Kantelun tausta

1. Kantelija, joka on Euroopan parlamentin jäsen, halusi tietoja yhteyksistä, joita Euroopan komissiolla oli yksityisiin tietotekniikkayrityksiin valmistellessaan ehdotustaan EU:n matkustajarekisteridirektiiviksi ^[1]. Tätä varten hän pyysi EU:n asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi annetun asetuksen (asetus 1049/2001)^[2] nojalla ”kaikkia komission asiakirjoja, jotka vastaavat komission jäsenten ja komission virkamiesten tapaamisia ja lobbauskontakteja matkustajarekisteri- ja/tai matkustajatietojärjestelmien (API) perustamiseen ja ylläpitoon erikoistuneiden (...) yritysten kanssa vuodesta 2010 tähän päivään saakka”.

2. Komissio myönsi henkilötietojen poistamisen jälkeen [3] osittaisen tutustumisoikeuden kolmeen sen ja yrityksen väliseen kirjeeseen sekä kahteen raporttiin, jotka koskivat komission muuttoliike- ja sisäasioiden pääosaston (PO HOME) järjestämiä kokouksia alan sidosryhmien kanssa.

3. Kantelija pyysi komission päätöksen uudelleentarkastelua [4] ja huomautti, että komissio ei ollut yksilöinyt yhtään sähköpostiviestiä pyynnön soveltamisalaan kuuluvaksi.

4. Tarkistetun ja kohdennetun sähköpostiviestien haun jälkeen komissio yksilöi 19 muuta kantelijan pyynnön piiriin kuuluvaa asiakirjaa eli muuttoliike- ja sisäasioiden pääosaston ja useiden yritysten välillä vaihdettuja sähköpostiviestejä. Kuultuaan joidenkin sähköpostiviestien laatijoita [5] ja suoritettuaan oman tutkimuksensa komissio myönsi laajan osittaisen tutustumisoikeuden hiljattain yksilöityihin asiakirjoihin edellyttäen, että henkilötiedot ja kaupallisesti arkaluonteiset tiedot poistetaan.

5. Erään tietotekniikkayrityksen muuttoliike- ja sisäasioiden pääosaston henkilöstön jäsenelle lähettämän, 9. helmikuuta 2015 päivätyn sähköpostiviestin osalta komissio poisti osan sisällöstä. Poistettu lause julkaistussa sähköpostiviestissä kuuluu seuraavasti: ”Allekirjoitimme äskettäin sopimuksen [laadittu] toimittamisesta.” Komissio väitti, että poisto oli perusteltu asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 [6] säädetyn taloudellisten etujen suojaa koskevan poikkeuksen nojalla.

6. Komissio selitti, että ”peitetyt osat viittaavat kyseisen yrityksen asiakkaisiin” ”ja sen yhteydenottoihin”. Se katsoi, että ” näillä tiedoilla on todellakin kaupallista arvoa erityisesti kilpailutilanteessa, jossa useat yritykset kilpailevat sopimuksesta” ja että niiden julkistaminen vahingoittaisi yrityksen ”kaupallisia etuja suhteessa asiakkaisiinsa ja sen kaupalliseen strategiaan, jotka ovat keskeisessä asemassa sen kaupallisessa toiminnassa”.

7. Komissio ilmoitti tutkineensa, oliko tietojen ilmaisemiseen olemassa yleinen etu, joka voisi syrjäyttää poikkeuksella suojatut kaupalliset edut ja oikeuttaa täydellisen sähköpostiviestin julkaisemisen. Komissio totesi, että kantelija ei ollut yksilöinyt tällaista yleistä etua tarkastelupyynnössään eikä komissio myöskään pystynyt yksilöimään tällaista yleistä etua. Näin ollen komissio päätteli, että ”tässä tapauksessa yleistä etua palvelee paremmin se, että asiakirjojen osia [...] ei paljasteta niiden etujen mukaisesti, joita suojataan asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 2 kohdan ensimmäisessä luetelmakohdassa säädetyllä poikkeuksella ”.

