtajien nimet, jotka tapasivat komission ylimmän johdon jäseniä.

22. Komissio on pitänyt voimassa päätöksensä poistaa henkilötiedot kymmenestä asiakirjasta, joiden katsotaan edelleen kuuluvan pyynnön soveltamisalaan. Komissio katsoo, että Bavarian Lagerin [2] tapauksessa henkilötietojen siirron perusteltavuudelle asetetut edellytykset, eli se, että hakija osoittaa tietojen luovuttamisen tarpeellisuuden ja että ei ole syytä uskoa, että rekisteröidyn oikeutetuille eduille voisi aiheutua haittaa, eivät ole täyttyneet.

23. Komissio selvensi, että tämän oikeuskäytännön perusteella se ei luovuta sellaisten henkilöstön jäsenten henkilötietoja, jotka eivät ole ylempää johtoa, tai sellaisten henkilöiden henkilötietoja, jotka eivät ole ulkopuolisten yhteisöjen pääasiallisia edustajia. 

24. Välttämättömyysedellytyksen osalta komissio katsoo, että valituksen tekijän väite, jonka mukaan tiedot ovat osa tutkimusta puolustusteollisuuden vaikutusvallan laajuudesta EU:n päätöksenteossa ja palvelevat siten yleistä etua osallistumalla tietoon perustuvaan julkiseen keskusteluun tästä asiasta, on liian yleisluonteinen.

25. Rekisteröityjen oikeutetuille eduille mahdollisesti aiheutuvan vahingon osalta komissio korostaa, että suojattujen henkilöllisyyksien paljastaminen, kun otetaan huomioon asiakirja-aineiston arkaluonteisuus, aiheuttaisi asianomaiselle komission henkilöstölle todellisen ja ei-hypoteettisen riskin joutua ei-toivottujen ulkoisten yhteydenottojen kohteeksi. 

26. Oikeusasiamies on samaa mieltä siitä, että kantelija ei ole täyttänyt vaadittua välttämättömyystestiä peitettyjen nimien paljastamiseksi. Edustettujen yritysten ja niiden toimitusjohtajien nimien julkistaminen on riittävää ja oikeasuhteista kantelijan tavoitteen saavuttamiseksi eli sen tietämiseksi, mikä toimialajärjestö lobbaa komissiota.

Päätelmä

Tutkinnan perusteella oikeusasiamies päättää asian käsittelyn ja toteaa seuraavaa:

Komission merkittävä viive kantelijan asiakirjoihin tutustumista koskevaan pyyntöön vastaamisessa sekä alustavassa vaiheessa että tarkasteluvaiheessa on hallinnollinen epäkohta.

Koska kantelija kuitenkin lopulta sai asianmukaisen vastauksen, hän katsoo aiheelliseksi olla antamatta suositusta.

Päätöksestä ilmoitetaan kantelijalle ja Euroopan komissiolle.

Emily O'Reilly

Euroopan oikeusasiamies

Strasbourgissa 6.7.2018

[1] Asia T-468/16, Verein Deutsche Sprache v. komissio, ECLI:EU:T:2018:207, 35 kohta.

[2] Asia C-28/08 P, Euroopan komissio v. Bavarian Lager, ECLI:EU:C:2010:378.