- FI Suomi
Konekäännökset voivat sisältää virheitä, jotka saattavat heikentää selkeyttä ja tarkkuutta. Oikeusasiamies ei vastaa mahdollisista epäjohdonmukaisuuksista. Tietojen luotettavuus ja oikeusvarmuus varmistuvat lukemalla edellä linkitetty lähdekielinen versio (englanti).
Lisätietoja on kieli- ja käännöskäytännöissämme.
Päätös asiassa 682/2014/JF Euroopan komission vaatimuksesta, jonka mukaan asiakirjojen julkisuutta pyytävien henkilöiden on ilmoitettava postiosoitteensa
Päätös
Kanteluasia 682/2014/JF - Tutkittavaksi otetut kantelut, pvm Tiistaina | 20 toukokuuta 2014 - Suositus Perjantaina | 16 joulukuuta 2016 - Päätökset, pvm Tiistaina | 19 joulukuuta 2017 - Toimielin, jota kantelu koskee Euroopan komissio ( Hallinnollinen epäkohta ) - Maa Espanja
Euroopan komissio kieltäytyi rekisteröimästä Access Info Europe -organisaation pyyntöä saada tutustua asiakirjoihin, koska se ei ollut toimittanut postiosoitetta. Access Info Europe valitti, että komissio ei saisi pyytää postiosoitetta henkilöltä, joka pyytää saada tutustua asiakirjoihin.
Oikeusasiamies pani merkille komission hallinnolliset syyt postiosoitteen pyytämiseen. Komissio väitti, että ilman postiosoitetta yksityishenkilöt voivat helposti (ja väärinkäytöksin) esittää pyynnön keksityn henkilöllisyyden, epäselvän henkilöllisyyden tai kolmannen henkilön henkilöllisyyden perusteella. Tällaisia konkreettisia tapauksia on ollut jo useita. Komissio esitti myös oikeudellisen perustelun. Se väitti, että sillä on lakisääteinen velvollisuus lähettää (”ilmoittaa”) asiakirjoihin tutustumista koskevat päätöksensä postitse.
Oikeusasiamies ei epäillyt tosiasiallista taustaa. Hän katsoi kuitenkin, että oli kohtuutonta soveltaa postiosoitetta koskevaa vaatimusta kaikkiin tietoihin pääsyä pyytäviin henkilöihin. Jos näyttää siltä, että pyyntö on tehty väärällä henkilöllisyydellä, komissio voi yksinkertaisesti pyytää henkilöä lähettämään sille postiosoitteen, henkilökortin tai muun tunnistustavan.
Komission näkemys, jonka mukaan sillä on lakisääteinen velvollisuus lähettää kaikki päätöksensä postitse, ei ollut vakuuttava. Oikeusasiamies huomautti, että komission käytäntö on vanhentunut 2000-luvulla ja että käytäntö ei ole havaittavissa useissa muissa samanlaisissa tai samankaltaisissa hallinnollisissa menettelyissä EU:n hallinnossa.
Oikeusasiamies antoi havaintojensa perusteella asianmukaisia suosituksia. Komissio hylkäsi ne. Oikeusasiamies teki tutkimuksen päättämistä koskevassa päätöksessään parannusehdotuksia komission käytäntöjen nykyaikaistamiseksi. Hän pyysi myös uudelleen komissiota lopulta rekisteröimään ja käsittelemään asiakirjoihin tutustumista koskevan nimenomaisen pyynnön, jota kantaja edelleen halusi esittää.
Oikeusasiamiehen suositus [1] (2016)
1. Suosituksessaan oikeusasiamies pyysi komissiota olemaan enää vaatimatta kaikkia hakijoita ilmoittamaan postiosoitteensa, jos kirjeenvaihtoa varten toimitetaan sopiva vaihtoehtoinen osoite.
2. Hän suositteli myös, että komissio rekisteröisi kantelijan hakemuksen ja käsittelisi sen viipymättä.
3. Lopuksi hän esitti parannusehdotuksen, jonka mukaan komissio harkitsisi vaihtoehtoisia sähköisiä järjestelmiä tai sähköisiä keinoja, joilla se voisi ilmoittaa päätöksistään, jotka koskevat pyyntöjä saada tutustua asiakirjoihin.