8. Kantelija kääntyi 24. lokakuuta 2016 oikeusasiamiehen puoleen.

Tiedustelu

9. Oikeusasiamies käynnisti tutkimuksen seuraavista kysymyksistä:

i) Komissio kieltäytyi virheellisesti antamasta yleisön tutustuttavaksi täysimääräisesti sähköpostiviestiä, jonka se oli saanut tietotekniikkayritykseltä valmistellessaan komission ehdotusta PNR-direktiiviksi.

ii) Koska komissio oli yksilöinyt uudelleentarkastelun yhteydessä muita merkityksellisiä asiakirjoja, se ei antanut kantelijalle mahdollisuutta pyytää uudelleentarkastelua päätöksestään evätä kokonaan oikeus tutustua kyseiseen sähköpostiviestiin.

10. Oikeusasiamiehen tutkintaryhmä tarkasti komission asiakirja-aineiston ja piti kaksi seurantakokousta komission kanssa. Oikeusasiamies kysyi tämän jälkeen komissiolta, harkitsisiko se joidenkin peitettyjen tietojen julkistamista. Komissio vastasi tähän pyyntöön, minkä jälkeen kantelija lähetti huomautuksia komission vastauksesta.

11. Komissio kieltäytyi alun perin paljastamasta enempää kyseistä virkettä. Kuultuaan uudelleen asianomaista tietotekniikkayritystä ja saatuaan sen suostumuksen komissio kuitenkin lopulta suostui julkistamaan osan poistetuista tiedoista. Tämä koski yrityksen sopimuskumppania ja jo julkistetuissa osissa mainitun kaupan tarkoitusta . Komissio toisti, että kyseisen virkkeen jäljellä olevaa julkistamatonta osaa, joka koski yhtiön liiketoimintastrategiaa, ei voitu paljastaa sen päätöksessä esitetyistä syistä.

12. Oikeusasiamiehen päätöksessä otetaan huomioon osapuolten tutkimuksen kaikissa vaiheissa esittämät perustelut ja näkemykset.

Komission kieltäytyminen antamasta kokonaisuudessaan yleisön tutustuttavaksi sähköpostiviestiä, jonka se sai matkustajarekisteridirektiivin valmistelun aikana

13. Oikeusasiamies myöntää, että komissio on hänen puheenvuoronsa jälkeen paljastanut useampia lauseen osia, joihin kantelija pyysi saada tutustua täysimääräisesti. Tarkasteltuaan asiakirjaa oikeusasiamies voi vahvistaa, että muut julkistamattomat tiedot liittyvät yrityksen kaupalliseen strategiaan. Hän hyväksyy komission esittämät syyt, joilla se perustelee näkemystään, jonka mukaan näiden tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi yrityksen kaupallisia etuja.

14. Näin ollen oikeusasiamies katsoo, että komissio on ryhtynyt asianmukaisiin toimiin ratkaistakseen kantelijan esittämän ensimmäisen kysymyksen ja on tyytyväinen kantelun tähän näkökohtaan eli siihen, että osaa sähköpostiviestistä ei paljasteta.

Mahdollisuus pyytää asiakirjoihin tutustumista koskevan oikeuden epäämisestä tehdyn päätöksen uudelleentarkastelua

15. Kantelija väitti, että aina kun komissio havaitsee uudelleentarkastelupyynnön perusteella uusia asiakirjoja ja kieltäytyy antamasta niitä kokonaan tai osittain tutustuttavaksi, sen olisi annettava hakijalle mahdollisuus tarkastella uudelleen kyseisiä asiakirjoja koskevaa päätöstään.

Oikeusasiamiehen arviointi

16. Asetuksessa 1049/2001 säädetään kaksivaiheisesta menettelystä. Jos toimielimen alkuperäinen vastaus asiakirjoihin tutustumista koskevaan pyyntöön ei johda tietojen täydelliseen ilmaisemiseen, hakijalla on oikeus pyytää toimielintä harkitsemaan kantaansa uudelleen [7].  Lopullisesta kannasta voi tehdä ulkopuolisen arvioinnin EU:n tuomioistuin tai oikeusasiamies.

17. On mahdollista, kuten nyt käsiteltävässä asiassa, että toimielin alkuperäisen vastauksensa uudelleentarkastelun yhteydessä yksilöi useampia asiakirjoja, jotka kuuluvat alkuperäisen tutustumispyynnön soveltamisalaan. Kantelija katsoo, että tällaisissa tapauksissa pyynnön esittäjillä olisi oltava mahdollisuus tarkastella uudelleen uusia asiakirjoja tai asiakirjojen osia, jotka on evätty.

18. Oikeusasiamies toteaa, että asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 ei ole tällaista säännöstä. Kantelijan näkemys on ymmärrettävä ja looginen, mutta se ei vastaa asetuksen selkeitä säännöksiä. Ulkopuolisen arvioinnin saatavuus, jonka kantelija otti huomioon lähestyessään oikeusasiamiestä, tarjoaa kantelijoille mahdollisuuden riitauttaa toimielimen kieltäytyminen ja kommentoida sitä. Ulkoinen arviointiprosessi edellyttää, että toimielin perustelee kantansa, mikä epäsuorasti saa toimielimen tarkastelemaan uudelleen päätöstään olla toimittamatta asianomaista asiakirjaa tai sen osaa.

19. Näissä olosuhteissa oikeusasiamies ei havaitse komission syyllistyneen hallinnolliseen epäkohtaan, koska se ei ole tarjonnut kantelijalle uutta tarkastelua äskettäin löydettyjen asiakirjojen salassapidetyistä osista. Eri olosuhteissa asetuksen 1049/2001 mukaisen alkuperäisen pyynnön soveltamisalaan kuuluvien asiakirjojen alkuperäisen haun riittävyydestä voitaisiin mahdollisesti tehdä kantelu, mutta tässä tapauksessa tämän seikan tutkiminen ei ole perusteltua.

Päätelmät

Oikeusasiamies tekee kantelua koskevan tutkimuksen perusteella seuraavan päätelmän:

Komissio on ryhtynyt asianmukaisiin toimiin ratkaistakseen ensimmäisen kantelijan esille ottaman kysymyksen oikeusasiamiehen puututtua asiaan.

Komissiolla ei ollut hallinnollista epäkohtaa kantelijan esittämän toisen kysymyksen osalta.

Tästä päätöksestä ilmoitetaan kantelijalle ja komissiolle.

Emily O・Reilly
Euroopan oikeusasiamies

Strasbourgissa 19.12.2017

^[1] Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (EU) 2016/681, annettu 27 päivänä huhtikuuta 2016, matkustajarekisteritietojen (PNR) käytöstä terrorismirikosten ja vakavan rikollisuuden ennalta estämistä, paljastamista ja tutkintaa sekä tällaisiin rikoksiin liittyviä syytetoimia varten (EUVL L 119, 4.5.2016, s. 132–149).

[2] Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 1049/2001, annettu 30 päivänä toukokuuta 2001, Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi (EYVL L 145, 31.5.2001, s. 43–48).

[3] Asetuksen 1049/2001 4 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaisesti.

^[4] Tehdään asetuksen (EY) N:o 1049/2001 mukainen uudistettu hakemus.

[5] Kuten asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 4 kohdassa edellytetään.

[6] 4 artiklan 2 kohdan ensimmäinen luetelmakohta.

[7] Asetuksen N:o 1049/2001 7 artiklan 2 kohdassa annetaan hakijalle oikeus pyytää toimielimen päätöksen uudelleentarkastelua tekemällä ”uudistettu hakemus”.