Oikeusasiamiehen arvio suosituksen jälkeen
4. Komissio hylkäsi oikeusasiamiehen suosituksen, jonka mukaan kaikkia hakijoita ei enää vaadita ilmoittamaan postiosoitettaan, jos kirjeenvaihtoa varten toimitetaan sopiva vaihtoehtoinen osoite. Se toisti olennaisilta osin aikaisemmissa huomautuksissaan esittämänsä väitteet ja korosti, että ”[k]omissio toteaa kunnioittavasti, että se voi vapaasti päättää sopivimman järjestelmän käytöstä asetuksen 1049/2001 mukaisten päätösten tiedoksiantamiseksi, kunhan kyseinen järjestelmä on oikeudellisten vaatimusten mukainen – –”.
5. Komissio ilmoitti oikeusasiamiehelle, ettei se ollut noudattanut oikeusasiamiehen suositusta rekisteröidä kantelijan hakemus ja käsitellä se viipymättä. Se totesi kuitenkin, että jos kantelija on edelleen kiinnostunut hakemuksensa kirjaamisesta, se tekee sen nyt.
6. Komissio vastasi oikeusasiamiehen ehdotukseen vaihtoehtoisista verkkojärjestelmistä toteamalla, että ”komissio ei sulje pois mahdollisia tulevia muutoksia tapaan, jolla se ilmoittaa hallinnollisista päätöksistään, mutta tällä hetkellä ei ole olemassa tyydyttäviä vaihtoehtoisia tapoja varmistaa oikeusvarmuus ja välttää yleisön tiedonsaantioikeuden väärinkäyttö...”.
7. Yhteenvetona voidaan todeta, että komissio ei ole hyväksynyt oikeusasiamiehen suosituksia tai parannusehdotusta.
8. Oikeusasiamies pahoittelee komission tässä asiassa omaksumaa kantaa, jonka hän katsoo olevan virheellinen tosiseikkojen ja lainsäädännön osalta. Hän on erityisen huolissaan siitä, että komission vastaus on ristiriidassa sen omien neuvojen kanssa, joiden mukaan EU:n hallinto itse omaksuu täysin digitaalisen aikakauden ja maksimoi sähköisen viestinnän käytön.
9. Oikeusasiamies on tukenut täysin käytäntöä tarkistaa tapauskohtaisesti asiakirjoihin tutustumista koskevia pyyntöjä esittävien henkilöiden henkilöllisyys, jos on syytä epäillä, että tätä oikeutta käytetään väärin. Tältä pohjalta eteneminen on kuitenkin kaikissa tapauksissa epäkunnioittavaa kansalaisia ja heidän EU:n perusoikeuskirjan mukaisia perusoikeuksiaan kohtaan. Oikeusasiamies on tässä tutkimuksessa antanut neuvoja vaihtoehtoisista työskentelymenetelmistä, ja se on tehnyt niin hoitaessaan perussopimukseen perustuvaa tehtäväänsä hallinnollisen epäkohdan paljastamiseksi ja suositusten antamiseksi sen lopettamiseksi. Oikeusasiamies pitää erittäin valitettavana, että Euroopan komissio on kumonnut tämän lausunnon, mikä osoittaa selvästi, että niin kauan kuin sen järjestelmät ja menettelyt ovat ”oikeudellisia”, se katsoo, ettei ole tarpeen harkita parannuksia kansalaisten eduksi ja hyvän hallinnon yleisten periaatteiden mukaisesti.
10. Kun oikeusasiamies päättää tämän tutkimuksen, hän vahvistaa hallinnollisen epäkohdan havainnot ja ehdottaa lisäparannuksia.
11. Mitä tulee tässä tapauksessa esitettyyn erityiseen pyyntöön saada tutustua asiakirjoihin, oikeusasiamies voi vahvistaa, että kantelija on edelleen kiinnostunut pyydetyistä asiakirjoista. Oikeusasiamies pahoittelee jälleen kerran syvästi sitä, että komissio on päättänyt jättää huomiotta kaikki hyvin selkeät viitteet jatkuvasta halusta tutustua pyydettyihin asiakirjoihin. Uusien pyyntöjen ja menettelymuodollisuuksien vaatiminen silloin, kun ne ovat tarpeettomia eivätkä palvele ilmeistä hyödyllistä tarkoitusta, osoittaa, että kansalaisten perusoikeuksia ei kunnioiteta. Komissiota pyydetään näin ollen rekisteröimään pyyntö virallisesti tämän päätöksen vastaanottamisen yhteydessä ja käsittelemään se nopeasti ja joka tapauksessa asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 säädetyssä määräajassa.
Päätelmät
Kantelun tutkinnan perusteella oikeusasiamies päättää sen seuraaviin päätelmiin:
Komission vaatimus, jonka mukaan kaikkien asiakirjoihin tutustumista pyytävien henkilöiden on ilmoitettava postiosoitteensa paperipostin lähetysjärjestelyjä varten, on hallinnollinen epäkohta.
Se, ettei komissio rekisteröinyt ja vastannut kantelijan asiakirjoihin tutustumista koskevaan pyyntöön, oli hallinnollinen epäkohta.
Edellä esitettyjen päätelmien lisäksi oikeusasiamies ehdottaa seuraavia parannuksia:
Oikeusasiamies pyytää komissiota pyytämään tässä tapauksessa käsiteltävien asioiden vertaisarviointia asetuksen 1049/2001 15 artiklassa säädetyssä toimielinten välisessä komiteassa.
Direktiivin 15 artiklassa säädetään seuraavaa:
”1. Toimielimet kehittävät hyviä hallintokäytäntöjä helpottaakseen tässä asetuksessa taatun tiedonsaantioikeuden käyttöä.
2. Toimielimet perustavat toimielinten välisen komitean tarkastelemaan parhaita käytäntöjä, käsittelemään mahdollisia ristiriitoja ja keskustelemaan asiakirjojen julkisuutta koskevasta tulevasta kehityksestä.”
Oikeusasiamies ehdottaa, että sähköpostitse vastaanotettujen pyyntöjen osalta sovitaan, että vastuu tämän viestintävälineen luotettavuudesta on pyynnön esittäjällä, mikä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että kyseisen lähettäjän on valittava luotettava sähköpostijärjestelmä, ilmoitettava toimielimelle mahdollisista määrällisiä rajoituksia koskevista ongelmista ja tarkistettava, suodatetaanko toimielimen vastaanottama kirjeenvaihto roskapostiksi. Tämän pitäisi lievittää huolta, joka toimielimillä saattaa olla kyseessä olevien päätösten tiedoksiantamisesta.
Jos katsotaan edelleen, että päätösten lähettäminen sähköpostitse ei ole oikeudellisten vaatimusten mukaista, oikeusasiamies ehdottaa, että tästä näkökulmasta tehdään vertaisarviointi 15 artiklan 2 kohdan komiteassa, joka voisi myös käsitellä erityisesti väitettä, jonka mukaan tällä hetkellä ei ole vaihtoehtoa päätösten lähettämiselle paperipostina. Näin tehdessään komissiota kannustetaan ottamaan huomioon esimerkiksi EU:n kunnianhimoinen digitaalistrategia, jonka komissio käynnisti seitsemän vuotta sitten. Lisäksi kannustetaan ottamaan huomioon julkishallintojen eri puolilla Eurooppaa käyttämien sähköisten verkkoviestintäjärjestelmien, myös sähköisten allekirjoitusten, laaja käyttö.
Oikeusasiamies haluaisi saada tiedon tällaisen vertaisarvioinnin tuloksista vuoden 2018 ensimmäisen neljänneksen loppuun mennessä.
Edellä mainitun 15 artiklan 2 kohdan mukaisen komitean (parlamentti ja neuvosto) muille osallistujille ilmoitetaan erikseen tästä päätöksestä ja ehdotuksista.
Päätöksestä ilmoitetaan kantelijalle ja Euroopan komission puheenjohtajalle.
Emily O'Reilly
Euroopan oikeusasiamies
Strasbourgissa 19.12.2017
[1] Lisätietoja kantelun taustasta, osapuolten perusteluista ja oikeusasiamiehen tutkimuksesta on oikeusasiamiehen ratkaisu- ja suositusehdotuksen koko tekstissä sekä siihen liittyvissä lausunnoissa ja huomautuksissa, jotka ovat saatavilla osoitteessa
https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/caseopened.faces/en/54427/html.bookmark
Suositus annettiin sen jälkeen, kun tapaus oli yritetty ratkaista ratkaisuehdotuksella, jonka komissio kuitenkin hylkäsi suurimmaksi osaksi. Komissio on ainoastaan luopunut vaatimuksesta pyytää henkilöitä ilmoittamaan ammattialansa asiakirjapyyntöjä esittäessään.